Совершенствование процесса внутрифирменного контроля

Совершенствование процесса внутрифирменного контроля.

Статьи по теме
Искать по теме

Внутрифирменный контроль, его цели, задачи, предмет, методы и задачи исследования.

Система внутреннего контроля организуется руководством предприятия. Это первое и основное отличие внутреннего контроля от прочих видов контроля. Независимый аудит проводится независимым аудитором, формы, и виды контрольных действий также определяются аудитором (п. 9 Временных правил аудиторской деятельности в Российской Федерации и п. Закона "Об аудиторской деятельности"). Ревизия проводится штатным ревизором какого-либо ведомства, формы, и виды контрольных действий также определяются этим ведомством.

Внутренний контроль – это система мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций. Внутренний контроль определяет законность этих операций и их экономическую целесообразность для предприятия.

Целями организации системы внутреннего контроля на предприятии являются:

1) осуществление упорядоченной и эффективной деятельности предприятия;

2) обеспечение соблюдения политики руководства каждым работником предприятия;

3) обеспечение сохранности имущества предприятия.

Для достижения вышеперечисленных целей необходимым условием является согласованность системы бухгалтерского учета (более широко – Учета) и системы внутреннего контроля, так как система двойной записи, лежащая в основе любой системы бухгалтерского учета (в том числе автоматизированных систем бухгалтерского учета), определяет порядок регистрации хозяйственных операций и обеспечивает надлежащий контроль.

Для достижения целей организации системы внутреннего контроля необходимо решение отдельных задач. Руководство предприятия обязано обеспечить организацию и поддержание на должном уровне такой системы внутреннею контроля, которая являлась бы достаточной для того, чтобы:

* в бухгалтерскую (финансовую) отчетность было включено все, что должно быть в нее включено, и не включено ничего из того, что не должно быть в нее включено, а то, что включено в отчетность, было бы правильно определено, классифицировано, оценено и зарегистрировано;

* бухгалтерская (финансовая) отчетность давала верное и объективное представление о предприятии в целом;

* компьютерные программы, контролирующие функционирование учетной системы, включающие формирование первичных документов, их анализ и разноску по счетам, не могли быть сфальсифицированы;

* средства предприятия не могли быть незаконно присвоены или неэффективно использованы;

* все отклонения от планов своевременно выявлялись, анализировались, а виновные несли ответственность;

* внутренняя отчетность оперативно передавалась лицам, уполномоченным принимать управленческие решения, для ее оптимального использования.

Из перечисленных выше задач руководства предприятия по организации внутреннего контроля видна неразрывная связь системы внутреннего контроля с двумя видами бухгалтерского учета; бухгалтерским финансовым и бухгалтерским управленческим учетом.

Первые три задачи обеспечиваются связью системы внутреннего контроля с системой бухгалтерского финансового учета, а три последние с системой бухгалтерского управленческого учета.

Именно поэтому в дальнейшем мы будем различать две системы:

* систему внутреннего финансового контроля;

* систему внутреннего управленческого контроля.

Как видно из содержания поставленных задач, создание системы внутреннего контроля – это достаточно сложный процесс, а сама система внутреннего контроля – это очень сложный и тонкий организм, неотъемлемыми частями которого являются абсолютно все подразделения предприятия, все сферы его деятельности и деятельность каждого работника-предприятия. Система внутреннего контроля – это своеобразная организация внутри организации (предприятия).

Степень сложности внутреннего контроля должна соответствовать организационной структуре предприятия, численности персонала, разветвленности сети филиалов и подразделений, степени централизации бухгалтерского учета и другим характеристикам предприятия в целом.

Объектами внутреннего контроля являются циклы деятельности организации – циклы снабжения, производства и реализации.

Важнейшей функцией внутреннего контроля является обеспечение соблюдения работниками предприятия своих должностных обязанностей,

Методы, используемые при осуществлении внутреннего контроля, весьма разнообразны и включают элементы таких методов, как:

* бухгалтерский финансовый учет (счета и двойная запись, инвентаризация и документация, балансовое обобщение);

* бухгалтерский управленческий учет (выделение центров ответственности, нормирование издержек);

* ревизия, контроль, аудит (проверка документов, проверка арифметических расчетов, проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, инвентаризация, устный опрос персонала, подтверждение и прослеживание);

* теория управления.

Все вышеперечисленные методы интегрируются в единую систему и используются в целях управления предприятием.

В современных условиях в жизнь предприятий постепенно входит новое понятие, называемое "эккаунтингом" (accounting). Это чрезвычайно емкое экономическое понятие, в основе которого лежит счетоводство – ведение бухгалтерского учета в соответствии с общепринятыми нормами. Однако счетоводство – это лишь основополагающий элемент эккаунтинга. Посредством счетоводства создается информационная база, необходимая для управления предприятием. Профессиональная деятельность, связанная с формированием этой информационной базы, и называется эккаунтингом.

В это понятие входит работа:

* плановая;

* по составлению отчетности;

* контрольная;

* аналитическая.

Таким образом, контроль является неотъемлемой частью эккаунтинга.

Классификация процедур и методов внутрифирменного контроля

Методы и процедуры контроля являются важной составляющей системы контроля. Предпринимателю, действующему без образования юридического лица и являющемуся единственным работником на своем предприятии, особые процедуры контроля просто не нужны – он вряд ли захочет обманывать самого себя и подводить заказчиков. Что касается предприятий, насчитывающих большое число наемных работников, то в их распоряжении должны быть такие методы и процедуры контроля, которые побуждали бы персонал действовать в соответствии с целями руководителей или владельцев этих предприятий. Кроме того, при наличии подобных методов резко сокращаются возможности для совершения и/или сокрытия мошенничества. Несмотря на множество видов деятельности предприятий, существует только пять типов методов контроля (таблица ниже). В отличие от мероприятий и процедур, являющихся частью контрольной среды и системы бухгалтерского учета и относящихся ко всем операциям, проводимым предприятием, специальные процедуры внутреннего контроля обычно устанавливаются для крупных или рискованных операций. На состав процедур контроля влияют объем, степень сложности и особенности видов деятельности предприятия, а также специфика контрольной среды и системы бухгалтерского учета. Так, на крупном предприятии со сложными условиями обработки данных необходимо подготовить:

- перечень продавцов или потребителей;

- условия отгрузки продукции;

- процедуры проверки качества защиты компьютерных данных.

На небольших предприятиях с относительно простыми условиями обработки данных такие процедуры контроля не всегда обязательны.

Предприятия достигают целей контроля путем разработки и внедрения процедур контроля на разных уровнях организации и на разных уровнях обработки данных.

Некоторые процедуры контроля применимы непосредственно к хозяйственным операциям, файлам данных, записям и активам. Эффективность таких процедур контроля увеличивается, если проводится их регулярная проверка и если распределение функций способствует защите активов и исключению или обнаружению ошибок в финансовых документах. В компьютеризированных системах существуют процедуры контроля, обычно называемые общими, не имеющие отношения к отдельным хозяйственным операциям или файлам, но оказывающие значительное влияние на весь цикл хозяйственных операций, на несколько циклов или на работу предприятия в целом.

При отсутствии компьютерной обработки данных (КОД) все процедуры контроля, естественно, выполняются вручную. При наличии КОД некоторые процедуры контроля осуществляются с использованием компьютерных программ. Такие процедуры контроля получили название "программируемые". Одной из программируемых процедур контроля является сравнение при помощи компьютера счетов-фактур на приобретение ТМЦ с файлами записей по полученным товарам. Процедуры контроля должны охватывать всю систему обработки данных, начиная с первоначальной регистрации информации по хозяйственным операциям и заканчивая последними записями по ее хранению, занесенными в бухгалтерские регистры или сведенными в файлы. При наличии компьютера необходимо сочетать программируемые процедуры контроля, позволяющие составлять отчеты, и выполнение вручную операций, имеющих отношение к таким отчетам. Например, перед оплатой счета продавца, которая происходит в определенные сроки, компьютерная программа может обеспечить проверку всех неоплаченных счетов-фактур на указанную дату с использованием соответствующего файла. Если соответствие имеется, счета-фактуры и отчеты по полученным счетам-фактурам переходят в файл оплаченных счетов-фактур, после чего для продавца распечатывается платежное поручение. Если соответствия нет либо из-за отсутствия информации по получению счетов-фактур, либо из-за расхождений в данных, указанных в перечне и счете-фактуре, компьютер не производит распечатки платежного поручения, а вместо этого выдает ответ: "соответствия нет".

Это свидетельствует о том, что либо счет-фактура не указана в перечне полученных счетов-фактур, либо нет соответствия между двумя документами. Работник, проверяющий качество выполнения бухгалтерского учета, снимает вопрос, указывая, что либо товарно-материальные ценности не были получены и, следовательно, отчет об их получении не составлялся, либо данные не согласуются друг с другом и перечисление денег продавцу не производится. Проверка соответствия данных при помощи компьютера и выдача информации по отсутствии согласования представляют собой программируемые процедуры контроля, а осуществление проверки и выдача заключения – ручные процедуры контроля. Обе операции необходимы для достижения целей, преследующихся при проверке. В данном случае цель заключается в обеспечении законного перечисления денег продавцу.

В компьютеризированных системах компьютерные программы могут создать некоторые документы без выполнения каких-либо работ вручную. С использованием компьютера могут быть, например, проведены следующие операции: перенос в журнал следующего месяца записей, сделанных в текущем месяце; аннулирование предварительно оплаченных счетов за следующий месяц; оплата операционных расходов (арендная плата и т.п.).

Для обеспечения контроля данные, занесенные в память компьютера и подлежащие обработке, должны быть полными, точными, законными; параметры, условия и программы, использующиеся для начала работы с такими хозяйственными операциями, должны оптимизироваться и под-держиваться на соответствующем уровне.

Предприятия разрабатывают и внедряют процедуры контроля для того, чтобы быть уверенными в законности осуществляемых хозяйствен-ных операций, в том, что информация по ним зарегистрирована полностью и точно, что все ошибки в процессе ведения дел и регистрации данных по ним обнаруживаются с максимальной скоростью (независимо от того, произошла ли ошибка при обработке данных по незаконным хозяйственным операциям, заключается ли она в невозможности провести обработку данных по законным операциям), что целостность зарегистрированных данных по ведению финансовой деятельности обеспечена файлами компьютера или бухгалтерскими книгами и что доступ к активам и связанным с ними документам ограничен. Это значит, что процедуры контроля дают уверенность в том, что цели контроля, заключающиеся в обеспечении полноты, точности, законности операций, в защите файлов и активов, были достигнуты и что системой бухгалтерского учета выдается надежная финансовая информация. Предприятиям следует применять различные способы достижения указанных целей.

Сочетание атмосферы всеобъемлющего контроля системы бухгалтерского учета и различных вариантов указанных пяти методов контроля направлено на устранение и/или уменьшение вероятности совершения мошенничества. Хороший контроль задает параметры приема на работу наиболее честных сотрудников, способствует моделированию и поощрению их подобающего поведения, пониманию важности выполняемой работы и обеспечивает такой документооборот, который затрудняет сокрытие мошенничества. Приведенные выше пять методов контроля закрывают перед потенциальными мошенниками доступ к ценностям, лишают их возможности скрыть следы своего преступления и безнаказанно пользоваться его плодами. Таким образом, три названных элемента являются составляющими общей структуры системы внутреннего контроля в любой организации или на предприятии.

Взаимоотношение внешнего и внутреннего контроля

Внешний и внутренний виды контроля объединяются общей целью, заключающейся в правильном и своевременном отражении хозяйственных операций в бухгалтерском учете и отчетности, законности хозяйственных операций и их целесообразности для предприятия, Так, данные внутреннего контроля помогают руководству предприятия и иному управленческому персоналу получать оперативную информацию об отклонениях от нормальных условий совершения хозяйственных операций, а данные внешнего контроля обеспечивают руководство информацией как о допущенных в течение отчетного периода ошибках и нарушениях, так и о недостатках организации самого внутреннего контроля.

Степень взаимосвязи между внутренним и внешним контролем во многом зависит от особенностей функционирования конкретного предприятия. Так, некоторые предприятия могут вообще не подвергаться внешнему контролю, например, если они не подлежат обязательному внешнему аудиту; инициативные аудиторские проверки такие предприятия не проводят и не являются участниками финансово-промышленной группы.

Внешний и внутренний контроль являют собой взаимозависимые и взаимообусловленные компоненты единой системы контроля. Но наряду с этим между внешним и внутренним контролем имеются существенные различия по ниже перечисленным аспектам.

1. Обязательность контроля

В соответствии со ст. 13 Закона РФ "О бухгалтерском учете" включение в состав годовой бухгалтерской отчетности аудиторского заключения необходимо только для тех организаций, которые подлежат обязательному аудиту в соответствии с федеральными законами,

В остальных случаях аудиторская проверка как форма внешнего контроля является добровольной. Она осуществляется по решению руководства предприятия.

Внутренний контроль обязателен для каждого предприятия, независимо от его организационно-правовой формы, формы собственности, величины и отраслевой принадлежности, На крупных предприятиях могут быть организованы специальные подразделения внутреннего контроля – отделы внутреннего аудита.

2. Цели организации контроля

Цель внешнего независимого аудита – подтверждение достоверности бухгалтерской отчетности для пользователей бухгалтерской (финансовой) отчетности организации. Как только аудиторская проверка закончена, и аудитор выдал аудиторское заключение, цель считается достигнутой.

Цель внутреннего контроля (аудита) – обеспечение соблюдения всеми сотрудниками предприятия своих должностных обязанностей в соответствии с целями организации. Цель внутреннего контроля во времени непрерывна, перманентна и достигается только на короткое время,

3. Пользователи информации

Потребителями информации, являющейся результатом независимого внешнего аудита, являются внешние пользователи.

Информация, являющаяся результатом осуществления внутреннего контроля, готовится для внутренних пользователей, в частности, – для руководителей и менеджеров организации,

4. Свобода выбора

Независимый внешний аудит основан на общепринятых нормах – стандартах (правилах) аудиторской деятельности, которые регулируют основные принципы, цели, правила поведения, порядок исследования и сбора аудиторских доказательств, оформления результатов, взаимодействия с третьими лицами и руководством проверяемой организации. Таким образом, внешний контроль до определенной степени централизован и регламентирован.

Внутренний контроль (аудит) организуется исходя из целей и задач управления предприятием. Государством регламентируются только основные направления внутреннего контроля – порядок проведения инвентаризации, правила организации документооборота, рекомендации по организации аналитического учета, определение должностных обязанностей управленческого персонала и некоторые другие. Кроме того, государство регламентирует организацию внутреннего аудита в некоторых областях хозяйственной жизни, в частности в банковской сфере. В настоящее время порядок организации внутреннего аудита в банках устанавливается в соответствии с приказом ЦБ РФ от 28 августа 1997 г, № 02-372 "О введении в действие Положения "Об организации внутреннего контроля в банках".

5. Используемые измерители

Так как целью внешнего аудита является подтверждение достоверности бухгалтерского учета, который ведется в российской валюте – рублях, в рублевой оценке должна быть составлена бухгалтерская (финансовая) отчетность.

При организации и осуществлении внутреннего контроля используются как денежные, так и не денежные измерители. Успешно применяются натуральные показатели (штуки, метры, тонны, литры и т.д.) – в зависимости от отраслевой принадлежности предприятия. Для измерения рабочего времени применяются такие показатели, как часы, машино-часы и т.д.

6. Объекты изучения

Объектами внешнего аудита являются разделы и участки бухгалтерского учета – основные средства, нематериальные активы, производственные запасы, расчеты, уставный капитал, кредиты и займы и проч. По каждому разделу и участку бухгалтерского учета применяются тесты средств контроля и тесты оборотов и сальдо по счетам бухгалтерского учета.

При осуществлении внутреннего контроля объектами организации контроля и, соответственно, объектами проверки являются циклы деятельности предприятия:

- снабжения – совокупность хозяйственных операций, предполагающих осуществление закупок товарно-материальных ценностей и платежей по ним, а также проведение соответствующих мероприятий и процедур контроля, действие которых распространяется на такие хозяйственные операции, как направление заказа на закупку, получение товарно-материальных ценностей, оплата заказанных и полученных материальных ценностей;

- производства – совокупность хозяйственных операций, предполагающих производство продукции, выполнение работ, оказание услуг, а также наличие соответствующих мероприятий и процедур контроля, результаты которых распространяются на такие хозяйственные операции,

как поддержание уровня запасов, передача товарно-материальных ценностей в производство, начисление и выплата заработной платы и др.;

* реализации (сбыта) или получения дохода совокупность хозяйственных операций, предполагающих получение предприятием доходов, а также наличие соответствующих мероприятий и процедур контроля, результаты которых распространяются на такие хозяйственные операции, как получение заказов на продажу продукции предприятия, отгрузка продукции и получение выручки.

7. Интеграция объектов изучения

При внешнем аудите хозяйственная деятельность предприятия воспринимается как единое целое.

При осуществлении внутреннего контроля основное внимание уделяется центрам ответственности структурным подразделениям, возглавляемым руководителями, которые несут ответственность за результаты их работы. К центрам ответственности относятся:

* на промышленном предприятии – цех, участок, бригада;

* на предприятии торговли – секция;

* в научно-исследовательской организации – отдел;

* в лечебном учреждении – отделение и т.д.

В отличие от управленческого учета, согласно принципам которого в сферу ответственности руководителя подразделения включаются лишь такие показатели издержек и выручки, на которые он может оказывать реальное воздействие, внутренний контроль включает в себя и соблюдение руководителями подразделений своих должностных обязанностей, нормативных документов, внутренних инструкций.

В управленческом учете различают центры ответственности:

- затрат;

- выручки;

- прибыли.

Для целей внутреннего контроля все центры ответственности являются, прежде всего, и центрами контроля.

8. Периодичность контроля

Обязательный внешний контроль (аудит), осуществляемый внешней (независимой) аудиторской организацией, проводится, как; правило, не чаще одного раза в год. Аудиторским заключением подтверждается годовая бухгалтерская отчетность.

Внутренний контроль осуществляется непрерывно. Отдельные контрольные мероприятия проводятся по мере надобности. Руководство предприятия самостоятельно устанавливает состав, сроки и периодичность контрольных процедур. Главный принцип организации внутреннего контроля – целесообразность и экономичность,

9. Степень открытости информации

Аудиторское заключение по результатам обязательной аудиторской проверки в составе своей первой и третьей частей (вводной и итоговой) является открытым документом. Каждый заинтересованный пользователь бухгалтерской отчетности экономического субъекта может ознакомиться с аудиторским заключением по данной отчетности. Конфиденциальной информацией предприятия является только аналитическая часть аудиторского заключения и письменная информация аудитора руководству проверяемого экономического субъекта по результатам проведения аудита. При публикации бухгалтерской отчетности указываются и результаты аудиторской проверки,

Все документы внутреннего контроля носят сугубо конфиденциальный характер,

10. Степень надежности информации

При внешнем аудите аудитор должен оценить достоверность бухгалтерской отчетности экономического субъекта во всех существенных аспектах. Это означает, что оценки аудитора не могут быть абсолютно точными.

Внутренний контроль зачастую не связан с операциями на счетах бухгалтерского учета. Руководство предприятия заинтересовано в предотвращении случаев мошенничества на своем предприятии (хищений, злоупотреблений служебным положением и проч.), однако атмосфера всеобщей подозрительности, тотального надзора за каждым сотрудником не должна быть целью работы предприятия. Таким образом, внутренним контролем используются приблизительные, но оперативные оценки.

В то же время для внутреннего контроля важна каждая деталь. Своевременно незамеченный симптом может привести к существенным нарушениям, мошенничеству.

11. Привязка ко времени

Внешний аудит изучает финансово-хозяйственную деятельность организации. В соответствии с принципом документальной обоснованности бухгалтерские проводки выполняются после совершения хозяйственной операции. Таким образом, основной целью внешнего аудита является оценка достоверности отражения в учете того, что уже свершилось.

Внутренний контроль призван организовать структуру контроля, а также поддерживать ее в таком состоянии, чтобы в каждый момент времени она соответствовала целям предприятия. Если предприятие имеет только один вид деятельности и реализует свою продукцию только по договору поставки, ему соответствует одна структура внутреннего контроля, если это же предприятие организует реализацию своей продукции в розницу через торговый павильон, структура внутреннего контроля должна быть изменена. Таким образом/основной целью внутреннего контроля является ведение деятельности в соответствии с установленными правилами.

12. Функция управления

Являясь функцией управления, контроль подразделяется на предварительный, текущий и последующий. Внешний аудит представляет собой один из видов последующего контроля, А внутренний контроль – это совокупность методов предварительного текущего и последующего контроля.

Процесс внутрифирменного контроля

В акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью общее собрание акционеров или участников общества соответственно утверждает положение о ревизоре (ревизионной комиссии), в котором определяются статус, состав, функции, полномочия ревизионной комиссии, порядок деятельности и отношений с иными органами управления обществом.

Ревизионная комиссия осуществляет регулярные проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности и текущей документации общества не реже одного раза в год.

Ревизионная комиссия осуществляет:

- проверку законности заключенных от имени общества договоров, совершаемых сделок, расчетов с контрагентами;

- анализ соответствия ведения бухгалтерского и статистического учета существующим нормативным положениям;

- проверку соблюдения в финансово-хозяйственной и производственной деятельности установленных норм, нормативов, правил, ГОСТов, технических условий и др.;

- анализ финансового положения общества, его платежеспособности, ликвидности активов, соотношения собственных и заемных средств;

- выявление резервов улучшения экономического состояния и выработку рекомендаций для органов управления обществом;

-проверку своевременности и правильности платежей поставщикам продукции, работ, услуг, платежей в бюджет, начислений и выплат дивидендов, процентов по облигациям, погашения прочих обязательств;

- проверку правильности составления балансов общества, отчетной документации для налоговой инспекции, статистических органов, органов государственного управления;

- проверку правомочности решений, принятых советом директоров и правлением, их соответствия уставу общества и решениям собрания акционеров, участников общества;

- анализ решений собрания акционеров (участников общества) вносит предложения по их изменению при расхождениях с законодательством и нормативными актами министерств и ведомств.

Ревизионная комиссия в целях надлежащего выполнения своих функций имеет право:

– получать от органов управления обществом, его подразделений и служб, должностных лиц все затребованные документы, необходимые для работы материалы, изучение которых соответствует функциям и полномочиям ревизионной комиссии. Указанные документы должны быть представлены ревизионной комиссии в течение пяти дней после ее письменного запроса;

- требовать от полномочных лиц созыва заседаний правления,

совета директоров, собрания акционеров (участников общества) в случаях, когда выявление нарушений в производственно-хозяйственной, финансовой, правовой деятельности или угроза интересам общества требуют принятия решений по вопросам, находящимся в компетенции данных органов управления обществом;

- созывать собрание акционеров в случаях, когда выявляются

нарушения в производственно-хозяйственной, финансовой, правовой деятельности или есть угроза интересам общества;

- требовать личного объяснения от работников общества, включая любых должностных лиц, по вопросам, находящимся в компетенции ревизионной комиссии;

- привлекать на договорной основе к своей работе специалистов,

не занимающих штатных должностей в обществе;

- ставить перед управляющими органами общества, его подразделений и служб вопрос об ответственности работников общества, включая должностных лиц, в случае нарушения ими положений, правил, инструкций, принимаемых обществом. При проведении проверок члены ревизионной комиссии обязаны изучить все документы и материалы, относящиеся к предмету проверки. За дачу неверных заключений члены ревизионной комиссии несут ответственность, мера которой определяется собранием акционеров (участников общества).

Если в, течение срока действия предоставленных ему полномочий член ревизионной комиссии прекращает выполнение своих функций, он обязан уведомить об этом совет директоров за один месяц до прекращения работы в ревизионной комиссии. В этом случае собрание акционеров (участников общества) на ближайшем заседании осуществляет замену члена ревизионной комиссии.

Ревизионная комиссия обязана:

- своевременно доводить до сведения собрания акционеров (участников общества), совета директоров, правления результаты ревизий и проверок в форме письменных отчетов, докладных записок, сообщений на заседаниях органов управления обществом;

- соблюдать коммерческую тайну, не разглашать сведения, являющиеся конфиденциальными, к которым члены ревизионной комиссии имеют доступ при выполнении своих функций;

- требовать от уполномоченных органов созыва внеочередного собрания акционеров (участников общества) в случае возникновения реальной угрозы интересам общества.

Ревизионная комиссия представляет в совет директоров не позднее чем за 30 дней до годового собрания акционеров отчет по результатам годовой проверки в соответствии с правилами и порядком ведения финансовой отчетности и бухгалтерского учета.

Одной из целей нашей работы также для совершенствования внутрифирменного контроля является введение должности бухгалтера-ревизора.

Данная должность вводится в организации для постоянного контроля за деятельностью внутренних подразделений и отделов. Далее в работе будут приведены основные вопросы, необходимые для рассмотрения в ходе проверки, должностные обязанности бухгалтера-ревизора.

В целом же нужно отметить, что введение данной должности положительно сказывается на работе предприятия, так как сотрудники всех отделов и подразделений и чувствуют постоянный контроль и возможность разоблачения своих преднамеренных или непреднамеренных ошибок. Частота проведения внезапных и запланированных проверок и инвентаризаций, сверка фактического оборота с данными бухгалтерского учета, сличение движений по цехам и складам, а также их сопроводительной документации могут позволить выявить недочеты внутри системы предприятия в целом, и, главное, факты преднамеренного злоупотребления своими должностными полномочиями в корыстных целях, попросту говоря, воровстве на тех или иных этапах хозяйственной деятельности.

Учитывая специфику отрасли в целом и конкретного предприятия в частности, бухгалтеру-ревизору необходимо будет изучить все особенности хозяйственной и финансовой деятельности организации. Также в ходе своей работы ему необходима будет помощь специалистов, технологов и менеджера по качеству, которые помогут дать более объективную оценку всех происходящих процессов внутри организации на стадиях закупки сырья, его хранения, производства и хранения и отпуска готовой продукции. Бухгалтер-ревизор должен будет поддерживать постоянную связь с главным экономистом и финансовым директором организации, чтобы оперативно реагировать на все выявленные им в ходе своей работы недочеты.

Одним из главных требований к работе бухгалтера-ревизора является – его богатый профессиональный опыт, знание отрасли и особенностей хозяйственной и финансовой деятельности данного предприятия, согласованность по всем вопросам с руководством предприятия.

Также немаловажным аспектом является безупречная честность ревизора в отношении исполняемых им обязанностей, так как только в таком случае имеет смысл введения данной должности. Честности и объективности при проведении проверок в много будет способствовать материальное поощрения бухгалтера-ревизора со стороны руководства предприятия.

Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что на данную должность желательно принимать специалистов с богатым опытом, безупречной репутацией и на высокий оклад, и именно при стечении этих обстоятельств можно гарантированно ожидать положительных результатов его работы.

Кроме того, следует отметить, что наиболее общими функциональными областями контроля являются:

1. реализация и дебиторская задолженность

2. снабжение и кредиторская задолженность

3. платежи по счетам и поступление денежных средств в кассу

4. расчеты с персоналом по зарплате

5. инвестиции

6. основные средства

7. запасы

Ниже дано описание каждой из указанных функциональных областей

1. Основные цели внутреннего контроля в конкретной функциональной области (Реализация и дебиторская задолженность, Поступление денежных средств, Снабжение и кредиторская задолженность).

2. Основные направления контроля в определенной функциональной области (Погашение кредиторской задолженности, Денежные средства в кассе, Запасы, Расчеты заработной платы, Инвестиции).

3. Процедуры внутреннего контроля, которые могут быть применены в функциональных областях (Основные средства, Нематериальные активы).

Анализ процесса планирования контрольного мероприятия.

При принятии решения о необходимости проведения контрольных мероприятий, необходимо сформулировать возможные существующие проблемы в работе любой торговой точки. Сформулированные заранее гипотезы существенно помогают составить точный запрос, и, следовательно, делают эффективным проводимые контрольные мероприятия. Возможны два варианта проблем (гипотез):

- проблемы (гипотезы), на которых необходимо сознательно заострять внимание исполнителей при проведении контрольных мероприятий. Например, возможное наличие конфликтов в коллективе, невнимательное отношение к покупателям, отсутствие специальных активных действий по продвижению новой модели и т.п.;

-проблемы (гипотезы), которые надо "прятать" от исполнителей. Например, место рекламного щита при входе; отвлечение менеджеров на личные проблемы; внешний вид продавцов и др.

Необходимо быть открытыми к новой информации, возможно, не совпадающей с нашими гипотезами.

Разработка запроса на проведение контрольных мероприятий

Запрос должен быть понятным и однозначно трактоваться всеми исполнителями.

В качестве примера приведем запрос для проведения контрольных мероприятий сотрудниками компании по заказу генерального директора этой компании.

Запрос:

- Дать общую оценку торговой точки (дизайн, интерьер, рабочее пространство, расположение образцов)

– Оценить качество работы менеджеров с покупателями (контакт, владение материалом, продвижение к покупке)

-Оценить, насколько активно продвигается новая модель;

Дается ли покупателю информация об особенностях и преимуществах нвой модели пластиковых окон.

Выбор конкретных способов зависит от следующих факторов:

- уровня детальности информации;

-способа дальнейшего использования информации;

-ресурсов (время, деньги, исполнители) компании, выделяемых на данные работы.

Существуют такие способы проведения контрольных мероприятий: – контрольные звонки, контрольные визиты, вызов мастеров на дом, контрольные покупки и т.п. Метод работы контролеров должен быть максимально приближен к покупательскому поведению.

Создание маркетинговых форм для фиксации информации

Специальные маркетинговые формы разрабатываются только по необходимости. При заполнении менеджерами розничной торговой точки каких-либо маркетинговых форм, исполнителем также должна "дублироваться" данная информация в аналогичную маркетинговую форму для последующего сравнения.

Определение конкретных исполнителей зависит от поставленной задачи:

- исполнитель – "рядовой покупатель", который не должен быть профессионалом в предмете. В этом случае отчет должен быть представлен в форме "фотографии" работы магазина глазами обычного покупателя ("чайника").

-исполнитель – "профессионал".

Ниже приводится пример, когда исполнитель должен быть не просто "рядовым" покупателем, но и иметь более высокий уровень подготовки для качественного выполнения поставленной задачи (знание психологии, наблюдательность, умение устанавливать контакт и т.п.).

Пример. Существует проблема во взаимодействии старшего менеджера и коллектива. Есть "теневой" лидер, который "перетягивает" часть коллектива на себя, диктует иные условия работы.

Задачи: выявить "теневого" лидера, его влияние; произвести оценку атмосферы в коллективе.

Выполняемые действия: вызов старшего менеджера в офис компании (под любым предлогом); направление опытного контролера в торговую точку (в это же время)!

В данном примере отражена совместная работа руководства компании и контролера.

Существует два основных правила для исполнителя при проведении контрольных мероприятий:

- первое – "вести себя естественно". Нельзя забывать, что менеджеры – достаточно опытные и неглупые люди, которые могут очень быстро "раскусить" незадачливого "покупателя". Если это произойдет, то исполнителя ждет провал, который можно предотвратить заранее, предусмотрев тщательную проработку "легенды" и разработку стратегии поведения (выбор типа посетителя). (При проведении контрольных мероприятий сотрудники компании сталкивались с ситуацией, когда менеджеры торговой точки сразу раскрывали их. Главная ошибка состояла в том, что "покупатель" оказывался слишком знающим и действовал по стандартной схеме проверки, которая была уже неоднократно проанализирована менеджерами.)

- второе – "не мешать работе менеджеров". При понимании, что дальнейшая работа контролера может привести к потере реального покупателя, исполнитель не должен занимать больше время менеджера и под любым предлогом отказаться от помощи. В то же время необходимо, расставаясь с менеджерами, оставлять себе возможность продолжить прерванную беседу.

Отчеты готовятся исполнителями по заранее разработанной форме, включающей в себя следующие основные позиции:

- общую оценку (согласно постановке задачи);

- плюсы/минусы, замеченные во время контрольного мероприятия;

- выводы и рекомендации. Отчет, построенный по вышеописанной схеме, должен быть лаконичным, но в то же время нести в себе достаточно большой объем информации, чтобы любой читатель данного отчета мог видеть всю описанную ситуацию своими глазами.

После проведения контрольных мероприятий необходимо организовать встречу с руководством (старшими менеджерами) розничной торговой точки для разбора: плюсов/минусов в работе менеджеров торговой точки; плюсов/минусов в организации работы розничной торговой точки; внештатных ситуаций, сложившихся в ходе проведения контрольного мероприятия.

При получении негативных отзывов о работе розничной торговой точки необходимо понять, все ли сделано компанией для правильного функционирования магазина, салона и др.

Наиболее часто используются следующие виды контрольных мероприятий:

- оценка работы менеджеров розничной торговой точки;

-оценка места расположения розничной торговой точки;

- организация работы розничной торговой точки.

- Оценка работы менеджеров розничной торговой точки

Данный вид контрольных мероприятий необходимо проводить регулярно, в первую очередь не для того, чтобы выявлять ошибки менеджеров и наказывать за них, а с единственной целью – проверки качества и ответственности работы менеджеров.

Эти результаты необходимы как для обучения менеджеров, усиления контроля за их работой, так и для исправления ряда организационных ошибок, допущенных руководством компании.

Рекомендации по совершенствованию внутрифирменного управления.

Методы и процедуры контроля являются важной составляющей системы контроля. Что касается предприятий, насчитывающих большое число наемных работников, то в их распоряжении должны быть такие методы и процедуры контроля, которые побуждали бы персонал действовать в соответствии с целями руководителей или владельцев этих предприятий. Кроме того, при наличии подобных методов резко сокращаются возможности для совершения и/или сокрытия мошенничества. Несмотря на множество видов деятельности предприятий, существует только пять типов методов контроля (таблица ниже). В отличие от мероприятий и процедур, являющихся частью контрольной среды, специальные процедуры внутреннего контроля обычно устанавливаются для крупных или рискованных операций. На состав процедур контроля влияют объем, степень сложности и особенности видов деятельности предприятия, а также специфика контрольной среды и системы бухгалтерского учета. Так, на крупном предприятии со сложными условиями обработки данных необходимо подготовить:

1. перечень продавцов или потребителей;

2. условия отгрузки продукции;

3. процедуры проверки качества защиты компьютерных данных.

На небольших предприятиях с относительно простыми условиями обработки данных такие процедуры контроля не всегда обязательны.

Кроме того, нам кажется, что для усовершенствования системы внутрифирменного контроля на предприятии необходимо создать ревизионную комиссию.

Ревизионная комиссия общества должна будет действовать на основании "Положения о ревизионной комиссии " , утверждаемым общим годовым собранием участников общества.

При выполнении своих функций ревизионная комиссия осуществляет следующие виды работ:

- проверку финансовой документации общества, заключений комиссии по инвентаризации имущества, сравнение указанных документов с данными первичного бухгалтерского учета;

- проверку законности заключенных договоров от имени общества, совершаемых сделок, расчетов с контрагентами;

- анализ соответствия ведения бухгалтерского и статистического учета существующим нормативным положениям;

- проверку соблюдения в финансово-хозяйственной и производственной деятельности установленных нормативов, правил, ГОСТов, ТУ, и пр.;

- анализ финансового положения общества, его платежеспособности, ликвидности активов, соотношения собственных и заемных средств, выявление резервов улучшения экономического состояния общества и выработку рекомендаций для органов управления обществом;

- проверку своевременности и правильности платежей поставщикам продукции и услуг, платежей в бюджет, процентов по облигациям, погашений прочих обязательств;

При проведении проверок члены ревизионной комиссии обязаны надлежащим образом изучить все документы и материалы, относящиеся к предмету проверки. За неверные заключения члены ревизионной комиссии несут ответственность, мера которой определяется общим собранием участников общества и законодательными актами Российской Федерации.

По итогам проверки финансово-хозяйственной и правовой деятельности общества ревизионная комиссия общества составляет заключение, в котором должны содержаться:

- подтверждение достоверности данных, содержащихся в отчетах, и иных финансовых документов общества;

- информация о фактах нарушения, установленных правовыми актами Российской Федерации порядка ведения бухгалтерского учета и представления финансовой отчетности, а также правовых актов Российской Федерации при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности.

Ревизионная комиссия обязана:

- своевременно доводить до сведения общего собрания, наблюдательного совета, генерального директора, результаты осуществленных ревизий и проверок в форме письменных отчетов, докладных записок, сообщений на заседаниях органов управления обществом;

- соблюдать коммерческую тайну, не разглашать сведения, являющиеся конфиденциальными, к которым члены ревизионной комиссии имеют доступ при выполнении своих функций;

- требовать от наблюдательного совета созыва внеочередного общего собрания участников общества в случае возникновения реальной угрозы интересам общества;

- осуществлять внутренний аудит общества;

Ревизионная комиссия представляет в наблюдательный совет не позднее, чем за 30 дней до годового общего собрания отчет по результатам годовой проверки в соответствии с правилами и порядком ведения финансовой отчетности и бухгалтерского учета.

Ревизионная комиссия в целях надлежащего выполнения своих функций имеет право:

1. получать от органов управления обществом, его подразделений и служб, филиалов и представительств, должностных лиц счетной комиссии все затребованные комиссией документы, необходимые для ее работы материалы, которые должны быть представлены ревизионной комиссии в течение пяти рабочих дней после ее письменного запроса;

2. требовать от полномочных лиц созыва заседаний наблюдательного совета, созыва внеочередного общего собрания в случаях, когда выявление нарушений в производственно-хозяйственной, финансовой, правовой деятельности или угроза интересам общества требуют решения по вопросам, находящимся в компетенции данных органов управления обществом;

3. требовать личного объяснения от работников общества, включая любых должностных лиц, по вопросам, находящимся в компетенции ревизионной комиссии;

4. ставить перед органами управления общества, его подразделений и служб вопрос об ответственности работников общества, включая должностных лиц, в случае нарушения ими положений, правил и инструкций, принимаемых обществом.

Внеплановая ревизия финансово-хозяйственной деятельности общества осуществляется также во всякое время по:

1. инициативе самой ревизионной комиссии;

2. решению общего собрания;

3. решению наблюдательного совета;

4. требованию генерального директора;

Решение о внеплановой ревизии принимается наблюдательным советом большинством голосов его членов присутствующих на заседании или принявших участие в заочном голосовании. Требование направляется на имя председателя ревизионной комиссии и подписывается всеми директорами, голосовавшими за его принятие. Решение о внеплановой ревизии может быть принято генеральным директором и направлено на имя председателя ревизионной комиссии.

Мероприятия по созыву экстренного заседания ревизионной комиссии и назначению внеплановой ревизии: член ревизионной комиссии при выявлении нарушений может направить председателю ревизионной комиссии письменное требование с описанием выявленных нарушений, требующих безотлагательного решения ревизионной комиссии; в течение 3 рабочих дней после получения требования председатель ревизионной комиссии обязан собрать экстренное заседание ревизионной комиссии; при принятии ревизионной комиссией решения о проведении внеплановой ревизии, председатель ревизионной комиссии обязан организовать

внеплановую ревизию и приступить к ее проведению.

Заседания ревизионной комиссии:

Ревизионная комиссия решает все вопросы на своих заседаниях. На заседаниях ревизионной комиссии ведется протокол. Заседания ревизионной комиссии проводятся по утвержденному плану, а также перед началом проверки или ревизии и по их результатам. Член ревизионной комиссии может требовать созыва экстренного заседания комиссии в случае выявления нарушений, требующих безотлагательного решения ревизионной комиссии.

Все заседания ревизионной комиссии проводятся в очной форме.

При решении вопросов каждый член комиссии обладает одним голосом. Решения, акты и заключения ревизионной комиссии утверждаются простым большинством голосов при помощи поименного голосования или простым поднятием руки, присутствующих на заседании членов ревизионной комиссии. При равенстве голосов решающим является голос председателя ревизионной комиссии.

Также, помимо ревизионной комиссии, действующей не постоянно, а периодически, будет введена штатная должность бухгалтера-ревизора. Основной задачей для него станет- постоянное непрерывное осуществление контроля за финансовой стороной хозяйственной деятельности предприятия.

Для данного сотрудника предусматриваются должностные обязанности, которые должны будут носить следующий характер:

-осуществляет в соответствии с действующими инструкциями и положениями плановые и по специальным заданиям документные ревизии хозяйственно-финансовой деятельности филиалов, а также их подразделений, находящихся на самостоятельном балансе. Своевременно оформляет результаты ревизии и представляет их в соответствующие инстанции для принятия необходимых мер. Дает оперативные указания руководителям ревизуемого объекта об устранении выявленных нарушений и недостатков, проведении контрольных проверок выполненных работ. Контролирует достоверность учета поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных фондов, своевременное отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с их движением, правильность расходования материалов, топлива, электроэнергии, денежных средств, соблюдения смет расходов, порядок составления отчетности проведения инвентаризации и бухгалтерского учета в подразделениях предприятия. Участвуют в разработке и осуществлении мер, направленных на повышение эффективности использования государственных средств, их всемерную экономию, усиление контроля за хозяйственно-финансовой деятельностью предприятий и организаций, обеспечение сохранности имущества, налогового учета, правильной организации бухгалтерского учета, контролирует работников предприятия по вопросам организации ведения бухгалтерского, налогового учета и отчетности. Проводит тематические проверки по подразделениям общества:

-целевое использование поступающих денежных средств;

-соблюдение плановых бюджетов;

-правильности начисления налогов во все бюджеты;

-правильность оформления первичных учетных документов.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие материалы по организации бухгалтерского, налогового, управленческого учета и составлению отчетности, формы и методы бухгалтерского учета и анализа хозяйственной деятельности на предприятии, порядок проведения документальных ревизий и проверок, организацию документооборота и порядок документального оформления и отражения в бухгалтерском учете хозяйственных средств и их движения, план и корреспонденцию счетов, финансовое, налоговое и хозяйственное законодательство, основы экономики, организации производства, труда и управления, основы организации механизированной обработки экономической информации, правила эксплуатации вычислительной техники, правила внутреннего трудового порядка, основы трудового законодательства, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Также для бухгалтера-ревизора должен предусматриваться целый перечень вопросов, на которые он должен обращать внимание при проведение документальной ревизии общества:

1.Ознакомится с материалами предыдущей ревизии, обратить внимание на информацию по исполнению решения (приказа, письма) с тем, чтобы проверить ее достоверность на месте.

2. Внезапная ревизия кассы.

3. Проверка первичных документов с точки зрения правильности их оформления и законности совершенных операций:

а) по кассовым операциям сплошной пунктировкой получения из банка и оприходования наличных денег, с выборочным подсчетом платежных ведомостей за проверяемый период;

б) по банковским операциям со сверкой оборотов с выписками по счету и сальдо;

в) при оплате торгово-сбытовым организациям, базам по лимитированным чековым книжкам проводить выборочно встречную сверку отпуска и прихода товарно-материальных ценностей на основании счетов- накладных поставщика;

г) авансовых отчетов;

д) документов по начислению заработной платы и всех других выплат рабочим и служащим (отпускных за время выполнения государственных обязанностей, если таковые имеются, пособий и всех видов премий и др.) по учету и хранению материалов на строящихся объектах и складах;

е) материальных отчетов с выборочным подсчетом и пунктировкой записей в отчете с документами (не менее чем за 3 месяца), а также проверка остатков по количеству и стоимости материалов.

4. Проверка полноты списания затрат, начисления амортизации, резервов, реальность незавершенного производства, брак и переделки, правильность списания отклонений от планово-учетных цен на материалы и другие вопросы, касающиеся себестоимости производства и достоверности учета.

5. Проверка финансового состояния путем анализа баланса по отдельным разделам и статьям с использованием первичных документов и учетных регистров в полном соответствии с действующей методикой.

6. Проверка состояния бухгалтерского, налогового, управленческого учета (включая инвентаризацию).

7. Проверка правильности состояния бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности.

8. Проверить состояние складского хозяйства и организации хранения материалов на складах (внезапная проверка материальных ценностей со снятием натуральных остатков по наиболее ценным 8-10 предметам, составлением по ним сличительной ведомости), сверхнормативных, излишних товарно-материальных ценностей, отпуска материалов и готовой продукции сторонним организациям и частным лицам (особенно обратить внимание на наличие разрешения применения отпускных цен при отпуске частным лицам и работникам).

9. Наличие мероприятий по сохранности имущества, экономии материальных ресурсов и их выполнения.

10. Анализ использования автотранспорта.

11. Проверить состояние и качество планирования технико-экономических показателей, своевременность их доведения до исполнителей и контроль за выполнением. Результаты экономического анализа. Наличие и выполнение бизнес-планов.

12. Непроизводительные затраты, брак и переделки, их учет, причины их возникновения и возмещение за счет виновных лиц.

13. Проверить правильность начисления и перечисления налогов в бюджет и внебюджетные фонды.

14. Проверка выполнения приказов и указаний руководства общества.

15. Анализ и обобщение результатов ревизии с учетом проверок, проведенных экономистом и другими лицами, участвующими в комплексной ревизии.

16. Обобщение материалов ревизии и составление акта. Подготовка проекта решения (приказа, письма) по проведенной ревизии, проверке.

Исходя из особенностей, специализации проверяемых организаций и предприятий в перечень вопросов могут внестись дополнения при назначении ревизий.

Обычно данный перечень вопросов составляется финансовым директором и утверждается генеральным директором общества.

Должность вводится независимо от наличия и работы ревизионной комиссии.

Литература

1. Алборов Р.А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК.- 2-е изд., перераб. И доп.-М.: Дело и сервис, 2006.

2. Бархатов А.П. Процедуры внутреннего аудита в организации /Аудиторские ведомости", 2004

3. Бурцев В.В. Классификация системы внутреннего контроля на основе различных признаков "Аудиторские ведомости", 2005

4. Бурцев В.В. Система внутреннего контроля коммерческой организации.- М.: Экзамен, 2006.

5. Веренков А.И., Гапоник А.И., Шафронская Г.Г. Использование внутреннего аудита для целей внешнего аудита. /Аудиторские ведомости, 2004

6. Воропаев Ю.Н. Оценка внутреннего контроля // Бухгалтерский учет. 2006.. С. 191.

7. Гражданский Кодекс РФ /ч.1,2,3.

8. Гутцайт Е.М. Методологические проблемы аудита // Аудиторские ведомости. 2004. 1-4.

9. Макальская А.К. Внутренний аудит.- М.: Дело и сервис, 2005.

10. Макальская А.К., Пирожкова НА. Основы аудита. М.: Дело и сервис, 2004.

11. Налоговый кодекс РФ /ч.1,2.

12. Основы аудита: Учебник. Под ред. проф. Я.В. Соколова. – М.: Изд-во "Бухгалтерский учет", 2007.

13. Пахомов Д.В. Качество аудиторских услуг: организация контроля // Финансовая газета. Региональный выпуск. 1. 2004.

14. Постановление Правительства Российской Федерации от 01.01.2002 1 "О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы".

15. Правило (стандарт) аудиторской деятельности Изучение и использование работы внутреннего аудита (одобрено Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ протоколом 3 от 27.04.99).

16. Правила (стандарты) аудиторской деятельности. Одобрены Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ: Офиц. издание / Сост. и комм. Ю.А. Данилевского. М., 2002.

17. Приложение 3 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 40.

18. Словарь терминов Профессиональных стандартов внутреннего аудита.

19. Сотникова Л.В. Внутренний контроль и аудит: Учебник. М.: ЗАО Финстатинформ, 2004.

20. Суйц В. П., Ахметбеков А.Н., Дубровина Т.А. Аудит: общий. Банковский, страховой. – М.: ИНФРА-М, 2004.

21. Трудовой Кодекс РФ.

22. Уголовный Кодекс РФ.

23. Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

24. Филь И.А. Аудит. Конспект лекций. Приор, 2004.

25. Шеремет А.Д., Сайфуллин Р.С. Методика финансового анализа М.: Инфра-М, 2005.

26. Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит. – М.: ИНФРА-М, 2004.