Совершенствование системы сбыта

Совершенствование системы сбыта – это непрерывный процесс обоснования и реализации наиболее рациональных форм и методов сбытовой деятельности на предприятии с учетом внутренних и внешних условий функционирования организации.

Совершенствование контроля при планировании продаж

В рыночных условиях хозяйствования необходимой предпосылкой выживания коммерческой организации является завоевание и сохранение ею предпочтительной доли рынка, на что и направлена оптимизация планирования продаж.

Рассмотрим подход к контрольным механизмам планирования продаж, позволяющим минимизировать риск ухода организации с рынка в результате неверного планирования сбыта в современных российских условиях хозяйствования. Существуют следующие предпосылки эффективности контроля при планировании продаж:

1. Планированием продаж в организации должен заниматься не только планово-экономический отдел (ПЭО), как это имело место в административно-командной экономике и до сих пор практикуется многими предприятиями, лишая их возможности развития в конкурентных условиях рынка. Планирование продаж следует возложить на специализированное подразделение отдела сбыта, так как ПЭО, не располагающий достаточной для этого информацией, играет координирующую роль в планировании деятельности организации. В функции ПЭО должны входить согласование и взаимная увязка планов функциональных и производственных служб организации, а также разработка планов производства по номенклатуре по организации в целом. Разработкой проектов планов продаж (отгрузок) по видам продукции (ассортиментным группам) с учетом программ реализации принципиально новых и модифицированных изделий, их согласованием со службами организации должно заниматься экономическое бюро отдела сбыта при организации и контроле данной деятельности со стороны руководителей отдела, на которых должна возлагаться вся ответственность за результаты выполнения планов.

2. Основным критерием оптимальности планирования продаж в рыночных условиях является учет и соотнесение параметров контроля в планировании продаж, а именно:

• выбранная модель развития организации, в том числе стратегия рыночной конкуренции;
• максимально возможный объем продаж, определенный на основе исследования рыночной конъюнктуры и оценки ресурсов и потенциалов организации;
• оптимальный с точки зрения максимизации прибыли в соответствии с возможностями организации объем выпуска продукции, обеспечивающий равенство предельного дохода и предельных издержек;
• оптимальные продуктовые программы. Альтернативные продуктовые программы в рамках оперативного планирования оцениваются, как правило, по критерию максимизации суммы покрытия (цена продажи минус переменные издержки) с учетом или без учета других критериев, ограничений или так называемых "узких мест" производства и снабжения (различное время обработки единицы разных видов продукции при ограниченном времени работы производственного оборудования, различный объем дефицитного сырья при производстве разных видов продукции и т.д.);
• увязка планов продаж с планами производства, в том числе с оперативно-календарными графиками выпуска готовой продукции, для обеспечения выполнения планов продаж и отгрузок в установленные сроки и номенклатуре, а также для формирования и увязки показателей финансовых планов организации. При планировании продаж также должен быть осуществлен контроль на предмет взаимовлияний, взаимодополнений или взаимозамещений видов продукции на объемы их сбыта. Необходимо отметить и целесообразность сочетания жесткой (базовые ориентиры в долгосрочном планировании) и гибкой (корректировка кратко- и среднесрочных планов сбыта по мере изменения целей и условий функционирования организации) систем планирования, а также сочетания общих и вспомогательных планов сбыта в разрезе рыночных сегментов и географии продаж. Кроме того, должна быть разработана система оперативного контроля исполнения планов сбыта: процедуры подготовки, анализа и контроля ежедневных отчетов об исполнении планов сбыта;

3. Важен сам порядок разработки и контроля планов продаж. Отправной точкой для разработки планов сбыта в современных условиях хозяйствования должно служить комплексное исследование и прогнозирование конъюнктуры рынка, проводимое отделом маркетинга. Основные задачи маркетингового отдела:

• организация сбора, обработка, систематизация и анализ данных по основным конъюнктурообразующим факторам реальных и потенциальных рынков сбыта серийно выпускаемой и новой или планируемой к выпуску продукции организации;
• наблюдение за деятельностью основных конкурентов и составление заключений об их возможной политике на рынке;
• определение новых рынков сбыта и круга потенциальных покупателей старой и новой продукции организации;
• анализ перемен в специфике требований больших контингентов потребителей;
• расчет реальной емкости освоенных и новых рынков для продукции организации;
• определение доли организации на наиболее важных рынках для каждого вида выпускаемой продукции и тенденций ее изменения;
• с помощью электронно-вычислительной техники и специальных программных технологий прогнозирование тенденций научно-технического прогресса, конкурентной среды и других конъюнктурообразующих факторов;
• на основе комплексного аналитического обзора и прогнозирования рыночной конъюнктуры и формирующих ее факторов разработка кратко-срочных (1–2 года), среднесрочных (3–5 лет) и долгосрочных (5–10 лет) прогнозов потенциальной емкости освоенных и новых рынков для серийно выпускаемой и новой продукции организации в целом, а также прогнозирование долей организации на рынках.

В функции руководителя маркетингового отдела должны входить:

1. контроль и сопоставление данных по прогнозу развития товарных рынков и формирующих их факторов с целями и возможностями организации в целях определения реально возможной доли организации на рынках;
2. разработка конкурентной стратегии, для прогнозирования максимально возможного годового объема продаж продукции организации,
3. изыскание новых сфер применения выпускаемой продукции и определения возможности или целесообразности разработки принципиально новых или модифицированных изделий.

Руководитель маркетинговой службы представляет прогнозы по максимально возможному годовому объему продаж продукции организации начальнику отдела сбыта. На основе полученных данных и данных анализа и прогнозирования тенденций продаж продукции организации и с учетом иных аспектов планирования продаж он организует разработку проектов планов продаж продукции организации. Общая методика, целесообразная для применения начальником отдела сбыта при подготовке планов продаж, включает следующие стадии:

1. На основе выявленных тенденций изменений объемов продаж с помощью экономико-статистических методов анализа и моделей прогнозирования и специальных компьютерных программ составление проектов годовых, квартальных, месячных и декадных общих планов продаж и планов продаж по номенклатуре, ассортименту, рыночным сегментам.

2. Контрольное сопоставление и увязка данных проектов с прогнозными данными по максимально возможному годовому объему продаж, полученными от начальника отдела маркетинга, а также с имеющимся портфелем заказов.

3. Контрольное сопоставление и увязка подготовленных проектов с данными ПЭО по расчетам критического объема продаж и оптимального объема выпуска продукции, рассчитанного при определенных ценах и издержках, обеспечивающего максимизацию прибыли.

Начальник отдела сбыта должен согласовать проекты годовых и квартальных планов продаж с главным технологом, начальником отдела снабжения, начальником финансового отдела и с заместителем директора по коммерческим вопросам, а проекты декадных планов продаж – с заместителем директора по коммерческим вопросам, а также с начальником финансового отдела и заместителем директора по производству.

После этих согласований проекты годовых, квартальных и месячных планов продаж начальником отдела сбыта подаются в ПЭО на согласование и утверждение.

При составлении планов продаж следует проконтролировать их увязку с планами производства, в том числе с оперативно-календарными графиками выпуска готовой продукции, чтобы обеспечить выполнение планов продаж и отгрузок в установленные сроки и по установленной номенклатуре, а также для формирования и увязки показателей финансовых планов организации.

Совершенствование контроля выполнения планов сбыта

Процедуры оперативного контроля хода выполнения планов сбыта в промышленной организации целесообразно осуществлять по нижеописанной схеме.

Сотрудники отдела сбыта, осуществляющие первичный контроль хода выполнения планов сбыта, подготавливают и ежедневно по установленному порядку передают начальнику отдела сбыта отчеты о выполнении планов продаж за день и за отчетные периоды: декада, месяц, квартал, год, а также ежедневные отчеты о выполнении оперативно-календарных планов отгрузок по видам отгрузок.

В отчетах об отгрузке следует указывать плановые и фактические данные по видам отгрузки, видам транспортировки; по времени, затраченному на осуществление погрузочно-разгрузочных работ, непосредственно транспортировку и обратный пробег автотранспорта. Отчеты представляются по установленной форме, т.е. представляют собой системно построенные и в установленном порядке утвержденные формуляры внутренней отчетности. В формулярах указаны плановые и фактические данные по установленным предметам объектов отчетности. Например, объект отчетности – продажи или объемы продаж, предметы отчетности – продажи в разрезе видов продукции, регионов, групп покупателей и т.п.

В отделе сбыта назначается ответственный за управление сбытом, в обязанности которого входит:

• анализ полученных отчетов;
• устанавливать причины отклонений, выявлять виновников и в пределах своей компетенции устранять причины отклонений;
• ежедневно передавать сведения о ходе выполнения планов сбыта начальнику отдела сбыта;
• подготавливать и по установленному порядку передавать начальнику отдела сбыта отчеты по не устраненным в оперативном порядке отклонениям, возникшим в ходе сбыта продукции, с приложением необходимых подтверждающих документов, указанием причин отклонений, их виновников и принятых мер по их устранению.

Причинами отклонений могут быть:

• невыполнение покупателями договорных обязательств по своевременному и полному вывозу продукции со складов (при условиях самовывоза);
• неподтверждение ими готовности к приемке готовой продукции на своих складах в установленные договорами сроки (при централизованной доставке или доставке транспортом организации);
• отказ покупателей от приемки продукции;
• ненадлежащее выполнение перевозчиками и экспедиторами обязательств по своевременной подаче транспорта под погрузку, по оформлению приемо-сдаточной документации и своевременному представлению в отдел сбыта;
• несвоевременная, неполная или сверхнормативная сдача готовой продукции цехами-изготовителями на склады, отклонения от установленных параметров готовой продукции, а также иные возможные причины.

Получив данные о ходе выполнения планов сбыта, в том числе данные по отклонениям, начальник отдела сбыта анализирует выявленные причины отклонений, оценивает принятые меры и в пределах своей компетенции принимает новые меры, а также принимает решения по виновникам.

Ежедневно начальник отдела сбыта подготавливает и представляет на ежедневных совещаниях руководителей организации отчеты о выполнении планов продаж, включающих плановые и фактические данные по продажам за день, с начала декады, месяца, квартала и года, и отгрузок; подготавливает отчеты по неустраненным отклонениям, в том числе по отклонениям, для устранения которых требуется принятие мер другими подразделениями организации при их взаимодействии с отделом сбыта, и вместе с приложенными необходимыми подтверждающими материалами представляет их на рассмотрение на совещаниях руководителей организации, где по неустраненным отклонениям принимаются необходимые управленческие решения.

Таким образом, методом первичной отчетности осуществляется действенный оперативный контроль сбыта продукции.

Присвоение группы риска покупателю и установление параметров коммерческого кредита

В данном случае имеется в виду предоставление коммерческого кредита формы "открытый счет", т.е. погашение дебиторской задолженности покупателя частями – в интервалы, обусловленные договором, или по истечении определенного срока после отгрузки отдельных партий продукции.

В целях контроля различных аспектов взаимоотношений с контрагентами по коммерческим договорам, в частности, по договорам поставки продукции на условиях коммерческого кредитования заказчиков, и недопущения ухудшения результатов деятельности организации из-за неверного их выбора каждому покупателю целесообразно присваивать категорию риска. Ранжирование покупателей по категориям риска: высокий, средний, низкий – производится начальником отдела сбыта по разработанному алгоритму на основе следующих условий:

• степень выполнения обязательств по расчетам за продукцию; на основе статистического учета рассчитывается степень выполнения договорных обязательств отдельными покупателями, а также группами покупателей, сформированными по критериям рыночного сегментирования. Если ранее конкретный заказчик не имел хозяйственных связей с организацией, т.е. является совершенно "новым" контрагентом, то категория риска его заказа определяется на основе степени выполнения обязательств той характерной группой заказчиков, к которой он отнесен в соответствии с определенными критериями рыночной сегментации;
• наличие и содержание первичной информации о заказчике: банковские и аудиторские справки, отзывы других организаций и т.п.

Ранжирование по категориям риска необходимо для оценки необходимости проведения анализа надежности и финансового состояния, для принятия решения по предоставлению коммерческого кредита конкретным покупателям, а параметры кредитования определяются категорией риска. После анализа надежности и финансовой устойчивости покупателя ему может быть присвоена другая категория риска.

В целях предотвращения ухудшения финансового состояния организации вследствие роста просроченной дебиторской задолженности каждому покупателю в соответствии с категорией риска его заказа целесообразно устанавливать параметры коммерческого кредита, т.е. определенный лимит суммы дебиторской задолженности и предельный срок коммерческого кредитования. Установление параметров кредитования целесообразно возложить на руководителей сбытовой и финансовой служб. Параметры кредитования по каждому классу риска должны быть зафиксированы в соответствующем разделе "Положения о сбытовой политике". Принятие решения по превышению параметров кредитования по конкретным заказам должно входить в компетенцию заместителя директора по экономическим вопросам. При составлении проекта договора поставки начальник отдела сбыта должен предусмотреть в его приложениях такое соотнесение календарного графика отгрузки с календарным графиком оплаты, чтобы сумма планируемой на каждую календарную дату дебиторской задолженности не превышала установленный данному заказчику критический уровень дебиторской задолженности.

Сумма планируемой дебиторской задолженности рассчитывается как общая сумма отгруженной продукции по договору с учетом других договоров с данным заказчиком минус общая сумма оплаченной по договору продукции с учетом других договоров с данным заказчиком на эту календарную дату.

Должностное лицо, санкционирующее отгрузку, например, начальник отдела сбыта, производит контрольное сличение суммы, указанной в выписанной товаротранспортной накладной, с данными по фактическому уровню дебиторской задолженности покупателя при ее наличии. Это позволяет предотвратить превышение установленного данному покупателю критического уровня задолженности. При наличии отклонения, т.е. если в результате отгрузки превышен лимит задолженности по причине того, что покупатель имеет просроченные долги, отгрузка санкционируется только на сумму, в результате добавления которой к фактическому уровню дебиторской задолженности данного покупателя не будет превышен установленный ему лимит задолженности. Покупатель незамедлительно ставится об этом в известность соответствующим уведомлением.

Формирование базы данных покупателей

Структура базы данных покупателей должна быть разработана одним из руководителей отдела сбыта, например, заместителем начальника отдела сбыта по управлению сбытом. Форма досье клиента должна утверждаться заместителем директора по коммерческим вопросам по представлению начальника отдела сбыта. Формирование досье клиента целесообразно возложить на сотрудника отдела сбыта, который должен аккумулировать информацию по аспектам взаимоотношений с покупателями. Досье – это система данных, включающая документы, материалы, файлы и системно построенные формуляры, т.е. определенным образом структурированная совокупность всех имеющихся данных о клиенте.

Досье включает:

• все реквизиты заказчика, в том числе его наименование, юридический и фактический адрес и телефон (факс), платежные реквизиты;
• данные по должностным лицам заказчика, принимающим решения по тем или иным пунктам договоров, т.е. влияющим на закупки;
• дату и результаты предварительных переговоров; данные по результатам анализа финансового состояния и надежности;
• данные по всем заключенным с заказчиком договорам и их фактическому исполнению, в том числе оперативные данные по полноте и своевременности отгрузок, по соотношению фактического и критического уровня дебиторской задолженности, по расчетам за продукцию;
• данные по проведенной работе по инкассации просроченной дебиторской задолженности (звонки, уведомления, личные посещения, взыскания долгов через специализированные агентства, продажа долгов);
• данные по сверкам дебиторской задолженности (по данным, полученным из финансового отдела);
• данные по спорам (в части претензионной и судебной работы);
• статистические данные по частоте заключения и преимущественным срокам договоров, по выполнению заказчиком договорных обязательств и другие возможные данные по аспектам взаимоотношений организации и заказчика.

База данных должна регулярно пополняться в соответствии с новыми сведениями о клиентах.

Такая база данных служит для контроля покупателей на предмет их надежности и финансовой устойчивости, соблюдения ими договорной дисциплины, для контроля выполнения договорных обязательств ООО "БоДоМил". Должен быть обеспечен порядок ограниченного доступа к документам, материалам и файлам, образующим базу данных, и обеспечена их сохранность.

Внедрение системы CRM

CRM расшифровывается как Customer Relationship Management, или управление взаимоотношениями с клиентами.

CRM – это стратегия организации бизнеса, в которой отношение с клиентом ставится в центр деятельности фирмы, так как именно клиенты составляют его основной актив. Главная цель CRM- стратегии – определить наиболее "доходных" клиентов, научиться эффективно работать с ними, предотвратить их уход к конкуренту, и, таким образом, увеличить доход компании. CRM – это подход к управлению или модель, которая помещает клиента в центр бизнес-процессов и методов работы компании. CRM представляет собой современный подход, включающий в себя стратегическое планирование, методы маркетинга, организационные и технические средства, – весь комплекс средств, направленный на построение таких внутренних и внешних отношений, которые увеличивают производительность и прибыли компании.

Концепция CRM появилась не так давно, но она не является новым изобретением. Еще много лет назад владельцы небольших торговых лавок практиковали клиентоориентированный подход при продажах – когда владелец магазина знал всех жителей в округе по имени, их предпочтения и привычки, и рекомендовал, предлагал соответствующий продукт каждому покупателю. Бизнес строился на лояльности этих постоянных покупателей.

Затем наступила эра массового потребления. Появился массовый продукт, массовый покупатель. О клиентоориентированности забыли. Как оказалось, временно. Эра потребления взрастила высокую конкурентную среду, когда качество товара везде примерно одинаково, количество компаний, предлагаемых идентичный товар, огромное. Как выделиться среди остальных продавцов товаров и услуг? Предложить продукт каждому клиенту персонально, с учетом его индивидуальных потребностей и особенностей! И тут оказалось, что благодаря современному уровню развития компьютерных технологий можно "вернуться к прошлому" и обеспечить клиентоориентированность даже в массовых продажах. Владелец лавки хранил в голове информацию о 100 своих клиентах, база данных может сохранить и обработать сведения о миллионах клиентов и предложить каждому именно то, к чему он привык.

Здесь и появилась концепция СRM. В условиях обостряющейся конкуренции и беспрецедентного роста возможностей выбора у потребителей, соперничество между компаниями перемещается в сферу услуг. Побеждает тот, кто сумел правильно определить своего клиента, выявить его потребности и вовремя предоставить ему именно то, что необходимо.

Таким образом, CRM представляет собой подход компании к пониманию поведения клиентов и использовании такого понимания для повышения уровня удержания и удовлетворенности своих наиболее прибыльных клиентов, при одновременном снижении издержек и увеличении эффективности взаимодействия с клиентом. А информационные технологии – CRM-системы – позволяют формировать единую картину клиента и его потребностей у всех служб компании, обеспечение единообразной и слаженной работы с клиентом со стороны компании.

Разовые продажи до сих пор считались предпочтительными. Привлечь новых клиентов, потратив деньги на рекламу, проще и быстрее, чем затрачивать усилия на изменение процессов работы с текущими клиентами. Ведь последнее предполагает целый комплекс мер, включающих разработку стратегии компании, стандартов качества в обслуживании клиентов, изменение системы мотивации персонала, постоянное обучение сотрудников. Многие компании пока не готовы к таким изменениям. Но ситуация на рынке заставляет работать по-новому. И поскольку рано или поздно с этим придется столкнуться всем, важно понимание, какие шаги следует предпринимать.

В условиях высокой конкуренции, когда одни компании агрессивно пытаются соответствовать ценам и характеристикам продукции других, покупатели зачастую получают возможность выбирать среди массы конкурирующих товаров. И если продукции и цены близки, то отношение к клиентам со стороны продавцов все чаще становится решающим фактором, влияющим на выбор, с какой фирмой иметь дело.

CRM – это персонализированное взаимодействие, в большой степени технологичное, выведенное на уровень корпоративных регламентов, основанное, прежде всего, на систематизированной информации, полученной от клиентов, и на стремлении формировать "долгосрочную", лояльную клиентскую базу.

Что даст такая лояльная база клиентов?

Во-первых, использование CRM необходимо, чтобы работа с клиентами не была похожа на стрельбу по воробьям из пушки и попадание было максимальным, ведь в основе CRM – накопление и систематизация информации для точного определения "кто наш прибыльный клиент?". Как только мы начинаем задумываться о повышении эффективности сбыта, нам тут же становится нужна информация о клиентах, которая помогла бы ответить на вопросы:

Кто является основным покупателем продукции? Какие покупатели приносят большую прибыль, и работа с ними окупается сполна? Какой деятельностью занимаются и где находятся территориально?

Кто из менеджеров компании работает с тем или иным клиентом, насколько активно протекает такая работа?

Клиенты из какой отрасли являются основными покупателями продукции? Какие качества нашей продукции для них наиболее важны?

Собираемая информация является важнейшей для нахождения резервов, способствующих повышению объемов продаж. И в этом аспекте работа в рамках CRM позволяет сэкономить значительные средства и время на получение и установление контактов с прибыльными группами клиентов.

Во-вторых, необходимо отметить такое важнейшее достоинство подхода CRM для руководителей отделов продаж – структурированная информация, четкие правила делает работу отдела прозрачной и помогает осуществлять контроль. Сотрудники отдела продаж, непосредственно общаясь с клиентами, накапливают информацию о них и параллельно фиксируют все этапы проделанной работы (как бы им не хотелось избежать подобной отчетности). Собственно, благодаря этому процесс продаж становится более управляемым: есть, что анализировать, в чем выявлять слабые места.

В-третьих, CRM предполагает формирование лояльных клиентов, которые обеспечат последующие продажи. "Все хотели бы, чтобы каждый новый клиент приводил с собой еще десяток, и все они оставались постоянными клиентами, обеспечивающими компанию непрерывными заказами? Конечно, ведь в этом случае трудоемкая работа по поиску новых контактов вашими сотрудниками теряет остроту и актуальность".

Продажи растут не потому, что компания агрессивно "прочесывает", причем далеко не в первый раз, рынок в поиске новых клиентов или повышает профессионализм продавцов "впаривать" товар или услугу, а из-за того, что решает проблемы клиентов, нарабатывает в их лице приверженцев и рекомендаторов и таким образом получает желаемый результат: объем продаж, репутация компании, мотивация сотрудников – приятно быть значительным.

Конкуренция на рынках увеличивается, клиенты становятся все требовательней, обращая внимание не только на качество продукта или услуги, но и на то, как решают их проблемы, одним словом, любовь к внимательному отношению у людей не исчезнет, поэтому тенденция распространения CRM будет усиливаться, и те компании, которые одними из первых в отрасли задействуют этот резерв для повышения объемов продаж, окажутся в выигрыше.