Современные технологии организации ДОУ на предприятии

Современные технологии организации ДОУ на предприятии

Статьи по теме
Искать по теме

Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения. В состав документов общеобразовательного учреждения входят: Организационные документы. (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка); Распорядительные документы ( приказы, инструкции); информационно-справочные документы ( протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.). Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 1 2000 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

ПРИКАЗ – правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения. Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем ОУ. Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование. (см. приложение 3)[29]

При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы: Достоверность и объективность описываемой ситуации; Полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер; Краткость и лаконичность; Нейтральность и наличный характер изложения; Без эмоциональная оценка ситуации и фактов; Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения; Следование нормам официально-делового стиля речи.[26, с.13]

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа: Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. [26, с.13]

Все приказы, издаваемые в образовательном учреждении можно условно разбить на 3 блока:

организация УВП

Финансово-хозяйственная деятельность

Личный состав учащиеся

Распоряжения издаются заместителями директора по УВР в пределах своей компетенции и составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях отделяется от распорядительной части словами: "Предлагаю", "Рекомендую", "Обязываю", "Считаю необходимым". Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов.

Протоколы оформляются в специальной тетради и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, Дата протокола – это дата проведения совещания. Заголовок-форма сбора и наименование органа самоуправления. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали"). Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос начинается с новой строки. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос "Разное". Каждый вопрос должен быть конкретизирован. Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "Слушали – выступили – постановили (решили)", а также протоколируются вопросы и ответы. В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.[7, с.6]

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в "дело".

К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности ОУ, относятся: справки, докладные записки, письма, телефонограммы.

Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов: наименование общеобразовательного учреждения, дату, ссылку на индекс и дату входящего документа, адресат, резолюцию руководства, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе.

Телефонограмма включает следующие реквизиты: дата, текст, подпись, фамилии лиц, принявших и передавших телефонограмму. Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.[6, с. 8]

Справка- документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки бывают двух видов. Во-первых, справки составляющиеся для описания или подтверждения фактов или событий в деятельности учреждения. Составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя учреждения для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки. Текст такой справки состоит из двух частей: В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. В этом состоит отличие от докладной записки. Справка должна объективно отражать состояние дел, ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы. Справки, составленные для руководителя учреждения, подписывает составитель. Справки составляются по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Датой справки является дата ее подписания. Во-вторых, справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, занимаемой должности, размер заработной платы и т.д. Для них применяются унифицированные трафаретные бланки. Такого рода справки выдаются по запросам заинтересованных лиц (сотрудников) или учреждений и регистрируются в журнале выдаваемых справок. Текст начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывается название организации или учреждения, куда она представляется. В учреждениях образования применяются, в основном, три вида справок: справка об обучении учащегося в данном классе, данного ОУ; справка о подтверждении перевода из другого ОУ; справка для сотрудников. Справки подписывает руководитель учреждения.[11]

Докладная записка может выполняться рукописным способом. Это документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факт выполненной работы, а также содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части: 1-Констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и 2- где излагается предложение, просьба. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога "О", "Об". Докладная записка оформляется на простом листе бумаги с воспроизведением реквизитов бланка. Объяснительные записки – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющей причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки, поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке учреждения. Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.[23]

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полное сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Личные дела ведутся на всех работников ОУ.

Документы в личных делах располагаются в следующем порядке: Внутренняя опись документов дела; заявление о приеме на работу; направление или представление; анкета; листок по учету кадров; автобиография; копия паспорта; документы об образовании; аттестационный лист; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).

В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения. Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяются директором ОУ. При работе с личным делом, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. Для высылки личных дел по соответствующим запросам в другие организации необходимо разрешение руководителя данного ОУ. Личные дела имеют длительный срок хранения. [22, с.187]

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников образовательного учреждения, проработавших свыше 5дней. Поступающие на работу обязаны предъявить директору трудовую книжку (для совместителя копию трудовой книжки), оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. В образовательном учреждении ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполняемых трудовых книжек: * книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. [6]

При смене директора школы обязательно передается документация и имущества, оформляется акт приема- передачи. Акт подписывается бывшим и вновь назначенным директорами, а также руководителем РУО. В делах школы должна находиться выписка из решения администрации района о закреплении за школой микрорайона с точным образованием его границ. В делах школы хранятся также инспекторские акты, докладные записки или справки, книга замечаний и предложений инспектирующих лиц. Ниже приводятся основные требования к ведению наиболее важных документов общеобразовательной школы.

Алфавитная книга записи обучающихся. Алфавитная книга записи обучающихся ведется в каждой школе. В книгу записываются все учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Фамилии учащихся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащихся в книге является одновременно номером его личного дела. Выбытие учащихся и окончание им школы оформляется приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в алфавитной книге делается запись: номер и дата приказа, указывается причина выбытия. Если ранее выбывший из школы учащийся, уход, которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой "возвращение" записывается в графе "Дата поступления в школу". При использовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производятся в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве. Исправления в книге скрепляются подписью директора школы. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

Личное дело учащихся ведется в каждой школе и на каждого ученика с момента поступления и до ее окончания. В личное дело учащихся заносятся общие сведения об учащихся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальные грамоты, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль). Личное дело учащихся 1-4 классов ведутся учителями, 5-11 классов классными руководителями. Личное дело учащихся имеет номер, соответствующий номер в алфавитной книге; по окончанию школы личное дело учащихся хранится в школе.

Классный журнал – государственный документ установленного образца. Классные журналы – хранятся в архиве учреждения 5 лет, затем последние листы с общими сведениями и итоговыми оценками учащихся изымаются, формируются в одну книгу соответствующего учебного года, такая книга хранится 25 лет.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения. Не подлежат регистрации поздравительные письма, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов. Регистрация документов производится в день их поступления.[17, с. 35]

Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель общеобразовательного учреждения. Вся поступающая в общеобразовательное учреждение документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок – 1 месяц; жалобы, заявления – в течение месяца; телеграммы – не более чем в двухнедельный срок. Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ. Если все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то с согласия заведующего канцелярией (секретаря) поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле. Документ снимается с контроля после его исполнения.

В целях правильного формирования дел общеобразовательного учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел – списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве общеобразовательного учреждения с указанием сроков их хранения Формирование дел. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.[29]

Организация и технология работы с документами

Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которым происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и такие операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения. Технологические процессы, составляющие документооборот, напрямую связаны и с оперативным хранением сформированных в дела исполненных документов.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота − оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей-потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.[8]

Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению: -горизонтальные – связывают организации одного уровня; -вертикальные – нисходящие, восходящие – связывают организации различных уровней.

- восходящие – поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.

- нисходящие – направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе. Входящие документы находятся в таких делах:

- постановления и распоряжения главы администрации района;

- приказы отдела образования администрации района;

- письма, справки, распоряжения отдела образования администрации района;

- заявления, жалобы, обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением.

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).[9]

Исходящая документация ОУ (копии).

Этапами обработки исходящих документов являются:

* Составление проекта документа исполнителем

* Проверка правильности оформления проекта документа

* Подписание документа руководителем (либо утверждение)

* Регистрация документа

* Отправка документа адресату

* Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело (наряд).

1. Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. Исходящие документы составляются в 2-х экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

2. Проверка правильности исходящего документа осуществляется секретарем или работником службы делопроизводства.

3. Подготовленный проект документа предоставляется на подпись руководителю организации.

4. После подписания руководителем документ передается в отдел делопроизводства для регистрации и отправки.

Порядок работы с исходящей корреспонденцией состоит из следующих операций:

* проверка наличия всех элементов почтового адреса – фамилии и инициалов получателя, улицы, номера дома, города, области, отделения связи;

* проверка соответствия даты, указанной на документе, дате поступления его в отдел делопроизводства;

* проверка наличия указанных в документах приложений и подписей.

* на письмах с несколькими адресами проверка наличия отметок, сделанных исполнителем, напротив наименования того адресата, которому направляется данный экземпляр письма;

* регистрация поступивших на отправку документов.

Журнал регистрации выданных справок – документ, необходимый для регистрации документации с целью систематизирования и ведения надлежащим образом делопроизводства в учреждении.

Справки, выдаваемые в общеобразовательной школе, регистрируются в специальном журнале регистрации.

Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ:

 по последней записи видно общее количество зарегистрированных документов;

 все справки компактно сгруппированы в одном журнале;

 из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Журнал регистрации справок оформляется произвольно, так как не имеет унифицированной формы.

Журнал оформлен в табличном виде, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. В него вносятся следующие данные:

 порядковый номер;

 данные о лице, вносящем запись (должность, фамилия, имя, отчество);

 дата выдачи справки;

 структурное подразделение;

 данные о работнике, которому выдается документ (должность, фамилия, имя, отчество);

 краткое содержание выдаваемых документов.[14, с. 41-46]

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Документы ачинают свой путь к исполнению с директора школы. Там они подвергаются обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В школе обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. Регистрируемые документы делятся на два потока: 1. Документы на имя руководителя и 2. без указания конкретного адреса.

Документы первого потока остаются у директора, второго потока – в структурные подразделения. Руководитель производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ.

Документы, которые исполняются несколькими исполнителями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.[20]

Исходящие документы. Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет руководитель. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации.

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов подшиваются в дело.

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.[23]

Таким образом, документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Регистрация документов. Организация информацинно-справочной работы и контроля за исполнением документов

Обрабатывая входящую, исходящую и внутреннюю корреспонденцию, в службе ДОУ проводят ее регистрацию.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения. регистрационный номер документа, автор, резолюция, исполнитель, ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен), № дела (куда документ помещен после исполнения).

При регистрации отдельных видов документов, например, внутренних, обращений граждан и исходящих документов, сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан записывается их адрес.[29]

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководитель учреждения.

Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учёт, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование директора школы в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, а также устные поручения директора школы, в первую очередь данные на аппаратных совещаниях. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль". На каждый контрольный документ в журнале регистрации поступающих документов в примечании проставляется "К" и срок (дата) исполнения документа.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов (администрации области, района) и внутренних – с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций и обращений граждан – с даты их поступления.[14]

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "весьма срочно" и "срочно" – исполняются в 3-дневный срок;

- имеющие пометку "оперативно" – в 10-дневный срок,

- остальные – в срок не более месяца;

Понятие, задачи и классификация информационных технологий

Все процессы преобразования информации в информационной системе осуществляются с помощью информационных технологий.

Информационные технологии – это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.[12, с.13]

Информационные технологии непосредственно связаны с развитием операционной среды персонального компьютера. В настоящее время получила широко распространение объектно-ориентированная технология Microsoft Windows. Сейчас в компьютерной технологии обладают графические операционные оболочки и системы: Windows 98; 2000; 2003; 2007; 2008; NT; XP. Общим свойством всех систем Windows является применение оконной технологии: для каждой прикладной программы на экране отводится прямоугольный сектор-окно, причем все операции с данной программой выполняются в этом окне. Прикладные программы, называются приложениями Windows. Появление большого числа новых задач информационных технологий. Развитие науки и техники в настоящее время привело к качественному изменению требований, предъявляемых к пользователю, также к техническому труду.

Информационные технологии и их программное обеспечение в офисных и полиграфических приложениях имеют много общего. Термин "офисный" обозначает все, что имеет отношение с созданием и обработкой деловых и научно-технических документов, статей, книг, художественных произведений. Офис – это помещение делового центра организации, однако функции офисных приложений не ограничиваются простым деловым производством. С помощью этих программ (технологий) можно решать задачи, которые типичны для деятельности в офисе:

- обработка различных текстовых документов, т.е. подготовка и модификация писем и отчетов, объявлений и приглашений, расписаний и прейскурантов (прайс-листов) и др.;

- финансовые и коммерческие расчеты с формированием различных таблиц и сводок, выполнение деловых и бухгалтерских операций и др.;

- электронная почта – рассылка текстовой и графической информации удаленным адресатам, прием поступающих данных и др.;

- управление работой персонала (составление расписаний с учетом рабочего графика каждого работника, учет кадров);

- подготовка презентаций на разнообразные темы (рассказ о фирме и ее деятельности, научно-технические проекты и др.);ведение различных баз данных и многое другое.[12, с.15].

Существует два подхода к совершенствованию деятельности секретаря на основе информационных технологий:

- совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход прост в реализации, но малоэффективен; он оправдан в небольших фирмах при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не позволяют эффективно использовать типовые решения;

- комплексный подход к внедрению информационных технологий во всех сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации; он является наиболее эффективным способом решения проблемы; однако требует наличия больших ресурсов (финансовых, людских и др.).

Самым распространенным средством связи является телефон, при этом может быть также радиотелефон и телефакс. В офисе вся документация подлежит копированию и размножению. Для решения этих задач служат копировально-множительные устройства, факс – копиры и др.

С другой стороны, информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, которые определялись главным образом развитием научно-технического прогресса. Как следствие, в ее названии произошли некоторые изменения за счет присоединении одного из синонимов: новая, компьютерная или современная.[13]

Для информатизации общества и бизнеса необходим широкий спектр программно-аппаратных средств, в том числе вычислительной техники и средств связи. Различные технические средства обеспечивают прием и передачу трех основных видов информации (речь, печатный текст, графика) в статике и динамике с максимальным использованием трех чувств восприятия человека (слух, осязание, зрение). Напрямую с человеком связаны относительно громоздкие устройства, обеспечивающие согласование разнообразных человеко-машинных входных и выходных потоков информации (дисплеи, клавиатуры, "мыши", джойстики и иные манипуляторы и многое другое, включая электронные планшеты и табло). Технические средства связи обеспечивают передачу информации во внешней деловой среде. При этом в системе связи используются не только "чистые" устройства связи, но и информационно-коммуникационные компьютеры. На деловом предприятии в зависимости от масштаба и особенностей предпринимательства может использоваться от одного до нескольких тысяч компьютеров для хранения и обработки информации [9].

Программные средства обеспечивают обработку данных и состоят из общего и прикладного программного обеспечения и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. К общему программному обеспечению относят операционные системы, системы программирования и программы технического обслуживания, которые предоставляют сервис для эксплуатации компьютера, выявления ошибок при сбоях, восстановления испорченных программ и данных. Прикладное программное обеспечение определяет разнообразие информационных технологий и состоит из отдельных прикладных программ или пакетов, называемых приложениями. Ряд приложений могут применять все пользователи, а применение некоторых приложений требует определенного уровня квалификации проектировщика.

Разнообразие технических средств и операционных систем вынудили разработчиков ввести понятие платформы. Платформа определяет тип компьютера и операционной системы, на которых можно установить используемую информационную технологию. Практика показывает, что эволюция программно-аппаратного комплекса идет непрерывно по мере повышения квалификации и уровня знаний тех, кто реально использует эти средства. Модульность программно-аппаратных средств – ключ к эволюционному развитию систем. Международные организации и крупные фирмы в области информатики предлагают де-юре и де-факто стандарты на аппаратные, и программные интерфейсы.

Интерфейс – это технология общения с компьютером и взаимодействия частей компьютера. Иными словами, это сопряжение частей средств информатики (информации (данных), программ, аппаратуры), в котором все информационные, логические, физические и электрические параметры отвечают установленным стандартам. И именно через стандартизацию интерфейсов обеспечивается совместимость специалиста-функционера с компьютером, то есть через стандарты интерфейса специалист-функционер может выполнять с помощью компьютера определенные действия (определенную технологию) по превращению данных в информацию. Таким образом, информационно-командная среда представляет собой совокупность программного и информационного обеспечения и определенного стандарта интерфейса.[32]

Предметом изучения данной дисциплины являются автоматизированные информационные технологии управления (АИТУ). В автоматизированные информационные технологии управления поступает информация, которая перерабатывается, и полученные результаты также представляются в виде информации. При создании единой системы обработки информации проектировщик обязан стремиться обеспечить целостность системы, используя для этого специальные системообразующие компоненты. Свойство целостности состоит в создании новых функций, присущих системе, в формировании новых знаний. Преодоление организованной сложности (присущей любой системе) состоит в упрощении, оптимизации многоуровневом и многоаспектном моделировании. При этом не следует забывать о свойстве целостности, так как каждый специалист-функционер создает свою аспектную модель (бухгалтер – одну, технолог – другую).

Под автоматизированной информационной технологией управления понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям.[18]

Таким образом, информационная технология это совокупность методов и средств целенаправленного изменения каких-либо свойств информации. Информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к "человеческому фактору", оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника. Информационная технология является важной составляющей процесса использования информационных ресурсов.

Классификация автоматизированных информационных технологий управления.

Автоматизированные информационные технологии по способу реализации в автоматизированной информационной системе делятся на традиционные и новые. Традиционные автоматизированные информационные технологии управления существовали в условиях централизованной обработки данных и до массового использования персональных компьютеров были ориентированы главным образом на снижение трудоемкости процессов формирования регулярной отчетности. Новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени.[12]

Новая информационная технология – это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей (непрофессионалов в области программирования) в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком применении пакетов прикладных программ общего и проблемного направления, использовании режима реального времени и доступа пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям электронным вычислительным машинам [9, с. 74−81].

По степени охвата задач управления, автоматизированные информацион ные технологии подразделяются на следующие группы:

• электронная обработка данных;

• автоматизация функций управления;

• поддержка принятия решений;

• электронный офис;

• экспертная поддержка.

По классу реализуемых технологических операций автоматизированные информационные технологии управления можно разделить на:

• системы с текстовым редактором;

• системы с табличным процессором;

• системы управления базами данных;

• системы с графическими объектами;

• мультимедийные системы;

• гипертекстовые системы.

По типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии делятся на:

- пакетные (централизованная обработка);

- диалоговые;

- сетевые (многопользовательские).

По способу построения сети автоматизированные информационные технологии управления можно разделить на:

- локальные;

- многоуровневые;

- распределенные.

По обслуживаемым предметным областям автоматизированные информационные технологии подразделяются на технологии:

- бухгалтерского учета;

- банковской деятельности;

- налоговой деятельности;

- страховой деятельности и т. д.

Во многоуровневых и распределенных автоматизированные информационные технологии управления одинаково успешно могут быть решены как проблемы оперативной работы с информацией, так и проблемы анализа экономических ситуаций при выработке и принятии управленческих решений. Потребность в аналитической работе при переходе к рынку, в условиях образования новых организационных структур, функционирующих на основе различных форм собственности, неизмеримо возрастает. Эта задача решается путем совершенствования интегрированной обработки информации, когда новая информационная технология начинает включать в работу базы знаний [30, с. 19-25].

Всвязи с бурным развитием телекоммуникационного сервиса и возможностью доступа к удаленным информационным ресурсам всех стран и континентов произошло смещение акцентов в формулировании критериев эффективности автоматизированных систем и технологий. Если в условиях административно-командной системы основной упор делался на выявление затрат на машинную обработку информации, то в настоящее время актуальны прежде всего:

- оперативное принятие решений;

- степень адекватности аналитических данных реальным процессам;

- возможность использования экономико-математических методов и моделей для анализа конкретных финансово-производственных ситуаций.

Такая постановка вопросов привносит в практику предпринимательства и хозяйствования научно-исследовательский аспект, требует новых научно-обоснованных решений, подходов и квалифицированных кадров.[12]

Зарубежные специалисты выделяют пять основных тенденций развития информационных технологий управления:

- к изменению характеристик информационного продукта, который все больше превращается в гибрид между результатом расчетно-аналитической работы и специфической услугой, предоставляемой индивидуальному пользователю персонального компьютера;

- к параллельному взаимодействию логических автоматизированных информационных технологий управления, совмещению всех типов информации (текста, графики, цифр, звуков) с ориентацией на одновременное восприятие человеком посредством органов чувств;

- к ликвидации всех промежуточных звеньев на пути от источника информации к ее потребителю (например, становится возможным непосредственное общение автора и читателя, продавца и покупателя, певца и слушателя, ученых между собой, преподавателя и обучающегося, специалистов через систему видеоконференций, электронную почту и т. п.);

- к глобализации информационных технологий в результате использования спутниковой связи и всемирной сети Internet, благодаря чему люди смогут общаться между собой и с общей базой данных, находясь в любой точке планеты (ведущая тенденция);

- к конвергенции, рассматриваемой как последняя черта современного процесса развития автоматизированния информационных технологий управления, которая заключается в стирании различий между сферами материального производства и информационного бизнеса, в максимальной диверсификации деятельности фирм, взаимопроникновении различных отраслей промышленности, финансового сектора и сферы услуг [13, с. 221−232].

Характеристика современных информационных технологий и стратегии их использования

"Информационное обеспечение управления" – многогранное понятие. Под термином "информационное обеспечение" понимается, во-первых, органически взаимосвязанная совокупность элементов, взаимодействие которых организовано определенным образом в единую технологию, реализующую правила и методологические принципы эффективного преобразования информации в соответствии с потребностями управления. Во-вторых, это сведения, знания, предоставляемые потребителю в ходе работ по удовлетворению его информационных потребностей, и соответствующим образом обработанная информация. В-третьих, это одна из составляющих современных автоматизированных систем, рассматриваемая наряду с техническим, программным и иными видами обеспечения. Кроме того, это сложный динамичный комплексный процесс, обеспечивающий удовлетворение информационных потребностей управленцев и выполняющий функции рационализации деятельности аппарата управлении, т. е. процесс предоставления информации отдельным лицам или группам – информационными потребностями. [27, с. 66−73].

Таким образом, смысл информационного обеспечения заключается в органическом соединении научных знаний, научной методологии и методики с новейшими техническими средствами во всех проявлениях информационной работы.

В автоматических системах информационный процесс может быть реализован без участия человека. Однако в автоматизированных системах обязательным соисполнителем информационного процесса является человек.

Информационная технология представляет собой систему методов и средств реализации информационных процессов, а также способов использования этих средств. Так, например, современная информационная технология, ориентированная на процесс сжатия информации, предлагает:

- систему различных методов решения этой задачи (методы необратимого сжатия, которые чаще всего применяются к звуку или к изображению, или большое количество методов обратимого сжатия, используемого для сжатия текстов, и конкретизирующихся в виде статистических или словарных методов);

- современные программы-архиваторы, реализующие тот или иной метод сжатия (например, WinZip и WinRar, реализующие статистические методы сжатия);

- способы работы с программами-архиваторами, предлагающие удобный интерфейс, множество сервисных функций.

Информационная технология должна быть ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности. В организационных системах применяют автоматизированные информационные технологии, то есть человеко-машинные технологии. Из всех видов человеко-машинных технологий информационные технологии сферы управления предъявляет самые высокие требования к "человеческому фактору", оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений.[34]

Информационные технологии многочисленны и многообразны. В литературе можно встретить различные типологические признаки, позволяющие упорядочить это множество. Среди них: по обслуживаемым предметным областям (бухгалтерский учет, банковская, налоговая, страховая деятельность и др.), по степени охвата задач управления (экспертная поддержка, поддержка принятия решений, электронная обработка данных и др.), по ориентации на вид обрабатываемой информации (текстовая, графическая, мультимедийная и др.) и другие. Наиболее распространенной является типология информационных технологий в соответствии с различием информационных процессов. При этом различают следующие типы технологий: сбора информации; передачи информации; накопление информации; обработки информации; хранение информации; представления информации; использования информации.

Описание каждого типа информационной технологии базируется на более широкой и детальной системе анализа их характеристик.

Конкретная информационная технология для своей реализации предполагает наличие:

- комплекса соответствующих технических средств, реализующих сам информационный процесс;

- системы средств управления техническим комплексом (для вычислительной техники это программные средства);

- организационно-методического обеспечения, увязывающего реализацию всех действий технических средств и персонала в единый технологический процесс в соответствии с назначением конкретного информационного процесса в рамках обеспечения определенной функции управленческой деятельности.

Таким образом, управленческая деятельность основана на реализации всех перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов, на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники [32, с. 31-35].

Принципы технологии электронного документооборота

Организация работы с документами – ключевая технология управления в любом учреждении. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования – оформления документов, но и единый порядок документооборота.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых – официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии – от текстовых процессоров до систем коллективной работы. Когда же мы говорим о нормативном документообороте, то следует учесть ряд наиболее характерных особенностей. Это очень четко очерченная и весьма специфическая предметная область.[35]

К объектам системы управления документооборотом относятся структуры данных, над которыми производятся операции. К ним относятся картотеки, регистрационно-контрольные карточки, файлы документов, сообщения и папки. Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе. В процессе регистрации в регистрационную карточку заносятся реквизиты документа, характеризующие собственно документ и состояние его обработки. Предусматривается возможность иерархических двунаправленных гипертекстовых связей между документами.

Картотеки – это виртуальное подмножество документов. Картотека является полным аналогом картотеки/журнала подразделения организации. Собственно документ может существовать вне автоматизированной системы, например на бумаге. При наличии одного или нескольких машинных файлов, содержащих электронную версию документа, система хранит ссылку на соответствующие файлы документа и программы их чтения/редактирования. Таким образом, пользователь системы имеет возможность работать с электронными документами.

При пересылке документа от пользователя к пользователю формируется сообщение, содержащее реквизиты адресата, корреспондента, дату и собственно текст сопроводительного сообщения/резолюции. Для контроля исполнения документов используются контрольные карточки, которые могут создаваться для всего контролируемого документа или для его разделов.[31]

Папки документов предназначены для группирования регистрационных карточек документов по какому-либо признаку, например технологическому, тематическому и т. д.

Информационная модель предусматривает также возможность взаимосвязанного функционирования нескольких систем автоматизации документооборота. В этом случае обмен документами между системами осуществляется посредством любой системы электронной почты.

Выводы по второй главе: новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени. Новая информационная технология – это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком применении пакетов прикладных программ общего и проблемного направления, использовании режима реального времени и доступа пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям электронным вычислительным машинам. Автоматизированные информационные технологии классифицируются: по степени охвата задач управ ления; по классу реализуемых технологических операций автоматизированных информационных технологий управления; по типу пользовательского интерфейса; по способу построения сети автоматизированные информационные техноло гии управления; по обслуживаемым предметным областям.

Каждая организация, учреждение, фирма проходит свой собственный путь с целью совершенствования документационного обеспечения управления на базе внедрения новых информационных технологий. Для мелких и средних предприятий целесообразен первый подход. Он является в настоящее время наиболее распространенным. В крупных организациях с устойчивыми бизнес-процессами эффективнее комплексное внедрение информационных технологий.[35]

Принципы автоматизации делопроизводства

Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом. На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя – должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций.

В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.[14]

Важнейшими характеристиками специалисты обычно выделяют следующие:

- программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура "клиент /сервер");

- поддержка распределенной обработки информации;

- возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

- открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

- типы документов, с которыми работает система ( форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

- коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

- возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

- средства для определения маршрутных схем прохождения документов;

- возможности контроля за прохождением документов;

- способ оповещения должностных лиц;

- особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;

- средства регламентации доступа и криптозащиты;

- средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

- ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.[18]

Системы управления электронными архивами характеризуются следующими функциями.

- Ввод.

- Система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров.

- Хранение.

Централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:

- возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;

- организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;

- высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;

- экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;

- возможность централизованного развития вычислительных средств [14, с.41-46].

Формы автоматизации регистрации документов

В последние годы произошло переосмысление роли электронного документооборота. Если раньше он воспринимался преимущественно как средство автоматизации делопроизводства, то теперь его все чаще рассматривают как инструментарий управления знаниями и как средство интеграции бизнес-процессов, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами регистрации документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем такого класса делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и форматизированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому большинство универсальных систем управления имеют функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Автоматизированные системы регистрации документов делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.

Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя – должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.[17] С точки зрения системы автоматизации регистрации документов, документ, как правило, распадается на тело документа – файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную, с помощью персонального электронно- вычислительной машины.

При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.[14]

Компьютерная регистрация документов позволяет:

- внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;

- организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений в документах в единой базе данных организации:

- организовать на основе базы данных информационно-справочную работу;

- организовать эффективный контроль за исполнением документов.

Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.

После заполнения основных полей реквизитов важные документы передаются руководителю, который наносит соответствующую резолюцию. Автор резолюции и ее текст также заносятся в электронную карточку. Остальная корреспонденция передается в подразделение или ответственным сотрудникам. Сведения о подразделении-исполнителе или об ответственном сотруднике вносятся в регистрационную карточку.

С внедрением автоматизированных систем регистрации документов значительно расширились возможности информационно – справочного обеспечения. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.[17]

Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам.

Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются.

Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ или в какое дело данный документ подшит [18].

В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении соответствующего поля.

Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д.

Аналитические справки по установленной форме могут автоматически составляться по предварительно созданным шаблонам и выводиться на компьютер руководителя. Аналитические справки о ходе исполнения заданий являются важным критерием оценки эффективности работу отдельных сотрудников и организации в целом.

При этом необходимо отметить, что автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах принципиально не способны решить проблему автоматизации документооборота. Фактически они просто позволяют вести те же картотеки или журналы, пусть и в ином качестве.[15]

Принципиальным решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации.

Для организации такой работы с использованием сети наиболее продвинутые из систем автоматизации делопроизводства и документооборота (далее – АС ДОУ) позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами. Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль.

В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.[16]

Изучая основные функции систем автоматизации делопроизводства, можно выделить некий минимальный набор характеристик, которым должна соответствовать полноценная система автоматической регистрации документов.

В первую очередь это возможность создания документа Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов.

Система обеспечивает автоматическую регистрацию документа. Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система может регистрировать как созданные непосредственно в ней документы, так и импортированные извне.

Система позволяет работать с корреспонденцией. Эта функция как правило характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат – отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

Система поддерживает технологии регистрации, обработки и контроля распорядительных документов: внешних – постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних – протоколов, приказов, распоряжений. Отличается от технологии обработки переписки тем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.

Позволяет формировать рабочие папки пользователя Понятие папки используется в системе для объединения документов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие папки создавать, удалять и обмениваться ими с другими пользователями.

Система осуществляет контроль исполнения документов. Реализуется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов. При контроле исполнения распорядительных документов на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты.

Обработка и хранение собственно документов К регистрационной карточке может быть "прикреплено" любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный документ. Современные системы, в том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы в архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол).[18]

Работа с взаимосвязанными документами. Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке.

Движение документов, ввод резолюций и замечаний Механизм движения документов обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции или факт оформления отчета об исполнении документа. Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется в зоне исполнителей регистрационной карточки.[27]

Поддержка вложенных подсистем. В систему делопроизводства организации входят подсистемы подразделений с своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.)

Отслеживание версий одного документа. При совместной работе нескольких пользователей над одним документом, много времени и сил отнимает проблема "версий" и проблема "копий и оригиналов".

Учет номерных документов, формирование отчетности.

Распределенная обработка, отправка документов по почте. Процесс обработки документов должен быть единым для всех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочих станций, серверов, степени их удаленности и используемых видов связи. Для обмена информацией между пользователями в системе предусматривается электронная почта, в функции которой входит: служебная и личная переписка; автоматическая рассылка сообщений и уведомлений. Система позволяет формировать списки рассылки.[30]

Работа через сеть Интернет. В системе реализуется Web- сервер делопроизводства, обеспечивающий доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet). Пользователю предоставляется возможность для формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе.

Возможность поиска документа по различным критериям. Поиск документа может осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее ключевым словам. Существует возможность поиска документов по контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельным словам или их частям. Причем поиск производится не только в регистрационной карточке, но и непосредственно в документе.[12]

Система позволяет архивировать документы. После обработки, подписанные документы помещаются в архив. Документы из архива редактировать нельзя, их можно читать или удалять. АРМ администрирования архива позволяет настраивать режимы архивирования и восстановления документов, устанавливать права доступа к архивам.

Списание документа в дело По завершении работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми на предприятии. В автоматизированной системе списание документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку соответствующей записи.

Ведение и автоматическое обновление словарей и справочников. К справочникам системы относятся: пользователи, подразделения, организации, граждане, тематические рубрикаторы документов, стандартные тексты, номенклатуры дел, грифы доступа, списки рассылки. В некоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы справочников.

Обеспечение автоматизации справочно-аналитической работы. В системе формируются типовые отчеты и графики (справки, сводки, журналы, списки документов). Так же имеется возможность загружать генератор отчетов и графиков. При работе регистрируются действия системы, действия пользователей.[33]

Регламентация прав доступа. Права пользователя в системе регламентируют как права доступа к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.). При необходимости сотрудникам подразделений можно дать возможность работать только с документами своего подразделения. Документы других подразделений будут им недоступны вообще или доступны только для просмотра.

Делегирование права подписи. В системе предусмотрена электронная подпись документов и резолюций на документы. При необходимости возможно делегирование права подписания одного документа или настройка автоматического делегирования для всех документов, поступающих на подпись к руководителю.

Защита информации. Каждое рабочее место может быть защищено паролем от попытки несанкционированного доступа к информации и выполнения действий от лица пользователя. При этом система должна соответствовать существующей делопроизводственной практике, поддерживать полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело. Система должна пройти государственную сертификацию на соответствие ГОСТов по делопроизводству.

Создание систем делопроизводства для организаций, имеющих особые требования по защите информации, проводятся с учетом того, что необходимо обеспечить совместимость системы с любыми специальными средствами защиты информации, в том числе сертифицированными, что позволит согласовать ее использование с уже действующими стандартами безопасности.[15]

В случае, если документ необходимо сделать общедоступным, это происходит двумя основными путями, либо через систему электронной почты, путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере. Второй способ применим в случае, если лица, которым может понадобиться документ, заранее неизвестны. Использование электронной почты же более подходит для направления документов к исполнителям.

Системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов. Маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата. С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.

Для каждого пользователя создается почтовый ящик. Передачу сообщений между почтовыми ящиками внутри локальной сети осуществляет программный модуль-маршрутизатор. Но пользователи должны иметь возможность не только работать с электронной почтой в пределах интрасети, но и обмениваться сообщениями через Internet.[9]

Итак, электронная почта выполняет следующие функции:

- обмен сообщениями между пользователями;

- обмен документами между пользователями;

- обмен данными между приложениями;

- оповещение пользователей о наступлении определенных событий.

Но внедрение мощных системы управления электронными документами не всегда приводит к получению ожидаемого эффекта. Причина кроется в том, что огромное количество оперативной и справочной информации по-прежнему остается на бумажных носителях. Ручная обработка таких бумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупных корпораций. Решением может стать использование технологии построения корпоративного электронного архива.

В рамках отрасли или корпорации речь идет даже не о традиционной автоматизации каталогов библиотек, а о построении интегрированной системы глобального масштаба, обеспечивающей эффективный доступ и хранение огромных объемов документов в электронном виде. Причем, технология должна включать как средства создания/наполнения супербанка данных, так и средства обеспечения его должного функционирования и развития. Однако, если потребность в такой технологии назрела уже много лет назад, то техническая возможность ее реализации появилась относительно недавно, как следствие появления дешевых носителей, повышение эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, новые информационные технологии индексирования сверхбольших массивов данных, наметилось направление внедрения средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать большие массивы информации [30].

Общую идею можно обрисовать следующим образом. Организуется развертывание высокопроизводительной сети, включающей графические рабочие станции и мощные серверы ввода и обработки информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого качества, используются промышленные сканеры потокового ввода. Система обеспечивает эффективное индексирование и полнотекстовый поиск информации большого объема. Данные, необходимые для поиска документов, хранятся в высокопроизводительной и отказоустойчивой системе памяти, а графические образы документов – в виде изображений на носителях, характеризуемых длительным временем хранения и дешевизной. Специфическая черта корпоративного электронного архива – обеспечение полнотекстового поиска. Построение и поддержка системы атрибутивного поиска, характерного для систем управления документооборотом, оказывается неприемлемым вследствие временных и стоимостных ограничений.

Программным ядром корпоративного электронного архива по праву можно считать технологии индексирования и поиска. Первое направление, именуемое также корпоративным электронным архивом, относится к классу традиционных информационно-поисковых систем, основанных на атрибутном поиске структурированных данных. Альтернативное направление электронного архивирования базируется на принципе полнотекстового индексирования неструктурированных данных и включает контекстно-независимое индексирование, не зависящее от естественного языка, и контекстно-зависимое индексирование, позволяющее оптимизировать индексацию и поиск с учетом специфики морфологии и семантики естественного языка.

Как уже отмечалось, все данные в системе могут находиться в двух видах: поисковый образ и образ собственно документа. Из-за высоких требований к скорости доступа к поисковому образу документа и его целостности, он должен храниться в высокоскоростных отказоустойчивых системах хранения, например RAID-массивах.

Для хранения образа документов использование магнитных дисковых носителей не представляется возможным вследствие их высокой стоимости. С учетом того, что большинство архивных документов, практически, не подлежат модификации и удалению, библиотеки на компакт-дисках могут быть предпочтительнее. Кроме того, компакт-диски удобнее в работе: их автономное чтение можно осуществлять на любом компьютере, комплектуемом приводом CD-ROM.[32]

Практическое применение систем автоматизации делопроизводства и документооборота на современном этапе

Внедние систем автоматизации делопроизводства и документооборота имеет следующие ярко выраженные положительные стороны:

1. Во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства.

2. Организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью.

3. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.

4. Система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и строго документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами.

4. Ускоряется прохождение документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.

5. Снижается трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться в несколько раз.

6. Качественный выигрыш достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота между организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем – в повторном вводе реквизитов и текстов полученных документов.[14]

При этом основным фактором, сдерживающим повсеместное внедрение таких систем, по-прежнему остается российская действительность. Это в первую очередь общий ограниченный уровень компьютеризации, ограниченное количество компьютеров и компьютерных сетей в организациях.

Кроме того, внедрению новых технологий мешает низкий уровень делопроизводственной грамотности и культуры в организациях (как исполнителей, так и руководителей и – особенно – специалистов, отвечающих за информационные технологии), непонимание содержания, роли и места систем автоматизации делопроизводства и документооборота в деятельности организаций. В результате, зачастую, дорогостоящие компьютерные сети используются с далеко не полной загрузкой, не затрагивая задач управления организацией, к которым, в первую очередь, относится управление документационной деятельностью.

В связи с недостаточным уровнем государственного регулирования имеют место большие индивидуальные различия в организации делопроизводства в различных компаниях, в частности, даже при выполнении технологических операций с документами (от регистрации до распечатки). В результате приходится реализовывать всякий раз дорогостоящие индивидуальные проекты для каждой организации. Еще больше проблем с "заказными" системами возникает на этапах эксплуатации и развития этих систем, взаимодействия между различными организациями. За рубежом проекты типа "электронного правительства" как раз связаны с экономией затрат на разработку, ввод в действие, сопровождение и взаимообмен за счет максимально унифицированных решений.

И тем не менее, применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому и консервативному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.[37]

Автоматизированные системы ДОУ позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволяют реализовать любую степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля. Вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно в пределах своей компетенции регистрировать документы и направлять их для дальнейшей работы, находясь при этом под полным контролем своих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою структуру без потери управляемости.

Создаются предпосылки к реализации более эффективных схем управления. В традиционной практике документы в подразделения организации, будь то локальные или удаленные, направляются от руководителя организации к руководителю подразделения до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и зачастую формальные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная систем автоматизации делопроизводства и документооборота позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, при этом руководители сохраняют полный контроль как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением.

Появляются предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенная система будет работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и с самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень работы с документами.

Снимается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест ее сотрудников. Система автоматизации делопроизводства и документооборота позволяет организовать нормальную работу с документами всех сотрудников независимо от местонахождения их рабочих мест (конечно, при наличии линий связи).

Система автоматизации делопроизводства и документооборота позволяет обеспечить внедрение современных систем управления ресурсами предприятия. Системы управления ресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то время как система автоматизации делопроизводства и документооборота может взять на себя функции документационного контура управления, в том числе связанного с бизнес-процессами.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов, средства обработки и пересылки электронных документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов и т.д.[17].

Автоматизированное рабочее место делопроизводителя

В обязанности делопроизводителя входят следующие операции:

- ведение учета и первичная регистрация входящих, исходящих и внутренних документов организации;

- обеспечение хранения в базе данных полнотекстовых образов входящих документов и документов, присланных по факсу;

- ведение архива карточек документов;

- осуществление поиска необходимых документов с использованием набора различных фильтров;

- ведение журналов входящих, исходящих и внутренних документов;

- ведение справочников и классификаторов таких как "номенклатура дел", "начальники", "отделы", "организации" и др.

Для выполнения этих и других операций, сотруднику необходимы следующие технические средства:

1) персональный компьютер, как известно, является универсальным устройством для обработки информации. Персональные компьютеры могут выполнять любые действия по обработке информации. Для этого необходимо составить для компьютера на понятном ему языке точную и подробную последовательность инструкций – программу, как надо обрабатывать информацию.

2) струйный принтер – это тип принтера занимает промежуточное положение между матричными и лазерными принтерами. Струйные принтеры, являясь, как и матричные, построчно печатающими, обеспечивают качество печати, приближающееся к качеству лазерных принтеров. Они просты в эксплуатации и работают практически бесшумно. При работе под управлением соответствующих программных средств струйные принтеры позволяют печатать вполне удовлетворительные по качеству графические материалы. Вместе с тем скорость печати, обеспечиваемая струйными принтерами, ненамного превосходит скорость печати матричными принтерами, а их стоимость – в два-три раза выше. Струйные принтеры вполне успешно применяются во всех случаях, когда скорость печати и качество не являются критическими факторами. Красящая жидкость ("чернила") для струйных принтеров помещается в специальных компактных картриджах. Она производится нескольких цветов, так что простой заменой картриджа можно обеспечить печать многоцветных изображений. Ряд моделей струйных принтеров допускает одновременную многоцветную печать.

3) планшетный сканер – устройство для ввода графической информации в компьютер. Функция сканера – получение электронной копии документа, созданного на бумаге. Основной отличительный признак планшетного сканера – сканирующая головка перемещается относительно неподвижной бумаги. Они просты и удобны в эксплуатации, позволяют сканировать изображения, как с отдельных листов, так и с книг, журналов.

4) внешний модем – для соединения компьютера с телефонной линией, а через нее с другими компьютерами, факсами и Интернетом. Информация, которая передается через модем, – это сообщения электронной почты и web-страницы. Основная задача модема – это обеспечивать модуляцию и демодуляцию сигнала при его передаче по телефонным линиям.[15]

Информационное обеспечение и методическая документация играют важную роль в эффективном функционировании современного офиса. Информационное обеспечение означает постоянную информационную поддержку каждого отдельно взятого автоматизированного рабочего места (АРМ). Функционирование современных автоматизированных рабочих мест невозможно без снабжения своевременной, достоверной и качественной информацией. Методическая документация представляет собой комплекс документов, касающихся порядка функционирования данного автоматизированного рабочего места, и, как правило, включает в себя состав входных и выходных документов, инструкционные карты, должностные инструкции и другие документы. Создание продуманного, несложного в освоении комплекса методической документации особенно важно, когда в организации впервые внедряется система автоматизированных рабочих мест.[33]

Общие программные средства:

1) операционная система Windows7 – комплект программ, позволяющих управлять ресурсами (оперативной памятью, жестким диском, процессором, периферией) компьютера. Без операционной системы невозможно запустить какую-либо прикладную программу, например, текстовый редактор. Поэтому операционная система – это база, под которую разрабатываются различные приложения. Другими словами операционная система – программа, управляющая компьютером, запускающая все другие программы и выполняющая для них различные сервисные функции.

2) антивирусная программа (антивирус) Касперского – программа для обнаружения компьютерных вирусов и лечения инфицированных файлов, а также для профилактики – предотвращения заражения файлов или операционной системы вредоносным кодом (например, с помощью вакцинации).

Функциональные программные обеспечения:

1) Microsoft Office:

Microsoft Word – мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики, распечатки текста. Он работает со многими шрифтами различных языков мира. В Microsoft Word поддерживается автоматическая коррекция текста по границам, автоматическое разбиение на страницы и расстановка их номеров, автоматический перенос и проверка правильности написания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, расписание, календарь и многое другое.

Microsoft Excel – это программа для создания электронных таблиц. Она предназначена для работы с числами и формулами, а так же для создания рабочих таблиц, отчетов и диаграмм, организации и управления данными.

2) драйвера – это компьютерные программы, с помощью которых другие программы (обычно операционная система) получают доступ к аппаратному обеспечению некоторого устройства. В общем случае, для использования любого устройства (как внешнего, так и внутреннего) необходим драйвер. Обычно с операционными системами поставляются драйверы для ключевых компонентов аппаратного обеспечения, без которых система не сможет работать. Однако для некоторых устройств (таких, как видеокарта или принтер) могут потребоваться специальные драйверы, обычно предоставляемые производителем устройства.

3) система управления базами данных – комплекс программных и лингвистических средств общего или специального назначения, реализующий поддержку создания баз данных, централизованного управления и организации доступа к ним различных пользователей в условиях принятой технологии обработки данных.[13]

Система управления базами данных характеризуется используемой моделью, средствами администрирования и разработки прикладных процессов.

Система управления базами данных обеспечивает:

-• описание и сжатие данных;

- манипулирование данными;

-• физическое размещение и сортировку записей;

-• защиту от сбоев, поддержку целостности данных и их восстановление;

-• работу с транзакциями и файлами;

-• безопасность данных.

4) браузер – это специальная программа, позволяющая просматривать содержимое файлов. Web-браузеры позволяют просматривать страницы сети Интернет. Самые распространенные и информативные браузеры: Internet Explorer, Opera, Mozilla, Google Chrome.

5) электронная почта (mail. ru) – сетевая служба, позволяющая пользователям обмениваться сообщениями или документами без применения бумажных носителей.

6) системы оптического распознавания символов – это механический или электронный перевод изображений рукописного, машинописного или печатного текста в последовательность кодов, использующихся для представления в текстовом редакторе.

7) "1С: Электронный документооборот" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

-• централизованное безопасное хранение 1С документов,

-• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,

- регистрация входящих и исходящих документов (система управления документооборотом),

-• просмотр и редактирование документов,

-• контроль версий документов,

- полнотекстовый поиск документов по их содержанию,

-• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, 1С архивами, приложениями и т. д.,

-• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,

-• маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,

-• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера (электронный документооборот),

-• учет и контроль рабочего времени сотрудников.[11]

Можно сделать выводы, что анализируя сущность автоматизирование рабочего места, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ.

Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующие их функциональному назначению. Однако принципы создания автоматизированного рабочего места должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

Согласно принципу системности автоматизированного рабочего места следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособляемость системы к возможным перестройкам благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что система автоматизированного рабочего места должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возможных факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устранимы, а работоспособность системы – быстро восстановима.

Эффективность автоматизированного рабочего места следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам по созданию и эксплуатации системы.

Функционирование автоматизированного рабочего места может дать численный эффект только при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которых является электронная вычислительная машина Лишь тогда автоматизирование рабочего места станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов. [15]



Литература

1. ГОСТ Р 51 141−98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" от 27 февраля 1998 г. N 28

2. ГОСТ Р 6. 30−2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" от 3 марта 2003 г. N 65-ст

3. ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" от 12.03.2007 N 28-ст

4. Распоряжение Главы Луганской Народной Республики О внесении изменений в Распоряжение Главы Луганской Народной Республики от 12.08.2015 № 387/02 "Об Архивном фонде Луганской Народной Республики, порядке и сроках передачи на государственное хранение архивных документов и организации их использования" от 01.03.2016 №141/03/02

5. Постановление Главы Луганской Народной Республики от 03.10.2014 № 1/10/10/14 типовая инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Луганской Народной Республики

6. Трудовой кодекс Луганской Народной Республики от 04.03.2015№19-ПЗ-15

Литература:

7. Альбрехт, Б. Г. Правила работы с документами ограниченного доступа/ Б. Г. Альбрехт// Кадры предприятия. -№ 2. -2004. – с. 6-10.

8. Бобылева, М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному/ М. П. Бобылева.- М.: ТЕРМИКА, 2004. -с 72.

9. Бобылева, М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) / М.П. Бобылева// Делопроизводство, 1999.

10. Волков, Т. В. Большая Советская Энциклопедия/ Т. В. Волков.- М.: Просвещение, 2000.- с. 482.

11. Басаков, М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления) [Текст]: учеб. пособие / М.И. Басаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2009. – с. 101-147.

12. Елочкин, Е.М. Информационные технологии [Текст]: учеб. пособие для студ. сред. спец. учеб. заведений / М.Е. Елочкин, Ю.С. Брановский, И.Д. Николаенко. – М.: Оникс, 2007. – с. 13-15.

13. Кузнецов, С. Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве/ С. Л. Кузнецов. – М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел -Синтез", 2000. – 232 с.

14. Кузнецов, С. Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап / С. Л. Кузнецов// Делопроизводство -2000. – № 1. – с. 41-46.

15. Кузнецов, С. Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса/ С. Л. Кузнецов// Секретарское дело 2000. № 4.- с. 23-28.

16. Кузнецов, С. Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства / С. Л. Кузнецов// Делопроизводство – 2001. -№ 2. – с. 27-32.

17. Кузнецов, С. Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах/ С. Л. Кузнецов// Секретарское дело. – 2000. -№ 3. -с. 33-39.

18. Кузнецов, С. Л. Автоматизированный контроль исполнения -важное условие успешной работы офиса/ С. Л. Кузнецов// Секретарское дело. – 2007. -№ 1.- с. 31-37.

19. Кузнецов, С. Л. Новые программы для современного офиса/ С. Л. Кузнецов //Секретарское дело. -2005. -№ 3.- с. 27-31.

20. Кузнецова, Т. В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря/ Т. В. Кузнецова // Секретарское дело. -2004. -№ 4. -с. 3-5.

21. Кузнецова, Т. В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству/ Т. В. Кузнецова// Секретарское дело. – 2002. – № 1. – с. 3-5.

22. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления)/ Т. В. Кузнецова.-М., ЗАО "Бизнес-школа "Интел – синтез" 2002 – 384 с.

23. Кузнецова, Т. В. Секретарское дело/ Т. В.Кузнецова.-М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 2001 – 324 с.

24. Кузнецова, Т. В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления/ Т. В. Кузнецова// Секретарское дело. -2005. -№ 2. -с. 3-6

25. Кузнецов, С. Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве/ С. Л. Кузнецов. М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел – Синтез", 2000. -232 с. и другие.

26. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.- 2-е изд.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2008. -с. 13

27. Ларин, М. В. Управление документацией и новые информационные технологии/ М. В. Ларин.-М. ВНИИДАД, 2005 -137 с.

28. Ларин, М. В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях/ М. В. Ларин// Экономика и жизнь.-2007. – № 4. -с. 56-59.

29. Ларин, М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертационная работа доктора исторических наук/ М.В. Ларин.- М., 2000.

30. Максимович, Г. Ю. Новые возможности автоматизации делопроизводства/ Г. Ю. Максимович, А. М. Андреев// Секретарское дело. – 2003- № 4. – с. 19-25.

31. Максимович, Г. Ю. Как создать информационную документальную систему/ Г. Ю. Максимович, В. П. Берестова // Секретарское дело.- 2000. – № 1.- с. 42-47.

32. Максимович, Г. Ю. Компьютерные сети передачи данных – современное средство коммуникации/ Г. Ю. Максимович, В. П. Берестова// Секретарское дело -2007. -№ 2. – с. 31-35.

33. Максимов, Н.В. Современные информационные технологии [Текст]: учеб. пособие/ Н.В. Максимов, Т.Л. Партыка, И.И. Попов. – М.: Форум, 2010. – с.74-81.

34. Сокова, А. Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях) / А. Н. Сокова// Делопроизводство. -2008. – № 1. -с. 32-37.

35. Сокова, А. Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве/А. Н. Сокова// Делопроизводство. – 2001. – № 1. – с. 29-34.

36. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. -Методическое пособие. М., ВНИИДАД, 2008 – 73 с.

37. Стрельцова, Л. А. Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ/Л. А. Стрельцова// Секретарь-референт. – 2008. – № 6. – с. 24-29.

38. Стенюков, М.В. Справочник по делопроизводству/ М.В. Стенюков.- М.: Издательство ПРИОР, 2001

39. Янковая, В. Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждени, организации, на предприятии/ В.Ф. Янковая// Делопроизводство. -2008- № 1. с. 21- 25.