Ведомственные и негосударственные архивы.
Ведомственные и негосударственные архивы
- Делопроизводство на предприятии
- Внутренее делопроизводство
- Разработка нормативно-методической базы архивного хранения
- Методы управления документооборотом
- Работа секретаря с документами содержащими конфиденциальную информацию
- Делопроизводство в XXI веке
- Современные технологии организации ДОУ на предприятии
Виды ведомственных архивов
кроме государственных архивных учреждений, в каждой организации должен существовать свой архив. Ведомственные архивы выполняют сходные с госархивами функции, работают в соответствии с правилами, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации.
В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.
В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.
Как было сказано выше, ведомственный архив – понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия. В структуре учреждения может и не быть специального подразделения – архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив, из числа штатных работников.
В положение об архиве включаются следующие разделы:
-основные положения;
- состав документов архива;
-задачи и функции архива; права архива;
-организация работы архива.
При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.
Положение об архиве, являющемся юридическим лицом, структурным подразделением или частью службы ДОУ, согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации и утверждается руководителем организации.
В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:
центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;
центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников. Центральный отраслевой архив хранит документы организаций отрасли всех уровней подчиненности независимо от их территориального местонахождения. Центральный архив министерства, ведомства хранит, как правило, документы центрального аппарата министерства и организаций непосредственного подчинения.
Объединенный архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности, например, лечебные и хозяйственные организации горздрава.
Объединенные ведомственные архивы создаются в целях обеспечения сохранности документов небольших учреждений, рациональной их организации, обеспечивающей оперативное использование документов. При этом решаются проблемы обеспечения архивов помещениями, учета и охраны документов, обеспечения архивов квалифицированными кадрами, концентрации и хранения документов по личному составу ликвидированных учреждений и предприятий. Централизация справочной работы по документам мелких учреждений улучшает ее качество. Архив учреждения, организации, предприятия (самый массовый тип ведомственного архива) хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций. В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:
архив управленческой документации;
научно-технический архив;
аудиовизуальный архив;
архив документации на электронных носителях.
Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.
Для всех разновидностей архивов в состав хранящихся документов входят:
а) законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, общественных организаций учреждения, а также подчиненных ему учреждений и предприятий, если создание архивов при них практически нецелесообразно;
б) фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников;
в) личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях. Кроме того, в архиве хранятся страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий, а также не входящие в состав АФ копии документов других учреждений, печатные издания, дополняющие документальный фонд организации, и другие необходимые для работы издания, научно-справочный аппарат к документам архива.
Основными нормативными документами, регламентирующими работу ведомственных архивов, являются "Основные правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Главные задачи и функции ведомственного архива
Основные правила работы архивов организаций определяют основные задачи архива организации:
- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
- учет и обеспечение сохранности документов;
- создание научно-справочного аппарата к документам архива;
- использование хранящихся в архиве документов;
- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России Основные правила работы архивов организаций.
В соответствии с главными задачами определены основные функции архивов, расширение которых зависит от категории учреждения – источника комплектования и профиля архива. Перечислим кратко основные функции архива.
Функция комплектования архива.
1. Прием документов из структурных подразделений и фондов личного происхождения. Для архивов, комплектующихся документами нескольких учреждений, обязательно составление и постоянное уточнение списков таких учреждений. Список организаций – источников комплектования рассматривается ЭК учреждения и согласовывается с ЭПК соответствующего архивного учреждения, а затем утверждается руководителем организации.
2. Ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор дел и оформление документов на дела, подлежащие дальнейшему хранению (со сроками "постоянно" и выше десяти лет), уничтожению. Участие в работе ЭК учреждения, где заведующий архивом чаще всего исполняет обязанности секретаря. Оказание методической помощи в проведении экспертизы структурным подразделениям.
Функция обеспечения сохранности документов.
1. Создание условий, обеспечивающих сохранность документов, путем проведения широкого комплекса работ по охране и оборудованию хранилищ, улучшению температурно-влажностного режима хранения, нормальных санитарно-гигиенических условий.
2. Организация учета документов в соответствии с установленными правилами, постоянное внесение текущих изменений в учетные документы, отражающие количественный состав фондов архива. Представление государственной архивной службе сведений о документах архива по установленной форме. Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища. Периодические проверки наличия и состояния дел.
3. Создание страхового фонда копий на наиболее ценные документы, категории которых определяются Росархивом или соответствующим архивным учреждением. Учет этих документов и их страхового фонда.
4. Проведение при необходимости работ по улучшению физико-химического состояния документов (дезинфекция и реставрация документов).
5. Топографирование документов архива, обеспечивающее их быстрый поиск в хранилище.
Функция подготовки документов к передаче на государственное хранение.
1. Кроме отбора наиболее ценных документов, проводящегося в ходе экспертизы ценности, архив составляет и представляет (после одобрения ЭК организации) на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.
2. Подготовка к передаче и передача на государственное хранение документов с истекшими предельными сроками ведомственного хранения.
3. Составление научно-справочного аппарата к документам, передаваемым на государственное хранение с учетом его соответствия научно-справочному аппарату, к документам, переданным в госархив. Составление первичной исторической справки по истории фондообразования и дополнения к ней в соответствии с происшедшими в истории учреждения изменениями за период после последней передачи документов в госархив.
4. В архивах, хранящих документы нескольких учреждений, проводится фондирование принятых в архив дел и документов.
Функция использования документов.
Основная цель использования документов архива организации – дальнейшее развитие отрасли или отдельной организации, изучение опыта прошлого. С учетом этого архив проводит:
1) информирование руководителей и работников организации о составе и содержании документов, выявление документов по заданию руководства;
2) исполнение запросов учреждений и заявлений граждан социально-правового характера, выдачу копий документов и архивных справок, а также документов во временное пользование заинтересованным учреждениям и исследователям, работающим в читальном зале;
3) организацию учета использования документов архива.
Функции контроля и оказания помощи делопроизводственным службам организации документов в делопроизводстве.
1. Архив организации является основным каналом связи между госархивом и учреждением – источником комплектования госархива. Через ведомственный архив сотрудники госархива осуществляют контроль над организацией и состоянием документов в делопроизводстве и оказывают методическую помощь.
2. Заведующий архивом как член ЭК проверяет качество экспертизы ценности документов и оформления ее результатов в конкретных структурных подразделениях и подведомственных учреждениях.
3. Заведующий архивом участвует в разработке сводной номенклатуры дел учреждения, инструкций по делопроизводству, ведомственного перечня документов со сроками хранения, проектов типовых и примерных номенклатур дел структурных подразделений и подведомственных организаций, а также других методических пособий; участвует в подготовке предложений по изменению сроков хранения отдельных категорий документов или по установлению сроков хранения документов, не предусмотренных типовыми и ведомственными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел.
4. Заведующий архивом или другие сотрудники участвуют в организации и проведении занятий по повышению квалификации работников делопроизводственной службы учреждения и подведомственных организаций, а также лиц, ответственных за архивы в подведомственных организациях.
5. Архив контролирует качество составления номенклатур в структурных подразделениях. Это важный этап работы по организации документов в делопроизводстве и экспертизе их ценности, так как на основе номенклатуры будут формироваться дела, и проставляться на обложках сроки хранения.
6. Архив систематически проверяет формирование и оформление дел в соответствии с номенклатурой: порядок хранения дел и их сохранность в структурных подразделениях. В процессе проверки сотрудник архива инструктирует работника делопроизводства по всем вопросам работы с документами и оказывает ему необходимую помощь.
Проверки структурных подразделений такие проверки проводятся не реже одного раза в год.
Функции контроля и методической помощи архивам подведомственных организаций.
Архив вышестоящего органа системы осуществляет контроль и оказывает методическую помощь архивам подведомственных организаций. Плановые проверки проводятся не реже одного раза в пять лет.
1. Проверяются пригодность помещения для хранения документов и физическое состояние документов, систематичность поступления дел из структурных подразделений и их учет в архиве, наличие и качество описей дел, порядок их хранения, состояние документов по личному составу и имеющийся к ним справочный аппарат и т.п.
2. Совместно с работниками делопроизводственной службы ведущей организации проверяются правильность составления номенклатуры и формирования дел в структурных подразделениях, порядок хранения документов в делопроизводстве, правильность составления завершительных надписей в делах, законченных делопроизводством, и итоговой записи в номенклатуре за минувшие годы.
3. Особое внимание уделяется организации экспертизы ценности документов, оформлению и утверждению ее результатов.
4. Работники архива участвуют в разработке методических пособий для учреждений системы.
5. Архив вышестоящего учреждения обобщает опыт работы архивов подведомственных организаций.
Права и ответственность ведомственного архива
Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:
- требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
- контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях – источниках комплектования архива;
- запрашивать от структурных подразделений и организаций – источников комплектования – необходимые для работы архива сведения;
- участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.
Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:
- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
- утрату и несанкционированное уничтожение документов;
- необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;
- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.
Нормативно-правовая основа работы ведомственных архивов
Сегодня правовой основой создания архивов организации является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", где говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
"Основные правила работы архивов организаций" являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
Для организации работы архива необходимо принять положение об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы:
1) основные положения;
2) состав документов архива;
3) задачи и функции архива;
4) права архива;
5) организация работы архива.
При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.
В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно – методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК учреждения.
Современное состояние и перспективы развития ведомственных архивов
За время существования России как самостоятельного государства произошло несколько полных реорганизаций структуры федеральных органов, что естественно сказалось на сохранности документов и деятельности архивов организаций.
История создания ведомственных архивов показывает, что появление их связано с объективными потребностями общества в сохранении использовании архивных документов до поступления на вечное хранение.
Ведомственные архивы оформились в три вида: текущие архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.
Все три названных типа архивов в той или иной степени в настоящее время испытывают воздействие нескольких факторов.
Первый фактор – это законодательное регулирование их деятельности. Применительно к решению задач управления, главным последствием воздействия этого фактора стало обособление архивных служб отдельных государственных структур (Президента Российской Федерации, силовых ведомств, МИД, Госфильмофонда и др.) в системе организации ведомственных архивов.
Второй фактор – это организационная перестройка экономической, политической, социальной и интеллектуальной сфер жизнедеятельности российского общества. Он способствовал бурному росту различных видов негосударственных архивов, ограничению полномочий государственной и ведомственных архивных служб в отношении контроля над негосударственными архивами, породил известные трудности в решении вопросов, связанных с судьбами архивных документов негосударственного происхождения.
Третий фактор – изменение ценностных ориентиров жизнедеятельности общества, подчас противоречивое, что особенно характерно для переходных периодов, – привел отчасти к снижению общественного статуса ведомственных архивов и одновременно способствовал повышению престижа отдельных подвидов негосударственных архивов.
Четвертый фактор – концептуальная неготовность архивистов к пересмотру сложившихся, имевших давние традиции профессиональных представлений в новых политических и социально-экономических условиях.
Нынешняя ситуация предельно обострила накапливаемые годами проблемы ведомственного хранения и создала новые: нехватка площадей, перегруженность архивохранилищ, сокращение количества штатных работников.
За последние годы во многих министерствах и ведомствах утрачена подведомственная сеть. В прежнем виде "отраслевой" подход к работе с документами невозможен. Но, тем не менее, многие федеральные органы осуществляют общеотраслевую координацию деятельности подведомственных учреждений: разрабатывают перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел, осуществляют проверки обеспечения сохранности документов.
В последнее годы активизировалась деятельность организаций по созданию архивов, упорядочению документов, передаче их на постоянное хранение. Возникают новые формы хранения архивных документов: депозитарное хранение – хранение документов органами власти и организациями, в течение сроков установленных на основании договора с архивными учреждениями.
Негосударственные архивы
К категории частных (негосударственных) архивов относятся:
- архивы физических лиц;
- архивы предприятий, учреждений и организаций, находящиеся в частной собственности физических лиц;
- архивы общественных объединений, политических партии, религиозных объединений и организаций, действующих на территории государства.
-общественные исторические архивы.
Частные архивы.
Частные архивы сложились в дореволюционный период. Их можно разделить на частновладельческие фонды (хранили материалы имений, контор по управлению имениями, издательств) и на личные архивные фонды (состояли из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности одного лица).
В России ХУI – ХУII вв. значительное количество частновладельческих архивов: вотчинные, поместные, купеческие, архивы посадских людей и крестьян.
Многие руководители ведомств и учреждений наиболее важные дела хранили в личных архивах. Поэтому правительство принимало некоторые меры против переброски материалов из архивов правительственных учреждений в личные, для проверки личных архивов создавались комиссии. Но все эти меры носили эпизодический характер, а члены комиссии присваивали себе более ценные документы.
В настоящее время каждое физическое и юридическое лицо вправе создавать архивы для хранения документов, созданных в процессе их деятельности. Но каждое юридическое и физическое лицо несет ответственность за состояние и обеспечение сохранности ценного документа. Именно поэтому наше государство осуществляет попечение над негосударственными архивами.
Если же руководитель частного архива не выполняет свои обязанности по правильному хранению и использованию особо ценных документов, то такие документы могут быть изъяты по решению суда.
Архивы политических партий и других общественных организаций.
В СССР коммунистическая партия и советское правительство уделяли пристальное внимание развитию и совершенствованию архивного дела. В своей деятельности они руководствовались указанием В.И. Ленина о том, что нельзя отбрасывать ценные достижение прошлого, а напротив, необходимо усвоить и переработать все ценное. Важнейшим историческим источником конца ХIХ – начала ХХ вв. считались документы КПСС.
Хранить документы партии было необходимо. Постановления, решения, резолюции и другие материалы партийных форумов, заседаний, совещаний партий и многое другое – вот, что хранилось в архивах партийных организаций.
В целях сохранения своих документов ряд партийных организаций нелегально передавали свои прокламации в библиотеки и за границу; здесь помещались документы съездов, конференций совещаний, заседаний, рукописи статей и т.д.
В материалах партийных архивов, наряду с важными различными вопросами получили освещение внутрипартийная борьба большевиков против меньшевиков.
Современные архивы политических партий хранят:
- документы по личному составу,
- служебные издания,
- другую документацию, касающуюся деятельности партии
Архивные документы общественных организаций (профсоюзных и др.), существующих при учреждениях с момента регистрации в соответствии с законодательством РФ, представляют собой самостоятельные архивные фонды.
Общественно-исторические архивы.
Центр Документации "Народный Архив" – независимая общественная организация, которая была образована в Москве в 1988 году по инициативе группы преподавателей и студентов Московского Государственного Историко-Архивного института для принятия на хранение материалов о жизни рядовых граждан СССР. Финансовую поддержку этому проекту оказал Советско-Американский фонд "Культурная инициатива" (Фонд Сороса).
Инициативной группой, возглавляемой профессором МГИАИ Б.С. Елизаровым, была разработана концепция сбора сохранения и научного использования массива документов по истории семьи, быта, социальной психологии, неформальных организаций.
Архив включает:
отдел личных фондов, собирающий личные и семейные архивы (сотрудниками отдела собрано около 200 фондов и коллекций);
отдел неформальных организаций, собирающий с 1989 г. документы по политической истории СССР. Его основой стали архивы редакций независимых изданий, политических, культурных, экологических и религиозных обществ и движений, личные фонды участников диссидентского движения в СССР. В настоящее время собрано около 150 фондов и коллекций, значительная библиотека неформальной периодики, информационные картотеки;
отдел устных мемуаров и свидетельств, создание, которого было продиктовано желанием сохранить живые голоса эпохи. В отделе собраны десятки воспоминаний участников исторических событий, деятелей культуры, науки и искусства. В то же время, в нём содержатся, например, и материалы опросов бомжей, алкоголиков, проституток, проведенных журналистами.
отдел массовых источников, объектом сбора и исследования которого стали ранее уничтожавшиеся письма граждан в редакции периодических изданий, представляющие социологическую и историческую ценность.
Организации сначала выделили помещение на Никольской улице. Затем в начале 2000-х годов городские власти предоставили уникальному архиву две трехкомнатные квартиры в жилом доме в Костомаровском переулке. В 2006 году архив был перевезен в помещение Российского государственного архива новейшей истории.
Литература
8. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: учебник для среднего проф. образования (под ред. Козлова В.П.). Изд. 5-е, доп. – М.: Академия, 2007. – 272 с.
10. Козлов В.П. Перспективы развития нормативной базы делопроизводства и архивного дела в РФ.// Справочник секретаря и офис-менеджера. Апрель, 2006.
11. Павлова У.В. Организация работы, обеспечение сохранности и использование документов в ведомственных архивах // "Делопроизводство" – 2009. – № 1. – с.106-111.
13. Рамазашвили Г.Р. Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации: проблема доступа к документам.// "Отечественные архивы", №2, 2004
14. Банасюкевич В.Д. Основные правила работы архивов организаций. //"Делопроизводство", №4, 2002.