Регламентация труда персонала в организации

Совершенствование регламентации труда персонала в организации.

Понятие и сущность регламентации труда персонала

Приходя на работу, естественно, мы предлагаем свою рабочую силу и желаем узнать о её цене и правилах поведения на организации. Это возможно узнать из правил о регламентации деятельности организации.

Регламент – совокупность правил, определяющих порядок деятельности организации.

В условиях рыночной экономики регламентация труда персонала организаций носит в основном локальный характер и регулируется документами, разработанными в рамках конкретной организации. Однако регламентирование в целом опирается на ряд законов, постановлений, рекомендаций [1, 2, 3].

Регламентация труда – это управленческий процесс, который обеспечивает:

- четкое определение взаимоотношений, прав и ответственности горизонтальных и вертикальных органов управления в различных сферах их деятельности;

- установление обязанностей, прав и ответственности структурных подразделений и отдельных работников аппарата управления;

- формирование на нормативно-правовой основе контура системы управления (определение количества уровней и звеньев, их взаимосвязей, подчиненности, количества работников на каждом уровне и по каждой функции управления, их должностных окладов и т.п.);

- упорядочение приемов и методов решения отдельных управленческих задач;

- установление количественных характеристик управленческих процессов на разных уровнях (трудоемкости и периодичности выполнения отдельных процедур, требуемых объемов информации, уровня организации и автоматизации процессов и пр.);

- определение условий экономического стимулирования организацией и отдельных работников;

- четкий порядок подготовки и повышения квалификации управленческих кадров.

Регламентация деятельности – это установление однозначных правил поведения в рамках определенной деятельности. Для персонала – это, прежде всего, модели выполнения работ. Можно выделить три способа целенаправленного управления моделями поведения сотрудников в зависимости от жесткости регламентации: правила, нормы и традиции.

Правила – самый жесткий способ регламентации; это официально зафиксированные в регламентирующих документах модели поведения (стандарты деятельности), соблюдение которых контролируется, а нарушение наказывается. Правилами могут регулироваться технологические области деятельности, например технология производства, за которой следят менеджеры по качеству (ОТК). Кроме того, правилами могут устанавливаться модели проведения совещаний, форма одежды, поведение сотрудников во время корпоративных мероприятий и в некоторых случаях даже личная жизнь сотрудников.

Нормы – это неофициальные и, как правило, незафиксированные, но четко соблюдаемые модели поведения, следование которым контролируется сотрудниками организации, а их нарушение порицается. Сотрудники организации, которые принимают самое активное участие в сохранении, распространении и контроле, за исполнением норм, становятся его лидерами (формальными или неформальными).

Традиции – максимально мягкие требования к поведению сотрудников, при которых существует некоторая модель поведения, которую одобрило руководство, но нет, ни контролирующих ее соблюдение лидеров, ни официальных правил. В данном случае модель выступает в качестве эталона, но каждый человек решает сам, следовать этому эталону или нет (по принципу "нравится – не нравится").

Для того, чтобы деятельность организации была управляемой, необходимо регламентировать субъекты деятельности, процессы деятельности и ресурсы, необходимые для ее успешного ведения.

Субъекты деятельности – сотрудники, выполняющие работу. Субъекты деятельности могут быть индивидуальными (должностные позиции, рабочие места) и коллективными (подразделения). Для регламентации деятельности субъектов обычно используются организационные документы: должностные инструкции, положения о подразделениях или должностных лицах. В создании именно таких документов наиболее сильны кадровые специалисты. Как правило, кадровики и руководят всем процессом разработки и мониторинга организационных документов.

Процессы деятельности – это части деятельности, в ходе которой субъекты выполняют свою работу, используя ресурсы. Для регламентации деятельности процессов используются нормативные документы (положения о направлении деятельности, рабочие инструкции, методические рекомендации). При разработке и мониторинге нормативных документов HR-специалисты могут иметь – ведущую роль, как сотрудники, умеющие проводить анализ деятельности и разрабатывать грамотные и понятные тексты. Ресурсы – это деньги, материалы, люди, которые обеспечивают деятельность организации. Распределение ресурсов обязательно нужно регламентировать, и наиболее удобно это делать с использованием планово-учетных документов (планов, нормативов).[7, с.42]

Так как люди – один из ключевых ресурсов, необходимых в деятельности практически любой организации, регламентация деятельности персонала – одна из самых важных задач крупных компаний. Роль HR-специалистов, при работе с планово-учетными документами, заключается в разработке хороших планов по управлению персоналом, а по возможности и справочников по кадровым аспектам для менеджеров компании, например: справочника, по уровню зарплат в других организациях.

Есть еще один тип регламентирующих документов – это распорядительные документы (приказы, распоряжения, служебные записки с разрешительной резолюцией, решения и т. п.). Они применяются для передачи краткосрочных, не терпящих отлагательств поручений руководства – когда нет смысла разрабатывать полноценный документ долговременного действия. Такими документами можно регулировать и субъекты, и процессы, и ресурсы.

Отметим, что объем действия распорядительных документов при регулярном менеджменте очень мал, и когда мы говорим о регламентации, то имеем в виду в первую очередь регламентирующие документы долговременного действия: организационные, планово-учетные и нормативные.

Традиционно разработка вопроса о регламентации управленческого труда персонала в организации ограничивается выбором организационной структуры управления и определением штатов управленческого персонала. Задачи и функции структурных подразделений определяются в самом общем виде.

Несмотря на большое значение исследований, проведенных в области теории и практики совершенствования систем управления в целом и организации управленческого труда, в частности, многие вопросы его регламентации остаются пока слабо исследованными и нерешенными. Некоторые проблемы не имеют однозначного толкования и требуют обоснования и выработки концептуально-методологических решений их реализации. Это касается, в первую очередь, границ регламентации управленческого труда, определения рационального состава регламентов, обоснования и разработки количественных показателей труда управленческого персонала, методологии анализа и проектирования регламентирующей документации, разработки организационно-экономического механизма реализации процессов регламентации управленческого труда и ряда других.

При формировании системы управления новой организацией задачи и функции структурных подразделений определяются в самом общем виде. Сотрудники формирующихся структурных подразделений, как правило, сами устанавливают порядок деятельности подразделения, разрабатывают формы документов и схемы их движения. Каждый отдел или служба нередко принимает свою, отличную от других систему работы. В итоге информация и ее обработка дублируются несколькими подразделениями. Возникает много избыточной, никем не используемой информации. Наряду с этим часть необходимой информации отсутствует. Как показывает практика, без превентивной разработки проекта системы управления создать в течение освоения новой организации оптимальную, взаимосвязанную систему работы аппарата управления не представляется возможным. В новой организации на это обычно требуются годы. Нередко возникает необходимость в переделке той системы управления, которая складывается к моменту выхода предприятия на полную мощность [7, с.92].

Отсутствие в проектах новых организаций решений по регламентированию управленческой деятельности приводит к увеличению сроков их освоения, сдерживает рост производительности труда, ухудшает другие экономические показатели деятельности предприятий. Для формирования системы управления новой организацией необходимо еще на стадии его проектирования разрабатывать технологические процессы управления. Другими словами, необходимо, чтобы система управления производством была также четко спроектирована, как и само производство. Наличие методологии и технологии формирования системы управления новой организацией, создает условия для организации управления на научной базе, на основе системного подхода. Это позволяет ускорить и рационализировать процесс формирования аппарата управления новой организацией, обеспечить оптимальное разделение и кооперацию управленческого труда, обоснованную организационную структуру, технологию и технику управления.

Так же эффективному управлению предприятием, тесному взаимодействию всех подразделений и служб, исключению дублирования в работе способствует разработка нормативных документов, регламентирующих их деятельность, четко определяющих функции, права и обязанности каждого подразделения или сотрудника, а также отдельных исполнителей, с учетом специфических особенностей их деятельности. Так же ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно должности, занимаемой в соответствии с трудовым договором. Должностная инструкция является неотъемлемой частью трудового договора.

Должностная инструкция – это не только руководство к действию для самого работника, но и основа для проведения оценки результатов его трудовой деятельности, принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении и переподготовке. Должностная инструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности [8, с.109].

Задачи должностных инструкций:

- облегчение адаптации нового сотрудника;

- установление сферы ответственности и компетентности исполнителя;

- предоставление исполнителю возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности.

Целями должностной инструкции являются:

- создание организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;

- текущая регламентация труда работника;

- обеспечение объективности при аттестации работника, при его поощрении и наложении на него дисциплинарного взыскания.

Однако для того, чтобы должностные инструкции могли эффективно выполнять стоящие перед ними задачи, реальность, отраженная в них, должна полностью соответствовать действительности.

Так же не менее важно обратить внимание на профессиональные стандарты. Профессиональные стандарты – это минимально необходимые требования к профессиональному уровню работников с учетом обеспечения производительности и качества выполняемых работ в определенной отрасли экономики.

Профессиональные стандарты включают в себя наименование должностей и соответствующие им квалификационные и образовательные уровни, перечень конкретных должностных обязанностей, выполнение которых позволит работнику реализовать трудовые функции в границах его компетенции [11, с.87].

Профессиональные стандарты направлены на повышение профессионализма и личностных качеств персонала. Профессиональный стандарт содержит требования по компетенции работников на различных уровнях квалификации. Основными элементами профессионального стандарта являются действия как основа профессиональной деятельности, а также знания, умения, личностные качества, способствующие выполнению этих профессиональных действий.

Так же регламентация тесно взаимосвязана с организацией и нормированием труда. В организации неотъемлемой составной частью регламентации труда является его нормирование, под которым понимается процесс установления научно обоснованных норм затрат труда на выполнение какой-либо работы. Научное обоснование норм предполагает учет технических и технологических возможностей производства, учет особенностей применяемых предметов труда, использование прогрессивных форм, приемов и методов труда, его физиологически оправданную интенсивность, нормальные условия труда[11, с.89].

Нормы труда являются необходимым элементом планирования труда и производства: при помощи норм труда рассчитывают трудоемкость производственной программы, определяют необходимую численность персонала и его структуру на предприятии.

Наконец, нормы труда – это составная часть организации оплаты труда, так как с их помощью устанавливается расценка – величина заработка за выполнение единицы работы.

На практике используются следующие виды норм труда [12, с.9]:

- норма времени – количество рабочего времени, необходимого на выполнение какого-либо изделия или какой-либо работы;

- норма выработки – количество изделий, которое необходимо выпустить за единицу времени;

- норма обслуживания – количество объектов (машин, механизмов, рабочих мест и т.д.), которые работник или группа работников должны обслужить в течение единицы рабочего времени;

- норма времени обслуживания – это время, необходимое на обслуживание одного объекта;

- норма численности – количество работников определенного профиля и квалификации, необходимое для выполнения конкретных работ за определенный период.

Нормирование труда – это установление нормы затрат рабочего времени на производство какого-либо продукта или на выполнение определенной работы при соблюдении технической целесообразности, экономической эффективности и нужного качества работы.

Нормирование труда призвано решать задачи [13, с.14]:

- эффективного потенциала работника. Это достигается распространением сферы нормирования на все категории работников, обеспечения выполнения работы с оптимальной численностью персонала, минимальными затратами рабочего времени при высоком качестве работы (продукции, оборота, услуг);

- повышения значимости экономического аспекта в трудовых отношениях. Обе стороны – и работодатель, и наемный работник – экономически заинтересованы в применении обоснованных норм трудозатрат и рациональном использовании рабочего времени;

- отражение в мере трудозатрат изменений технологических процессов, оборудования и оснастки. Для этого необходима связь нормирования труда с планированием и организацией производства, что наиболее эффективно достигается при микроэлементном нормировании труда, участвующем в комплексе автоматизированных систем производства;

- установления нормального уровня интенсивности труда. Для обеих сторон трудовых отношений важно, чтобы заложенная в нормировании интенсивность труда обеспечивала долговременный рост производительности труда и прибыли при рациональных затратах на персонал. Для этого нормирование труда должно учитывать интенсивность труда, а также уровень нервно-психологических и интеллектуальных нагрузок, существенно возрастающих при использовании новейшей техники, технологии и прогрессивных производственных процессов;

- социальной защиты работников от чрезмерной интенсивности труда, необходимой для сохранения нормальной работоспособности на протяжении всего трудового периода. Задача социальной защиты в нормировании труда призвана обеспечивать благоприятные возможности для роста удовлетворения работника содержанием и условиями труда, наиболее полного использования его интеллектуального потенциала. Гарантом выполнения этой задачи выступает профсоюзная организация, отразившая ее в коллективном договоре;

- взаимосвязи нормирования и стимулирования труда. Норма труда может рассматриваться как средство стимулирования персонала, так как стимулирует эффективное использование материальных и трудовых ресурсов, высокое качество работы (продукции, оборота, услуг). Хорошо устанавливается связь нормирования труда с премиальными системами, когда размер премий зависит от величины норм трудозатрат, степени их напряженности и выполнения.

Для нормирования труда используются следующие нормативные материалы [15, с.9]:

- нормативы режимов работы оборудования – это регламентированные величины режимов работы оборудования, обеспечивающие наиболее целесообразное его использование;

- нормативы времени – это регламентированные затраты времени на выполнение отдельных элементов, входящих в состав операции. Они предназначены для норм затрат труда на машинно-ручные и ручные работы;

- нормативы времени обслуживания – это регламентированные величины затрат времени на обслуживание единицы оборудования, рабочего места и других производственных единиц;

- нормативы численности – регламентированное количество работников определенного профессионально-квалификационного состава, которое необходимо для выполнения определенного объема работы.

Типовые нормы разрабатываются на работы, выполняемые по типовой технологии с учетом рациональных организационно-технических условий, уже существующих на большинстве или части предприятий, где имеются такие виды работ.

По сфере применения нормативные материалы подразделяются на межотраслевые (ведомственные), отраслевые и местные, а по степени укрупнения – на дифференцированные (элементные и микроэлементные) и укрупненные [15, с.10].

На практике используются опытно-статистический и аналитический методы нормирования. При опытно-статистическом методе нормы устанавливаются в целом на всю работу без поэлементного анализа операций на основе личного опыта нормировщика и по данным о фактических затратах на аналогичную работу в прошлом [16,с.49].

При аналитическом методе нормируемая операция расчленяется на составляющие ее элементы, рассчитываются затраты времени на каждый элемент и определяется норма времени на операцию в целом. Одновременно разрабатываются организационно-технические мероприятия, обеспечивающие внедрение запроектированного трудового процесса и установленной нормы. Нормы могут быть дифференцированными (на операцию) и укрупненными (на всю работу). Дифференцированные нормы используются для нормирования труда технических исполнителей, а укрупненные – для нормирования труда специалистов [16, с.56].

Возможно также применение комбинированного метода нормирования ресурсов, когда определение расхода отдельных видов ресурсов осуществляется аналитическим методом, а ресурсов в целом – суммарным методом, или когда в процессе установления норм применяются оба метода. Чтобы обеспечить максимальную экономию используемых ресурсов, в бизнес-плане работы предприятия имеется план развития, в котором предусматриваются различные мероприятия по экономии материальных, трудовых и других видов используемых ресурсов, что, естественно, отражается на параметрах текущих норм и нормативов, используемых при разработке планов.

Квалификация рабочих в современных условиях характеризуется такими признаками, как глубокие общеобразовательные технические и профессиональные знания, мастерство и профессиональная подвижность. Уровень развития рабочей силы непосредственно связан с изменением и совершенствованием технического базиса производства. Научно-технический прогресс в современных условиях влияет на всю систему производственных сил, затрагивая, в первую очередь, человека как главную производительную силу общества с его способностью трудиться, создавать материальные блага, меняя содержание и условия трудовой деятельности, место человека в производстве.

НТП порождает новые отрасли промышленности и углубляет специализацию производства. Это обуславливает возникновение новых профессий и специальностей и в то же время ведет к исчезновению профессий, связанных с отмирающим видом производства и труда. Интенсификация с использованием роботов, автоматизированных систем машин, электронной и микропроцессорной техники меняет функциональное содержание труда. Все большее значение в автоматизированном производстве приобретают более сложные функции с повышенными затратами умственной энергии (расчет, контроль, управление, техническое обслуживание машин и наблюдение за их работой). Все это приводит к изменению профессионально- квалификационного состава работников. Высший технический уровень производства с жесткостью технологического закона требует соответствия рабочей силы и средств труда, опережение роста квалификации рабочих, в качестве предпосылки эффективного использования новой техники. Также в условиях современного производства все больше возрастает значение психологического фактора рабочей силы, интеллектуальной деятельности работника, роста его производственной и общей культуры, умения воспринимать и обрабатывать научную информацию. В свою очередь рост культурно-технического уровня трудящихся является одним из важнейших условий обеспечивающих поступательный процесс общества. С экономической точки зрения культурно-технический уровень предприятия – это богатство, которое предпосылку для развития и повышения эффективности производства и НТП [16, с.101].

Влияние профессиональной подготовки рабочих на экономический рост состоит в том, что рабочие, обладающие необходимым объемом знаний, умений и навыков, обеспечивают более высокую производительность и качество труда при рациональном использовании материальных ресурсов.

Еще одним важным моментом является характерная особенность современного производства использование ЭВМ, что требует дальнейшего совершенствования подготовки кадров к овладению этой техникой. Причем, важной проблемой является необходимость изыскания и использования новых форм и методов подготовки кадров для работы с новейшей техникой, освоение которой имеет существенное значение для повышения эффективности производства. В связи с этим изменяется и сам процесс подготовки рабочих кадров. Целостная система подготовки кадров, обеспечивающая воспроизводство квалифицированной рабочей силы в соответствии с потребностями развития производства и его постоянного технического обновления, должна быть рассчитана на то, чтобы воздействовать на каждого работника в течение всей его трудовой деятельности. Каждая ступень обучения призвана быть продолжением предыдущей и в наибольшей степени отвечать как способностям и возможностям работника, так и потребностям производства [19, с.24].

Таким образом, регламентация труда – это установление правил, положений, инструкций, норм, определяющих порядок деятельности работников при осуществлении ими трудовых функций. Основой регламентации является: совокупность правил, положений, определяющих внутреннюю организацию и порядок деятельности государственного органа, организации, предприятия, а также порядок проведения заседаний и конференций[19, с.25].

Классификация форм регламентации труда персонала

Регламентация труда требует определения совокупности регламентирующей документации. Проблема определения форм регламентации труда обуславливается, с одной стороны, спецификой труда, а с другой – неопределенностью границ делимости составляющих процессов. В научной и методической литературе по организации управления отсутствуют полные классификационные схемы регламентов труда. Поэтому вопрос о принципах классифицирования исходного множества определенных предметов требует теоретического осмысления.

Классификация – это логическая операция, которая заключается в распределении элементов рассматриваемого множества по подмножествам (классам) на основании общего признака или группы признаков.

Регламент можно классифицировать:

- регулирующие деятельность предприятия (устав, учредительный договор);

- по информационному обеспечению: формы документов – делопроизводство;

- регулирующие порядок работы с техникой управления (паспорт, инструкция к эксплуатации, размещение);

- нормирование процесса управления – организационные процессы, графики производства;

- регулирующие работу персонала – положения о подразделениях, модели рабочих мест, должностные инструкции, трудовые контракты, если данные положения отсутствуют, то для наёмника есть крайне большой риск.

Все многообразие регламентов труда может быть представлено как система, цель которой – упорядочение труда персонала. В рамках этой системы выделяются различные формы регламентации труда – т.е. конкретное представление регламентов труда в виде совокупности документов, схем, графиков, таблиц и т.п., которые можно разделить на: документированные и недокументированные. К ним относятся: устав организации, положение о подразделении, должностные инструкции, личностные спецификации, схемы оргструктур управления, различные нормы: времени, численности, управляемости; правила внутреннего трудового распорядка и т.д. Как видно, регламенты труда занимают ключевое место в системе регламентов управления в целом и разрабатываются в рамках всех элементов системы управления организацией: функций управления, оргструктуры, технологии управления, кадрового, методического, технического обеспечения и др. [20, с.201].

К регламентам, упорядочивающим деятельность рабочих кадров, непосредственно выполняющих производственные трудовые функции, относятся: Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий (ЕТКС) или аналогичные отраслевые справочники, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, маршрутно-технологические карты производственного процесса, модели рабочих мест, контракт, правила по технике безопасности, правила эксплуатации оборудования, наряд-заказ на выполнение работы, нормы времени на ремонт оборудования и т.д.

Для регламентирования труда характерны не только качественные параметры трудовой деятельности, но и количественные показатели, хотя степень формализации этих процессов до сих пор остается проблематичной. В этой связи следует обратиться к нормированию труда – установлению норм затрат рабочего времени на производство какого-либо продукта или выполнение определенной работы, а также нормативов численности. Регламентирование и нормирование труда по сути являются двумя гранями одного и того же процесса, а именно совершенствования труда персонала организации. При этом нормирование характеризуется разработкой и установлением строго количественных параметров трудовых процессов, а регламентирование предполагает разработку не только количественных, но и качественных параметров трудовых процессов.

Регламентирование труда, как правило, рассматривается по следующим направлениям: организационно-правовое; экономическое; социально-психологическое.

Организационно-правовые формы регламентирования отражаются в ряде документов, имеющих:

- нормативный характер (например, положение о структурном подразделении, положение об организации, должностные инструкции и др.);

- характер административного указания, которое является обязательным, адресуется конкретным управляемым объектам или лицам (например, приказ, распоряжение, инструкция);

- рекомендательный характер (например, распорядок рабочего дня руководителя и т.п.).

Эти документы имеют различную степень регламентации и детализации, но общее для них – четкая дисциплина исполнения и административная ответственность, которые возможны только при наделении правами и обязанностями органа управления и конкретного должностного лица.

Экономические направления и формы регламентирования определяют границы и порядок экономических отношений в трудовом процессе. К ним относятся: положение об оплате труда, положение о материальном стимулировании работников организации, положение о премировании и т.п.

Социально-психологическое направление регламентирования устанавливает определенный порядок социально-психологических отношений (например, Кодекс деловой этики). А это, в свою очередь, способствует усилению и четкому использованию организационно-правовых и экономических форм регламентирования труда.

Рассмотрим содержание некоторых видов регламентирующей документации.

Положение о персонале отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости персонала и др. Положение разрабатывается в основном в коммерческих организациях. В текст положения о персонале рекомендуется включать следующие разделы: общие положения; понятие персонала; принципы взаимоотношений администрации и персонала; программа развития персонала; контрактная система найма персонала; повышение квалификации персонала; право персонала на выбор форм организации труда; гарантированность занятости персонала; социальные гарантии персонала; участие персонала в прибылях; администрация, персонал и профсоюз; ответственность администрации и персонала; заключительные положения; приложение: например, правила делового поведения персонала [20, с.202].

Положение о подразделении – документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения организации (отдела, службы, бюро, группы и т.п.): его задачи, функции, права, ответственность.

Типовые положения о подразделениях содержатся в специальной литературе, но требуется их адаптация, уточнение применительно к каждому конкретному предприятию и подразделению.

Штатное расписание описывает совокупность должностей персонала; это документ, утверждаемый руководителем организации и содержащий сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименованиях должностей, должностных окладах и надбавках к ним.

Штатное расписание составляется в соответствии с унифицированной формой Т-3, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Должностная инструкция должна быть разработана для каждой должности, содержащейся в штатном расписании, она составляется на основе положения о подразделении, квалификационной характеристики, а также проведенного анализа работы (или рабочего места, должности) и составленного описания работы (рабочего места, должности). Должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего определенную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется ее уставом, а руководителей подразделений – положениями о них.

Таким образом, классификация форм регламентации труда может включать в себя бесконечное множество признаков и соответствующее множество классификационных схем. Количество признаков определяется целями и задачами, стоящими перед разработчиком. Так же отметим, что эффективная работа организации не может быть достигнута без регламентирующих документов, с помощью которых осуществляется результативная работа персонала. От правильно разработанной регламентации труда персонала напрямую зависит успех организации [21, с.124].

Роль и место регламентации труда персонала в организации

Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур – от момента создания документа до их хранения. В настоящее время в области делопроизводства отсутствуют общегосударственные нормативные правовые акты, устанавливающие единые правила подготовки и обработки управленческой документации. Требования действующих государственных стандартов (например, ГОСТа Р 6.30-2003) являются рекомендательными, а обязательные для применения акты имеют узкую сферу распространения. В сложившейся ситуации с нормативным регулированием делопроизводственных процессов возрастает роль локальных нормативных актов по вопросам обработки документов, создаваемых самими организациями на базе общегосударственных рекомендаций. Очень часто в литературе по кадровому делопроизводству употребляется термин – локальные нормативные акты [22, с.118].

Документ рассматривается сегодня как один из важнейших инструментов управления. От качества содержащейся в документе информации, рационального расположения информационных элементов (реквизитов), грамотной организации документопотоков как внутри организации, так и за ее пределами, а также других факторов в значительной степени зависит эффективность управления. Не случайно в последние десятилетия вместо традиционного термина "делопроизводство", обозначающего деятельность, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, все чаще используется термин "документационное обеспечение управления", акцентирующий внимание, прежде всего, на управленческой составляющей документационных работ. Вопросы документационного обеспечения деятельности отражаются в различных локальных нормативных правовых актах организации – уставе, регламенте (в коллегиальных органах), положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и др. В организациях могут разрабатываться специальные правовые акты для таких участков работы, которые играют ведущую или достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения. Например, в исполкоме может быть инструкция о подготовке, оформлении и хранении решений, в министерстве – положение о коллегии министерства, в котором отражается документирование ее деятельности, в организациях – положения (инструкции) о порядке работы с обращениями граждан [22, с.118].

Однако основным нормативным актом в сфере делопроизводства является Инструкция по ведению делопроизводства в организации, закрепляющая принципиальные положения и технологические решения по документационному обеспечению управления. В Инструкции отражаются особенности структуры, штатного состава и направлений деятельности организации. Традиционно в таких инструкциях описывается порядок работы с организационно-распорядительными документами без рассмотрения других систем документации. Однако с практической точки зрения целесообразней показать в Инструкции весь комплекс работ с управленческой документацией, включающей обработку документов из специальных (функциональных) групп (кадровых, бухгалтерских и т.д.).

Инструкция может включать различные разделы, основными из которых являются:

- общие положения;

- состав документов организации;

- подготовка документов, организация документооборота;

- информационно-поисковая система организации;

- контроль исполнения документов;

- организация документов в делопроизводстве;

- передача документов на архивное хранение.

В "Общих положениях" указывается, в соответствии с какими нормативно-методическими документами разработана Инструкция и на какие системы документации распространяется, кто отвечает за состояние и совершенствование делопроизводства в организации, осуществляет организационно-методическое руководство и контролирует работу с документами. Здесь же устанавливается порядок ввода Инструкции в действие и внесение в нее изменений и дополнений.

В разделе "Состав документов организации" называются системы, виды и разновидности документов, используемые в данной организации для документирования управленческих функций. Создание документов, т.е. документирование принимаемых управленческих решений, является обязательной составляющей процесса управления любой организации.

Государственное регулирование процессов документирования требует от граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений в обязательном порядке представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов. Перечни представляемой документированной информации и перечни органов и организаций, ответственных за сбор и обработку Федеральных информационных ресурсов, утверждает Правительство РФ. Порядок и условия обязательного представления документированной информации доводятся до сведения граждан и организаций. При регистрации юридических лиц регистрационные органы обеспечивают их перечнями представляемых ими документов и адресами их представления. Перечни прилагаются к уставу каждого юридического лица.

Таким образом, определенная часть документированной информации имеет установленный состав сведений и показателей и утвержденные унифицированные формы, обязательные для применения в организациях и на предприятиях всех форм собственности. Эта часть управленческой документации не может произвольно регулироваться самой организацией, т.е. сокращаться или изменяться по содержанию и формам. Особенно наглядно это проявляется на примере первичной учетной, отчетной, расчетно-денежной документации, документации по личному составу и т.п.

При работе с такой документацией предусматриваются:

- своевременный переход к работе с новыми унифицированными формами, утвержденными постановлениями соответствующих ведомств;

- заполнение общегосударственных, отраслевых или ведомственных унифицированных документов по установленным правилам и с учетом предусмотренных сроков;

- внесение разрешенных изменений в типовые унифицированные формы документов с целью "привязки" их к особенностям деятельности конкретной организации.

Другую часть управленческой документации составляют организационно-распорядительные документы, которые не имеют, как правило, "жесткой" регламентации по форме и содержанию и ежедневно создаются в каждой организации в большом количестве. Именно для этой группы документов важно правильно решать вопросы, связанные с определением их видов и разновидностей, содержанием и порядком оформления. Для организации процессов документирования, прежде всего, следует анализировать и обобщать информацию, необходимую для принятия управленческих решений в той или иной производственной, финансовой, кадровой и других ситуациях. Для выявленных типов информации требуется определить виды и разновидности документов, создание которых будет служить письменным подтверждением имеющихся фактов, происходящих событий и принятых решений. Таким образом, основной задачей оптимизации процессов документирования управленческой деятельности является упорядочение состава и содержании документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям. Наиболее целесообразным подходом к решению этой задачи следует считать разработку Табеля форм документов – (далее – Табель), в котором должны быть представлены все создаваемые в организации документы, сгруппированные по управленческим функциям [26, с.10-15].

Цель подготовки Табеля – определение оптимального количества форм документов для юридического оформления управленческих действий. Он позволяет исключить применение в организации видов и разновидностей документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлениям деятельности, необоснованно или несанкционированно заменяющих принятые в государстве типовые унифицированные формы документов. Использование Табеля способствует сокращению трудозатрат и рабочего времени при решении задач документирования управленческих ситуаций.

Форма Табеля определяется самой организацией. В Табель могут входить сведения:

- о наименовании формы документа;

- о присвоенном этой форме коде;

- о наличии общегосударственной формы документа;

- об условиях ее составления (периодичность; лицо, ответственное за подготовку документа и др.);

- о степени ограничения доступа к документу.

Наименования форм документов могут располагаться в Табеле по алфавиту, либо по функциональной принадлежности, что предпочтительнее.

Табель форм документов разрабатывается службой документационного обеспечения (ДОУ) – например, канцелярией – на основе материалов, представленных структурными подразделениями организации. Проект Табеля согласовывается с руководителями структурных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается приказом руководителя организации. Вступивший в силу Табель под расписку доводится до ответственных исполнителей – специалистов организации, участвующих в подготовке и обработке документов. Работники организации должны использовать в своей деятельности только те формы документов, которые включены в Табель. Следует отметить, что специалисты служб документационного обеспечения управления, кадровых служб и др., далеко не всегда выбирают оптимальные способы документирования при возникновении тех или иных управленческих ситуаций. Это приводит в одних случаях к составлению лишней документации, а в других – к ее нехватке. Требования к составлению и оформлению служебных документов, включенных в Табель, излагаются в разделе "Подготовка документов, организация документооборота" Инструкции. Здесь рассматриваются состав реквизитов документов и правила их написания, виды бланков документов, особенности подготовки отдельных групп документов (например, организационных, распорядительных, информационно-справочных и т.д.), порядок придания документам юридической силы. Отдельно должен быть затронут вопрос о согласовании проекта документа как с ответственными работниками организации, так и с представителями других организаций (внутреннее и внешнее согласование). В самостоятельный подраздел желательно выделить требования к языку и стилю служебных документов. Обязательным дополнением (приложением) к данному разделу Инструкции должны стать Альбом форм документов и Сборник типовых и трафаретных текстов документов.

Необходимым дополнением к Табелю и Альбому форм служит Сборник типовых и трафаретных текстов документов (далее – Сборник). Сборник должен отражать специфику деятельности организации и помогать работникам быстро, качественно и минимальными трудозатратами составлять и оформлять служебные документы по любым возникающим вопросам. Важной задачей службы делопроизводства является постоянное обновление и пополнение Сборника новыми образцами текстов, а также отдельными примерами правильного употребления языковых оборотов, составляющих основу делового стиля, которым должны быть написаны официальные документы.

Типовые тексты, как правило, разрабатываются для многостраничных документов – положений, должностных инструкций, договоров и т.д.

Трафаретные тексты характерны для небольших по объему документов, многократно составляемых в течение календарного года или периодически подготавливаемых из года в год. Например, организация для прохождения производственной практики ежегодно принимает студентов ВУЗов, предварительно определяя их численность и место работы. Соответствующее предложение, направляемое в ВУЗ, должно быть трафаретным, т.е. содержать постоянные части текста и отведенные места для переменной информации, например:

"Для прохождения производственной практики в 20__/__ учебном году предлагаем направить в нашу организацию в период с ___ по ___ студентов __ курса в количестве ___ человек.

Для организации и проведения практики назначены руководители практики и выделены рабочие места в следующих структурных подразделениях:

Просим подтвердить ваш запрос о проведении производственной практики студентов с учетом наших предложений в срок до ___". Сборник типовых и трафаретных текстов разрабатывается службой делопроизводства с участием структурных подразделений и утверждается приказом руководителя организации.

Рассмотрим локальные нормативные акты, принятие которых обязательно для организации.

Правила внутреннего трудового распорядка организации – локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников; основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора; режим работы; время отдыха; применяемые к работникам меры поощрения и взыскания; иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Они обычно являются приложением к коллективному договору. Исключительно правилами внутреннего трудового распорядка организации также определяются:

- порядок введения суммированного учета рабочего времени;

- перечень работ, где по условиям производства предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно;

- места для отдыха и приема пищи виды работ, где необходимы специальные перерывы для обогревания и отдыха, а также продолжительность и порядок предоставления таких перерывов;

- порядок предоставления выходных дней в различные дни недели поочередно каждой группе работников в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна по производственно-техническим и организационным условиям. Правилами внутреннего трудового распорядка организации также могут определяться некоторые условия, которые можно закрепить в коллективном договоре.

К обязательным локальным нормативным актам относятся также:

- документы организации, связанные с защитой персональных данных работников, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников;

- права и обязанности работников в этой области;

- порядок хранения и использования персональных данных работников в организации;

- порядок осуществления передачи персональных данных работника в пределах одной организации;

- перечень специально уполномоченных лиц, кому разрешен доступ к персональным данным работников.

Также обязательны – штатное расписание, график отпусков, форма расчетного листка.

Особое значение стоит уделить инструкциям по охране труда для работников и документам организации, связанным с процедурными отношениями по охране труда.

Они регламентируют:

- информирование работников об условиях и охране труда на рабочих местах, о существующем риске повреждения здоровья и полагающихся им компенсациях и средствах индивидуальной защиты, ознакомление работников с требованиями охраны труда;

- наличие комплекта нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности организации.

Очень опасно, например, отсутствие или неправильное ведение локальной документации по охране труда водителей транспортных средств организации, а также сотрудников, работающих с ЭВМ и, соответственно, с мониторами (видео – дисплейными терминалами) и т.д. Авария, болезнь, травма данных работников ведет как к уголовной ответственности руководителя и, как следствие, к тому, что со стороны работника или членов его семьи будет подан гражданский иск о возмещении ущерба здоровью. Например, по причинам неуведомления работодателем о необходимости делать периодические перерывы в работе, несоблюдения санитарных требований к площади помещений и т.д. [26, с.15].

Литература

1. Конституция Российской Федерации: офиц. текст с историко-правовым комментарием. – М.: АСТ, 211. – 64 с.

2. Трудовой кодекс РФ – М.: АСТ, 2011. – 164 с.

3. Гражданский Кодекс Российской Федерации: части первая и вторая. – М.: Проспект, 2011. – 416 с.

4. Устав ООО "ТелекомЭнергоСервис" // Архив ОК ООО "ТелекомЭнергоСервис".– 2010.-30 с.

5. Положение об отделе кадров ООО "ТелекомЭнергоСервис" // Архив ОК ООО "ТелекомЭнергоСервис".– 2010.- 10 с.

6. Должностная инструкция менеджера по персоналу ООО "ТелекомЭнергоСервис"//Архив ОК ООО "ТелекомЭнергоСервис".–2010.- 10с.

7. Алавердов А. Р. Управление персоналом: учеб. пособие / А. Р. Алавердов. – М.: Маркет ДС, 2008. – 304 с.

8. Аширов Д. А. Управление персоналом: учеб. пособие / Д. А. Аширов. – М.: Проспект, 2009. – 432с.

9. Алексеева М.М. Планирование деятельности фирмы: Учебно-метод. пособие. – М.: Финансы и статистика, 2010. – 246с.

10. Анисимов О.С. Новое управленческое мышление: сущность и пути формирования. – М.: Экономика, 2010- 356с.

11. Афонин И.В. Управление развитием предприятия М.: Издат. – Торг. корпорация "Дашков и К", 2010. – 380 с.

12. Ахтямов Т.М., Шкардун В.Д. Оценка и формирование корпоративного имиджа организации // Маркетинг в России и за рубежом. – 2010. – №3. – С.9.

13. Бабаев Б.Д., Куликов В.И. Трудовой коллектив: организационные пути повышения активности: конспект лекций. – Иваново: 2010. – 114 с.

14. Базаров Т.Ю., Еремин Б.Л. Управление персоналом: учебник для вузов. – М.: Юнити, 2008. – 560 с.

15. Бережная О. Кадровая служба с нуля // Кадровое дело. -2010.- №2.-С.9-10.

16. Веснин В. Р. Управление персоналом в схемах: учебное пособие / В. Р. Веснин. – М.: Проспект, 2008. – 125 с.

17. Веснин В. Р. Управление персоналом: учебник для вузов / В. Р. Веснин. – М.: ТК ВЕЛБИ, Проспект, 2009. – 240 с.

18. Ворожейкин И. Е. Управление персоналом организации: учебник / И. Е. Ворожейкин. – М.: ИНФРА-М, 2009. – 638 с.

19. Ворохоб О. Регламенты в компании / О. Ворохоб // Управление корпоративной культурой. – 2009. – №4. – С. 24-29.

20. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. – 3-е изд. – М.: Гардарики, 2010. – 528 с.

21. Гапоненко А., Панкрухин А. Стратегическое управление. – М.: Омега-Л, 2010. – 312 с.

22. Генкин Б.М. Экономика и социология труда: Учеб. для вузов. – 3-е изд., доп. – М.: ИНФРА-М: НОРМА, 2010. – 431 с.

23. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учеб. для экон. вузов – М.: Банки и биржи: ЮНИТИ, 2000. – 334 с.

24. Жданов О. И. Руководитель и социально-психологический климат в коллективе // Психология управления. -2009. – №6. – с. 23-29.

25. Захаров Н. Л. Управление настроем персонала в организации: уче. Пособие / Н. Л. Захаров. – М.: ИНФРА-М, 2009. – 287с.

26. Заказнов А. Регламентации в управлении персоналом / А. Заказнов // Менеджмент качества. – 2009. – №2. – С.14-19.

27. Иванова А. Регламенты / А. Иванова // Управление развитием персонала. 2008. – №2. – С. 10-15.

28. Казаков М. Регламенты и назначение / М. Казаков // Управление развитием персонала. – 2009. – №3. – С. 16-22.

29. Кибанов А. Я. Основы управления персоналом: учебник для вузов / А. Я. Кибанов. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 447 с.

30. Кротова Н. В., Клеппер Е. В. Управление персоналом: учебное пособие Н.В.Кротова, Е.В.Клеппер.– М.: Финансы и статистика, 2008. – 327с.

31. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учеб. пособие для вузов./ А.Ф. Андреев, Н.В Гришина, С.Г. Лопатина и др.; Под общ. Ред. С.Г. Лопатиной. – М.: Юрайт, 2010. – 288 с.

32. Кардашов В. Мотивация персонала: теория и практика //Человек и трруд. – 2010. – № 10. – С. 80-83.

33. Карпов А.В. Психология менеджмента. – М.: Гардарика, 2008. – 342 с.

34. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: учебник. – М.: Инфра-М, 2002. – 638 с.

35. Козычева Н.Б. Проблемы и задачи мотивации персонала //Менеджмент в России и за рубежом. – 2010. – № 2. – С. 60-66.

36. Малиновский П. Методы оценки персонала // Кадры организации. – 2008. – №8. – С.8-9.

37. Масленникова Н. Разработка структуры управления, обладающей потенциалом для изменений // Проблемы теории и практики управления. – 2010. – № 4. – С.121-127.

38. Моргунов Е.Б. Управление персоналом: исследование, оценка, обучение. – М.: Бизнес-школа "Интел-синтез", 2008. – 264 с.

39. Мурнина И. Кадровые документы: необходимо и достаточно // Кадровое дело. – 2008. – №3. – С.14.

40. Одегов Ю.Г., Журавлев П.В. Управление персоналом. – М.: Финстатинформ, 2010. – 878 с.

41. Основы менеджмента: Учеб./ Т.Е. Березкина, Д.Д. Вачугов, В.Р. Веснин и др.; Под ред. Д.Д. Вачугова. – М.: Высш. шк., 2010. –367 с.

42. Пашуто В.П. Организация и нормирование труда на предприятии: Учеб. пособие. – Минск: Новое знание, 2010. – 299 с.

43. Плешин Ю.И. Управление персоналом: учебное пособие. – Спб.: Питер, 2008. – 86 с.

44. Плышевский Б.П. Соотношение динамики производительности и оплаты труда //Вопросы статистики. – 2010. – № 6. – С. 3-6.

45. Раицкий К.А. Экономика предприятия: Учеб. для вузов. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Издат. дом "Дашков и К", 2010. – 1011 с.

46. Расторгуев В. Актуальные проблемы управления персоналом. // Кадры организации. – 2010. – №9. – С.9-10.

47. Розанова В.А. Мотивация к труду //Упр. персоналом. – 2010. – № 5. – С. 88-99.

48. Рофе А.И. Экономика труда: Учеб. для вузов. – М.: МИК, 2000. – 247 с.

49. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятий. – Мн.: Экоперспектива, 2008. – 607 с.

50. Старобинский Э. Мотивация //Упр. персоналом. – 2010. – № 5. – С. 19-24.

51. Травин В.В., Дятлов В.А. Менеджмент персонала организации: учебно-практическое пособие. – М.: Дело, 2010. – 272 с.

52. Тренев В.Н., Магура М.И., Леонтьев С.В. Управление человеческими ресурсами при реализации проектов. – М.: Изд-во ПРИОР, 2008. – 112 с.

53. Управление персоналом организации: учебник/ ред. А.Я. Кибанов. – М.: ИНФРА-М, 2010. – 638 с.

54. Управления организацией: Учебник /Под. ред. А. Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А.Саломатина. – 2-е изд., перераб. и доп.- М.: ИНФРА – М, 2000. – 669 с.

55. Уткин Э.А. Основы мотивационного менеджмента. – М.: ЭКМОС, 2008. – 351 с.

56. Управление персоналом: Энциклопедический словарь / Под ред. А.Я. Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 2008г.

57. Пугачев В. П. Руководство персоналом организации: учебник для студентов вузов / В. П. Пугачев. – М.: Аспект Пресс, 2008. – 279 с.

58. Сартан Г. Н. Высвобождение и увольнение сотрудников // Бизнес в России. – 2010. – № 2. – с. 12 – 17.

59. Сербиновский Б. Ю. Управление персоналом: Учебник / Б. Ю. Сербиновский. – М.: Издательский дом Дашков и К, 2010. – 462 с.

60. Соколова М. И., Деменьтьева А. Г. Управление человеческими ресурсами: Учебное пособие/ М. И.Соколова, А. Г.Дементьева. – М.: Проспект, 2008. – 238с.

61. Тарелкина Т. Н. Правила увольнения сотрудника // Управленческие процессы в РФ – 2010. – № 2. – с. 12 – 17.

62. Федорова Н. В., Минченкова О. Ю. Управление персоналом организации: учеб.пособие, 4-е изд., перераб. и доп. / Н. В.Федорова, О. Ю. Минченкова. – М.: КноРус, 2008. – 512 с.

63. Хаттоева Т. Регламенты: нужны ли они? / Т. Хаттоева // Управление развитием персонала. – 2010. – №3.- С. 25-31.

64. Шавровская М., Куршакова Н. Отбор персонала в клиентоориентированной организации / М. Шавровская, Н. Куршакова // Управление корпоративной культурой. – 2009. – №3. – С. 13-20.