Внутренняя и внешняя среда организации

Внутренняя и внешняя среда организации.

Статьи по теме
Искать по теме

1. Понятие внутренних переменных

Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно в том случае, если среда допускает его осуществление.

Внутренняя среда организации – это та часть общей среды, которая находится в пределах организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда организации является источником ее жизненной системы. Она заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени. Но внутренняя среда может быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.

Внутренние переменные – ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. Но это вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством.

Изучение внутренней среды направлено на уяснение того, какими сильными и слабыми сторонами обладает организация. Сильные стороны служат базой, на которую организация опирается в конкурентной борьбе и которую она должна стремится расширить и укрепить. Слабые стороны – это предмет пристального внимания со стороны руководства, которое должно делать все возможное чтобы избавиться от них.

2. Характеристика факторов внутренней среды организации

К внутренним переменным организации относятся цели, структура, задачи, технология и люди.

Организация – группа людей с осознанными общими целями.

Цели – это конечные состояния или желаемый результат, которого стремиться добиться трудовой коллектив.

Организацию можно рассматривать, как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, что они не могли бы выполнить индивидуально. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому, что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться.

Чтобы внести истинный вклад в успех организации, цели должны обладать рядом характеристик.

1. Конкретные и измеримые. Выражая свои цели в конкретных измеримых формах, руководство создает четкую базу отчета для последующих решений и целей хода работы (снизить текучесть кадров на 15%).

2. Организация целей во времени – следует точно определить не только, что организация хочет осуществить, но и когда должны быть достигнуты результаты. Выделяют: долгосрочные (5лет и более), среднесрочные (от года до 5лет), краткосрочные (в пределах 1 года).

3. Достижимые цели. Чтобы служить повышению эффективности организации цель должна быть достижимой. Если цели недостижимы, то стремление работников к успеху будет блокировано и их мотивация ослабеет.

4. Взаимоподдерживание цели. Действия и решения необходимые для достижения одной цели не должна мешать достижению других целей.

Один простой пример: "МакДоналдс" является организацией, состоящей из 7 с лишним тысяч самостоятельных предприятий, работа которых обеспечивается поддержкой большого числа организаций, работающих " за кулисами", ведущих строительство магазинов и цехов, осуществляющих рекламу, производящих закупку продуктов, разрабатывающих новые виды продукции, осуществляющих контроль качества. Каждое заведение "МакДоналдс" имеет свои планы реализации продукции и прибыли. Каждая вспомогательная единица также имеет свои цели, такие как, например, закупка говядины по выгодным ценам. Эти цели взаимосвязаны и взаимозависимы.

Например, ресторан может реализовать свои цели, добившись запланированной прибыли, только если служба закупки добьется своих целей, обеспечив достаточное количество булочек по нужной цене, если служба маркетинга обеспечит достаточный приток покупателей, технологи найдут способ эффективного приготовления и. т.д. Основная причина, позволившая "МакДоналдсу" стать крупнейшим предприятием в своем бизнесе в мире, заключается в том, что компании удается не только достичь всех выше перечисленных целей, но и эффективно взаимоувязать их с наименьшими затратами.

Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в той форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Понятия "функциональная область" относится к работе, которую выполняет то или иное подразделение для организации в целом, например маркетинг, производство, планирование, т.д.

В любой организации присутствует горизонтальное и вертикальное разделение труда.

Задачи – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которые должны быть выполнены заранее установленным способом и в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что если задача выполнена таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно. Задачи организации традиционно делят на три категории: работа с людьми, предметами, инструментами, сырьем, информацией.

Технология имеет гораздо более широкое значение, чем традиционно считается. Под технологией понимается сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления несложных преобразований в материалах или людях.

Существует множество классификаций технологий, но наибольшей известностью пользуется две системы классификации типов технологии.

Классификация технологий по Вудворд (Джоон Вудворд – британская исследовательница управления). Изучая производственные организации она предложила их разделить на три категории:

1 Единичное мало серийное или индивидуальное производство одновременно изготавливается только одна или малая партия одинаковых изделий (мебель, одежда, автомобили и т.д.)

2 Массовое или крупно серийное производство применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи (потребительские товары)

3. Непрерывное производство используют автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах (переработка нефти, работа электростанций)

Классификация технологий по Томпсону (социолог и теоретик организаций Джеймс Томпсон технологии разделения на три категории)

1. Многозвенные технологии характеризуются серией взаимозависимых задач, которые должны выполняться последовательно (сборочные линии

2 Посреднические технологии характеризуются встречами групп людей, таких например, как клиенты или покупатели, которые являются или хотят быть взаимозависимы. Например банки – это посредническая технология, связывающая вкладчиков и тех, кто берет займы в банке (телефонные компании, служба занятости).

3. Интенсивные технологии характеризуются применением специальных приемов, навыков или услуг, для того, чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, поступающем в производство (Например, монтаж фильма).

Предложенные классификации не так уж сильно расходятся друг с другом. Так много звеньевые технологии соответствуют технологиям массового и некоторым формам непрерывного производства. Интенсивные технологии эквивалентны индивидуальным. Посреднические технологии занимают промежуточное место между технологиями массового производства и индивидуальными.

Следует отметить, что никакой тип технологии не может считаться лучшим, каждый имеет свои преимущества и соответствует выполнению определенных задач и достижению конкретных целей.

Различия в терминологии объясняются в основной областью специализации авторов. Вудворд в основном занималась технологиями промышленных предприятий. Томпсон же интересовался всеми видами организаций.

Люди являются центральным фактором в любой модели управления. Так как руководство достигает целей организации через других людей.

Понимание и успешное управление человеческой переменной очень сложны. То, как ведет себя человек в обществе и на работе, является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней среды. К индивидуальным характеристикам личности относятся: способности, предрасположенность, потребности, ожидания, восприятие, ценности и т.д. Большое влияние на поведение людей оказывают среда, которую создают руководители. Руководители должны стараться сделать эту среду способствующей достижению целей организации.

3. Взаимосвязь внутренних переменных

Любая организационная система характеризуется составом входящих в нее элементов и взаимосвязей между ними. В управленческой практике внутренние переменные никогда не рассматриваются независимо друг от друга. Взаимосвязь внутренних переменных представлена на рис.1.

Взаимосвязь внутренних переменных организации

Рисунок 1 – Взаимосвязь внутренних переменных организации

В центре внимания руководителей находятся цели организации. Они определяют выбор структуры и технологии организации, формируют задачи и основные направления деятельности человеческого потенциала организации.

Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала поступающего на входе, в форму, полученную на выходе. Но ни одна технология не может быть полезной, никакая задача не может быть выполнена и ни одна цель не может быть достигнута без сотрудничества людей. Внутренние переменные организации обычно показывают социотехническим подсистемным, потому, что имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (др. переменные). Значительные изменения любой переменной в значительной степени влияют на все остальные переменные. Совершенствования одной переменной, например такой, как технология, не обязательно может вести к повышению производительности (например, компьютеризация), если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например людях.

4. Значение внешней среды и её основные характеристики

Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Внутренняя среда организации является источником её жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который даёт возможность организации функционировать, а следовательно, существовать и выживать в определённых промежутках времени. Но внутренняя среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания её внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым возможность выживания. Но ресурсы внешней среды небезграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить её потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Задача управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое бы позволило ей поддерживать её потенциал на уровне, необходимом для достижения её целей и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.

Для того чтобы определить стратегию поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь углубленное представление как о внутренней среде организации, её потенциале и тенденциях её развития, так и о внешней среде, тенденциях её развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом и внутренняя среда и внешнее окружение изучаются управлением в первую очередь для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при определении своих целей и при их достижении.

Выделяют ряд характеристик внешней среды:

1. Взаимосвязанность факторов внешней среды – это уровень силы с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы.

2. Сложность внешней среды – это число и разнообразие факторов на которые организация обязана реагировать.

3. Подвижность среды – скорость с которой происходят изменения в окружении организации.

4. Неопределённость среды – определяется количеством информации о факторах внешней среды и достоверностью данной информации. Если информации много или есть основания сомневаться в её достоверности, среда становится неопределённой, чем когда имеется информация в необходимом объёме.

Внешние факторы – это в основном неконтролируемые силы, которые воздействуют на процессы в организации.

Внешние факторы подразделяются на две группы: прямого и косвенного воздействия (макро- и микро- среду)

Среда косвенного воздействия – это факторы которые могут не оказывать прямого воздействия на организацию, но тем не менее сказываются на её деятельности.

Среда прямого воздействия включает факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации.

5. Среда косвенного действия

К факторам косвенного воздействия относятся:

1. Экономические факторы. Их изучение позволяет руководству оценить как скажется на функционировании организации изменения состояния экономики. При рассмотрении экономических факторов необходимо обращать внимание на такие показатели как общий уровень экономического развития, добываемые ресурсы, тип и уровень развитости конкурентных отношений, структура населения, уровень образованности рабочей силы и величина заработной платы.

2. Правовые факторы. Анализ правового регулирования, предполагающий изучение законов и других нормативных актов, устанавливающих правовые нормы и рамки отношений, даёт организации возможность определить для себя допустимые границы действий во взаимоотношениях с другими субъектами права и приемлемые методы отстаивания своих интересов. Изучение правового регулирования не должно сводиться к изучению содержания правовых актов. Важно обращать внимание на такие аспекты правовой среды, как действие правовой системы, сложившиеся традиции в этой области и процессуальная сторона практической реализации законодательства.

3. Политические факторы. Политическая составляющая макроокружения должна изучаться в первую очередь для того, чтобы иметь ясное представление о намерениях органов государственной власти в отношении развития общества и о средствах, с помощью которых государство намерено проводить в жизнь свою политику. Изучение политических факторов должно концентрироваться на выяснении того, какие программы пытаются провести в жизнь различные политические структуры, какое отношение у правительства существует по отношению к различным отраслям экономики и регионам страны, какие изменения в законодательстве и правовом регулировании возможны в результате принятия новых законов и новых норм, регулирующих экономические процессы.

При этом важно уяснить такие базовые характеристики политической подсистемы, как то, какая политическая идеология определяет политику правительства, насколько стабильно правительство, насколько оно в состоянии проводить свою политику, какова степень общественного недовольства и насколько сильны оппозиционные политические структуры, чтобы используя это недовольство, захватить власть.

4. Социально – культурные факторы. Изучение социальных факторов макроокружения направлено на то, чтобы уяснить влияние на бизнес таких социальных явлений и процессов, как отношение людей у работе и качеству жизни, как существующие в обществе обычаи и верования, как разделяемые людьми ценности, как демографические структуры общества, рост населения, уровень образования, мобильность людей к перемене места жительства и т.п. Значение социально – культурных факторов очень важно, т.к. они являются всепроникающими и влияющими как на другие факторы макроокружения так и внутреннюю среду организации. Социальные же процессы изменяются относительно медленно. Однако, если происходят определенные социальные изменения, то они приводят ко многим очень существенным изменениям в окружении организации. Поэтому организация должна серьёзно отслеживать возможные социальные изменения.

5. Технологические факторы. Их анализ позволяет своевременно увидеть те возможности, какие открывает развитие науки и техники для производства новой продукции, для усовершенствования производимой продукции и для модернизации технологии изготовления и сбыта продукции. Процесс науки и техники несёт в себе огромные возможности и не менее огромные угрозы для фирм. Многие организации не в состоянии увидеть открывающиеся новые перспективы, т.к. технические возможности для осуществления коренных изменений преимущественно создаются за пределами отрасли, в которой они функционируют. Опоздав с модернизацией, они теряют свою долю рынка, что может привести к крайне негативным последствиям для них.

Отслеживание процесса развития технологий важно не только с той точки зрения, что организация должна суметь вовремя начать использовать новые технологические достижения, но также и с той точки зрения, что организация должна предвидеть и спрогнозировать также и момент отказа от технологии. То есть процесс изучения технологических факторов макроокружения должен способствовать выбору таких решений, которые позволяют не опоздать с началом технологического обновления и не задержаться слишком долго с использованием когда – то новой технологии и с производством когда – то нового передового продукта.

6. Среда прямого действия

Микросреда или среда прямого воздействия (непосредственное окружение) включает факторы которые непосредственно влияют на операции организации. К этой группе факторов относятся:

- поставщики трудовых ресурсов, материалов, капитала;

- потребители;

- конкуренты;

- профсоюзы;

- акционеры и т.д.

Рассмотрим влияние основных из этих факторов более подробно.

1. Поставщики. В некоторых случаях все организации определённого региона ведут дела с одним или практически одним поставщиком. Поэтому все они попадают в равную зависимость от действий поставщика. Хороший пример – обеспечение энергией. Все организации получают энергию по ценам, установленным государством, и редко могут найти альтернативного поставщика. Такие изменения, как повышение цен поставщиком, подействуют на организацию в той мере в какой она расходует энергию.

а) Поставщики материалов. Некоторые организации зависят от непрерываемого притока материалов. Например, машиностроительные фирмы, магазины розничной торговли. Невозможность обеспечить поставки в нужных объёмах может создать большие трудности для таких организаций.

б) Поставщики капитала. Для роста и процветания фирм нужны не только поставщики материалов, но и капитала. Таких потенциальных инвесторов несколько: банки, программы федеральных учреждений по предоставлению займов, акционеры и частные лица, акцептующие векселя компаний или покупающие их облигации. Как правило, чем лучше дела у компании, тем выше и возможности договориться с поставщиками на благоприятных условиях.

в) Поставщики трудовых ресурсов. Адекватное обеспечение рабочей силой нужных специальностей и квалификаций необходимо для реализации задач, связанных с достижением поставленных целей. Развитие ряда отраслей в настоящее время сдерживается нехваткой нужных специалистов.

Потребители. Потребители, решая какие товары и услуги для них желательны и по какой цене, определяют для организации почти все, относящееся к результатам её деятельности. Тем – самым необходимость удовлетворения потребностей покупателей влияет на взаимодействия организации с поставщиками материалов и трудовых ресурсов.

Конкуренты. Это внешний фактор, влияние которого невозможно оспаривать. Во многих случаях не потребители, а конкуренты определяют какого рода результаты деятельности можно реализовать и какую цену можно запросить.

Литература

1. Балашов А.П. Теория организации. – М.: Инфра-М, 2015.

2. Веснин В.Р. Теория организации. – М.: Проспект, 2013.

3. Жигун Л.А. Теория организации.– М.: Инфра-М, 2014.

4. Шеметов П.В., Петухова С.В. Теория организации. – М.: Омега-Л, 2011.