Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками предприятия

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками предприятия.

Статьи по теме
Искать по теме

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками. Инвентаризация расчетов

Предприятия и организации систематически ведут расчеты с поставщиками и подрядчиками.

Расчеты – это денежные взаимоотношения, возникающие между организациями по товарным и нетоварным операциям.[13,c.190-191] К товарным операциям относят куплю-продажу сырья, материалов, услуг, готовой продукции и тому подобное. Нетоварные расчеты связаны с расчетами с научно-исследовательскими и учебными организациями и заведениями, с жилищно-коммунальными организациями по квартплате, с клиентурой по претензиям.

Расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляют на основании заключенных договоров за:

- полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, пара, воды и тому подобное, а также по доставке или переработке материальных ценностей, расчетные документы по которым акцептованы и подлежат оплате через банк;

- товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (так называемые неотфактурованные поставки);

- излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке;

- полученные услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам и переборам тарифа (фрахта), а также за все виды услуг связи и другие.

Все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги, отражаются на балансовом счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" независимо от времени оплаты. Нетоварные операции учитывают на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

По кредиту отражают стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции со счетами учета этих ценностей или счетов учета соответствующих затрат. За услуги по доставке материальных ценностей, а также по переработке материалов на стороне записи по кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" производятся в корреспонденции со счетами учета производственных запасов, товаров, затрат на производство и так далее.

При получении от поставщика материальных ценностей делаются бухгалтерские записи[38,c.220]:

Дебет 08 "Вложения во внеоборотные активы" (10 "Материалы", 41 "Товары")

Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

При принятии выполненной работы (оказанной услуги) задолженность перед подрядчиком отражается бухгалтерскими записями:

Дебет 20 "Основное производство" (25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу")

Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

На основании полученного от поставщика (подрядчика) счета-фактуры, в котором выделена сумма налога на добавленную стоимость, делаются бухгалтерские записи:

Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"

Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Списание потерь в пределах норм отражают бухгалтерской записью:

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Принятие к учету расчетных документов на оплату работ (услуг), относящихся к будущим расчетным периодам, отражается бухгалтерской записью:

Дебет 97 "Расходы будущих периодов"

Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Нередко в организацию поступает имущество без расчетных документов поставщика. Продавец, как известно, обязан одновременно с поставкой вещи передать покупателю относящиеся к ней документы. О необходимости передачи ее технического паспорта, сертификата качества, инструкции по эксплуатации и т.п. законодатель указал непосредственно в статье 456 ГК РФ. Расчетные документы, в которых указывается количество и цена вещей, участвующих в сделке, как документы, предусмотренные иными правовыми актами, также должны быть переданы покупателю. Но, к сожалению, поставщики не всегда выполняют свои обязанности. И в организацию поступают материальные ценности без оформленных надлежащим образом расчетных документов (счетов, платежных требований, платежных требований-поручений или других документов, необходимых для расчетов с поставщиками). Такие поставки в бухгалтерском учете признаются неотфактурованными (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина России от 28.12.01 N 119н).

В хозяйственной деятельности организаций неотфактурованные поставки чаще всего встречаются при поступлении сырья, материалов, товаров.

Для правильного отражения в учете ТМЦ, поступивших без товаросопроводительных документов, бухгалтер должен выяснить, перешло ли к организации право собственности именно на данные ценности.

Если есть уверенность в том, что мы имеем дело с собственными ТМЦ, то их рассматривают как неотфактурованные поставки и отражают на счетах учета материально-производственных запасов в зависимости от вида поступивших ценностей как товары, сырье и материалы, запчасти, тару и т.п.

Если же такой уверенности нет, необходимо вспомнить требования Закона о бухгалтерском учете: "Имущество, являющееся собственностью организации, учитывается обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося у данной организации" (п. 2 ст. 8). В этом случае поступившие ценности принимаются на забалансовый учет по счету 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение" вплоть до выяснения причин поступления ТМЦ в организацию и возврата их поставщику либо получения на них права собственности.

На забалансовый учет ТМЦ принимаются в оценке по стоимости, по которой организация обычно учитывает такое имущество (например, по стоимости предыдущих поставок), включая НДС. Важно, чтобы данные забалансового учета позволяли оценить общую стоимость чужого имущества, которую организация в случае его утраты может взыскать с материально ответственных лиц, но которую она одновременно будет обязана возместить собственнику.

Для подтверждения наличия права собственности на товар организация, как правило, должна иметь договор с поставщиком. Если договора нет, доказать факт перехода права собственности самостоятельно бухгалтер не сможет, ему потребуется заключение от юридической службы, на основании которого и будет приниматься решение о порядке учета поступивших ТМЦ: как собственных или как поступивших на хранение.

В общепринятом порядке (т.е. по умолчанию) в договоре купли-продажи, а также в договоре поставки, являющемся его разновидностью (ст. 506 Гражданского кодекса РФ), право собственности на товар переходит от продавца к покупателю при отгрузке товара (ст. 458-459 ГК РФ). И только если иное указано в договоре, право собственности переходит позднее - после оплаты товара или наступления других обстоятельств: доставки товара в определенное место, проверки товара уполномоченным лицом и пр. (ст. 491 ГК РФ).

Таким образом, принять на баланс можно ТМЦ, по которым:

- право собственности перешло в момент их отгрузки;

- право собственности переходит после их оплаты (если была перечислена предоплата или после оплаты товаров, ранее принятых на хранение; в последнем случае они списываются с кредита счета 002);

- соблюдены иные предусмотренные договором условия перехода права собственности.

Несмотря на созвучность терминов неотфактурованными являются ТМЦ, поступившие в организацию именно без товаросопроводительных документов. Наличие счета-фактуры в данном случае не является определяющим, т.е. он может как иметь место, так и отсутствовать.

Неотфактурованные поставки принимаются на склад с оформлением акта о приемке материалов, который составляется не менее чем в двух экземплярах. Оприходование неотфактурованных поставок производится на основании первого экземпляра указанного акта. Второй экземпляр направляется поставщику (п. 37 Указаний по учету МПЗ).

Для оформления приема и оприходования фактически полученных ТМЦ, поступивших без товаросопроводительных документов поставщика (т.е. для оформления любого поступления в организацию по фактическому наличию), могут оформляться:

- акт о приемке материалов (форма N М-7, утверждена Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а);

- акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма N ТОРГ-4, утверждена Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132)[33,c.25-26].

Форма N М-7 составляется в двух экземплярах членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр - в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Форма N ТОРГ-4 также составляется в двух экземплярах членами комиссии при участии материально ответственного лица, причем первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица. Однако для случая неотфактурованных поставок необходимо составлять этот акт в трех экземплярах и третий экземпляр направлять поставщику ТМЦ.

Организация должна принять меры по максимально быстрому получению от поставщика товаросопроводительных документов.

Согласно п. 3 ст. 14 Закона о бухгалтерском учете наименьшим периодом, за который формируется бухгалтерская отчетность, является месяц. Поэтому, если документы будут получены в том же месяце либо в следующем месяце до закрытия бухгалтерских регистров и формирования отчетности, ТМЦ могут быть учтены в обычном для данной организации порядке (п. 38 Указаний по учету МПЗ). Если же документы до завершения месяца не поступили, ТМЦ учитываются с определенными особенностями (п. 39-41 Указаний по учету МПЗ).

Запасы приходуются и учитываются в аналитическом и синтетическом бухгалтерском учете по принятым в организации учетным ценам. Когда организация использует в качестве учетных цен фактическую себестоимость материалов, данные материальные запасы приходуются по цене, указанной в договоре, а при ее отсутствии - по рыночным ценам:

Д 10 "Материалы", 41 "Товары" - К 60 - оприходованы неотфактурованные ТМЦ (основание - акт о приемке);

Д 19 - К 60 - отражен "входной" НДС (основание - счет-фактура или бухгалтерская справка-расчет).

При инвентаризации данные по счету 60 подвергаются проверке на основании имеющихся документов. При этом особому контролю подлежат данные по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам (см. п. 3.45 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49).

Таким образом, даже если прослеживается четкая связь между осуществленной ранее предоплатой и поступившими ТМЦ, не рекомендуется закрывать перечисленный аванс на счет задолженности за поставленное имущество ("сворачивать" остаток по счету 60) вплоть до получения необходимых товаросопроводительных документов. Иначе возможна утрата контроля самого факта "неотфактурованности" поставки, поскольку только на счете 60 эти расчеты числятся в аналитическом учете как "неотфактурованные". Если расчеты по данной поставке будут сальдированы, то при инвентаризации расчетов у бухгалтера не будет информации о том, что операции по поставке еще не завершены: от поставщика не получены необходимые документы.

После получения документов учетная цена корректируется с учетом поступивших расчетных документов, одновременно уточняются расчеты с поставщиком.

Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

При проверке расчетов с поставщиками и подрядчиками проверке подвергается счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", а также счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", если по данному счету имеется задолженность поставщикам и подрядчикам.

Инвентаризация расчетов проводится в соответствии с Приказом Минфина Российской Федерации от 29.07.1998г. №34н (ред. от 26.03.2007) "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации", и утвержденными Приказом Минфина Российской Федерации от 13.06.1995г. №49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".

Основными целями инвентаризации в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, являются[44,c.230]:

- выявление фактического наличия имущества и обязательств;

- сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

- проверка полноты отражения в учете обязательств.

Сроки проведения инвентаризации определяются руководителем предприятия, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами должны проводиться не менее двух раз в год.

Для проведения инвентаризации приказом (распоряжением) руководителя предприятия назначается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, срок начала и окончания работы. Инвентаризационная комиссия назначается в составе: руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии); главного бухгалтера; начальников структурных подразделений и других специалистов.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации может служить основанием для признания ее результатов недействительными.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить:

- правильность расчетов;

- правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности;

- правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Для отражения результатов инвентаризации расчетов применяется Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма ИНВ-17), который составляется не менее чем в двух экземплярах.

Раскрытие информации и ошибки по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками в бухгалтерской отчетности

Типичные ошибки и нарушения при отражении в учете операций по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками

Информация о дебиторах и кредиторах в бухгалтерской отчетности организации раскрывается довольно подробно. Она приводится в бухгалтерском балансе, в расшифровке к отчету о прибылях и убытках, в приложении к бухгалтерскому балансу[57,c.200]. Информация о расчетах с поставщиками и подрядчиками, отражаемая в формах бухгалтерской отчетности, представлена в таблице 2.

Таблица 2

Бухгалтерская отчетность, проверяемая аудитором при проверке расчетов с поставщиками и подрядчиками

Бухгалтерский баланс (форма №1)

234 Авансы выданные. В графах 3 и 4 указывается сальдо субсчетов счета 60, где отражен размер авансов, выданных на срок более 12 месяцев (дебиторская задолженность)

245 Авансы, выданные. В графах 3 и 4 указывается сальдо субсчетов счета 60, где отражен размер авансов, выданных на срок менее 12 месяцев (дебиторская задолженность)

621 Задолженность поставщикам и подрядчикам. В графах 3 и 4 указывается сумма, рассчитанная таким образом: к кредитовому сальдо (сумма задолженности) субсчетов счета 60, на которых отражена задолженность поставщикам и подрядчикам, прибавить кредитовое сальдо (сумма задолженности) субсчетов счета 76, на которых отражена задолженность поставщикам и подрядчикам (расчеты по претензиям)

622 Векселя к уплате. В графах 3 и 4 указывается сумма, рассчитанная таким образом: к кредитовому сальдо (сумма задолженности) субсчетов счета 60, на которых указана стоимость выданных векселей, прибавить кредитовое сальдо (сумма задолженности) субсчетов счета 76, где также показана стоимость этих векселей

Отчет о прибылях и убытках (форма №2)

Расшиф-ровка отдельных прибылей и убытков

260 Списание дебиторской и кредиторской задолженностей, по которым истек срок исковой давности Указываются суммы списанной в отчетном периоде дебиторской (графы 4 и 6) и кредиторской (графы 3 и 5) задолженностей, по которым истек срок исковой давности

Приложение к бухгалтерскому балансу (форма 5)

Раздел 6 "Дебиторская и кредиторская задолженность" Дебиторская задолженность: краткосрочная, в том числе авансы выданные В графах 3 и 4 указывается сальдо субсчетов счета 60, где отражен размер авансов, выданных на срок более 12 месяцев

Дебиторская задолженность: долгосрочная, в том числе авансы выданные В графах 3 и 4 указывается сальдо субсчетов счета 60, где отражен размер авансов, выданных на срок менее 12 месяцев

Кредиторская задолженность: расчеты с поставщиками и подрядчиками В графах 3 и 4 указывается сумма, рассчитанная таким образом: к кредитовому сальдо (сумма задолженности) субсчетов счета 60, на которых отражена задолженность поставщикам и подрядчикам, прибавить кредитовое сальдо (сумма задолженности) субсчетов счета 76, на которых отражена задолженность поставщикам и подрядчикам (расчеты по претензиям)

Возможные ошибки и нарушения, свойственные учету расчетов с поставщиками и подрядчиками можно сгруппировать следующим образом:

1 – в части организации первичного учета;

2 – в части организации бухгалтерского и налогового учета[62,c.178].

В части организации первичного учета выделяют:

- арифметические ошибки при фиксировании оперативного факта (при измерении количества, веса, размеров);

- несвоевременная регистрация оперативного факта на носителе информации;

- регистрация хозяйственных операций в документах неунифицированной формы (в случае если для данной операции унифицированный документ предусмотрен);

- отсутствие необходимых реквизитов, придающих документу юридическую силу;

- нарушения, допущенные при оформлении первичного документа (заполнение документов средствами, не допускающими их долговременное хранение, нарушения при внесении исправлений в первичный документ);

- отсутствие графиков документооборота;

- ошибки при регистрации документа (количественные либо качественные расхождения при переносе данных из документа в учетные регистры);

- несвоевременная регистрация документа в учетном регистре (либо отсутствие данных в учетном регистре по отдельным первичным документам);

- нарушения сроков хранения документации в архиве;

- уничтожение первичных документов без акта о выделении документов к уничтожению;

- нарушения при оформлении дел с первичной учетной документацией (касается кассовых и банковских документов).

В части организации бухгалтерского и налогового учета типичными ошибками расчетов с поставщиками и подрядчиками являются[48,c.79-80]:

- перекрытие задолженности одного контрагента авансами, выданными другому контрагенту (проводка: Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" субсчет "Авансы выданные");

- несвоевременное списание задолженности в связи с неверным исчислением сроков исковой давности (проводка: Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками");

- возмещение входящего налога на добавленную стоимость по неотфактурованным поставкам (проводки: Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" субсчет "Неотфактурованные поставки" и Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам" Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям");

- отсутствие корректировки по списанным на затраты товарно-материальным ценностям (работам, услугам), ранее отраженным как неотфактурованные поставки, документы по которым поступили и имеют несоответствия с ранее отраженными в учете показателями;

- возмещение входящего налога на добавленную стоимость по поставкам, обеспеченным выданными организацией собственными векселями;

- несвоевременное предъявление претензий поставщикам (проводка: Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" субсчет "Расчеты по претензиям" Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"), отражение на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" субсчет "Расчеты по претензиям" нереальных сумм;

- неправильное отражение на счетах учета суммовых разниц;

- списание безнадежного долга на счет прочих доходов и расходов при наличии ранее образованного резерва под эту задолженность (проводка: Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";

- неправомерное признание задолженности безнадежной и ее списание за счет резерва по сомнительным долгам либо за счет внереализационных расходов (проводки: Дебет 63 "Резервы по сомнительным долгам" или 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" субсчет "Авансы выданные");

- отсутствие аналитического учета по: поставщикам, неоплаченным в срок расчетным документам, неотфактурованным поставкам, авансам выданным, выданным векселям, просроченным оплатой векселям;

- нарушение методологии учета в части неверно составленных корреспонденций счетов.