Систематизация и хранение управленческих документов

Систематизация и хранение управленческих документов.

Статьи по теме
Искать по теме

Управленческие документы составляют ядро управленческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации.

В последние годы интерес к управленческому документообороту среди менеджеров высшего и среднего звена неуклонно возрастает. Общепризнанно, что управленческий документооборот является необходимым инструментом для управления организацией, позволяющим повысить качество и оперативность принимаемых управленческих решений, максимизировать ожидаемый результат и эффективно контролировать риски хозяйственной деятельности. На многих предприятиях были построены информационные системы, ориентированные на внутренних пользователей.

Вместе с тем, на сегодняшний день многие руководители не всегда осознают роль управленческого документооборота в организации, недостаточно четко понимают цели и задачи его постановки.

Понятие систематизации и хранения документов

Важная роль в сфере управленческой деятельности отводится ее документационному (документному) обеспечению.

Принципам, правилам документооборота, методологии документного обеспечения управленческого процесса, способам его стандартизации и унификации посвящены работы многих известных отечественных исследователей: Андреевой В.И., Басакова М.И., Верховцева А.В., Константинова Ю.Н., Лихачева М.Т., Санкиной Л.В..

Специфичность документационного обеспечения управления организации в современных условиях заключается в создании и обработке все возрастающего объема документов и значительных трудовых затрат при дефиците подготовленного персонала. Указанные ограничения влияют на темп внедрения прогрессивных методов и средств обработки организационно-распорядительных документов и в значительной мере объясняют актуальность самой проблемы документационного обеспечения.

Прежде чем начать исследование проблематики систематизации и хранения управленческих документов необходимо определиться с центральными понятиями работы.

Итак, под документом в работе понимается зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими её идентифицировать (различить).

Документы издаются для того, чтобы быть использованные не единожды, а многократно. Многократное использование документа ведет к необходимости включать документ в процесс документооборота.

Таким образом, следующее понятие, которое мы рассмотрим, будет категория "документирование".

Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Создание документов может осуществляться на естественном или искусственном языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях.

Средства документирования – орудие используемые человеком для создания документов:

- простые средства (ручки, карандаши)

- механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно кино и видео техника)

- средства автоматизации (компьютерная техника).

В зависимости от используемых средств документации различают способы документирования (кино фото фоно документирование, электронное и текстовое документирование).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его оформление.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности комплексов документов.

Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).

Документы – носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других источниках информации (книг, газет, журналов) содержащих переработанную вторичную информацию.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

В основе создания УСД лежит метод унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.

Понятие управленческой документации

Каждой функции управления соответствует определенный набор документов. Так, организационно-распорядительные функции в управлении реализуются с помощью документов различных видов и назначения. Таким образом, организационно-распорядительные документы являются наиболее востребованными в организациями. Их круг довольно-таки широк.

Так, в систему организационно-распорядительных документов (ОРД) входят устав, положение, учредительный договор, которые сопровождают создание организации как юридического лица.

Деятельность органов управления организации, ее структурных подразделений и должностных лиц регулируется регламентами, положениями о структурных подразделениях, инструкциями, правилами и другими организационными документами.

Управленческие решения фиксируются в распорядительных документах, наименования которых определяются правовым статусом и компетенцией организации (постановления, распоряжения, приказы и др.).

Заседания коллегиальных органов сопровождаются ведением протоколов. Взаимоотношения с деловыми партнерами регулируются с помощью договоров и другой документации, используемой в договорной работе.

Информационный обмен с организациями и гражданами осуществляется с помощью писем, телеграмм, телефонограмм, а также сообщений, передаваемых с помощью средств факсимильной связи и компьютерных сетей.

В организации готовятся акты, отчеты, справки, докладные записки и другие документы.

При оформлении приема, увольнения, перемещения работников, предоставлении отпуска создаются кадровые документы (трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др.).

Современные требования к оформлению организационной распорядительной делопроизводства (ОРД) зафиксированные в госте (ГОСТ Р6.30-97). Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (29) но и зоны и последовательность их размещение на документе.

Формуляр – совокупность реквизитов документов и схема их расположения на документе.

Наличие формуляра установленного в государственном стандарте обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного предприятия, так и в стране в целом. В обществе документ является основным носителем управленческой, статистической, научной, технической, и иной социально-значимой информации.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда.

Учетно-отчетные документы поступаю с нижнего уровня управления на верхний; по ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Эта информация является базой при планировании и прогнозировании.

Организационно-распорядительные документы зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз.

Министерства и ведомства разрабатывают на основе нормативных документов инструкцию по документированию управленческой деятельности для учреждений своей отрасли или типовые инструкции для подведомственных однотипных учреждений, на основе которых разрабатываются индивидуальные инструкции применительно к условиям конкретного учреждения.

Инструкция по документированию управленческой деятельности – нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении (группе учреждений) с учетом условий и специфики его деятельности.

Приступая к работе с документами в любом учреждении, секретарь обязательно знакомится с инструкцией по документированию управленческой деятельности данного учреждения. Документ является основанием для принятия управленческого решения, служит доказательством, свидетельством принятых решений, их исполнения, обеспечивает закрепление во времени, передачу в пространстве определенных актов, служит источником для обобщений, является материалом для наведения справок и архивных данных.

Управленческие документы обладают следующими особенностями:

- создаются, используются органами государственного управления (субъектами и объектами) в соответствии с установленной компетенцией и поставленными задачами;

- служат средством закрепления функций органов государственного управления;

- содержат, как правило, информацию правового и справочного характера, отражающую природу исполнительной и распорядительной деятельности определенного органа управления;

- процесс их создания, форма, содержание, параметры действия регулируются правовыми нормами, что придает им общезначимость и обязательность исполнения.

Требования, предъявляемые к внешней и юридической форме документов управления зависят от их вида. В одних случаях письменное, с помощью бланков, нотариальное оформление фактов и прав не предписывается законодательством, хотя и не запрещается. В других – закон прямо предусматривает соответствующую форму удостоверения конкретных прав и обстоятельств. Актовые данные фиксируются на специальных бланках, изготовляемых по единому образцу.

На практике различают следующие виды дефектов документов: недостоверность документа, отсутствие реквизитов; наличие ошибок, не оговоренных исправлений; неграмотное изложение текста; неправильная форма удостоверения, другие дефекты.

Недостатки документов могут быть соответствующим образом исправлены. Недоброкачественный документ может быть признан в определенном порядке действительным или аннулируется. Следует различать простую и квалифицированную формы изменения (исправления) документа. К простой форме исправлений относятся исправления посредством зачеркивания и оговорок. К квалифицированной – специальные надписи в некоторых юридических документах. Изменение текста посредством удаления его частей механическим (подчисткой) или химическим (травлением) способами в юридических документах не допускается.





Теоретическое исследование управленческого документооборота

Основную часть официальной документации составляет документация, используемая при реализации функций управления.

Управленческая документация имеет универсальный характер и создается в деятельности всех органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций.

Под управленческим (или внутренним) документооборотом в работе понимается идентификация, сбор, регистрация, обобщение, анализ и передача внутренним пользователям информации, необходимой для управления организацией. Такая информация бывает востребована в процессе подготовки данных, необходимых для принятия управленческих решений, впоследствии отражающихся в планах разного уровня, а также при контроле исполнения планов.

Поэтому можно сказать, что управленческий документооборот представляет собой систему информационного обеспечения процессов планирования и контроля на всех уровнях управления: начиная от стратегии и заканчивая оперативными бюджетами.

Можно отметить две главные особенности управленческого документооборота – ориентация на пользователя информации и оперативность предоставления данных. Ориентация на пользователя информации – определенного менеджера организации – характеризует сущность управленческого документооборота. При этом потребности менеджеров в информации для принятия решений и контроля будут зависеть, во-первых, от функциональной области, в которой они специализируются, во-вторых, от их положения в организационной структуре предприятия. В связи с этим, система управленческого документооборота в конкретной организации может быть построена различными способами, учитывающими эту специфику

Однако управленческий документооборот – это скорее подход к организации информационной системы предприятия, ориентированной на пользователя, чем какая-либо универсальная методика. Система управленческого документооборота может не соприкасаться с бухгалтерией и не оперировать финансовыми показателями. Решение о конфигурации системы управленческого документооборота должен принимать руководитель организации, исходя из существующих потребностей в информации для нужд управления и имеющихся ресурсов, которые могут быть использованы для построения внутренней информационной системы.

Вторая особенность управленческого документооборота – оперативность – обусловлена тем, что информация для нужд принятия решений и контроля будет полезна только в том случае, когда она своевременно передается пользователям. При построении сложных систем управленческого документооборота, охватывающих все уровни управления, требование оперативности диктует необходимость автоматизации документооборотных процедур, поскольку ручная обработка данных не позволяет обеспечить своевременность получения информации.

Работоспособная система управленческого документооборота обязательно должна включать в себя следующие основные элементы:

-центры (зоны) ответственности;

-контролируемые показатели;

-первичные документы управленческого документооборота;

-документооборотные регистры для группировки данных;

-формы управленческой отчетности;

-документооборотные процедуры сбора, обработки и представления информации пользователям.

Организация документооборота по центрам ответственности позволяет измерять результаты деятельности линейных менеджеров, оперативно отслеживать отклонения фактических значений показателей от целевых и выявлять их причины (управление по отклонениям). Под центром ответственности мы понимаем должностных лиц организации, которым делегированы полномочия и ответственность за выполнение определенных функций управления и для которых установлены целевые значения контролируемых показателей. К примеру, при построении управленческого документооборота в сфере финансов, могут выделяться центры ответственности за доходы и затраты, прибыль и инвестиции. Если система управленческого документооборота ограничивается отдельным структурным подразделением предприятия, то центры ответственности могут быть выделены по результатам декомпозиции функциональных областей деятельности. Например, в службе Главного инженера на промышленном предприятии могут быть выделены центры ответственности за достижение целевых показателей в таких областях, как: технологическое обеспечение; промышленная безопасность и экология; техническое обслуживание и ремонт оборудования; техническое развитие и прикладные научные исследования; обеспечение производства определенными ресурсами (электроэнергия, газ вода и др.).

Для того чтобы данные управленческого документооборота формировались целенаправленно, необходимо четко определить состав контролируемых показателей по центрам ответственности. При этом должны быть выполнены следующие действия:

1. Определение основной цели деятельности подразделений организации, которые охватываются системой управленческого документооборота. Цель деятельности подразделения определяется общей (стратегической) целью организации.

2. Декомпозиция основной цели деятельности на составляющие ее подцели и задачи. В результате декомпозиции получается набор задач, каждой из которых может быть поставлен в соответствие измеритель достижения результатов – показатель. При этом также происходит разделение подцелей и задач по уровням управления (стратегия, планы по реализации стратегии, бюджеты). В зависимости от потребностей менеджмента, управленческий документооборот может формировать показатели как для всех уровней управления, так и для какого-то отдельного уровня управления (например, документооборот по бюджетным показателям).

3. Далее по каждой задаче определяется набор показателей, отражающих результат ее выполнения. Практика показала целесообразность выделения двух групп показателей: ключевых и вспомогательных. Ключевые показатели оценивают деятельность предприятия (подразделения, службы и т.п.) в целом, то есть характеризуют степень достижения основной цели. Вспомогательные показатели, отражают степень выполнения требований и ограничений по достижению целей. Например, в функциональной области "экология" в качестве ключевого показателя может быть выбран уровень выбросов в атмосферу, а как вспомогательный – отклонения от установленных нормативов выбросов в окружающую среду.

4. После разработки множества контрольных показателей необходимо распределить их между выделенными ранее центрами ответственности. При этом устанавливается соответствие между составом решаемых задач в рамках центра ответственности и измерителями конечного результата его деятельности.

5. Завершающим этапом является определение целевых значений контрольных показателей, что является предметом планирования. Они могут выступать в качестве показателей, отражающих результат выполнения планов (например, значения доходов, затрат, прибыли в финансовом плане), либо выступать в качестве отправной точки для разработки планов. Например, определение целевого уровня рентабельности продаж служит основанием для разработки плана мероприятий по его достижению. Задача управленческого документооборота – формирование фактических данных о значениях контролируемых показателей и предоставление их заинтересованным лицам внутри организации.

Другим важным моментом является определение документооборотных периодов, то есть интервалов времени, по окончании которых становится доступной информация о значениях контролируемых показателей. Очевидно, что чем короче будут документооборотные периоды, тем выше оперативность управленческого документооборота. Вместе с тем, следует учитывать, что выбор коротких документооборотных периодов существенно усложняет процедуры управленческого документооборота, увеличивает его трудоемкость и выдвигает повышенные требования к профессиональной подготовке и интенсивности труда персонала, занятого в документооборотном процессе.

Постановка управленческого документооборота в организации должна быть инициирована высшим руководством, которое предварительно должно осознать свои потребности в получении информации для нужд управления. Для постановки управленческого документооборота целесообразно создать рабочую группу, руководитель которой должен обладать значительным авторитетом внутри организации, при этом ему предоставляются широкие полномочия в части получения необходимой информации от подразделений. Как правило, процесс формализации потребностей и постановки управленческого документооборота происходит с участием внешних консультантов, которые также входят в состав рабочей группы.

В процессе постановки управленческого документооборота в организации необходимо решить следующие задачи:

- определение функциональных областей, в которых предполагается построение или реструктуризация управленческого документооборота;

- выявление элементов существующего в организации внутреннего документооборота в рамках выделенных функциональных областей и оценка их адекватности реально протекающим хозяйственным процессам, а также информационным потребностям менеджмента;

- разработка концепции управленческого документооборота в организации и плана мероприятий по его построению;

- разработка структуры зон ответственности менеджеров;

- определение основных элементов системы управленческого документооборота и их регламентация;

- внедрение системы управленческого документооборота в организации и консультационное сопровождение процесса внедрения.

Оперативное хранение документации

С момента разработки документа (заведения дела) и до передачи в архив документы (дела) должны храниться в офисе фирмы или в специально отведенном для той цели помещении.

Дела должны располагаться вертикально в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и ограничивающих свободный доступ к ним. Хранить документы в рабочих столах более одного дня запрещается. Запрещается оставлять документы неоформленные и с грифом "конфиденциально" на рабочих местах без присмотра.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с Номенклатурой дел, копию которой размещают на дверце шкафа с внутренней стороны или на другом особо отведенном месте. На корешках обложек дел указываются номера дел по Номенклатуре дел.

Ответственность за организацию оперативного хранения документов и дел возлагается на руководителя фирмы.

Руководители направлений несут ответственность за сохранность документов по соответственным направлениям.

Авторы или ответственные исполнители несут ответственность за сохранность конкретных исполняемых документов.

Секретарь-референт или специально назначенное лицо несет ответственность за сохранность всех документов и дел фирмы в пределах должностных обязанностей. Выдача дел сторонним организациям производится только с разрешения руководителя фирмы.

Изъятие документов из дел производится только с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

Номенклатура дел. Виды номенклатур

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, журналов, картотек и каталогов, заводимых в фирме, с присвоенными им индексами и указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел разрабатывается в целях обоснованной классификации документов, закрепления индексации дел и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел.

Фирма разрабатывает форму Номенклатуры дел, обязательную для применения всеми службами и направлениями деятельности фирмы.

На разных предприятиях состав и количество создаваемых документов неодинаковы. Тем не менее, документы любого предприятия можно систематизировать по одному или нескольким признакам.

Практика делопроизводства выработала следующие признаки группировки документов в дела:

- по названию видов документов ("Акты", "Приказы" и т.д.);

- по содержанию документов ("Контракты по поставке … за 19… г.");

- по объектам, фирмам-контрагентам ("Документы по совместной деятельности с АО … за 19…г.");

- по корреспондентам, с которыми ведется переписка ("Переписка с АО … по финансовым вопросам за 19…г.");

- по грифу ограничения доступа к документам ("КТ", "Конфиденциально"), содержащих коммерческую тайну.

Приведенные признаки классификации не исключают использование других, менее распространенных, таких, как географический, когда в деле подобрана переписка нескольких корреспондентов одного региона и т.д.

Классификация документов производится на этапе группировки их в дела или во время составления номенклатуры дел.

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой фирмы. Номенклатура дел разрабатывается (уточняется) в конце каждого календарного года по установленной форме, переоформляется, утверждается и вводится в действие с 1 января на очередной календарный год. Номенклатуру дел разрабатывает секретарь-референт или архивист предприятия.

При разработке Номенклатуры дел используют следующие документы:

- учредительные документы фирмы;

- положения о функциональных службах и направлениях деятельности;

- структура и штатная численность фирмы;

- штатное расписание фирмы;

- номенклатура дел прошлых лет;

- существующие картотеки, каталоги, журналы и другие документы фирмы;

- действующий перечень типовых документов с указанием сроков их хранения;

- действующие основные правила работы ведомственных архивов;

- действующие нормативно-методические документы.

Номенклатура дел подписывается секретарем-референтом, визируется всеми руководителями направлений, предоставивший проекты в сводную номенклатуру дел и утверждается генеральным директором фирмы.

Номенклатуру дел фирмы оформляют на общем бланке и печатают в трех экземплярах.

Первый экземпляр номенклатуры дел хранится у секретаря-референта;

второй экземпляр – используется секретарем-референтом в качестве рабочего;

третий экземпляр – используется в Архиве фирмы.

По требованию руководителей направлений секретарь-референт направляет им выписки соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

Номенклатура дел, как правило, содержит сведения, составляющие коммерческую тайну фирмы, и должна оформляться с проставленным реквизитом "гриф ограничения доступа". Соответственно организуется порядок ее хранения и формирования.

Номенклатура дел подразделяется на индивидуальные, примерные и типовые.

Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретного учреждения (структурного подразделения).

Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов определенной категории учреждений, организаций и предприятий с однотипным характером деятельности и составом документов. Типовой номенклатурой устанавливается единая индексация дел для учреждений всей системы (ведомства, отрасли). Примерные номенклатуры дел – обязательный характер. Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими учреждениями (ведомствами) и служат основой для составления индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях и обязательно согласовываются с архивными учреждениями.

Следует различать также номенклатуру для структурного подразделения и сводную номенклатуру, которая состоит из номенклатур для структурных подразделений.

Основными принципами построения номенклатуры дел являются:

- единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов;

- применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений;

- стабильность индексов дел;

- сохранение за номенклатурой дел функции учета документов.

Рекомендуется соблюдать следующие правила формирования заголовков дел:

1) не допускать употребление в заголовке дела неконкретных формулировок;

2) не рекомендуется употреблять слово "материалы";

3) заголовок дел составляют из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

а) название вида документов дела (например, журнал регистрации или разновидности документов дела (например, приказы, акты и т.д.), справочная картотека, переписка);

б) автор документа (название фирмы, структурного подразделения службы, комиссии, коллективного органа и т.д.) (например: приказы фирмы "Ангел", протоколы заседаний экспертной комиссии, решения Правления);

в) адресат или корреспондент документа (название фирмы, которой будут адресованы или от которой будут получены документы); (например, переписка с фирмой "Слезы ада");

г) краткое содержание документов дела (для переписки); (например, переписка с фирмой "Аист" по совместной деятельности);

д) название территории местности, с которой связано содержание документов дела (для переписки); (например, переписка с фирмами г. Вашингтон, США);

е) дата (период), к которым относятся документы дела (например, журнал регистрации входящих документов за 1997 год);

ж) указание на копийность документов дела (например, решения местных органов власти. Копии);

4) для договорных и отчетных документов в заголовке указывают временной период (например, квартальные отчеты по финансированию);

5) для переписки в общем случае указываются корреспондент и вопрос;

6) в заголовках личных (персональных), арбитражных, патентных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "Дело", например, "Дело по патентованию способа резки бумаги";

7) в заголовках дел, содержащих документы разного вида, по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "Документы", затем указывается, по какому вопросу, и в скобках перечисляются основные виды документов (например, документы о подготовке к международной выставке (списки экспонатов, справки участников, проспекты фирм, переписка и т.д.)).

В течение года в утвержденную номенклатуру дел допускается вносить сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.

По окончании календарного года Служба ДОУ фирмы в конце Номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Рекомендуется использовать следующие признаки заведения дел:

1. Номинальный признак.

Основание для формирования документов в дело по номинальному признаку служит название их разновидности.

Пример: "Приказы", "Протоколы", "Акты", "Письма".

2. Предметный признак (предметно-вопросный), отвечающий на вопрос о чем документы дела.

Основание для формирования документов в дело по предметному признаку служит содержание документов. В одно дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу и с одним сроком хранения.

Пример: "Документы по внедрению новых форм оплаты труда. Положения, приказы, акты."

3. Авторский признак.

Этот признак целесообразно использовать при группировке в дела документов одного автора.

Пример: "Протоколы совещаний Дирекции фирмы "Имя фирмы".

4. Корреспондентский признак.

Корреспондентский признак используется при группировке переписки. При этом в заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка или раскрывается содержание вопроса, по которому ведется переписка.

Переписка: "Переписка с фирмой "Маяк", "Переписка с фирмами о совместной деятельности".

5. Территориальный признак (используется редко, документы нескольких авторов или корреспондентов).

Этот признак рекомендуется использовать при объединении в одном деле нескольких корреспондентов, расположенных географически на одной территории.

Пример: "Переписка с фирмами Дании по вопросам поставки продукции".

6. Хронологический признак.

Применяют его при группировке документов за определенный период одного делопроизводственного года, но есть и дела "переходящие", т.е. такие, в которых подшиты документы за несколько лет.

Пример: "Ответы специалистов фирмы по командировкам за 1998 год".

7. Допускается заведение дел по комплексному признаку.

Например, планово-отчетные документы группируют в дела по номинальному, авторскому, предметному и хронологическому признакам одновременно.

Пример: "Квартальные отчеты фирмы "Маяк" по основной деятельности за 1998 год".

Выбор классификационной схемы номенклатуры дел должен основываться на учете организационно-структурного построения аппарата организации и выполняемых им функций.

Классификационными делениями (разделами, подразделами) номенклатуры дел могут быть как внутренние подразделения организационной структуры учреждения, так и управленческий функции или направления деятельности учреждения. Так, примерная номенклатура для лицея построена по направлениям деятельности. Ее разделами являются: дирекция, учебно-производственная работа, производственное обучение, учебно-воспитательная работа, общеобразовательная подготовка, физическое воспитание, военная подготовка, хозяйственная часть, бухгалтерия, библиотека, профсоюзный комитет. В номенклатуре указываются наименования разделов и подразделов классификационной схемы и наименования (заголовки) дел. В номенклатуре дел, построенной по производственно-отраслевой и функциональной схемам, ее разделами и подразделениями являются управленческие функции и отрасли, которые располагаются в ней по их значимости. За ними располагаются разделы характеризующие деятельность учреждения на общественных началах и деятельность его общественных организаций.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или учреждения.

В номенклатуре дел следует сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах структурных подразделений.

Если в течение года возникают новые документированные участки работы и непредусмотренные дела, они вносятся в номенклатуру дополнительно. С этой целью в каждом разделе номенклатуры предусматривают резервные номера – пробелы. Заголовки дел на основе определения документируемых участков работы и вопросов деятельности учреждения.

Формирования дел

Формированием дел называется группировка документов в делах в соответствии с номенклатурой.

Формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов, в канцелярии учреждения, организации, предприятия.

Секретари структурных подразделений или лица, ответственные за работу с документами, группируют в дела исполненные документы по профилю своего подразделения. Не рекомендуются формирование и хранение дел исполнителями, так как это затрудняет контроль за исполнением документов, справочно-информационную работу с ними. Кроме того, исполнители не всегда знакомы с правилами формирования дел, что приводит к нарушению состава и объема документов дела. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

1) Требуется строго соблюдать объем дел и состав документов, которые должны помещаться в дело.

2) Следует помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с индексами и заголовками дел по номенклатуре, с правильно оформленными реквизитами и их наличием.

3) Рекомендуется помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса.

Пример: все документы, касающиеся выполнения конкретного договора (договор, календарный план, протокол соглашения о договорной цене, техническое задание, акты приемки-сдачи этапов и др.) размещаются вместе.

4) Приложения следует помещать вместе с основными документами, независимо от даты их составления, утверждения и копийности.

5) Следует группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих, арбитражных, судебных и личных дел.

6) Документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в дела раздельно.

7) Машинограммы следует помещать в дела на общих основаниях.

8) Запрещается помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние и неподписанные экземпляры, черновики, размноженные копии.

9) Дело не должно превышать 250 листов, а его толщина – 40 мм.

10) Подлинники следует отделять от копий.

Исключение:

а) копии ответственных писем подписывают вместе с инициативными, копии инициативных – с ответственными;

б) копии документов, утверждаемых приказами или протоколами, подшивают вместе с оригиналами приказов, протоколов;

в) копии приложений формируют вместе с оригиналами сопроводительных писем.

11) Годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных.

12) Утвержденные штатные расписания формы следует отделять от проектов и переписки по их утверждению.

13) Приложения большого объема (документы к заседаниям коллегии – повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решения и т.д.) следует группировать в отдельные тома.

14) Документы внутри дела располагают в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, индексации (нумерации) и т.п.

15) Распорядительные документы, протоколы, акты следует размещать в деле в хронологической последовательности в порядке их номеров с относящимися к ним приложениями.

16) Положение, инструкции, уставы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и их следует группировать вместе с указанными документами.

17) Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу.

18) Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, следует формировать в личные дела соответствующих сотрудников.

19) Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов.

20) Плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Пример: пан на 1994 год, составленный в 1993 году, должен быть отнесен на 1994 год, отчет за 1992 год, составленный в 1993 году, следует формировать в дело за 1992 год.

21) Документы в отчетах следует располагать в следующей последовательности: пояснительная записка, отчет, приложения.

Пример: пояснительная записка к отчету, баланс, приложения к балансу.

22) Документы, подготовленные к собраниям, заседаниям, совещаниям (доклады, сообщения, информация, расчеты, обоснования и др.) помещают после соответствующих протоколов в порядке рассмотрения вопросов.

23) Переписку группируют за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ – ответ помещают за документом – запросом.

24) Копия исходящего сопроводительного письма может подшиваться в дело без копий приложения, т.е. не обязательно делать копии копий.

25) Документы с проставленным грифом ограничения доступа к документу ("Конфиденциально") формируют отдельно от документов без этого реквизита.

26) При хронологической последовательности расположения документов постоянного срока хранения наиболее ранние документы подшивают в начале дела.

27) Вопросный принцип систематизации, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения того или иного вопроса, совпадает с расположением документов по их датам (подписания, поступления, исполнения).

28) Справки с места жительства "медицинские справки" о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.

29) Лицевые счета рабочих и служащих и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

30) Предложения, заявления и жалобы граждан формируются раздельно, их рекомендуется располагать в хронологическом или алфавитном порядке.

31) Каждое заявление или жалоба и документы по их рассмотрению должны составлять в деле самостоятельную группу. В случае повторного заявления (жалобы) или возникновения дополнительных документов они должны быть подшиты в данную группу документов.

32) Документы по переписке следует группировать в дела за период календарного или учебного года (для учебных заведений).

33) В случае возобновления переписки по отдельному вопросу документы включают в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год, в котором хранятся предшествующие документы по данному вопросу.

34) Особую группу дел составляют дела с документами на открытия, изобретения.

35) На каждую поступившую заявку о выдаче авторского свидетельства и патента на изобретение заводится отдельное дело. В нем группируются следующие документы: внутренняя опись документов, находящихся в деле; заявление о выдаче авторского свидетельства (патента) на изобретение, описание предполагаемого открытия, изобретения; чертежи; справка о приеме заявки к рассмотрению; дополнения и исправления к описанию изобретения (открытия) и чертежи; заключение о наличии новизны в открытии (либо ее отсутствии); заключение о полезности предполагаемого изобретения; данные экспертизы на новизны; решение о выдаче авторского свидетельства или патента на изобретение; публикации в Бюллетене изобретений; переписка по заявке на изобретение (открытие).

36) Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подписываются в дело первого года.

37) Если используются импортные папки по делам на протяжении нескольких лет, используются разделители по годам.

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия, который подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

Архив предприятия выполняет следующие основные функции:

1) Комплектование Архива документами, образующимися в результате деятельности фирмы, их прием, систематизацию, учет и хранение документов и дел.

2) Выдача документов, дел и других материалов, хранящихся в Архиве, во временное пользование, выдача архивных справок, копий и выписок из документов, т.е. информационно-справочная работа по архивным документам предприятия.

3) Организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства, а также в оформлении дел, подлежащих сдаче в Архив.

4) Организация взаимодействия с органами и органами Государственной архивной службы России при решении вопросов об отнесении документов фирмы к составу архивного фонда РФ, их учета, уничтожения, хранения в архиве фирмы или передача на хранение в государственные архивы в установленном порядке.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3 года.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 месяцев, 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет.

Срок хранения "ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение и срок его хранения определяет само предприятие.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы, день и месяц составления значения не имеют. Так, например, переписка за 1990 г. с трехмесячным сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1.01.94 г.

К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты предприятия и др.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по заработной плате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек. Срок хранения документов по личному составу (личные дела, личные картотеки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) вычисляются по формуле 75 л. – "В", что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятия создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В результате работы ЭК документы подразделяются на две группы:

1) предназначенные для архивного хранения;

2) подлежащие уничтожению.

В фирме устанавливается следующий порядок подготовки документов к передаче в Архив фирмы на хранение для последующего использования:

1. Проведение экспертизы ценности документов.

2. Оформление дел, подлежащих хранению в Архиве.

3. Составление и оформление описей дел.

4. Передача дел в Архив.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

- документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдается в процессе формирования дела;

- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

- подшить в конце дела заверительный лист, где указывается количество листов в деле;

- на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

- переплести дело или прошить его в четыре протокола;

- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах храняться в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их необязательна.

Все дела подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:

- дела по личному составу предприятия (опись № 2);

- дела по основной (производственной) деятельности (опись № 1).

- На каждую группу дел составляются отдельные списки (№ 1 и № 2). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

- переплести дело или прошить его в четыре протокола;

- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах храняться в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их необязательна.

Все дела подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:

- дела по личному составу предприятия (опись № 2);

- дела по основной (производственной) деятельности (опись № 1).

На каждую группу дел составляются отдельные списки ( № 1 и № 2). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт, где в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу на уничтожение. Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

На всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых а архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема передачи, а так же подписи участников приема-передачи.

Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки листа-заверителя дела для заверительной надписи, а в начале дела – бланк внутренней описи, нумеруют в развернутом виде арабскими цифрами сквозной нумерацией в правом верхнем углу, не задавая реквизитов документам.

Листы по каждому тому или части нумеруют отдельно. Иллюстрации нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист разворачивают и нумеруют в верхнем правом углу как один лист.

В начале дела помещается внутренняя опись.

Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертизу ценности документов и составление актов о выделении к уничтожению документов и дел ЭК осуществляет на основе следующих групп критериев:

1. Критерии происхождения:

автор документа;

время образования документа;

место.

2. Критерии содержания:

значимость события, зафиксированного в документе;

значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документов.

3. Критерии внешних особенностей документа:

юридическая достоверность документа;

наличие резолюций, пометок;

особенности передачи текста;

особенности материальной основы документа;

особенности физического состояния документа.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно.

Обложку дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляют следующим образом. На обложке дела указывают:

- наименование фирмы-учредителя (если имеется);

- организационно-правовую форму фирмы;

- наименование фирмы;

- наименование направления деятельности функциональной службы или структурного подразделения;

- индекс дела;

- номер дела по годовому разделу сводной описи дел;

- заголовок дела;

- дата дела (годы заведения и окончания дела);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- место для представления архивного шифра дела;

- гриф ограничения доступа.

Срок хранения дела переносят на обложку из номенклатуры дел фирмы.

Описи дел составляют отдельно на:

- дела постоянного хранения;

- дела временного (свыше 10 лет) хранения;

- дела по личному составу;

- дела, состоящие из специфических, фирменных документов;

- служебные внутрифирменные издания;

- дела с грифом "конфиденциально".

Опись дел составляют в 3 экземплярах:

1-ый передается в Архив с делами вместе;

2-ой прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии фирмы;

3-ий остается в фирме в качестве контрольного.

Выводы

Грамотная систематизация и хранение документов управленческого значения – есть залог эффективного, своевременного принятия необходимых управленческих решений. А от этого в свою очередь зависит жизнеспособность самой организации.

Управление людьми имеет практически такую же древнюю историю как человечество, поскольку оно появилось одновременно с возникновением первых форм человеческих организаций. По мере экономического развития и появления крупных организаций управление персоналом превратилось в особую функцию управления, требующую специальных правил и приемов работы.

В организациях были созданы специальные подразделения, состоящие из людей, занимающихся именно такой работой – секретариат.

С развитием научно-технического прогресса и усложнением организаций функции этих отделов постоянно расширяются.

Эффективность функционирования секретариата в современных организациях зависит, прежде всего, от двух важных факторов: профессиональной компетентности их сотрудников, и успешного взаимодействия с руководителями всех уровней.

Литература

1 Андреянова В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии? -М.: ИНФРА-М,2005.-96 с.

2 Андреева В.И., Батюк С.Н. Инструкция по документационному обеспечению деятельности фирмы. – М.: АО Технолюкс-2, ДОДР, 2005.- 174 с.

3 Андреева В.И. Делопроизводство. – М.: АО Бизнес-шк. Интел-Синтез, 2004.- 115 с.

4 Архипов В.Н., Марков И.П., Сокова А.Н. Организационно-распоряди-тельная документация: Учеб. пособие. – М.: Изд-во Стандартов, 1983. – 128 с.

5 Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства в госаппарате: Учеб.пособие. – Казань: КГУ, 1989.- 184 с.

6 Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Изд-во Стандартов, 1999.- 160 с.

7 Веселов П.В. Профессия – секретарь. – М.: ИВЦ Маркетинг, 2004.- 96 с

8 Веселов П.В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. – М.: ИВЦ Маркетинг, 2003.- 74 с.

9 Власов Л.В. Секретарь-помощник руководителя. – Л.:Лениздат,1999.- 109 с.

10 Дашков Л.П. Данилов А.И. Предпринимательство и бизнес. – М.: ИВЦ Маркетинг, 2005.-304 с.

11 Деловое досье фирмы: Краткое пособие по делопроизводству. – М.: ИВЦ Маркетинг, 2003.- 88 с.

12 Демачев С.И., Кукина Е.И. Самоучитель машинописи: Практ. пособие. – М.: Высш. шк., 2005.- 240 с.

13 Документационное обеспечение деятельности предприятий. – М.: Бизнес-шк..Интел-синтез,2003. – 98 с.

14 Загорская А.П., Петроченко П.Ф., Петроченко Н.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции. – М.: Московский рабочий.2003.-247 с.

15 Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. В помощь машинистке, секретарю, стенографистке. – М.: Высш. шк., 2004.- 203 с.

16 Настольная книга секретаря-референта. – М.: Менеджер,2005.-217 с.

17 Настольная книга хозяйственного руководителя, предпринимателя, коммерсанта, бизнесмена. – М.: ИВЦ Маркетинг, 2003.- 236 с.

19 Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М.: ПРИОР,2004.-144 с.

20 Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия на основе нового стандарта ГОСТ Р 6.30-97.-М.: ПРИОР,2005.-144 с.

21 Харрисон Д. Организация работы секретаря учреждения: Пер. с англ.- М.: Экономика, 1998.- 128 с.