Технологии Event-менеджмента

Технологии Event-менеджмента.

Статьи по теме
Искать по теме

1. Сущность и разновидности менеджмента

Термин management (в пер. с англ.) означает "управление". Наиболее распространенное толкование: менеджмент – это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект и мотивы поведения других людей.

Существует несколько понятий менеджмента, определяющих его как:

1. дисциплину, изучающую процессы управления предприятиями, которая обобщает опыт руководителей и результаты научных исследований, и поэтому полезна как для начинающих, так и для опытных менеджеров;

2. непосредственно процесс управления;

3. аппарат управления, т.е. работники предприятия, занимающие высшие позиции в иерархии организации.

Менеджмент является и наукой, и искусством, т.к. существуют определенные приемы управления. Но они могут быть как эффективны в одних ситуациях, так совершенно непригодны в других. В результате необходимо уметь оценить ситуацию и найти наиболее эффективный метод управления. Сущность менеджмента заключается в его функциях, основными из которых являются: планирование, организация, мотивация и контроль.

Задачи менеджмента:

1. тактическая – это поддержание устойчивого функционирования организации;

2. стратегическая – это развитие предприятия и перевод его на более высокий и качественно иной уровень.

Разновидности менеджмента1.

1. Производственный менеджмент

2. Снабженческо-сбытовой менеджмент

3. Инновационный менеджмент

4. Маркетинг-менеджмент

5. Менеджмент персонала

6. Финансовый менеджмент

7. Эккаунтинг-менеджмент

Понятие и специфика "Event-менеджмент"

Event (управление) менеджмент (событие), то есть это управление событием или событийным мероприятием.

Event – менеджмент – это один из существенных инструментов у PR специалистов, применение которого направлено на получение определенного эффекта, а именно это долговременный процесс по части формирования имиджа компании (предприятия), его влияние на потребности и в том числе интересы общества. Под сферой влияния имеются ввиду не только локальные (местные), но и глобальные сообщества.

Так же, в некоторых источниках, под Event – менеджментом понимается значительный сегмент из всех маркетинговых коммуникаций, которые осуществляются посредством организации различного вида мероприятий. Круг возможностей, которые предоставляются еvent – менеджментом весьма широк, это: различные сообщения сотрудникам предприятия, взаимодействие с клиентской базой и контрагентам в виде простой, но весьма нужной информации, которая в свою очередь должна быть эффективна в презентации предлагаемой услуги, товара, бренда. Масштаб влияния также многогранен: начиная от пределов одной компании, нескольких фирм, заканчивая распространением на огромные, не всегда исчисляемые, общественные массы.2

Event – менеджмент (ЕМ) считается поистине целым искусством, приводимым в действие только посредством креативности, богатой фантазии, более или менее прочной базы логических и технических знаний, опробованных и надежных техник. Очень важно и стремление к применению персонального подхода в соответствии с нуждами и заинтересованностями заказчиков. Только в этом случае устроенное мероприятие будет обладать желаемым результатом и сможет достичь установленных целей и задач.

При этом нужно учитывать, что люди, которые этим занимаются (еvent – менеджеры), должны иметь обусловленные характеристики для своей благополучной деятельности. Инициативность, активность, стрессоустойчивость, общительность, умение управлять людьми, хорошие организаторские способности – это далеко не весь список нужных качеств людей находящихся в данной профессии. Как правило, работодатели (заказчики) требуют помимо выше перечисленного наличие связей в данной сфере, знание иностранных языков (чаще английского), возможность выезжать в командировки (мобильность), а так же знание основ разработки мероприятий, умение быстро справляться с появляющимися вопросами и как следствие трудностями.

Как правило ЕМ является намеренно организованными мероприятиями, которые проводятся компаниями по определенному, важному для предприятия событию. Такое событие может представлять из себя все, что угодно. Например, юбилей компании, презентация новых услуг, выведение

- Event-менеджмент включает в себя все действия и меры, которые предусматриваются при планировании, организации, контроле и управлении проектом или событием. Event-менеджмент необходим для того, чтобы это мероприятие было исключительным, особенным. У любого ЕМ должна быть какая-то изюминка, креативная фишка. И дело тут не только в оригинальной идее, но и в донесении ее до потребителя, способе ее подачи – чтобы люди хоть немножко, но удивились.

По сути, ЕМ – это программа управления проектом. Как каждый проект, любое событие имеет начало и завершение. Начинается оно с постановки целей, которые должно решать предстоящее событие, а завершается не столько даже самим событием, сколько подведением итогов – были ли достигнуты поставленные цели. В зависимости от поставленных целей выстраивается логистика, драматургия, сценография мероприятия. А уж потом нанимаются подрядчики (если таковые нужны) и решаются все остальные вопросы.3

Сфера применения Event-менеджмента

Особые мероприятия результативны практически для всех компаний. Отличать их может лишь объем приглашаемой аудитории и масштабы акции. Несомненно, самая высокая мотивация к проведению весьма масштабных акций встречается у компаний, которые производят высокотехнологичные товары, средства связи, товары массового спроса, слабоалкогольные напитки, в общем услуги, без которых современная аудитория (в лице человека, шагающего в ногу со временем) не сможет представить свое существование. Когда традиционная реклама зачастую остается незамеченной и, в свое время требует немалых финансовых затрат, на помощь приходят грамотно организованные PR-акции, так как это самый надежный и действенный инструмент закрепления лояльности потребителей.

Крупные акции незаменимы при выведении на рынок новой торговой марки или услуги, для совместных проектов компаний со смежными сферами деятельности (например, салонов связи и сотовых операторов), для решения имиджевых проблем. Представляя актуальные и подчас спорные тенденции modern art, организаторы заставили целевую аудиторию оценить новые стороны имиджа предприятия, увидеть его соответствие современным бизнес-процессам.4

Компания "Мегафон", борясь за молодого потребителя, устраивала модные тематические вечеринки в ночных клубах, то же сегодня делает новый оператор "Tele 2". Работает это примерно так: "Видели рекламу по телевизору? Нет! В клуб пойдете? Да!"

Разработка Event-мероприятия

Все крупные мероприятия могут разрабатываться чаще всего в двух вариантах: либо концепция прописывается организаторами, исходя из какой-то креативной идеи, либо делается под конкретного заказчика, который путем проведения акции реализует свои маркетинговые задачи, стоящие перед ним в определенный момент времени. Но и в первом случае организаторы, как правило, прогнозируют, кого они могут привлечь в качестве партнеров. На данный момент уже трудно представить себе крупное мероприятие, если оно, конечно, не проводится государственными органами или глобальными структурами, которое бы планировалось исключительно на желании организаторов развлечь аудиторию, поднять какие-то социальные проблемы или просто соответствовать интересам (хобби) какого-либо сегмента населения.

Конечно не исключен и третий вариант, когда компания сама разрабатывает акцию и ищет подрядчика для ее проведения. Зачастую достаточно крупные федеральные корпорации объявляют тендер на проведение акции среди агентств, выбирая затем лучший из предложенных сценариев. Причем, такой вариант стал весьма распространенным и в регионах.5

Суммируя вышесказанное, отмечу, что при подготовке акции организаторам необходимо обратить внимание на следующие факторы и отправные точки:6

- маркетинговые планы партнеров;

- индивидуальные характеристики партнерских брэндов;

- оригинальность идеи;

- отстраивание как от конкурентных акций, так и от стратегии и визуально-смысловых идентификаторов, используемых конкурентами ее партнеров;

- временные параметры акции во взаимосвязи с проводимыми одновременно мероприятиями, целевой аудиторией, погодными условиями;

- имеющиеся в наличии организационные, людские и технические ресурсы.

При планировании акции особенно эффективен "мозговой штурм" и исследования методом фокус-групп, позволяющие получить максимальное число креативных идей и понять, будет ли акция интересна людям.

Планируя мероприятие, организаторы должны уделять особое внимание не только ожидаемым действиям от пришедшей аудитории, но и тому, что эта аудитория в действительности будет делать во время мероприятия. Нужно сделать так, чтобы каждый нашел на мероприятии свое место: vip-персоны – для общения и отдыха, молодежь – для танцев. Работа же организаторов состоит в том, чтобы в каждом из этих зон люди находили идентификаторы акции. Ими могут служить высказывания ведущего, конкурсы, музыкальные композиции, элементы оформления помещения, сувениры, люди с символикой акции/партнеров, увеличенные макеты товаров, видеоинсталляции.7

Наилучший результат достигается, когда организаторы ставят себя на место своеобразного мерчендайзера и представляют себе пространство мероприятия в виде торгового зала, в котором на определенных местах должна находится информация о продукте (акции, партнере, спонсоре).

Взаимодействие со СМИ в рамках Event-проекта

Даже если мероприятие целиком проводится коммерческой структурой, лучше, чтобы информация поступала не от ее пресс-службы, а от некого оргкомитета мероприятия, инициативной группы. Во-первых, в таком случае увеличивается шанс ее опубликования. Журналисты менее лояльны к представителям бизнеса, к тому же, скорее всего организаторы уделят больше внимания интересующим журналистов и общество подробностям. Во-вторых, в таком случае велика вероятность, что оргкомитету удастся договориться с множеством СМИ об информационном спонсорстве/партнерстве. Тогда не возникнет проблем с размещением информации об организаторах/партнерах. PR- или рекламное агентство, используя свои связи, в таком случае само берет на себя функцию взаимодействия с медиа, само проводит мониторинг и готовит отчет.8

Сегодня, и это говорит о стабилизации рынка, журналистов уже не заманить хорошей "кормежкой", журналистам нужны актуальные темы. Поэтому основным стимулом для них служит само мероприятие – современное, яркое, интересное обществу. Организаторы акций ориентируются на тенденции, отслеживают их и готовят для аудитории тот сюжет, который они хотят видеть. Коммерческая сторона идеи всегда должна быть вторичной в понимании аудитории. Придание же мероприятию еще и социального характера обеспечивает дополнительный интерес со стороны журналистов. В данном случае аккредитация и организация интервью служат отличным дополнением к информационной среде акции.

По прошествии мероприятия, естественно, необходимо уделять внимание не только позитивным, но и негативным отзывам. В данном случае не может идти и речи о разбирательстве с журналистами, наоборот, имеет смысл встретиться с журналистом, с целью получения дополнительной информации и независимой оценки. Подспудно пиарщик позиционирует себя перед ним, как серьезного и заботящегося о мероприятии организатора. Велика вероятность, что в следующий раз этот журналист напишет о вас хорошо или воспользуется знакомством с вами, чтобы получить более полную и объективную информацию.9

Корпоративные мероприятия прошли длинный путь развития с того момента, когда под этим понятием подразумевался поход в кино людей, работающих в одной фирме. Сегодня корпоративные мероприятия могут помочь построить слаженную команду, произвести впечатление на партнеров или представить новый продукт. Хотя некоторые компании придерживаются идеи, что лучшее решение – это провести раз в году грандиозный турнир по гольфу с участием сотрудников, партнеров по бизнесу, журналистов, "звезд" эстрады и т.д., тенденция развития прямо противоположна. С увеличением годовых затрат на организацию special events большинство компаний проводят несколько менее масштабных корпоративных мероприятий за год, что значительно эффективнее.10

1. Безграничные возможности. Корпоративное мероприятие можно организовать практически по любому поводу, имеющему положительную окраску. Например, большинство компаний, празднуют каждый год своего нахождения на рынке ("день рождения компании"). На подобных праздниках увеличивающийся возраст компании является символом успешности и надежности. Формула успеха проведения корпоративного мероприятия – это правильно подобранные помещение, угощение и развлечения, плюс какая-то новая идея и воображение организаторов. После того как выбран повод для мероприятия, необходимо разработать основную идею и стиль праздника.

2. Элемент сюрприза. Верный способ порадовать гостей – это на протяжении вечера удивлять их приятными сюрпризами. По утверждению организаторов подобной смены сезонов, гости при каждой смене времени года вставали со стульев и начинали аплодировать, а их внимание было привлечено к происходящему от начала и до конца мероприятия.

3. План мероприятия. Упомянем только несколько из множества положений, которые следует брать в расчет при составлении плана мероприятия.

Четко определите цели, бюджет – составляйте бюджет настолько детально, насколько это только возможно, состав аудитории и тематика мероприятия. Нужно быть готовым к чрезвычайной ситуации. Неожиданные неприятности могут возникнуть на любом тщательно спланированном мероприятии. Чтобы свести потери к минимуму, можно составить риск-план и застраховать самые вероятные риски.