Организация презентации

Организация презентации.

Функции презентации.

Cлово "презентация" означает демонстрацию или показ изделий, информации и т.д.; лекцию, а также выставку или театральное представление.

Успех в деловом мире во многом зависит от умения убеждать, преподносить окружающим товары, идеи, самих себя.

Актуальная проблема деловой коммуникации – умение представить свои идеи, бизнес-проекты, компанию так, чтобы завоевать внимание и поддержку аудитории, повысить конкурентоспособность. К решению этой задачи необходимо подключить творческие ресурсы.

Одна очень известная пословица гласит: "Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать". Презентации необходимы для создания имиджа компании, они помогают наглядно продемонстрировать достижения, заручиться поддержкой "нужных людей", представить новые товары или услуги.

Перед организаторами презентации стоит важная задача – убедить аудиторию в чем-либо.

Презентация является самостоятельной акцией, мероприятие по своей форме не что иное, как представление фирмы, новой продукции или услуги приглашенной аудитории.

Как правило, презентация фирмы проводится по случаю открытия или создания фирмы, демонстрации новых достижений, нового имиджа компании.

Предметом презентации может быть новая книга, журнал, телепрограмма, автомобиль, рок-группа, идея, лекционный курс, организационная структура, эффективная технология и т.д.

Смысл презентации – обеспечить благожелательный прием презентируемому новшеству со стороны общественности.

В бизнесе презентации составляют важный компонент процесса сделки.

Презентация – не лекция. Для нее не требуется информационная насыщенность, обязательная для академического сообщения.

Презентация – это мероприятие, в ходе которого один или несколько человек делятся идеями с другими людьми. Аудиторию могут составлять как два-три человека, так и большой конференц-зал.

Презентация может происходить на собрании рабочей группы, на заседании комитета, она может понадобиться в связи выведением товара на рынок, в ходе собраний совета директоров, на встречах с общественностью, на семинарах, при соискании вакансий, в ходе интервью средствам массовой информации, на пресс-конференциях.

Основные функции презентации:

1. Информационная.

Одна из важнейших функций презентации – информировать людей, которые пришли на нее, о новом продукте, товаре и т.д.

2. Убеждающая.

Презентация должна не только рассказать о новой продукции, но и убедить людей в том, что именно эта продукция им нужна, т.е. привлечь новых клиентов.

3. Позиционирование новой продукции на рынке.

4. Развлекательная.

Для кого-то презентация – отличный способ хорошо провести свободное время.

Вывод: Презентация – специальное мероприятие, проводящееся по случаю открытия или создания компании, демонстрации новых достижений, нового имиджа компании. Презентация выполняет ряд важных функций: информационную, убеждающую, позиционирование нового продукта на рынке и развлекательную.

Возможности презентации в создании имиджа компании.

Понятие имиджа предложено американским экономистом К. Болдингом в 1961 г.

Цель создания имиджа состоит не в обретении организацией известности, а в обеспечении положительного отношения к ней. Его основой являются надежность, порядочность, гибкость, культура и социальная ответственность. Имидж динамичен и может меняться под воздействием обстоятельств, новой информации. Он создается целенаправленными усилиями и зависит от каждого работника.

Сегодня имидж представляется одной из важнейших характеристик организации, фактором доверия к ней и ее товару, а следовательно, является условием ее процветания.

Важную роль в формировании имиджа играет паблик рилейшнз – работа по связи с общественностью. В ее рамках происходит исследование общественного мнения, анализ статистических данных, изучение документов и публикаций, контакты с журналистами, подготовка аналитических записок, информационных материалов, информирование общественности на пресс-конференциях, совершенствование отношений с потребителями, реклама, информационное воздействие на органы власти и управления, проведение специальных мероприятий.

На презентациях фирмы-производители имеют возможность взаимодействовать с фирмами-покупателями их товаров. Таким презентациям предшествует тщательное изучение рынка, что приводит к эффективному проведению презентации и, как правило, к заключению контрактов.

Презентация, сопутствующая открытию салона, магазина, торгового центра, является одним из способов создания имиджа новой компании.

Презентация позволяет представить фирму ярко и необычно, чтобы запомнилось целевой аудитории.

Презентация – это прежде всего праздник. Праздник создает положительные эмоции, которые впоследствии будут связаны с именем фирмы.

На празднике люди более открыты и восприимчивы, на них легче оказывать влияние.

Кроме того, презентация позволяет отвлечь внимание людей от фирм-конкурентов.

Вывод: Презентация имеет огромные возможности в создании имиджа компании, кроме того, презентация на сегодняшний день является "модным" мероприятием, т.е. она создает имидж и людям, которые идут на нее.

Виды и формы презентаций.

Презентации бывают следующих видов:

1. Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.

2. Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п.

3. Презентация проекта. Цель этого вида презентации – информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.

4. Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель – ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.

5. Презентация плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.

Презентации могут проводиться в двух формах:

1. "Открытая" презентация.

Организуется для "случайных прохожих". Обычно устраивается для презентации новых магазинов, ресторанов, баров.

2. "Закрытая" (салонная) презентация.

Организуется для определенного круга лиц (клиенты, партнеры, пресса и т. п.).

Вывод: Существуют различные виды презентаций, каждый из которых имеет свою специфику организации. Презентация может проводиться в двух формах: открытой и закрытой.

Технология организации презентации.

Для того чтобы деньги не были потрачены впустую, перед началом любой рекламной кампании, необходимо определить целевую аудиторию, на которую рассчитан данный товар или услуга. Этот подход применяется и при подготовке к проведению презентаций. Соответственно, определив целевую аудиторию, мы уже можем достаточно точно предположить наклонности, интересы, читаемую литературу, посещаемые магазины и т.д. Конечно, желательно провести серьезные маркетинговые исследования, потому что ошибки на этом этапе способны привести к бесполезно израсходованным деньгам и времени.

Чем больше организатор сможет узнать об аудитории заранее, тем более удачной будет презентация.

Насколько велика будет аудитория?

Насколько образованы слушатели?

Какие профессиональные группы они представляют?

Какова представленная возрастная группа?

К какой социальной, политической или религиозной группе принадлежат слушатели?

Лучший способ проанализировать аудиторию – лично поговорить с группой. Приемлемая альтернатива – поговорить с несколькими людьми, которые, скорее всего, будут среди аудитории. В случае, когда поговорить с типичным членом аудитории или вообще с кем-либо из аудитории неофициально невозможно, приходится наводить некоторые справки об аудитории, пользуясь доступной информацией.

Чем более сходны между собой слушатели по таким параметрам, как образовательный уровень, род деятельности, возраст и социальный статус, тем легче предсказать их отношение к сообщению. Чем более гетерогенной и разнородной будет аудитория, тем меньше прогнозов можно сделать о поведении слушателей.

Для кого вы готовите выступление? Ответ на этот вопрос может показаться достаточно простым, особенно если вы знаете, кто составляет вашу целевую группу. Но и здесь стоит проверить себя. Знаете ли вы, насколько хорошо приглашенные знакомы с темой вашего выступления? Почему им необходимо знать больше?

Представьте, что вы – один из сидящих в зале людей. Как вы ответите на следующие вопросы:

Почему вы пришли на эту презентацию?

Вы чувствуете, что это было правильным решением?

Что вы рассчитываете получить от этой презентации?

Что изменится в мире, когда вы закончите свое выступление? Каких результатов вы хотите добиться? Это и есть смысл выступления.

Насколько вам удастся повлиять на мнения и поступки тех, кто вас слушал? В чем вы сможете увидеть подтверждение того, что вы добились результата, соответствующего вашим ожиданиям?

Если вы ясно определили цель своего выступления, вам будет нетрудно понять, имело ли оно смысл.

А.Д. Жарков отмечает, что состояние аудитории всегда связано с какой-то ситуацией. Нет состояния вообще – вне времени и места, вне связи с конкретным процессом.

Переменчивость состояний аудитории обязывает учитывать изменяющуюся обстановку и не полагаться полностью на прошлое знание аудитории, каким бы полным оно не было. При общении с аудиторией возникает свой психологический микроклимат, который и отражается в ее состояниях.

Где вы выступаете? Не ограничивайтесь только лишь выяснением, заказано ли помещение. Вы должны знать об этом месте все.

Достаточно ли велико помещение?

Как расположены стулья и другая мебель? Можно ли изменить что-то в расстановке мебели, если это потребуется?

Где будете находиться вы? Есть ли там подиум?

Какое там будет оборудование? Есть ли там экран? А микрофон? Какой это микрофон?

Где находятся электрические розетки?

Насколько хорошо освещение, и как его регулировать?

Как работает отопление и система кондиционирования?

Есть ли в комнате окна? Если есть, то сколько, какого размера и где они расположены? Может ли вид из окна отвлечь внимание присутствующих? Есть ли шторы?

Находится ли ваше помещение в достаточно тихой части здания? Есть ли вероятность, что вас могут потревожить?

Какое время это помещение будет в вашем распоряжении?

Когда вы ответите на все вопросы, связанные с целью презентации, аудиторией, местом ее проведения, результатами, на которые вы рассчитываете, запишите ответы на карточке – кратко и по порядку. Пусть она будет у вас перед глазами, когда вы будете готовиться.

Вывод: Успешность презентации во многом зависит от организационно-педагогических условий. Все их необходимо учитывать при составлении сценария и продумывании общего хода мероприятия. Необходимо четко представлять целевую аудиторию, возможности помещения, возможные результаты презентации.

Структура презентации.

Презентация – это цепь накладывающихся друг на друга событий, а именно:

1. приглашение и встреча

2. пресс-конференционная часть

3. презентационная часть

4. неформальное общение

5. сопровождение (дополнение) общения

6. прощание

Неформальное общение – это коктейль (с напитками и минимум закусок), фуршет ("усиленный коктейль", он может включать горячие блюда, десерт, кофе и т.д.) или обед (с выбором блюд из меню либо без такового).

Чем сопровождается общение? Негромкой фоновой музыкой, лучше "живой" (фортепьяно, джаз, камерный оркестр), возможны ненавязчивые и недлинные вокальные вставки.

Почему в специальный этап выделяется "прощание"? Потому что неплохо, если человек уйдет с презентации с подарком (книгой, бутылкой вина, компакт-диском и проч.). Причем, если вы станете раздавать подарки в начале, они превратятся в некоторую обузу, которую некуда деть, а когда человек уходит – подарок окажется в самый раз.

1. "Открытая" презентация.

Поскольку одной из главных задач в этом случае является привлечение внимание прохожих, которые должны заинтересоваться происходящим, при построении такого рода праздника упор делается на развлекательную программу с конкурсами, викторинами, розыгрышами и выступлениями артистов.

В этом случае план программы выглядит так:

1. Официальная (полуофициальная) часть;

2. Церемония открытия;

3. Развлекательная, конкурсная программа.

2. "Закрытая" (салонная) презентация.

Обычный ход развития событий для такого мероприятия:

1. Официальная (полуофициальная) часть. Рассказ о процессе постройки, задачах, которые предстоит решать "предмету презентации"; выступления руководящих сотрудников, представителей городской администрации и т. п.

2. Церемония открытия (например, разрезание ленточки)

3. Фуршет + небольшая развлекательная программа. Развлекательная программа обычно строится из 3-4 эстрадных номеров и викторин.

Независимо от длительности презентации, она состоит из трех частей. Рекомендуется условно разбить презентацию на введение, основную часть и заключение.

Введение (15% времени) обычно включает:

- приветствие

- представление (тему)

- цель

- основной тезис выступления (основная мысль)

- общий обзор

Основная часть (75% времени)

Заключение (10% времени) включает:

- обобщение материала основной части

- повторение еще раз основной идеи выступления.

Вывод: Некоторые элементы структуры презентации зависят от вида и формы презентации. Но существует общая структура презентации, включающая в себя введение, основную часть и заключение.

Сценарий и режиссура презентации.

Основа организации любой презентации – оригинальный и разработанный вплоть до мельчайших деталей сценарный план. В сценарии презентации отражаются все нюансы предстоящего мероприятия.

Проведение презентации включает этапы:

1. Определение цели (или целей и их приоритетов): привлечение новых клиентов; формирование имиджа в деловой среде; привлечение новых партнеров, поставщиков, потребителей, инвесторов, рекрутирование новых занятых, улучшение отношений с новой общественностью и/или администрацией.

2. Генерирование идеи (основного замысла) презентации и ее концептуализация; определение места и сроков проведения, состава участников – хозяев и приглашенных; примерного бюджета.

Замысел, задумка – это образное видение, первоначальная модель будущего произведения, эмоциональное и зримое ощущение не только его цели и содержания, определяющее в конечном счете и его художественный образ, но и то, как содержание будет раскрываться, каким приемом будет строиться сквозное действие, порядок построения, характер оформления и т.д. Словом, все, из чего будет складываться будущее произведение.

Лучше проводить презентации после обеда – в 15 часов. Длительность – 1,5-2 часа. После окончания коктейль или фуршет продолжительностью 1-2 часа.

Обычно рассылаются специальные приглашения с информацией, позволяющей гостю оценить целесообразность своего присутствия. В приглашении следует указать место, время (от и до) проведения презентации, программу, состав участников и гостей, а также ориентиры и способы достижения места проведения (станции метро, транспорт).

3. Разработка сценария (программы). Открывает и ведет программу должностное лицо фирмы, представляющее ее собственной персоной. Это может быть руководитель службы PR, или службы маркетинга. Ведущий должен уметь хорошо говорить, иметь хорошую дикцию и уметь вести себя публично.

Последовательность изложения материала презентации может быть разной. Если решение проблемы дано в начале, а потом оно раскрывается и поясняется, такой порядок подачи материала называется антикульминационным.

Если решение проблемы дается и раскрывается в середине, то такой метод называется пирамидальным.

Если выводы делаются в конце презентации, то метод является кульминационным.

Возможный сценарий может строиться по следующей схеме:

1) ведущий представляет руководителей фирмы присутствующим, и наоборот,

присутствующих отдельных наиболее интересных лиц всем остальным,

2) показывается видеофильм длительностью 7-12 минут с сюжетами, отражающими инновационность, общественную значимость, актуальность, оригинальность, творческую / технологическую / научную / художественную новизну объекта презентации,

3) ведущий просит представителей фирмы сделать краткие сообщения (по 2-5 минут) по вопросам, потенциально интересным для присутствующих показать (желательно в действии) продукцию фирмы, – если не в реальном воплощении, то в макете, на диапозитивах / пленках с помощью проектора, другой демонстрационный материал,

4) представители компании-хозяйки отвечают на вопросы присутствующих,

5) слово предоставляется гостям для выступления с замечаниями, комментариями, пожеланиями и поздравлениями,

6) приглашенным вручаются подарки, сувениры, рекламные листки, памятки, значки,

7) коктейль / банкет / фуршет а также развлекательная, менее формальная часть, предоставляющая приглашенным возможность установления контактов с представителями компании-хозяйки и друг с другом, неформального обмена информацией. Установление таких контактов для многих участников может быть одной из основных целей посещения презентации. Это следует использовать и организаторам: пригласив интересных персон, можно рассчитывать на приход ряда других нужных компании людей. Наиболее широкие возможности для контактов обеспечивает проведение приема со шведским столом, когда участники могут свободно перемещаться и общаться друг с другом. Прием с рассадкой ограничивает контакты участника соседом справа и слева на длительный период, что препятствует широкому и свободному общению участников.

Хорошая презентация получается, когда на успех одновременно работают три элемента: содержание, оформление и стиль выступления. Каждый из них требует внимания.

Зачем вы выступаете? Отвечая на этот вопрос, следует подумать о двух вещах. Во-первых, это ваша тема. О чем вы будете говорить? Очень важно понять размах и глубину вашего выступления. Наверное, есть вещи, которых следует избегать. Это может быть, например, предложение, которое все еще обсуждается правлением, или же недавняя отставка в департаменте, разрабатывающем новую продукцию.

Второй вопрос – чего вы хотите добиться? Что вы дадите своим слушателям? Новую информацию? Пояснения, которые помогут им разобраться в ситуации? Аргументы в поддержку какого-то решения? Стимул к действиям? Развлечение? Возможно, существует целый ряд причин, делающих ваше выступление актуальным и оправданным. Чем глубже вы их продумаете, тем больше вероятность того, что вы сумеете правильно построить выступление. Это не всегда просто. Иногда приходится уточнять цели и задачи выступления несколько раз, многое приходится угадывать.

Исследования показывают, что многие люди боятся публичных выступлений. Если вы один из них или просто почему-то сейчас нервничаете, попробуйте воспользоваться методикой визуализации. Конечно, она помогает тем лучше, чем яснее вы представляете свои задачи и чем лучше подготовлены. Постарайтесь представить, как вы спокойно начинаете выступление, как по выражению лиц присутствующих вы видите, что произвели хорошее впечатление, что контакт с аудиторией установлен. Вы уверенно управляете ситуацией и готовы к любым неожиданностям. Постарайтесь увидеть себя со стороны – оптимистичного, успешного, приветливого, Войдите в этот образ, и вы почувствуете, что уже не так сильно нервничаете.

Для успешной презентации не нужны горы фактов и умных слов. Лучше ограничиться изложением двух-трех основных вопросов, которые вы досконально знаете и которые можете непринужденно обсуждать. Если же необходимо сделать длинное и сложное сообщение, выступить с лекцией или провести семинар, разбейте свое выступление на отдельные, легко воспринимаемые части, в каждой из которых необходимо сосредоточиться на двух-трех вопросах, а подробности дайте в виде дополнительных материалов.

Какую бы тему презентации вы ни избрали, в каком бы формате не проходило ваше выступление и какой бы ни была ваша аудитория, немного юмора никогда не повредит, кроме разве что сугубо официальных торжественных случаев. От вас не ждут комедийного представления, но небольшая доза юмора заставит людей расслабиться, а это очень важно.

Даже самые элегантные, непринужденные и позволяющие себе экспромты ораторы не жалеют времени на подготовку своих выступлений, планируя и репетируя их. Кажущаяся легкость выступления в большинстве случаев достигается тщательной подготовкой. Материал и способ его изложения скрупулезно выбирают и отрабатывают.

Как считает Элери Сэмпсон, в фундаменте любой успешной презентации лежат четыре "краеугольных камня". Вы должны уметь:

1. Держать себя в руках

2. Заинтересовать любую аудиторию

3. Наладить психологический контакт со слушателями

4. Вести себя спокойно и уверенно, отвечая на вопросы

Презентация – не лекция. Для нее не требуется информационная насыщенность, обязательная для академического сообщения. Презентация – это мероприятие, в ходе которого один или несколько человек делятся идеями с другими людьми. Аудиторию могут составлять как два-три человека, так и большой конференц-зал.

Презентация может происходить на собрании рабочей группы, на заседании комитета, она может понадобиться в связи в выведением товара на рынок, в ходе собраний совета директоров, на встречах с общественностью, на семинарах, при соискании вакансий, в ходе интервью средствам массовой информации, на пресс-конференциях.

Оформление презентации обычно включает в себя стенды, плакаты и т.п., связанные с деятельностью фирмы.

Наглядные материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий.

Они нравятся как и профессиональным ораторам поскольку помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.

Существуют два основных типа наглядных пособий:

1. Текстовые.

Помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании.

2. Графические. Иллюстрируют главные пункты выступления, создают образы, влияют морально и создают более глубокое и основательно впечатление от презентации. Помогают в запоминании.

Как текстовые, так и графические наглядные пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно и слушать оратора и анализировать и воспринимать сложные наглядные пособия.

Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, не более, чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с пользованием пустого пространства между ними.

Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала краткий его смысл должен быть там написан. Например, надпись под графиком: "Прибыль возросла на 15%".

Когда представляете наглядные материалы публике нужно, чтобы слушатели одновременно и слушали оратора и извлекали смысл из материалов.

Как сделать это? Вот несколько полезных советов по использованию наглядных пособий:

1. Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые материалы.

2. Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, чем им предстоит продолжить слушать речь.

3. Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.

4. Иллюстрируйте только главные пункты, а не всю презентацию.

5. Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы презентуете.

6. Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте и дополните.

7. Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, уберите материалы с глаз аудитории.

Помните, что наглядные материалы не главное, не увлекайтесь ими, они лишь дополняют ваши слова, а не наоборот.

Визуальная помощь для документов ограничена бумагой, но когда вы делаете презентацию, выбор средств для визуализации ваших идей довольно широк и, благодаря техническому прогрессу, постоянно расширяется.

Вот некоторые из них:

1. Тексты. Даже во время презентации полезно предоставить публике план вашего выступления, чтобы она следила за ходом разворачивания презентации. Тексты особенно хороши при небольшой аудитории активно участвующей в процессе. Но они могут принести и негативный эффект, т. к. вовлекают слушателей в чтение материалов, отвлекая их от вашей речи и они теряют основную идею выступления со всеми вытекающими отсюда для вас последствиями.

2. Доски. Когда вы адресуете выступление небольшой группе людей и хотите нарисовать главную мысль, то доски (для мела или маркера) являются здесь наилучшим средством. Но это в некоторых ситуациях не достаточно формально и отнимает время от вашего выступления.

3. Диаграммы. Большие листы, прикрепленные к верху доски, очень иллюстративны. Вы можете повесить несколько таких диаграмм: по одной на каждый пункт вашего выступления. Диаграммы наиболее эффективны, когда они яркие и простые. Как общее правило: не помещайте более 4-х графиков на одну диаграмму.

4. Проекторы. Наиболее удобное средство, поскольку позволяет богато иллюстрировать речь. Кроме того, вам не надо гасить свет, таким образом вы не теряете связь с аудиторией. Еще одно существенное удобство этого метода – простота в подготовке материалов: достаточно только напечатать их на обычном листе бумаги, именно поэтому проекторы получили широкое распространение.

5. Слайды. Содержанием слайдов может быть текст, диаграммы, графики, схемы, картинки, фотографии. Если вы хотите создать формальную, профессиональную атмосферу, слайды – лучший путь для этого. Кроме того, они предлагают самые широкие возможности. Из недостатков следует отметить, что на время показа слайдов вы теряете контакт с аудиторией, т. к. свет придется выключить. Перед презентацией потренируйтесь с оператором слайд-проектора и удостоверьтесь в исправности аппаратуры.

Другие средства иллюстрирования речи: аудиозаписи, короткие тематические видеофильмы, компьютерные презентации и другие результаты технического прогресса, тоже могут использоваться в презентации, но следует отметить, что они требуют специального оборудования и профессиональной подготовке материалов.

Оформление презентации обычно включает в себя стенды, плакаты и т.п., связанные с деятельностью фирмы.

Если презентация сопровождает открытие фирмы, то обычно размещают баннеры и большие воздушные шары с названием и надписью "Мы открылись!". Оформление воздушными шарами залов и фасада создаст праздничную атмосферу.

Если презентация проводится для журналистов, дилеров, партнеров, корпоративных клиентов, например, в конференц-зале, то целесообразно оформить зал баннерами и воздушными шарами в цветах фирмы, президиум – корзинами живых цветов. Организуется раздача моделями рекламно-сувенирных материалов, концерт.

Презентация в виде выставки или дней фирмы во многом похожа на предыдущую, но обычно проводится в выставочном зале. Ее особенности – продолжительность, оригинальные стенды-декорации, широкое освещение в прессе, средствах массовой информации, наружной рекламе.

Один из важных элементов культурно-досуговой программы – музыка. Ее роль в художественно-образном решении того или иного мероприятия поистине велика.

Музыка как один из видов искусства способна с большой силой и всеобъемлющей полнотой передать чувства и мысли, различные эмоциональные состояния человека.

Музыкальное оформление – включение в досуговое мероприятие музыки всех жанров и форм: вокальной, инструментальной, хоровой, фрагментов симфонических произведений, народной, духовой, эстрадной – в живом звучании и в виде музыкальных фонограмм.

Музыку в культурно-досуговых мероприятиях можно классифицировать следующим образом:

1. музыкальный пролог

2. музыкальный эпизод

3. музыкальный номер

4. музыкальный антракт

5. музыкальный финал

6. музыка по ходу действия

Музыкальный пролог – начальный раздел, фрагмент песни или пьесы, произведения, музыкальная фантазия, имеющий целью подготовить развитие основных эпизодов программные продукты, написанный в характере всего мероприятия, или контрастный ему.

По своему функциональному значению музыкальный пролог выполняет роль вступления. Основная задача пролога-вступления – собрать внимание зрителей и ввести в общую атмосферу мероприятия, в определенную эпоху, среду, подготовить к эмоциональному восприятию содержания основного раздела.

Особенность музыкального пролога-экспозиции – он представляет собой лаконичный и емкий рассказ о событиях, которые будут раскрываться в основной части мероприятия с помощью произведений музыкального искусства или сочетания музыки с другими средствами художественного воздействия (слово, хореография, кино, пантомима и т.д.) Пролог имеет четкое строение и сюжетное построение: вступление, изложение основных тем или темы, заключительная часть, которая нередко служит переходом к первой части мероприятия.

Музыкальный эпизод – относительно самостоятельный фрагмент или раздел программные продукты, содержание которого раскрывается с помощью выразительных средств музыкального языка. Специфика музыкального эпизода заключается в том, что он обладает внутренней логикой построения и должен быть обязательно закончен. Тщательно разрабатывается одна из тем или отдельный аспект главной темы.

Музыкальный эпизод представляет собой синтез готовых музыкальных произведений, принадлежащих одному или разным композиторам.

Встроенный музыкальный номер – музыкальное произведение, предназначенное для самостоятельного исполнения: песня, романс, инструментальная пьеса, хореографическая композиция, фрагменты из музыкального фильма, оперетты и т.д. Как правило, встроенный музыкальный номер бывает не связан с сюжетом.

Музыкальный антракт представляет собой миниатюрную увертюру к действию, которое будет развиваться в последующем фрагменте программы. Он не только введение, но и заключение предыдущего эпизода, т.е. выступает в качестве связующего звена между двумя эпизодами. Музыка антракта призвана держать темпо-ритм программные продукты, огранизовывать мысль и фантазию аудитории, сделать ее соучастником действия, развивающегося в музыкальных образах во время перестановок, пауз, перестроений.

Музыкальный финал – значительная часть досуговой программы. Отделен от предыдущих эпизодов, но органично с ними связан. Несет особую смысловую нагрузку, подводя итог мыслям и чувствам, которые возникли у аудитории.

Функции музыки в презентации:

1. Эмоциональная и смысловая характеристика всей презентации, отдельных ее фрагментов.

2. Создание атмосферы презентации.

3. Конструктивно-композиционная функция.

Музыка способна придать презентации композиционную стройность и завершенность.

4. Организация темпо-ритма презентации.

Темп музыки позволяет динамизировать действие – ускорить его развитие или затормозить.

Если вы хотите, чтобы ваши презентации стали более успешными, т.е. запоминающимися и результативными, соблюдайте три правила:

1. Используйте весь потенциал своего мозга.

2. Старайтесь донести свою мысль до людей с разными типами мышления.

3. Пробуждайте чувства.

В ходе презентации вы должны попытаться добиться от слушателей, чтобы они услышали, увидели, сказали и что-нибудь сделали.

Вывод: Сценарий и режиссура презентации имеют специфические особенности: сценарий должен быть мобильным и достаточно легко изменяться, режиссура требует высокого уровня профессионализма, поскольку специальные мероприятия не всегда можно отрепетировать полностью.

Библиография

1. Алешина И. Паблик Рилейшнз для менеджеров и маркетологов.- М., ГНОМ-ПРЕСС, 1997.- 256 с.

2. Антипов К.В., Баженов Ю.К. Паблик Рилейшнз для коммерсантов.- М., 2000.- 132 с.

3. Баркер А. Как улучшить мастерство общения/ Пер. с англ. Под ред. В.А. Спивака.- СПб., Издательский дом "Нева", 2003.- 224 с.

4. Гофман К.Д. Искусство презентации: Ускоренный курс/ Пер с нем. Т.В. Соломовича, М. Шметткампа.- М., Дело и сервис, 2005.- 160 с.

5. Джей Р., Джей Э. Эффективная презентация/ Пер с англ. А.С.Шагояна.- М., Баланс-Клуб, 2002.-256 с.

6. Дикинсон С. Презентация. Технология успеха/ Пер с англ. А. Логвинская.- М., Олимп-Бизнес, 2003.- 256 с.

7. Жарков А.Д. Технология Культурно-досуговой деятельности: Учеб. пособие для студентов вузов культуры и искусств.- 2-е изд., перераб. и доп.- М., Изд-во МГУК, ИПО "Профиздат", 2002.- 288 с.

8. Желязны Д. Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению/ Пер с англ. С. Трошанов.- М., Институт комплексных стратегических исследований, 2004.- 144с.

9. Завадский М. Мастерство продажи: Преодоление страхов потенциального клиента; Выявление и развитие потребностей; Использование "языка выгоды"; Проведение эффективной презентации; Распознавание "сигналов покупки".- СПб., Питер, 2004.- 236 с.

10. Кеворков В. Подготовка и участие компании в выставках и презентациях// Рекламодатель: теория и практика.- 2003.- № 9.- с. 11-18.

11. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалов В.Г. Этика деловых отношений: Учебник/ Под ред. А.Я. Кибанова.- М., ИНФРА-М, 2004.- 368 с.- (Высшее образование).

12. Киселев В. Скорость. Творчество. Бизнес: Некоторые советы практикующим режиссерам// Клуб.- 2004.- № 3.- с. 10-12.

13. Коддлер И. Успешная презентация. – М., Олма-Пресс Инвест, 2003.- 64 с.

14. Компьютерная презентация – средство информационной коммуникации/ Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова// Секретарское дело.- 2003.- № 6.- с.22-27.

15. Круглянская Л.Я., Герда И.Д. Настольная книга секретаря: Справочник: Профессиональные качества секретаря; Имидж; Служебный этикет; Подготовка и проведение переговоров, совещаний, презентаций и приемов; Работа секретаря в преемной; Делопроизводство по ГОСТу Р6.30-2003; Организация архивной службы/ Изд. 2-е, перераб., доп.- М., 2005.- 400 с.

16. Культурно-досуговая деятельность: Учебник/ Под научной ред. Академика РАЕН А.Д. Жаркова и профессора В.М. Чижикова.- М., МГУК, 1998.- 462 с.

17. Лэйхифф Дж. М., Пенроуз Дж. М. Бизнес-коммуникации. Стратегии и навыки.- СПб., Питер, 2001.- 688 с.

18. Мотивация в бизнесе: Как эффективно проводить презентации и конференции.- Ростов н/Д, Феникс, 2004.- 112 с.

19. Основы менеджмента: Учеб. Для вузов/ Д.Д. Вачугов, Т.Е, Березкина, Н.А. Кислякова и др.; Под ред. Д.Д. Вачугова.- М., Высш. Школа, 2002.- 367 с.

20. Ротондо Д., Ротондо М. Презентация бизнес-проектов. Краткое руководство для менеджера/ Пер. с англ. С. Харций, Г. Понеделко, О. Трофимова.- М., Альпина Бизнес Букс: Деловая Культура, 2005.- 232 с.

21. Рубб А.А. Тайна режиссерского замысла/ А.Д. Силин. От замысла к воплощению: Учеб. пособие, метод. Рекомендации, обмен опытом/ Международная ассоциация постановщиков и организаторов массовых театрализованных преставлений и программ.- М., 1999.- 102 с.

22. Сэмпсон Э. Бизнес-презентация. Творческие идеи для блестящего выступления/ Пер с англ. С. Харций, О. Трофимова.- М., Альпина Бизнес Букс, 2004.- 256 с.

23. Фэйлла Д. 45-секундная презентация, или Уроки на салфетках.- М., Фаир-Пресс, 2004.- 144 с.

24. Хофф Р. Я вижу Вас голыми: Как подготовиться к презентации и с блеском ее провести/ Пер. с англ. А.Д. Иорданского.- М., Независимая фирма "Класс", 1996.- 224 с.- (Библиотека психологии и психотерапии).

25. Чумиков А.Н. Связи с общественностью: теория и практика: Учеб. пособие.- 2-е изд., испр. и доп.- М., Дело, 2001.- 296 с.- (серия "Наука управления").