Понятие формуляра документа в делопроизводстве

Понятие формуляра документа в делопроизводстве.

Статьи по теме
Искать по теме

Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа. Реквизит документа (автор, адрес, дата, заголовок и т.п.) – обязательный информационный элемент, присущий определенному виду письменного документа. Понятие формуляра соотносим с составом и расположением реквизитов документа, понятие структуры связываем с композицией самостоятельно значимых частей делового текста.

Формуляр текста объективирует его модальность. Каждый индивидуум говорит на общем деловом языке что-то неповторимое свое. Необходимо и адекватное восприятие сказанного. В документе каждое слово и оборот должны быть строго функциональны и уместны. Среди возможных вариантов избирается и функционирует словосочетание или речевой оборот, оптимально соответствующие данному жанру документа и стилистике жизни общества. Время, стиль новой эпохи, обстоятельства употребления данного жанра делают свои, главным образом лексические поправки в составе формул. Принятая или необходимая структура ограничивает автора, дисциплинирует его мышление и изложение. Стереотипы, формулы позволяют сориентироваться в общем для двух сторон, а затем постигать индивидуальное, особенности содержания каждого коммуниканта.

Каждому жанру (типу, виду) документа присущи свои отличительные черты. Тексты большинства жанров имеют в своем составе некий набор устойчивых сочетаний, разного типа фразеологизмов и форм. Формулярные средства варьируют и внутри отдельных жанров, это имеет свои причины. Стабильные, а затем и стандартизованные элементы формуляра распространяются лексико-фразеологическими средствами терминологического и нетерминологического характера, развертывающими и дополняющими основное содержание документа. Первый уровень проявления этих черт – формуляр, в котором стереотипность выражений представлена в наиболее яркой форме. От внешней устойчивой схемы, от стереотипных выражений и тем самым от общего, обычно привычного стереотипного образа делового текста определенного типа легче идти к более полному и объективному постижению сущностного содержания и частных обстоятельств, изложенных в документе. Формуляр – высший языковый уровень документа. Полагаем, что сама структура формуляра – первый стилеобразующий признак и показатель стиля. Строением текста, его формуляром в значительной степени предопределены другие уровни стиля и отдельные стилевые свойства делового текста.

Формулярные элементы в деловых текстах приветствуются не потому, что составлением документов занимаются несообразительные или умственно ограниченные люди, привыкшие действовать по ложным образцам, а потому, что составляющим документ оригинальным в мышлении людям нужно экономить ментальные усилия на сложившихся способах оформления документа. Применение формулярных элементов указывает на речевую культуру пишущих, их умение владеть принятыми формами письменного делового общения.

Наиболее распространенная форма стереотипизации деловых текстов – клиширование актуальных формулировок. Клиширование – намеренное дословное использование в документах оборотов и многословных формулировок, которые появились в предшествующем создаваемому тексту важном и широко известном документе. Такое клиширование сразу устанавливает связь данного документа с иным, тематически или даже проблемно близким документом, облегчает его восприятие и понимание адресатом. Клишированию актуальных формулировок способствует авторитетность создателя текста (лица, учреждения) – при условии удачного употребления ее в тексте.

Современные языковые формулы в большинстве своем имеют глубокие корни. Сложение русского формуляра началось в глубокой древности. Имманентным свойством русского документа является письмо "по образцу", по прецеденту. За образец принимался оправдавший себя результатом предыдущий деловой текст. Однако, наряду с ориентацией на репродуктивность текста, наиболее творчески мыслящие дьяки формировали, по их мнению, более эффективные тексты; выявляли и пытались реализовать через слово новые практические подходы, а иногда стратегические замыслы.

Стратегии иной раз противостояли экстремальности ситуации: в этих случаях автор был наиболее изобретателен в поиске слов и композиций

Терминологические сочетания как базовые элементы структуры допетровских текстов

Структуры документов складываются во многом за счет формирования устойчивых сочетаний, терминологизирующихся оборотов речи. В нашей монографии мы решили продемонстрировать в хронологическом порядке выявленные в памятниках устойчивые сочетания и составные термины тех лексико-семантических групп, которые называли жизненно важные явления русской жизни исследуемого периода. Актуальность тех или иных понятий, получивших выражение в устойчивых оборотах, видна по их численной (количественной) представленности.

2. Реквизиты документа

Требования к оформлению документов установлены государственным стандартом -ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Положения стандарта определяют: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 принят постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст и введен в действие с 1 июля 2003 г.

Положения государственного стандарта распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенной в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, заявления и др. Однако, учитывая, что с 1993 г. работы по развитию УСОРД не ведутся (класс 0200000 ОКУД включает всего лишь 62 формы), на практике положения стандарта применяются ко всем организационно-распорядительным документам.

С 2003 г. в соответствии с Законом Российской Федерации от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании" положения стандарта носят рекомендательный характер, но исходя из того, что единые требования к документам обеспечивают удобство в работе с документами, сокращают время на обработку документов, организации заинтересованы во внедрении и применении положений стандарта.

ГОСТом установлены следующие реквизиты документов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица:

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет

(ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 -регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту; 19- отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оггиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Применение реквизитов необходимо прежде всего для придания документу юридической силы. Документ, оформленный с нарушением требований стандарта, не имеет юридической силы. Кроме того, применение реквизитов ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнителя с документом. Нельзя забывать и о том, что именно наличие единого комплекса реквизитов и единых правил их оформления позволяет более эффективно применять компьютерную технику для изготовления и обработки документов.

Реквизиты документа не равноценны: одни реквизиты необходимы для придания документу юридической силы (наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, подпись, гриф утверждения, печать), другие носят чисто служебный характер и необходимы для организации работы с документом, третьи выполняют учетную функцию и т.д. Часть реквизитов документа является реквизитами бланка, часть реквизитов используется при составлении и оформлении документа, есть реквизиты, оформляемые на стадии исполнения документа.

Реквизиты документа – обязательные данные или сведения, которые должен содержать официальный документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций. Различают обязательные и дополнительные реквизиты.

Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на поле углового и продольного штампов формуляра

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации

Изображение герба следует выполнять на бланках ориентировочно в пределах квадрата со стороной 20 мм, над серединой строки с наименованием организации. Допускается воспроизведение герба без изображения щита.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта Российской Федерации определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов, городов РФ.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии суставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблему и товарный знак располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации – автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 08) слева, как показано на рисунке 1.

Понятие формуляра документа в делопроизводстве

Рис.1

Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций.

05 – основной государственный регистрационный

номер (ОГРН) юридического лица

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Пример нанесения ОГРН юридического лица приведен на образце оформления бланка на рисунке 2.

Понятие формуляра документа в делопроизводстве

Рис 2 Образец продольного бланка письма должностного лица

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/ КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.(Рис 2)

07 – код формы документа

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Расположение справочных данных при использовании углового бланка показано на рис. 1.6. Примеры оформления справочных данных в продольном варианте оформления бланка на рисунке 2.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД ОКУД (класс 0200000)). Образец на рисунке 3. В письме наименование вида документа не указывают.

Понятие формуляра документа в делопроизводстве

Рис.3 Образец бланка конкретного вида документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных. точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2005 г. следует оформлять 05.06.2005.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2005 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.06.05.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2005 г. следует оформлять 05.06.2005.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2005 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.06.05.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел1, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов и т. п.) регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер для писем дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Например, 1-26/89, где 1 – индекс структурного подразделения; 26 – номер дела по номенклатуре дел; 89 – порядковый номер отправляемого документа. Это касается так называемого инициативного документа, т. е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например, с письмом по интересующему ее вопросу. При отправке ответного письма необходимо указывать два индекса: индекс организации – автора ответа и индекс документа организации – автора запроса.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Ссылка используется только в тех видах документов (например, письмо, докладная записка), которые являются ответами на запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего (входящего) документа. Реквизит состоит из трафаретной части: "На № от ", которая заполняется от руки регистрационным номером и датой поступившего документа.

Понятие формуляра документа в делопроизводстве

Рис. 4

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

4. Требования к реквизитам размещаемым на рабочем поле формуляра

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном.

Состав реквизита "Адресат" пишется в зависимости от адресата и вида документа. Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто именно занимается данным вопросом.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами неуказывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор АОЗТ

"Болшевский текстиль"

Личная подпись И. В. Сергеев

12.09.2005

Допускается в реквизите "Гриф утверждения" документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ "Болшевский текстиль"

Личная подпись И. В. Сергеев

12.09.2005

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров от 15.08.2005 г. № 14

или

УТВЕРЖДЕНО Приказом Председателя Правления банка от 01.02.2006 № 82

Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения {при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа.

Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком) например: О порядке взимания налога на добавленную стоимость;

чего (кого), например: Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок располагается слева или над текстом документа при угловом расположении. Объем заголовка не должен превышать 5 строк, каждая длиной до 28 знаков.

Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках' субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде связного текста, | анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования I признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы. с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) –решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы –распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста, от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального

кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Отметка размещается с абзаца через 3 интервала. Многострочный текст приложения печатают через один межстрочный интервал; при нескольких приложениях их тексты разделяются полутора интервалами.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Реквизит "Подпись" располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив на 3–4 межстрочных интервала. Реквизит печатают от левого поля документа.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Зона для реквизита "Гриф согласования документа" размещается ниже реквизита "Подпись" через три интервала. Образец на рисунке 5.

Понятие формуляра документа в делопроизводстве

Рис.5

Визирование документа является формой его внутреннего в пределах одной организации согласования.

Согласование документа оформляется визой согласования документа (далее – виза), включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Состав должностных лиц, визирующих документы, устанавливается нормативным актом организации (положением, инструкцией). Отказ от визирования не допускается.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А. С. Орлов 25.01.2006

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Заверение копии документа производят в необходимых случаях для придания ему юридической силы.

При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверителъную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Образец на рисунке 6.

Понятие формуляра документа в делопроизводстве

Рис. 6

Отметка об исполнителе документа необходима для оперативной связи адресата с составителем документа, для выяснения возникших вопросов.

Реквизит проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве информационно-справочного материала.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Отметка о поступлении должна, как правило, содержать сокращенное наименование организации, получившей письмо, дату его поступления и регистрационный номер (индекс письма).

Литература

1. Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть 1, ст. 5021

2. Басаков М.И. Современное делопроизводство, М.: Ростов-на-Дону Феникс 2007

3. Корнеев И.К. Делопроизводство М.: Проспект 2007

4. Басаков М.И Делопроизводство, М.: Ростов-на-Дону Феникс 2006

5. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.93. – М