Система планирования персонала

Создание систематического и по возможности охватывающего все функции кадрового планирования имеет большое значение для администрации предприятия и работников. При систематическом планировании сокращается число ошибочных решений в будущем, ибо благодаря высокой интенсивности планирования значительно увеличивается качество решений по сравнению с теми, которые принимаются импровизированно, исходя из сложившейся ситуации.

Статьи по теме
Искать по теме

В зависимости от решаемых задач в планировании персонала можно выделить подразделы, или области, определяемые по следующим критериям:

- количество и квалификация персонала, необходимые в будущем до определенного горизонта планирования;

- персонал, используемый в период между моментом планирования и плановым горизонтом;

- промежутки времени, в которые произойдет набор персонала;

- обучение персонала и его дальнейшее развитие;

- высвобождаемый персонал, альтернативы при увольнении.

В системе планирования персонала можно выделить такие подразделы:

  1. планирование состава персонала;
  2. планирование потребностей в персонале;
  3. планирование набора персонала;
  4. планирование высвобождения персонала;
  5. планирование использования занятости персонала;
  6. планирование изменений персонала;
  7. планирование развития персонала.

Вместе с тем такое деление на подразделы не может быть раз и навсегда заданным и должно учитывать специфику каждого предприятия и условий практического применения планирования персонала.

Параллельно с задачами планирования персонала должны быть определены необходимые затраты на него, что является последним звеном в планировании персонала.

Планирование состава персонала

Планирование состава персонала является основой для его планирования. Он претерпевает два вида изменений: автономные и инициированные.

Под автономными изменениями состава персонала, не оказывающими на работодателя никакого или незначительное влияние, подразумеваются:

- поступления на работу (возвращение сотрудников из армии, из продолжительных неоплачиваемых отпусков);

- уход (увольнение, призыв в армию и т.д.).

Под инициированными изменениями состава персонала, которые происходят в зависимости от воли работодателя или проводятся им, подразумеваются:

- поступления (принятие на себя обязательств, связанных с образованием);

- уход (увольнение, высвобождение от работы для дальнейшего образования).

Виды планирования состава персонала

Виды планирования состава персонала

Фактический состав персонала является основой для его планирования.

Планирование потребности в персонале

Планирование потребностей в персонале – первоначальный этап планирования персонала. Оно базируется на данных об имеющихся и запланированных рабочих местах, плане проведения организационно-технических мероприятий, штатном расписании и плане замещения вакантных должностей.

При определении потребности в персонале в каждом конкретном случае рекомендуется участие руководителей соответствующих подразделений.

Целью планирования потребностей в персонале является определение качественной и количественной потребности в нем, обусловливающей производительность предприятия в настоящий момент и в будущем.

Потребность в персонале подвержена влиянию различных факторов, которые можно разделить на внешние и внутренние.

Внешние факторы влияния являются следствием разработки планов предприятия. Их можно разделить на экономические, правовые и технологические. В качестве примера можно привести изменение конъюнктуры рынка или конкурентную борьбу, следствием которых является изменение шансов на сбыт продукции предприятия. Планирование потребностей в персонале должно предвидеть такие изменения и реагировать на них соответствующим образом.

Под внутренними факторами влияния подразумеваются изменения, которые происходят на предприятии и влияют на производственные планы и планы по сбыту продукции. На состав персонала влияют мероприятия, проводимые с целью решения этих вопросов, а также изменения в структуре предприятия.

Перед планированием потребностей в персонале ставят определенные задачи. Так, при качественном планировании потребностей в персонале определяются способности и знания, которыми должен обладать каждый сотрудник, чтобы соответствовать занимаемому им рабочему месту и успешно выполнять обусловленные данным местом задания. Если задания не изменяются с течением времени, то качественную потребность в персонале определить легко, а если качественная потребность в персонале рассчитывается для постоянно изменяющихся условий будущего, то необходимо стратегическое и ориентированное на будущее планирование.

Планирование набора персонала

Планирование набора персонала является следствием планирования потребности в персонале. Планирование набора в персонала базируется на прогнозе, на основании которого определяется потребность в замене или дополнительном наборе сотрудников. Чтобы минимизировать риск, связанный с набором персонала, в данной сфере планирования должны быть представлены объем и структура будущей потребности в персонале, учитывающие основные стратегические планы предприятия по его набору (например, приоритет внутреннего набора сотрудников перед внешним, приглашение на работу образованных или проходящих курс образования в данный момент сотрудников, привлечение сотрудников социально нестабильных слоев). Качественное и количественное планирование набора персонала состоит в определении количества сотрудников каждой категории персонала, которые должны быть наняты на работу на внутреннем либо внешнем рынке рабочей силы при принятии на вооружение определенной стратегии набора персонала. Потребность в наборе для каждой категории персонала рассчитывается как сальдо плановых потребностей и имеющихся в распоряжении сотрудников. При этом следует различать набор сотрудников, связанный с заменой, и набор новых кадров. Выбор способа набора, например, при помощи объявлений, наем в образовательных институтах или переманивание сотрудников с других предприятий, а также применение таких средств вербовки, как деньги, хорошие условия работы или возможности для карьеры, зависит от соотношения спроса и предложения, сложившегося на рынке рабочей силы, а также от затрат на проведение набора и ожидаемого результата. Выбор средств и способов набора персонала является задачей маркетинга персонала.

Набор персонала выполняет различные подфункции, на основании которых выделяют четыре подраздела планирования набора персонала.

Планирование найма персонала охватывает размещение рекламы предприятия, а также ознакомление потенциальных кандидатов с потребностью в персонале при помощи различных источников найма рабочей силы (например, через публикацию предложения свободных рабочих мест).

Планирование выбора из претендентов достигается различными инструментами и способами, а также структурированием отбора в соответствии с набором претендентов. Данное накопление способов ориентируется на стратегическую политику набора персонала отдельного предприятия.

При планировании принятия на работу принимаются во внимание элементы трудового права и законодательства, которым должно быть уделено внимание при предоставлении рабочих мест. В качестве примера можно привести заключение трудовых договоров.

Планирование внедрения сотрудников – заключительная часть планирования набора персонала, заключающаяся, в освоении специальности новыми сотрудниками, их интеграции в группы и само предприятие при уделении внимания отличительным чертам каждого занимаемого рабочего места.

Планирование высвобождения персонала

Планирование высвобождения персонала приобретает все большее значение, особенно в связи с экономической стагнацией. Этот процесс выполняет две основные задачи, возникающие при появлении излишка запланированной рабочей силы по сравнению с запланированной потребностью в ней. Выполнение первой задачи требует выяснение причин образования планируемого излишка рабочей силы. С этой целью проверяются подразделения предприятия и определяется, в каком из них возник излишек рабочей силы. На основе полученных результатов в планировании высвобождения персонала могут быть выделены две ступени. Сначала намечаются мероприятия, например снижение сверхурочных рабочих часов, внутреннее преобразования или прекращение принятия на работу, проведение которых не приведет к уменьшению количества персонала. Лишь затем должны быть проведены мероприятия, направленные на снижение количества сотрудников. Причем преимущество должны иметь те мероприятия, при проведении которых сотрудники покидают предприятие добровольно (например, досрочная отправка на пенсию с оплатой полной пенсии, компенсационные платежи). В последнюю очередь должны проводиться мероприятия по увольнению сотрудников, деятельность и права которых четко ограничены трудовым законодательством и тарифным договором. Причины высвобождения персонала различны и частично связаны с другими областями планирования на предприятии. Важнейшими из них являются:

- прекращение производства из-за нецелесообразности дальнейшего существования предприятия;

- продолжительный спад занятости сотрудников;

- характерные для всей отрасли процессы свертывания производства;

- наличие незаменяемых ресурсов, а также ограниченный или безграничный дефицит капитала;

- новые направления технического развития;

- изменение требований к рабочим местам;

- изменение организационной структуры.

Цель планирования высвобождения персонала – установление и своевременное или опережающее уменьшение его "излишков". Планирование высвобождения персонала от достигнутого (реактивное планирование) внедряется до или после высвобождения, которое является методически более простым по сравнению с увольнением в связи с тем, что оно почти не предусматривает плановых подготовительных мероприятий. Социальная напряженность при высвобождении персонала неизбежна. Опережающее высвобождение персонала при помощи прогнозов по высвобождению персонала и планированию альтернативного применения сотрудников пытается избежать излишков рабочей силы или заранее сократить штат для того, чтобы избежать увольнений вообще. Опережающее планирование высвобождения занимается преимущественно поиском социально-договорных вариантов применения высвобожденного персонала и берет, таким образом, на себя функцию буфера, прежде всего по отношению к социальным рискам и уменьшению безработицы.

В настоящее время опережающее планирование высвобождения персонала применяется особенно часто. Это обусловлено следующими причинами.

Персонал рассматривается руководством предприятия не только как чисто производственный фактор, но и как решающий фактор успеха, человеческий капитал. Это изменение подхода к человеку происходит не в последнюю очередь благодаря пониманию того, что персонал должен использоваться на протяжении длительного периода времени и в него были сделаны крупные капиталовложения (например, на мероприятия по первичному и дальнейшему образованию сотрудников). Благодаря этому растет готовность руководства к принятию ответственности за персонал.

В связи с высокой степенью механизации и автоматизации, особенно в области сборки, снижается степень гибкости производства. При этом возникают трудности с планированием от достигнутого и опережающее планирование становится все более необходимым.

Опережающего планирования требуют развитие законов и правовое регулирование сферы управления трудовым коллективом, а также запрещение необоснованного увольнения.

Требования к сотрудникам возрастают при внедрении новых технологий, причем не каждый сотрудник обладает достаточным потенциалом, чтобы приобрести необходимую квалификацию. Для них должны быть найдены альтернативы применения своей рабочей силы в рамках предприятия.

Постоянная смена персонала неблагоприятно влияет на набор новых сотрудников; это прежде всего объясняется тем, что так называемая политика "найма и увольнений", проводимая предприятием, очень быстро становится известной на рынке рабочей силы.

Руководство предприятия вынуждено применять опережающее планирование высвобождения, так как увольнения всегда ограничены законодательно, например запрещено необоснованное увольнение.

В рамках планирования высвобождения персонала выделяются три основные группы проблем.

Во-первых, речь идет о контексте планирования, т.е. об интеграции планирования высвобождения персонала в производственное и финансовое планирование, планирование сбыта, найма и инвестиций. Далее следует группа проблем прогнозирования и подверженности планированию причин высвобождения, которые в большой степени зависят от планирования потребности в персонале и его состава. Эти причины влияют на состав персонала как количественно, так качественно. Последняя группа проблем связана с альтернативами по применению персонала, которые возникают на предприятии при его высвобождении. Это – перемена рабочего места внутри предприятия, отказ от принятия на работу новых сотрудников, их добровольное увольнение, а также разработка новых условий работы. Эти альтернативы требуют от планирующих органов знания способов влияния на данные проблемы. Таким образом, успешное планирование высвобождения персонала является зависимым от функционирования планирования учета затрат и финансового планирования.

Планирование использования занятости персонала

Планирование использования персонала занимается выделением сотрудников в распоряжение отдельных цехов и отделов предприятия. При этом учитываются качественные, количественные, временные и пространственные аспекты планирования. Планирование использования персонала показано на схеме.

планирование использования занятости персонала

Схема планирования использования персонала

Персонал используется таким образом, чтобы задания предприятия были выполнены по возможности наиболее эффективно, при этом не следует забывать о социальных потребностях сотрудников. В планировании использования персонала можно выделить две временные перспективы. Это прежде всего краткосрочное, временное и соответствующее имеющимся мощностям распределение сотрудников на имеющиеся рабочие места. Предпосылкой такого планирования является наличие необходимой квалификации, образующейся, с одной стороны, из знаний и умений сотрудников (квалификационный профиль) и, с другой – из требований, предъявляемым к рабочим местам (заявочный профиль). В результате соединения этих профилей образуется коэффициент профессиональной пригодности сотрудника к рабочему месту [16, с.231-235].

Долгосрочная перспектива, на которую должно быть ориентировано планирование персонала, находится в тесной связи с техникой кадрового регулирования и технической подготовкой производства. Задача долгосрочного планирования использования персонала – перенос качеств каждого сотрудника в сферу организации труда и его условий.

Другой областью, где находит применение планирование использования персонала, является планирование индивидуального рабочего времени каждого сотрудника. Это понятие включает в себя разработку планов рабочих смен, планов по применению временной и частично задействованной рабочей силы и вспомогательных сотрудников, организацию использования сотрудников при нестабильном рабочем цикле (например, при ежедневных, еженедельных и сезонных изменениях количества заказчиков в розничной торговле). В связи с этим планированию использования персонала подчинены планирование отпусков, а также планирование предоставления сотрудников для участия в различных семинарах, образовательных программах, курсах повышения квалификации.

Планирование использования персонала распространяется на рабочие места с постоянно изменяющимися условиями труда, а также применяется при составлении планов по совмещению должностей.

Задачи планирования использования персонала

Задачи

Качественные

Количественные

Краткосрочные

Упорядочивание при помощи сравнения заявочного и квалификационного профиля сотрудников

Упорядочивание при помощи разработки планов смен

Долгосрочные

Адаптация требований к рабочим местам при помощи мероприятий по структурированию работы, навыков сотрудников при помощи мероприятий по развитию персонала

Адаптация при помощи мероприятий по набору и высвобождению персонала

Планирование изменений состава персонала

Далее определяется, какие изменения в коллективе должны быть проведены в конкретном промежутке времени. Сюда входят и будущие изменения состава персонала, при его проведении должны быть запланированы мероприятия, осуществляемые дополнительно. В связи с этим планирование изменений состава персонала является планированием дополнительных мероприятий.

В качестве конечных результатов планирования изменений состава персонала могут выступать:

- набор персонала (перестановки внутри предприятия, внешний наем);

- высвобождение персонала (перестановки внутри предприятия, увольнения);

- развитие персонала.

Планирование развития персонала

Задачей планирования развития персонала является определение будущих требований, предъявляемых к рабочим местам, и планирование мероприятий, необходимых для профессионального развития сотрудников. Планирование развития персонала должно способствовать повышению необходимой для предприятия квалификации сотрудников. В планировании развития персонала можно выделить достижение необходимого для занятия определенной должности уровня образования.

Цель планирования образования – приобретение предприятием квалификационной смены. Его основой служит потребность в новых, образованных сотрудниках, для которых должны быть разработаны планы по их дальнейшему образованию, направленные на приобретение специальной профессиональной квалификации и производственного опыта.

Основной причиной дальнейшего образования, представляющего собой существенный элемент планирования развития персонала, является необходимость дальнейшего развития профессиональных, социальных, когнитивных и психологических навыков сотрудников. Основными элементами при этом являются, с одной стороны, знания и умения сотрудников, а с другой – будущие задачи и требования. Путем сравнения этих элементов определяется потребность в развитии персонала. При этом учитываются интересы и желания сотрудника, а также его потенциал. Целью дальнейшего образования персонала должна быть интеграция целей личного развития и карьеры каждого сотрудника в общую цель предприятия. Таким образом, две группы с различными интересами требуют хорошо организованного развития персонала. Это руководители предприятия и сотрудники.

Руководству предприятия необходимы:

- гарантия наличия рабочей силы;

- высокий уровень квалификации сотрудников;

- приспособление сотрудников к изменяющимся условиям труда;

- независимость от внешнего рынка рабочей силы;

- улучшение производственных и социальных отношений в коллективе;

- повышение готовности к пониманию и совместному проведению изменений.

Сотрудники заинтересованы в:

- приспособлении собственной квалификации к требованиям рабочего места;

- гарантиях производственного роста (планирования карьеры);

- повышении личной мобильности на рынке рабочей силы;

- получение шансов для самореализации на рабочем месте при помощи взятия на себя напряженных заданий.

Планирование карьеры также должно быть включено в планирование развития персонала. Это относится прежде всего к возможностям развития руководителей и специалистов. Такое планирование тесно связано с планированием дальнейшего образования, так как каждое дальнейшее продвижение по служебной лестнице инициируется и поддерживается соответствующими мероприятиями по дальнейшему образованию.

Планирование развития персонала может быть дифференцировано на основе двух положений.

1. Нововведения в дизайне продукции, технике и руководстве предприятия предусматривают регулярное повышение уровня образования персонала. Динамические изменения на рынке, растущая интернационализация деятельности предприятия, ускоренное усовершенствование техники, особенно микроэлектроники, а также информационных и коммуникационных технологий также значительно повлияли на потребность в дальнейшем образовании. Поэтому передача производственных знаний и навыков является первоочередной задачей предприятия.

2. Кроме производственных требований существуют желания, потребности и ожидания сотрудников. При этом прежде всего должны быть выполнены индивидуальные желания персонала по дальнейшему образованию и обмену опытом, а также производственные планы сотрудников. Только в этом случае развитие персонала можно оценивать как важнейшую часть "политики удовлетворения потребностей сотрудников" на предприятии.

Кто из сотрудников будет вовлечен в планирование развития, зависит от принципов выбора на предприятии. Выбор кандидатов происходит на основе или принципа равноправия, или величины потребности в развитии, или стоимости мероприятий по развитию и др.

Все мероприятия по развитию персонала должны быть нацелены на упразднение дефицита в знаниях и навыках сотрудников. При этом открывается широкий спектр мероприятий по их развитию, которые начинаются проведением курсов и семинаров, продолжаются в ходе учебного процесса и завершаются тренингами и поочередным пребывании на должности, соответствующей уровню образования. Многие крупные предприятия проводят мероприятия по повышению квалификации своих сотрудников в собственных образовательных центрах. Малые и средние предприятия при планировании развития персонала в первую очередь используют предложения внешних образовательных центров.

Последствия планирования развития персонала проявляются в сокращении дефицита кадров и в использовании знаний и навыков сотрудников в процессе работы.

Современные подходы к планированию развития персонала учитывают и самостоятельные ответственность и развитие сотрудников; при этом различные проблемы перекладываются непосредственно на их плечи. Этот подход к планированию может рассматриваться как индивидуализация решений экономических проблем персонала.

Оценка и определение предстоящих затрат в системе планирования персонала

Определение, оценка и анализ возникающих затрат – одна из главных задач менеджмента персонала, прежде всего его планирования. Планирование персонала предусматривает предоставление в определенный момент времени и на определенное место необходимого предприятию количества сотрудников соответствующей квалификации с учетом ожидаемых затрат. Из этого следует, что планирование персонала должно быть ориентировано на регулирование и контроль затрат, связанных с запланированными мероприятиями.

Для прогноза общих затрат на персонал в их структуре существуют две исходные точки. Количественный каркас возводится на основе планирования потребности в персонале, благодаря чему облегчается прогноз стоимости затрат на персонал. Чрезвычайно сложной является придание цифрового значения будущей ставке зарплаты. Это требует прогноза развития заработной платы, основанной на тарифах, а также отклонений фактической заработной платы от расчетных ставок. При постоянно увеличивающемся числе социальных выплат в прогнозе будущих издержек, связанных с персоналом, должно оцениваться будущее развитие законодательных, тарифных и внетарифных ассигнований на социальные нужды. Следует проверить заранее, насколько в будущем можно рассчитывать на существование до того не известных видов затрат на персонал. Приданию цифрового значения будущим ассигнованиям на персонал содействует прогноз способности предприятия осуществить эти ассигнования. Это заключение необходимо для определения того, хватит ли ожидаемой прибыли для покрытия прогнозируемых ассигнований на персонал. Если при этом происходит превышение затрат на персонал над получаемой прибылью, то следует проанализировать планируемые величины и затраты по их применению. Этот анализ предусматривает сокращение потребности в персонале (уменьшение количества) и повышение заработной платы и социальных выплат (изменение стоимости).

Целью планирования затрат на персонал является установление изменений затрат в области персонала внутри определенного планового периода времени. Прогноз изменения затрат увязывается с предположительной отдачей предприятия. Планирование затрат на персонал находится в тесной связи с планированием финансов и баланса предприятия и пересекается с задачами количественного анализа затрат его хозяйственной деятельности, в связи с чем происходит дублирование планирования персонала анализом хозяйственной деятельности предприятия.

Затраты на персонал приобретают в счете издержек предприятия все больший вес. Это обусловлено:

- наблюдающейся все чаще тенденцией несбалансированности производительности труда с затратами на персонал;

- новыми технологиями, которые требуют квалифицированного и более "дорогого" персонала;

- непроизводственными факторами влияния, например законами и тарифными договорами.

Подготовка персонала должна не только обеспечивать предприятия достаточным количеством специалистов с требуемыми навыками и способностями, но и приносить предприятию прибыль. Обучение персонала сопровождается значительными затратами, которые сегодня имеют тенденцию к достаточно быстрому росту. Вследствие этого для предприятий и организаций актуальным становится обоснование эффективности вложения средств в подготовку персонала.