Организация деятельности секретаря руководителя предприятия

Организация деятельности секретаря руководителя предприятия.

Статьи по теме
Искать по теме

Организация работы секретаря руководителя: общие аспекты

Должность секретаря прошла длительную историю своего развития в России и продолжает играть важную роль в деятельности государственного аппарата чиновников. В свою очередь, для более детального понимания характера деятельности секретаря необходимо изучить истоки возникновения данной должности. Секретарская служба берет свое начало в XVI – XVII веках. В это время она впервые упоминается в российских государственных приказах.

Первые реформы секретарской службы осуществил российский император Петр I (1682 – 1725 гг.), который создал Ближнюю канцелярию, впоследствии преобразованную в Сенат. Сенат представлял собой высшее правительственное учреждение с законодательными, административными и судебными функциями. В свою очередь, при Сенате сложилась целая группа секретарей, которые помогали грамотно организовывать документоведение правительственного аппарата императора. Секретарская служба Сената получила название Канцелярии. Канцелярия возглавлялась обер-секретарем, а всю информацию по важнейшим документам государственной политики докладывал императору кабинет-секретарь. Остальную работу выполняли рядовые секретари, которые принимали, обрабатывали, отвечали и оправляли государственные письма и документацию. В 1704 году важнейшие государственные функции перешли в руки Кабинета и Личной Канцелярии Его Величества. Деятельность государственного аппарата Российской империи регулировалась Генеральным регламентом 1720 года. Генеральный регламент закрепил единые принципы деятельности всех звеньев государственного аппарата, нормы документирования дел и распределения должностей, а также определил функции секретарей. Глава "Генерального регламента" посвящалась секретарской службе и впервые прописывала основные требования к должности секретаря. Итак, среди основных требований к должности секретаря следует выделить: хранить печати, вести учет проведения государственных заседаний, быть учтивым и другие. Петр I также говорил о требованиях к секретарю в своем моральном кодексе "Юности честное зерцало", где требовалось, чтобы секретари первыми приходили на работу, а также были приветливыми, смиренными и учтивыми. В кодексе также оговаривалось, что за лень и невнимательность секретари наказывались штрафами, а за более серьезные проступки могли быть лишены даже жизни или имущества. Однако Петр I не остановился на достигнутых результатах и продолжил реформировать систему государственного аппарата. В 1722 году император Российской империи принял "Табель о рангах", в котором разделил государственную службу на военную и гражданскую службы. Кроме того, государственный аппарат был разделен на 14 рангов чиновников, наиболее высокий из которых занимал тайный кабинет-секретарь. Тайный кабинет-секретарь был отнесен к придворной службе, в то время как остальные должности секретарской службы относились к штатской службе. Второй ранг занимали тайные советники канцелярии иностранной коллегии и обер-секретарь Сената. Следующий ранг занимали обер-секретари военной, иностранной и адмиралтейской коллегий. Прочие обер-секретари и секретари Сената относились к восьмому рангу. Инновационным моментом в "Табели о рангах" было определение должности архивариуса на девятом ранге государственного аппарата, хотя как таковых государственных архивов в этот момент еще создано не было. Секретари остальных коллегий Сената и переводчики относились к десятому рангу. "Табель о рангах" также предусматривал, что секретари, дослужившиеся до восьмого ранга, получали титул потомственного дворянина. В свою очередь, секретари девятого – четырнадцатого рангов получали титул только личного дворянства. В целом, секретарская служба занимала высокое место в государственном аппарате.

После смерти Петра I в Российской империи началась Эпоха дворцовых переворотов (1725 – 1762 гг.). В этот период останавливается реформирование государственного аппарата и происходит постепенная ликвидация отдельных коллегий, созданных при Петре. В свою очередь, новый этап бурного реформирования секретарской службы начинается с приходом к власти Екатерины II. Так, в 1763 году возрождается кабинет Его Императорского Величества, а при самой императрице служит много доверенных лиц в качестве кабинет-секретарей. В этом же году вводится должность статс-секретаря, который принимал прошения на высочайшее имя императрицы. В том числе, частная переписка Екатерины II также проходила через Канцелярию статс-секретарей. Занять эту должность могла лишь та кандидатура, которая имела рекомендательные письма и высокое покровительство. Статс-секретарь имел высокое жалование, именную пенсию, единовременные выплаты, а также обязательно награждался орденами, медалями и знаками. Кроме того, канцелярия статс-секретаря обладала большими финансовыми средствами, которыми наделялся от имени императрицы, что позволяло им строить собственные дворцы, поместья и даже тюрьмы.

Главными должностными обязанностями канцелярии статс-секретаря была работа с прошениями на имя императрицы, которая четко регламентировалась инструкциями. В свою очередь, в инструкциях определялся четкий порядок обращения с прошениями. Так, первым делом, прошения на имя императрицы передавались лично в кабинет статс-секретаря. Большинство вопросов в прошениях на имя императрицы решались вне очереди, что зависело от покровительства просящих знатными лицами. Поэтому и скорость рассмотрения вопросов, изложенных в прошениях, очень часто зависела от личности подателя и его покровителей. При этом основными подателями прошений были дворяне, иностранные послы и торговые люди. В свою очередь, крестьяне не имели права подавать жалобы на своих дворян в виде прошений, в противном случае их ждала за это ссылка в Сибирь.

Канцелярия статс-секретаря включала определенный штат сотрудников, где кроме самого статс-секретаря также работали еще 2-3 обыкновенных секретаря. Для того, чтобы стать секретарем в Канцелярии статс-секретаря необходимо было иметь образование, знать языки и уметь схватывать суть вопроса. Дважды в неделю Екатерины II устраивала у себя прием статс-секретарей, которые докладывали ей основные вопросы прошений. Кроме того, статс-секретари выступали членами разных комиссий относительно иностранных поселений и беспорядков в Малороссии. Они также участвовали в подготовке проекта закона "Об учреждении губернии". Сегодня архивы статс-секретарей представляют собой ценный исторический источник относительно изучения политической истории Российской империи. Уже в конце XVIII века появляются первые пособия, в которых излагались правила составления документов для секретарей. Кроме уставных правил, данные пособия также содержали элементы правоотношений государства и чиновника, а также первые основы делового этикета.

В XIX веке началась реорганизация центрального аппарата власти в Российской империи. В 1811 году принимается закон об "Учреждение министерств", который строго установил структуру министерств и правила ведения государственных дел. В свою очередь, министерства представлялись департаментами, советами министров и канцеляриями. Изменяется также и значение секретаря в ведении государственных дел. В это время определяется строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям что, в свою очередь, требовало строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Рассмотрение каждого прошения теперь зависело от важности вопросов, которые в них поднимались, а также наличия резолюций высших чиновников. В свою очередь, за каждый отдельный вопрос в прошениях отвечал отдельный чиновник. В канцелярии чиновников работало три вида секретаря: обер-секретарь, секретарь и помощник секретаря. Вся деятельность секретарей регламентировалась специальными инструкциями, которые содержали перечень обязанностей секретаря по работе с документами. Среди них: составление информации для документов, последовательное изложение вопросов и резюме. С XIX века секретари также стали быть обязаны контролировать исполнение документов. Выдающимся секретарем XIX века стал русский реформатор М.М. Сперанский, который за четыре года прошел путь от домашнего секретаря знатного вельможи до видного чиновника Российской империи. В свою очередь, самая сложная часть делопроизводства ложилась на рядовых секретарей, которые обслуживали табельное чиновничество за маленькую зарплату.

Новым этапом в развитии секретарской службы в России стала вторая половина XIX века, когда появились новые структуры управления, среди которых: банки, синдикаты, тресты, комитеты, специальные органы надзора, советы, комиссии. Все это потребовало привлечения на государственную службу большого количества секретарей, которые обслуживали новых чиновников. В это время также появляются первые личные секретари у руководителей Невского и Путиловского заводов в Петербурге, которые даже приобрели статус помощников в бизнесе. Впервые в российской истории бизнеса секретари Невского и Путиловского заводов начали сопровождать своих патронов в деловых поездках и на отдыхе, отвечать на письма и прошения, принимать посетителей. В 1868 году в Харькове открываются первые в Российской империи курсы подготовки секретарей. На этих курсах обучали основам служебного этикета, особенностям взаимоотношения с начальником, искусству овладения хорошими манерами и другому. В это же время появляется техника, которая упрощает работу секретарей, среди нее: пишущие машинки, множительные аппараты, стенография. В 1884 году выпускаются специальные журналы для секретарской службы "Вестник контор и канцелярий" и "Бюллетень конторщика".

Итак, секретарская служба в дореволюционной России отличалась представление ее образованными и компетентными людьми с развитым чувством ответственности и долга. Секретари царской России были людьми инициативными, заинтересованными, гибкими. Профессия секретаря в это время считалась "мужской", однако за телеграфную и телефонную связь во второй половине XIX века отвечали женщины. К секретарям женщинам в этот период выдвигались следующие требования: внимание, любезность и аккуратность. В свою очередь, обучилась женщины на секретарей в Смольном институте и гимназии.

Революция 1917 года изменила государственный строй России и привела к радикальным переменам в обществе. Кроме того, революция спровоцировала снижение роли секретарей-помощников руководителей, что привело к значительному их сокращению. Этот процесс проходил до 1925 года, когда секретари официально были включены в канцелярско-техническую группу служащих. В 1932 году были основаны Курсы стенографии и машинописи МИД СССР, а позднее – Профессионально-техническое училище, которое находилось под патронажем Министерства внешней торговли. В это время появляются новые требования к должности секретаря, среди которых: владение стенографией, машинописью, основами делопроизводства, умение грамотно отвечать на телефонные звонки т.д. В 1932 году секретари также были разделены на две группы: помощники и референты, а также машинистки-секретари I и II категории. В 1960-х годах к основным должностям секретарской службы относились только секретари-машинистки и секретари-стенографистки. При этом секретарей-помощников и секретарей-референтов могли иметь только руководители высокого ранга. Большая часть рядовых руководителей могли позволить себе лишь секретаря-машинистку. Поэтому появилось такое понятие как "подснежник" в секретарском деле, которое подразумевало устройство секретарей и помощников рядовых руководителей на должность инженеров или экономистов. При этом такие секретари выполняли лишь собственные обязанности и понятия не имели об обязанностях своей официальной должности. К 1977 году в СССР насчитывалось более 1 миллионов секретарей-"подснежников". В целом, секретарская служба в 70-х годах ХХ века переживает период застоя, а образ женщины-секретаря можно представить следующим образом: женщина средних лет с большим стажем работы секретарем, которая хорошо владеет правилами приема посетителей, прекрасно знает характер, запросы и особенности своего начальника, умеет манипулировать очередью к начальнику.

Совершенно иная картина наблюдается в конце 80-х – начале 90-х годов, когда в стране появляются первые бизнесмены, отличающиеся своим молодым возрастом. В свою очередь, молодой руководитель стремился взять себе помощником молодого секретаря. Однако вместе с возрастом и усиливаются требования к секретарю. Так, теперь секретарь должен был знать иностранные языки и основы этикета и сопровождать своего начальника на приемах и презентациях в качестве переводчика и помощника. При этом секретарю рубежа 80-х – 90-х очень часто приходилось выполнять обязанности совершенно не связанные с прямыми делами. В 90-е годы даже меняется учебный план в образовательных учреждениях по подготовке секретарей, который намного усиливает требования к данной должности.

Сегодня секретарская служба продолжает сохранять тенденции к усилению требований к должности секретаря. Так, на современной практике очень часто секретарю приходится совмещать функции секретаря офиса и помощника руководителя. При этом решение спешных и важных проблем также возлагается на секретарей. Кроме того, недоработки других сотрудников организации также исправляются секретарем. Однако секретарь имеет серьезные перспективы продвижения, что делает профессию секретаря еще более привлекательной. В современных условиях практическая сторона вопроса также стимулирует дальнейшее теоретическое исследование проблемы организации деятельности секретаря руководителя. Так, В.И. Андреева, М.В. Кирсанова, Л.В. Санкина, Л.А. Стрельцова, Н.А. Храмцовская в своих исследованиях определяют понятие делопроизводства организации и характеризуют основные цели, задачи и функции документирования управленческих ситуаций. В свою очередь, М.В. Кирсанова в своем труде исследует формы организации делопроизводства, а также мотивирует выбор определенной формы для различных организаций. Кроме того, она описывает процесс отправки и приема корреспонденции, а также ее предварительный просмотр. Основные этапы работы с документами затрагивают в своих работах Е.И. Ермошкина, И.В. Журавлева, Г. Краснокутская, Л.Р. Фионова, Н.А. Храмцовская, В.Ф. Янковая. Так, российские ученые И.В. Журавлева и Г. Краснокутская поднимают в своих исследованиях вопросы регистрации документов в секретарской службе и предлагают в качестве вывода регистрировать кадровые документы с использованием журналов. Сегодня также актуальным стал вопрос бездокументного обслуживания руководителя. Данной проблемой занимаются Е.А. Шаньгина. В своих работах Е.А. Шаньгина рассматривает виды приема посетителей, а также функции и обязанности секретаря при приеме посетителей. К основным функциям секретаря по бездокументному обслуживанию ученые отнесли: организацию приема посетителей; телефонное обслуживание; обеспечение работ руководителя; контакты с персоналом организации и забота о гостях организации; организацию встреч и переговоров руководителя; подготовку командировок руководителя; организацию и участие в работе совещаний; контроль исполнения поручений руководства; организацию рабочего дня руководителя; резервирование времени; организацию рабочего места руководителя; контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники. Проблему квалификационных характеристик секретаря в своих работах подняли Ю.А. Лукаш и М. Домникова.

Таким образом, секретарь руководителя – это сотрудник организации, который имеет широкий круг обязанностей в рамках своей компетенции.

Законодательная и нормативная база деятельности секретаря

Законодательную и нормативно-методическую базу деятельности секретаря представляет совокупность законов, нормативных и методических документов, которые регламентируют деятельность секретаря руководителя в структуре организации, а также технологию создания документов и их использования в деятельности организации. Деятельность секретаря руководителя осуществляется согласно Конституции Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов и постановлений субъектов Российской Федерации, а также локальных нормативных актов. Кроме того, секретарь руководителя в своей деятельности руководствуется:

- Федеральным законом Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и защите информации";

- Федеральным законом Российской Федерации "Об архивном деле";

- Федеральным законом Российской Федерации "Об электронной цифровой подписи";

- Федеральным законом Российской Федерации "О бухгалтерском учете";

- Федеральным законом Российской Федерации "Об акционерных обществах";

- Федеральным законом Российской Федерации "О государственном языке Российской Федерации";

- "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих";

- ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов";

- ГОСТом Р ИСО 15489-1–2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие положения";

- Постановление об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;

- Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности органов государственной власти, местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

- Организационно-распорядительными документами, которые издаются руководством организации;

- Инструкциями по делопроизводству организации;

- Уставом организации;

- Должностной инструкцией секретаря;

- Правилами внутреннего трудового распорядка организации и др.

Так, Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации" закрепляет обязательность документирования информации, устанавливает ряд терминов, регулирует отношения, которые возникают при создании и использовании информационных технологий, устанавливает обязанность предоставления информации государственным органам. В свою очередь, Федеральным законом "Об архивном деле" регулируются отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Федеральный закон Российской Федерации "О государственном языке Российской Федерации" устанавливает, что государственный язык (русский язык) подлежит обязательному использованию в деятельности любой организации, действующей на территории страны. При этом в республиках Российской Федерации наряду с государственным языком может быть использован также и региональный язык. Федеральный закон Российской Федерации "Об акционерных обществах" уделяют большое внимание порядку документирования деятельности организаций, правилам составления и оформления ряда документов. Так, в статье 89 ФЗ РФ "Об акционерных обществах" приводится перечень документов, которые организации обязаны хранить. Среди них: договор о создании организации; устав организации и изменения и дополнения к нему; документ о государственной регистрации организации; имущественные документы организации; внутренние документы организации; годовые отчеты; документы бухгалтерского учета и отчетности; протоколы общих собраний акционеров, заседаний Совета директоров, ревизионной комиссии общества и коллегиального исполнительного органа общества и другие документы. Федеральным законом Российской Федерации "Об электронной цифровой подписи" обеспечиваются правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, в которых электронная цифровая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Согласно статье 9 Федерального закона Российской Федерации "О бухгалтерском учете" бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. При этом законом допускается создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации.

Деятельность секретаря в организации также регулируется Гражданским кодексом Российской Федерации, который устанавливает обязательность документирования деятельности организации; Уголовным кодексом Российской Федерации, который предусматривает ответственность за контрабанду или утрату документов, которые содержат государственную тайну; Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, к числу которых относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов; Трудовым кодексом Российской Федерации, который устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы ряда локальных правовых актов (коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных и др.).

В работе секретаря руководителя также важно использовать нормативно-методические акты. Одним из основных при этом является ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие положения". Стандарт занимается упорядочением документооборота организаций, сокращением количества и повышением качества документов, созданием наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбором, обработкой, использованием и хранением информации, совершенствованием работы аппарата управления. В Стандарте устанавливается состав и правила оформления управленческих документов и рассматривается организация работы с ними.

Обязательным в деятельности секретаря руководителя также является "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих". В нем утверждены основные наименования должностей и предъявляемые к ним квалификационные требования. Квалификационные характеристики должностей в данном справочнике позволяют правильно подобрать, расстановить и использовать кадры, обеспечить единство при определении должностных обязанностей сотрудников и принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов. Квалификационный справочник используется за основу разработки должностных инструкций в организации.

При работе с документами секретарь руководителя обязательно обращается к ГОСТу "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению и требования к содержанию информации бланка.

Для правильной и рациональной организации документационного обеспечения деятельности предприятия и строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации секретарь руководителя должен быть в курсе последних изменений законодательной базы в сфере делопроизводства. Этому будет способствовать регулярное повышение квалификации секретаря руководителя на курсах делопроизводства, которые ежегодно проводятся большинством университетов по определенным направлениям и специальностям. Кроме того, секретарь руководителя обязан самостоятельно ознакомиться с должностной инструкцией организации, в которой определяются его основные права и обязанности. Согласно должностной инструкции к основным обязанностям секретаря руководителя относятся следующие: обеспечение учета, регистрации и контроля исполнения поручений администрации предприятия; информационно-справочное обслуживание по документам и их хранение; осуществление документационного обеспечения кадровой деятельности предприятия; организация подготовки необходимых документов для руководства; ответственность за качество подготовки, правильность составления, согласования и оформления документов, которые образуются в процессе деятельности предприятия; осуществление контроля исполнения документов, поручений и заданий руководства предприятия, систематический доклад руководителю о состоянии их исполнения; организация личного приема граждан и руководителей других предприятий, осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения обращений граждан.

Секретарь руководителя в своей деятельности обязан руководствоваться Уставом, приказами и указаниями организации, основными нормативно-методическими документами, которые регламентируют правила составления и оформления документов и организацию работы с ними, инструкцией по делопроизводству; правилами внутреннего трудового распорядка организации.

Что касается прав секретаря руководителя, то согласно типичным условиям должностной инструкции организации к ним относятся следующие: право запрашивать для руководителя предприятия от сотрудников необходимых документов, а также объяснять причины задержки выполнения контролируемых поручений; право привлекать сотрудников к выполнению поручений руководства предприятия; право требовать от исполнителей доработки документов, которые подготовлены с нарушением установленных правил составления и оформления документов; право визировать проекты документов, которые связаны с управленческой деятельностью предприятия; право вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложений относительно улучшения организации работы с документами, с учетом применения средств электронно-вычислительной техники; право требовать у исполнителей качественного исполнения документов в установленные сроки.

Особенности профессиональной деятельности секретаря руководителя

В последнее время существенно изменилась роль секретаря в деятельности организации. Сегодня секретарь выступает непосредственным помощником руководителя компании и является связующим звеном между руководителем и сотрудниками компании, а также руководителем и его деловыми партнерами. Кроме того, в его обязанности входит поддержка внутренних и внешних связей компании. Очень часто от профессиональных качеств секретаря зависит имидж компании в целом. В свою очередь, расширение должностных обязанностей секретаря стало возможным благодаря появлению компьютеров, которые значительно упростили процедуры документоведения компании. Однако компьютеризация деятельности компании изменила и характер требований к ее сотрудникам и, прежде всего, секретарю. Так, сегодня появились даже отдельные разновидности секретарей, среди которых: секретарь-референт, представитель дирекции, ассистент, помощник по общим вопросам, офис-менеджер и др..

Успешная деятельность компании во многом зависит от организации секретарем работы с ее документами. Так, неправильно оформленный служебный документ, орфографические и логические ошибки в нем, несвоевременность отправления документов, забывчивость и небрежность в работе секретаря неизбежно нанесут огромный ущерб делу компании. Поэтому секретарь должен быстро реагировать на поручения и квалифицированно их разрешать, без резкости и суеты и только в рамках своей компетентности. При этом секретарь должен быть готов, что ему придется решать одновременно несколько параллельных вопросов. Немаловажное значение в работе секретаря имеет его внешний вид, поэтому секретарь всегда должен быть уместно и опрятно одет, а также поддерживать фигуру в тонусе.

Стоит учитывать, что хорошими секретарями становятся со временем, а для этого необходимо постоянно развивать в себе профессиональные деловые и личностные качества, совершенствовать свой характер, улучшать образование и развивать хороший вкус. К основным деловым качествам секретаря относятся:

- организаторские качества, которые включают: рациональное планирование распределения обязанностей по времени, организацию своего рабочего места и обеспечение своевременного выполнения ежедневных операций;

- ответственность и надежность;

- профессиональное мастерство, которое предполагает наличие базового образования, умения работать на компьютере, знания основ работы с документами и хорошее знание русского и иностранного языков;

- пунктуальность и исполнительность, которые предполагают своевременное исполнение поручений и документов, а также предоставление своевременной информации относительно встреч, переговоров и совещаний;

- осведомленность, то есть хорошую ориентированность в вопросах деятельности компании и событий, которые происходят вокруг нее;

- инициативность, то есть умение принимать самостоятельные решения и проявлять инициативу в рамках вопросов своей компетенции, не дожидаясь специальных указаний руководителя;

- хорошая память, которая также развивается секретарем благодаря профессиональному опыту и многочисленным современным методикам по развитию памяти;

- преданность работе, умение хранить служебную тайну.

В свою очередь, развитие деловых качеств секретаря предполагает наличие у человека определенного набора личных качеств. При этом данные личные качества, в основном, закладываются воспитанием в семье и школе. Именно воспитание человека в детстве и раннем возрасте формируют индивидуальные наклонности, привычки и тип нервной системы. К основным необходимым личным качествам секретаря относятся:

- интеллигентность, то есть умение тактично и вежливо вести беседу, сдерживать отрицательные эмоции, соблюдать принятые в обществе нормы поведения и общения, следить за культурой своего внешнего вида и рабочего места;

- коммуникабельность, то есть умение легко устанавливать контакт с любым человеком;

- аккуратность;

- любознательность, то есть стремление повышать свой уровень знаний, интересоваться новинками специальной литературы, осваивать смежные области работы;

- доброжелательность, которая предполагает вежливость и создание психологического комфорта в офисе. Доброжелательный секретарь не должен допускать фамильярности или обращения на "ты" и помогать каждому, кто обратился к нему за помощью.

Благодаря наличию у секретаря необходимых личных и деловых качеств, ему легко будет работать над формированием собственного имиджа. При этом в теории выделяются три основных подхода к формированию имиджа секретаря руководителя:

- функциональный подход, который классифицирует имиджи по функционированию;

- контекстуальный подход, который выделяет имиджи в зависимости от контекста;

- сопоставительный подход, в основу которого положено сравнение близких имиджей.

Так, функциональный подход выделяет следующие виды имиджей секретаря руководителя: желаемый имидж, тот который секретарь хочет создать, однако пока им не обладает; зеркальный имидж, который соответствует представлению секретаря, однако не всегда соотносится с реальностью; текущий имидж, который формируется под воздействием непонимания и предубеждения окружающих; множественный имидж, который образуется из ряда имиджей независимых структур; отрицательный имидж, который создается оппонентом. В свою очередь, в современной практике организации выделяются идеальный, первичный и вторичный имиджи секретаря руководителя. Идеальный имидж секретаря представляет собой усредненное представление руководителя и сотрудников организации о качествах секретаря. Однако в реальности создать идеальный имидж не представляется возможным. Первичный имидж секретаря представляет собой конкретное мнение о нем, которое сформировано по результатам первичного знакомства секретаря с руководителем и сотрудниками компании. Вторичный имидж секретаря отражает в сознании руководителя и сотрудников компании компромисс между стремлением обрести секретаря, образ которого зеркально повторяет идеал, и желанием избежать секретаря, образ которого в наибольшей степени противоречит идеальному представлению.

Немаловажным вопросом являются знания секретаря руководителя, которые необходимы ему для высокого уровня выполнения своих профессиональных обязанностей. К основным знаниям секретаря руководителя относятся:

- знание правовых основ управления;

- знание административного, трудового и хозяйственного права;

- знание законодательно-нормативных актов, которые определяют порядок работы организации;

- знание основ управления;

- знание системы органов власти и управления в стране и регионе, а также принципов организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;

- знание отрасли деятельности секретаря;

- знание основ менеджмента;

- знание основ научной организации управленческого труда, которое предполагает ознакомление с нормативно-методическими документами относительно информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности;

- знание основ работы с вычислительной и организационной техникой;

- знание основ общей социальной психологии, основ эстетики и этики; делопроизводства.

Данные знания секретаря руководителя должны сформировать следующие его умения:

- обеспечение эффективной работы руководителя;

- организация рабочего места руководителя;

- ведение срокового контроля по поручениям руководства;

- организация информационного обслуживания руководителя (документационного и бездокументного);

- организация приема посетителей;

- организация и обеспечение работы совещания;

- составление и оформление документов с помощью компьютера;

- обеспечение быстрой передачи информации с помощью средств связи;

- ведение работы с документами, которая предполагает: прием, отправку и первичную обработку документов; распределение, регистрацию и контроль документов; информационно-справочную работу по документам; текущее хранение и уничтожение документов.

В свою очередь, необходимые знания и умения секретаря руководителя четко излагаются в квалифицированной характеристике. Квалификационная характеристика – это нормативный документ, который устанавливает основные обязанности сотрудников в организации и необходимый квалификационный уровень для занятия определенной должности.

Отдельным вопросом следует рассмотреть должностные обязанности секретаря руководителя. В свою очередь, должностные обязанности формируют определенный комплекс требований к деятельности секретаря руководителя и определяют границы компетенции его деятельности. Среди основных должностных обязанностей секретаря руководителя выделяем:

- получение необходимых руководителю сведений от подразделений или исполнителей;

- выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации;

- организация телефонных переговоров руководителя, прием и передача телефонограмм, запись в отсутствии руководителя принятых сообщений и доведение этих сообщений до его сведения;

- осуществление деятельности относительно подготовки заседаний и совещаний, которые проводятся руководителем организации, а также ведение и оформление протоколов;

- обеспечение рабочего места руководителя организации канцелярскими принадлежностями и средствами оргтехники;

- передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам и печать по указанию руководителя организации необходимых материалов;

- ведение документационной работы и прием корреспонденции, а также осуществление их систематизации и передачи после предварительного рассмотрения руководителями подразделений для использования;

- организация приема посетителей и содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников;

- формирование дел организации в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечение их сохранности и последующей сдачи в архив;

- оформление и рассылка всех видов документов;

- подготовка проектов отдельных видов документов;

- анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;

- подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, конференциям, семинарам, совещаниям, съездам;

- контроль по исполнению решений дирекции организации;

- организация презентаций и специальных приемов гостей;

- контроль по праздничным и юбилейным датам;

- сбор деловой информации и ее реферирование по заданию руководителя; сбор материалов для докладов и речей руководителя; ведение табеля учета рабочего времени.

Таким образом, ознакомившись с основной историографией вопроса и источниками, мы дадим следующее определение "секретарю". Секретарь руководителя – это сотрудник организации, который имеет широкий круг обязанностей в рамках своей компетенции. Секретарь руководителя в своей деятельности руководствуются большим количеством законодательных и нормативных документов. Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителя в значительной мере определяется качеством труда секретаря. На практике секретари ведут делопроизводство аппарата управления, выполняя при этом функции секретаря руководителя, секретаря стенографистки и секретаря машинистки. Труд секретаря характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций.

Развитие организации деятельности секретаря руководителя имеет следующие этапы:

- первый этап (XVI – XVII вв.) характеризуется зарождением секретарской службы в России и оформлением ее первых характеристик;

- второй этап (1700 – 1725 гг.) характеризуется оформлением профессии секретаря в отдельную должность и внедрением ряда прогрессивных реформ;

- третий этап (вторая половина XVIII – начало XIX вв.) характеризуется этапом новых реформ, стимулирующих дальнейшее оформление профессии секретаря и увеличением роли секретаря в деятельности государственных органов;

- четвертый этап (XIX век) характеризуется появлением новых структур управления и предоставлением секретарю роли помощника;

- пятый этап (1925 – 1991 гг.) характеризуется оформление секретарской службы в отдельную профессию, требующую специального образования, появлением специальных учебных заведений со специальностью секретарь и т.д.;

- шестой этап (1991 год – современность) характеризуется выделением роли секретаря как помощника по бизнесу и переложением части ответственных функций руководителя на секретаря.

К личности секретарю руководителя предъявляются определенные деловые и личные требования, которые способствуют улучшению качества его деятельности. К основным деловым качествам личности секретаря руководителя относятся: организаторские качества; ответственность и надежность; профессиональное мастерство; пунктуальность и исполнительность; осведомленность; инициативность; хорошая память; преданность работе. В свою очередь, к основным личным качествам секретаря руководителя относятся: интеллигентность; коммуникабельность; аккуратность; любознательность; доброжелательность.

Практические аспекты деятельности секретаря руководителя

Главным ответственным лицом за организацию документационного обеспечения является секретарь руководителя. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется Конституцией Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, ФЗ РФ "Об информации, информационных технологиях и защите информации"; ФЗ РФ "Об архивном деле"; "Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих"; ГОСТом "Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов", Инструкция по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Московской области и др..

Основными обязанностями секретаря руководителя являются:

- учет, регистрация, рассмотрение и подготовка всех видов документов для главного врача компании; подготовка всех видов документов (проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и т.п.) согласно указаниям главного врача;

- оформление и рассылка исходящих документов (писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т.п.);

- оформление протоколов рассылок; анализ справок и докладов структурных подразделений и составление заключений и предложений по ним;

- подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам;

- прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан; организация приемов посетителей;

- прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив организации и т.п.

При этом все документы, участвующие в документообороте , можно разделить на внутренние документы, которые создаются в компании и не выходят за ее пределы (распорядительные и справочно-информационные документы); входящие документы, которые поступают в компанию (различные документы вышестоящих органов управления, документы других компаний, обращения граждан и т.п.); исходящие документы, которые отправляются в другие компании (письма, планово-отчетная документация). Пример анализа объема документов, который поступает в организацию, представлен в таблице 1. Из таблицы определяем, что все документопотоки в 2014 году по отношению к 2012 и 2013 годам возросли. В ходе анализа также делаем вывод, что в документообороте компании преобладают внутренние и исходящие документы, которые в процентном соотношении составляют 32% от общего количества документов. При этом входящие документы составляют 18%, а внутренние – 49% документооборота компании. Это объясняется увеличением числа сотрудников компании в связи с расширением сферы деятельности компании, а, как следствие, увеличением объема выполняемых работ. Из представленной таблицы видно, что доля внутренних документов компании составляет 58%.

Таблица 1 – Количественный состав документов и изменение объема документооборота

Название документа

2012 год

2013 год

2014 год

Входящие документы

3240

3344

4568

Исходящие документы

2500

3255

5509

Внутренние документы

5370

6541

9889

В том числе приказы

2367

3741

5690

-приказы по основной деятельности

756

1368

1989

-приказы по командировкам

528

945

1264

-приказы по личному составу

1083

1428

2437

Итоги в квартал

11110

13140

19966

В среднем за день

39

46

69

В свою очередь, документооборот в организации проходит следующие этапы:

- прием и первичную обработку входящих документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрацию документов;

- контроль за исполнением документов;

- информационно-справочную работу с документами;

- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

- отправку документов.

К обработке секретарем руководителя принимаются только те документы, которые правильно оформлены, имеют юридическую силу и присланы в полном комплекте. В случае отсутствия хотя бы одного из реквизитов входящие документы возвращаются автору на доработку, с обязательным указанием причины возврата документа. Предварительной рассмотрение секретарем руководителя документа является обязательным условием документооборота в компании. После распечатки документы подаются на подпись и визированию главному врачу компании. Подписанный документ подлежит регистрации секретарем руководителя. Регистрируя документ, секретарь руководителя проверяет правильность оформления и адресования документов, а также наличие в них подписей, виз и приложений. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. Кроме того, в момент регистрации документа секретарь руководителя проставляет в них даты и исходящие номера, а также заверяет остающиеся для подшивки в дело завизированные копии. Зарегистрированные документы проходят обработку и отправку в день их оформления.

Что касается обработки исходящей корреспонденции, то секретарь руководителя занимается ее сортировкой, вложением в конверты, заклеиванием и оформлением почтового отправления. В свою очередь, заказная корреспонденция подлежит описи рассылки. При этом документы, которые отправляются одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Зарегистрированные документы, которые предназначены для ответа в администрацию города, передаются до 17-00 ведущему специалисту организационно-аналитического отдела и доставляются до 10-00 следующего рабочего дня.

Исходящие документы обязательно набираются и печатаются секретарем руководителя на ПК. При этом внутренние документы предполагают возможность составления их от руки автора. Проекты исходящих документов, которые готовятся к набору текста на ПК, должны быть написаны разборчиво, синими, черными или фиолетовыми чернилами и тщательно выверены. Главное внимание при подготовке материалов для печатания уделяется четкому и разборчивому написанию фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращать можно только общепринятые слова. Документы, готовые к отправке, должны быть выполнены черным цветом и иметь четкое и контрастное изображение. Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки". В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефона исполнителя.

Первоначальная обработка входящей документации осуществляется для проверки правильности доставки и целостности вложений, а также фиксации факта поступления документа и подготовке его к дальнейшей передаче по назначению. На данном этапе обработки документов секретарь руководителя должен проверить правильности доставки документов по назначению. В свою очередь, ошибочно доставленные документы должны пересылаться по принадлежности. Следующим делом секретарь руководителя вскрывает конверты и проверяет целостность упаковки и наличие вложенных документов. При некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа секретарем проставляется соответствующая отметка. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверты прилагаются к документам и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа. Конверты к письмам, полученные от граждан, также сохраняются. На полученном документе в нижней части первого листа проставляется штамп (отметка о поступлении), который включает наименование компании получателя документа, дату поступления, количество листов и его индекс. В то же время, конверты с грифом "лично" не вскрываются и передаются строго по назначению. Все остальные документы передаются на регистрацию и рассмотрение по указанию на исполнителя документа, которое дается в форме резолюций руководства компании. Регистрация документа предполагает запись необходимых сведений о документе в регистрационные карточки, присвоении ему соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе. Так, номер исходящего документа состоит из условного обозначения структурного подразделения, номера соответствующего дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения и регистрационного номера документа (Приложение 3 и 4). В свою очередь, резолюция включает: указание исполнителя; предписываемое действие, порядок и сроки его исполнения; подпись руководителя и дата подписания резолюции. Документы, которые исполняются несколькими отделами, передаются им поочередно или размножаются в необходимом количестве (по числу исполнителей) и направляются им одновременно в копиях на исполнение.

Секретарь руководителя ежедневно в первой половине дня получает почту. При этом вся корреспонденция передается непосредственно главному врачу, а документы, адресованные подразделениям, раскладываются по ячейкам. Далее подлинники документов передаются ответственному исполнителю, который назван в резолюции первым. Сроки исполнения внутренних документов исчисляются в календарных днях с даты их подписания, а внешних документов – с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются руководителем компании и исходят либо из сроков, которые установлены компанией, направившей документ, либо в соответствии с перечнем документов, которые определяют контроль за исполнением документов. Так, исполнение документа с пометкой "Срочно" осуществляется в трехдневный срок, а с пометкой "Оперативно" – в десятидневный срок. Обязательным правилом при передаче документа исполнителю является указание конечной даты исполнения в тексте документа или в резолюции. В свою очередь, изменение срока исполнения документов может осуществляться только лицом, которое установило предыдущий срок. Изменению срока подлежат только те документы, запрос на который был подан за две недели до окончания предыдущего срока. В противном случае документ будет считаться не исполненным в срок. Само же изменение срока документируется, проставлением нового срока, даты изменения и подписи. Эти изменения также должны вноситься в регистрационные карточки. Приостановление исполнения документов или их отмену может санкционировать только автор документа. В свою очередь, документ считается исполненным и снимается с контроля только после выполнения заданий, поручений, запросов и сообщения результатов заинтересованным лицам. После исполнения документ снимается с контроля должностным лицом, которые дало указание, задание или поручение по исполнению документа. Обязательно необходимо проставить отметку об исполнении, дату и подпись лица, которое подтверждает исполнение. Отметка об исполнении документа также проставляется в регистрационной карточке.

Контроль за исполнением документов в организации строится на базе автоматизированного банка регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям и группам документов. Секретарь руководителя компании еженедельно подготавливает данные о ходе и результатах исполнения документов, которые передаются руководителю компании.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, с указанием сроков их хранения, которые оформлены в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения. Номенклатура дел составляется секретарем, который при этом руководствуется положениями об управлении здравоохранения, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения. Формирование номенклатуры дел производится в соответствии с определенными правилами, которые включают: помещение в дело только исполненных и правильно оформленных документов; помещение документы, относящихся к разрешению одного вопроса, в одно дело; группировка в дело документов одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел; раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения и т.д. При этом номенклатура дел не должна содержать документы, которые подлежат возврату, и черновики. Номенклатура дел не должно превышать в объеме 250 листов. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Если говорить про отдельные виды документов, то они группируются в дела следующим образом: распорядительные документы – по видам и номерам с относящимися к ним приложениями (положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами); приказы – по видам деятельности (основной или личной); протоколы – в хронологическом порядке по номерам; утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы – по проектам.

Кроме того, в деятельность секретаря руководителя входит также организация приема посетителей, подготовка заседаний и совещаний, телефонное обслуживание, установление делового контакта с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя и т.п.

Распространенные недостатки в работе секретаря руководителя:

- устарелость информационной сети и необходимость ее расширения;

- отсутствие связи с помощью локальной сети всех структур управления, что, в свою очередь, приводит к необходимости дополнительного размножения документов, их рассылки и затем обработки полученных результатов. Это значительно увеличивает время подготовки документа, а также расходование материальных средств (бумаги, компьютерных и ксероксных картриджей);

- отсутствие достаточных умений секретаря руководителя в способах аналитического свертывания документа;

- отсутствие базы документов, что приводит к беспорядочному накоплению множества документов. Это, в свою очередь, приводит к сложностям на ссылки к старым документам;

Автоматизация деятельности секретаря руководителя

Под "автоматизацией рабочего места" понимается применение программно-технических средств, экономико-математических методов и систем управления, которые частично или полностью освобождают сотрудника компании от выполнения рутинных операций по сбору, преобразованию, передаче и использованию информации.

Целью автоматизации деятельности секретаря руководителя является повышение производительности и эффективности труда, улучшение качества информационной продукции и услуг, устранение однообразных трудоемких и монотонных операций.

Основными задачами автоматизации деятельности секретаря руководителя являются:

- замена ручных операций, которые неизбежных при обработке документации, автоматизированным процессом;

- ускорение процессов обработки и переработки данных;

- повышение точности учетных и отчетных данных;

- расширение возможностей использования информационных ресурсов путем использования высокоорганизованных структур;

- освобождение времени секретаря руководителя для решения других задач.

Автоматизация рабочего места (АРМ) секретаря предполагает внедрение комплекса информационных ресурсов, программно-технических и организационно-технологических средств индивидуального и коллективного пользования с целью объединения определенных функций секретаря руководителя.

Основными принципами АРМ являются:

- ориентация на секретаря руководителя компании путем создания инструментальных средств адаптации АРМ к уровню его подготовки;

- формализация профессиональных знаний секретаря руководителя компании, проявляющаяся в способности самостоятельно автоматизировать новые функции и решать новые задачи в процессе накопления опыта работы с АРМ;

- проблемная ориентация АРМ на решение определенного вида задач;

- модульность построения АРМ, обеспечивающая сопряженность АРМ с другими элементами системы обработки информации;

- эргономичность АРМ, проявляющаяся в создании для секретаря руководителя компании комфортных условий труда и дружественного интерфейса общения с системой.

Создание АРМ для секретаря руководителя компании является сложным и длительным процессом, предполагающим проведение структуризации и параметризации его рабочего места еще на стадии проектирования. При этом структуризация рабочего места предполагает описание функциональных и обеспечивающих подсистем и связей между ними, интерфейсов с пользователем и техническими средствами, средств информационного и программного обеспечения. В свою очередь, параметризация рабочего места состоит в выделении и исследовании параметров программных, технических и информационных средств. Создание АРМ для секретаря руководителя компании приведет к сокращению времени для обработки документов, организации оперативного поиска и хранения документов, избеганию ошибок в процессе движения документов.

Этапы проектирования АРМ для секретаря руководителя состоят в:

- системном анализе и словесном описании информационных объектов документационной области;

- проектировании инфологической модели документационной области путем частичного формализованного описания документов в терминах;

- выборе системы управления базами данных;

- даталогическом или логическом проектировании базы данных;

- физическом проектировании базы данных, предполагающем выбор эффективного размещения базы данных на внешних носителях с целью обеспечения наиболее эффективной работы приложения.

Создание АРМ для секретаря руководителя предполагает проектирование логической и реляционной моделей базы данных. При этом логическая модель базы данных формирует представление секретаря руководителя об информации, хранящейся в базе данных. Поэтому логическое проектирование базы данных предполагает внедрение схемы базы данных, которая отражает три вида информации: данные об объектах предметной области, их свойствах и отношениях между ними. Логическая модель базы данных не зависит от типа ЭВМ, операционной системы и выбором системы управления базы данных.

В свою очередь, наиболее адаптированной для применения на персональных компьютерах является реляционная модель базы данных. Она строится на использовании табличных методов. Главные принципы построения реляционной модели базы данных состоят в:

- использовании уникального вида данных в каждом поле таблицы;

- использовании уникального идентификатора или первичного ключа в каждой таблице, которые однозначно определяют данную запись среди множества других записей таблицы;

- соответствии каждому значению уникального идентификатора или первичного ключа полной информации об объекте таблицы;

- отсутствии влияния изменение значения любого поля таблицы, который не составляет уникальный идентификатор или первичный ключ, на информацию в других полях.

Создание базы данных АРМ для секретаря руководителя предполагает разработку следующих таблиц:

- таблицу атрибутов входящих документов;

- таблицу атрибутов исходящих документов;

- таблицу индексов структурных подразделений;

- таблицу названий документов;

- таблицу резолюций;

- таблицу сроков исполнения входящих документов;

- таблицу сроков исполнения исходящих документов;

- таблицу-справочник по видам документов.

Одно из основных требований к организации базы данных состоит в обеспечении возможности поиска одних кортежей по значениям других, что вызывает необходимость установления связи между ними. При этом выделяют следующие виды связей:

- связь "один к одному", которая предполагает соответствие каждому моменту времени каждому элементу А нескольких элементов В;

- связь "один ко многим", которая предполагает соответствие каждому моменту времени множеству элементов А 1 элемента В;

- связь "многие к одному", которая предполагает соответствие каждому моменту времени каждому элементу А 0 или 1 элементов В;

- связь "многие ко многим", которая предполагает соответствие каждому моменту времени множеству элементов А множества элементов В.

Реляционная система управления базами данных основывается на приложении Access, которое поддерживает все средства и возможности по обработке данных. Основным преимуществом данного приложения является возможность хранения информации в базе данных практически в любом формате, так как при обработке данных Access использует структурированный язык запросов SQL. Кроме того, Access дает широкие возможности по созданию приложений, связанных с обработкой базы данных. Среди них: таблицы, формы, запросы, страницы, отчеты, модули, макросы. В свою очередь, от секретаря руководителя не требуется квалификации программиста высокого класса, а достаточно знаний о создании событийных приложений в среде Windows.

Успешное функционирование базы данных АРМ секретаря предполагает предварительное знакомство секретаря руководителя с современными системами автоматизации технологических процессов обработки и переработки документов и вызывает необходимость прохождения им повышения квалификации. Кроме того, секретарь руководителя должен знать и уметь пользоваться офисными пакетами Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook и др.

В свою очередь, автоматизация рабочего места секретаря руководителя приведет к:

- централизованному отслеживанию секретарем руководителя хода делопроизводственного процесса в компании;

- созданию электронных копий документов компании, что полностью исключить возможность их потери и сведет поиск документа к запросу, выполняемый системой в течение считанных секунд. Кроме того, для поиска документов секретарю руководителя достаточно будет указать тематику или ключевые слова для поиска;

- повышению роста производительности труда секретаря руководителя путем упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.

Таким образом, внедрение автоматизация рабочего места секретаря руководителя является важным условием совершенствования деятельности секретаря руководителя в компании. В свою очередь, это предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий на основе внедрения единой для всех сотрудников компании дисциплины работы с офисной и производственной документацией. Внедрение автоматизация рабочего места секретаря руководителя позволит повысить оперативность управления ресурсами компании, выявить ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Рационализация деятельности секретаря руководителя по документационному обеспечению управления

Эффективность работы секретаря руководителя также проявляется в умении осуществлять аналитическую переработку документов. Это особенно важно в условиях увеличения потока документационной информации в компании, которое вызывает необходимость оперативного информационно-документационного обслуживания руководителя. В свою очередь, осуществлять анализ документов путем аннотирования, реферирования или обозрения, а также искать необходимую информацию требует от секретаря руководителя определенной подготовки.

Работа секретаря руководителя с документом представляет собой сложный процесс. Среди ошибок секретаря руководителя по обработке документа следует выделить:

- отсутствие должной целесообразности в чтении;

- недостаточное использование справочного аппарата;

- нерациональная форма записи прочитанной информации.

Это приводит к снижению качества обработанной информации документа. Поэтому обучение секретаря руководителя аннотированию и реферированию документов является основной рационализации деятельности секретаря руководителя по документационному обеспечению управления.

Целостное представление о документе секретарем руководителя делается путем аналитического свертывания, которое осуществляется составлением аннотации и реферированием документа. Аннотация представляет собой краткую характеристику документа, которая включает описание назначения, содержания, вида и формы документа. К основным требованиям по составлению аннотации документа относятся:

- лаконичность и конкретность аннотации со ссылкой на факты, имена, даты. При этом следует избегать сложных придаточных предложений, тяжелых синтаксических оборотов, длинных определений, лишних слов. Необходимо соблюдать единство времени и единообразие глагольных форм;

- отсутствие повторений, которые содержатся в заглавиях;

- общепринятость научной терминологии и соответствие современному уровню знаний.

Соблюдение данных требований позволит значительно повысить качество обработки документов секретарем руководителя.

Этапы аннотирования документов состоят в:

- анализе текста документа;

- изучении дополнительных источников;

- отборе сведений;

- литературном оформлении и редактированим аннотаций.

Другим способом аналитического свертывания документа является его реферирование. Под реферированием представляется процесс мысленной подготовки и письменного изложения секретарем руководителя читаемого текста, в результате которого получается вторичный документ. Основные функции реферирования состоят в:

- установлении основного содержания документа и определении его релевантности;

- предоставлении информацию о документе и устранении необходимости чтения полного текста документа;

- использовании в традиционных и автоматизированных информационных системах для поиска документа.

Основные требования к реферированию документа состоят в:

- отсутствии интерпретации в тексте документа критических замечаний и точек зрения секретаря руководителя компании;

- лаконичности, четкости и убедительности формулировок, отсутствии второстепенной информации;

- начало с формулировки главной темы документа и отсутствии сведений заглавия и библиографическом описании;

- употреблении синтаксических конструкций;

- применении стандартной терминологии;

- применении значимых слов из текста исходного документа для обеспечения автоматизированного поиска;

- применении сокращений и условных обозначений в исключительных случаях;

- употреблении единиц физических величин в международной системе СИ по ГОСТ 8.417;

- приведении имен собственных на языке первоисточника;

- применении географических названий в соответствии с последним изданием "Атласа мира";

- включении таблиц, формул, чертежей, рисунков, схем, диаграмм только в случае необходимости.

Следующим способом аналитического свертывания документа секретарем руководителя является интерпретация. Она предполагает сохранение текста документа в неизменном виде. Секретарь руководителя также может применять способ интерпретации при осуществлении процесса реферирования документа. Это снизит субъективность действий секретаря руководителя и повысит качество подготавливаемых вторичных документов. В свою очередь, технология интерпретации состоит в:

- составлении библиографического описания первичного документа;

- анализе текста первичного документа;

- синтезе текста первичного документа;

- редактировании извлеченных из текста первичного документа предложений;

- записи и оформление интерпретации.

Для повышения эффективности деятельности секретаря руководителя также следует прибегать к использованию автоматического реферирования, которое осуществляется алгоритмически, посредством ЭВМ. Система автоматического реферирования включает два компонента: специальный словарь, который хранится в запоминающем устройстве ЭВМ, и набор правил для объединения слов из списка в фразы и построения предложений. В процессе реферирования ЭВМ автоматически обнаруживает или отпускает определенные слова, фразы и предложения.

Таким образом, внедрение автоматизация рабочего места секретаря руководителя является важным условием совершенствования деятельности секретаря руководителя в компании. В свою очередь, это предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий на основе внедрения единой для всех сотрудников компании дисциплины работы с офисной и производственной документацией. Внедрение автоматизация рабочего места секретаря руководителя позволит повысить оперативность управления ресурсами компании, выявить ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке. Другим способом рационализации деятельности секретаря руководителя является овладения способами аннотирования, реферирования, интерпретирования и автоматического реферирования документов. Это значительно повысить качество работы секретаря руководителя и освободит время для выполнения других важных задач.

Литература

29. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: Учебно-практическое пособие. – М.: КНОРУС, 2007. 248 с.

30. Бакланов П.А. Национальные особенности, традиции и символы в японском парламентаризме: Монографическое исследование. – Б.: ИСЭПиМ, 2006.

31. Бакланов П.А. Профессиональные символы государственной службы (социологический анализ): Автореф. дис. … канд. социолог. наук. – М., 2007. – 235 с.

32. Басаков М.И. Делопроизводство: Конспект лекций. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2006. – 192 с.

33. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 651 с.

34. Веретехина С.В. Методика разработки интерактивной электронной эксплутационной документации для наукоемких изделий отрасли связи и информатизации: Автореф. дис. … канд. эконом. наук. – М., 2008. – 134 с.

35. Воржаева Н.В., Фролова И.М., Епифанцева Н.Л. Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. – М.: Попурри, 2007 – 602 с.

36. Галахов В.В. Секретарь-референт высокой квалификации: Организация секретарского дела: учеб. пособие для учащихся учреждений нач. проф. образования. – М.: Издательский центр "Академия", 2011. – 240 с.

37. Демин Ю.М. Секретарское дело: Универсальный справочник. – Москва-Берлин: DirectMEDIA, 2014. – 320 с.

38. Документы и делопроизводство: Справочное пособие / Под ред. Т.В. Кузнецовой и М.Т. Лихачева. – М.: Экономика, 1991. – 270 с.

39. Дуплий Е.В. Становление и развитие приказов общественного призрения в России: Автореф. дис. … канд. истор. наук. – М., 2004. – 24 с.

40. Ишутина Е. Секретарь – доверенное лицо руководителя. – М.: Деловая книга, 2005. – 458 с.

41. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 288 с.

42. Коршунова Л.Н., Проданова Л.Н. Документирование управленческой деятельности: Конспект лекций. – М.: "Феникс", 2007. – 192 с.

43. Кудряев В.А. Организация работы с документами. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.

44. Кузнецова Т.В. Секретарское дело: Учебник. – М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999.

45. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: Проблемы истории и методологии: Автореф. дис. … д-ра истор. наук. – М., 2000. – 413 с.

46. Ленкевич Л.А. Секретарь-референт. Секретарское дело. – М.: Academia, 2007. – 80 с.

47. Лукаш Ю.А. Быть секретарем руководителя фирмы: Учебное пособие. – М.: Флинта, 2012. – 98 с.

48. Мельничук А.В., Макушкин С.А., Даниленко Р.А. Управление персоналом: Учебное пособие. – М.: Российский гос. социальный ун-т, 2012.

49. Петрова Ю.А. Секретарское дело: Настольная книга секретаря-референта. – М.: Омега-Л, 2008. – 320 с.

50. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: Учебное пособие. – М.: Директ-Медиа, 2014. – 363 с.

51. Серова Л.И. Организация секретарского обслуживания:Учебное пособие. – СПб., 2014. – 71 с.

52. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство): Краткий курс. – СПб.: Питер, 2010. – 256 с.

53. Стенюков М.В. Секретарю-референту. Помощник руководителя. – М.: А-Приор, 2007. – 256 с.

54. Харрисон Дж. Организация работы секретаря учреждения. – М.: "Экономика", 1995. – 145 с.

55. Янковая В.Ф. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации: Рекомендации. – М.: ВНИИДАД, 2007. – 264 с.

Периодические издания:

56. Бакланов П.А. Актуальные вопросы управления профессионализацией: культурно-символический подход // Мониторинг общественного мнения. – 2013. – № 117. – С. 159-176.

57. Веретехина С.В. Проблемы внедрения системы электронного документооборота в ДОУ предприятий // Кадровик. – 2014. – № 11. – С. 122-129.

58. Веретехина С.В. Электронный документооборот как фактор социального управления в современной организации // Материалы Афанасьевских чтений. – 2013. – Т. 1, вып. 11. – С. 71-76.

59. Веретехина С.В., Вл.В. Веретехин. Стандартизация процесса разработки интерактивных электронных технических руководств с целью повышения качества информационного сопровождения // IV Международная конференция ИТ-Стандарт. – 2014. – № 10. – С. 202-213.

60. Винниченко М.В. Кадровый резерв руководства // Проблемный анализ и государственно-управленческое проектирование. – 2014. – №5. – С. 16-30.

61. Винниченко М.В. Развитие персонала организации: проблемы и пути решения // Материалы Афанасьевских чтений. – 2012. – № 10. – С. 103.-107.

62. Домникова М., Привалова Е. Профессия секретарь // Служба персонала. –2010. – № 8-9-10 (21). – С. 29-30.

63. Липецкая В. Готовимся к деловой беседе // Секретарь-референт. – 2010. – № 10. – С.78-81.

64. Мельничук А.В. Основы информационно-справочной работы по документам: основы организации // Материалы Афанасьевсикх чтений. – 2012. – Т.1, №10. – С. 192-197.

65. Мельничук А.В. Управление трудовыми ресурсами: проблемы распределения в рамках крупного промышленного проекта // Материалы Ивановских чтений. – 2011. – Т.1, №1. – С. 184-190.

66. Мельничук А.В., Бараниченко А.С. Отражение особенностей организационной культуры в кадровой документации (на примере компании ООО "УралСпецТех") // Евразийский Союз Ученых. – 2014. – Т.5, вып.10. – 149 с.

67. Мельничук А.В., Донская О.И. Штатное расписание: необходимость, специфика, правила и нормы оформления // Ежемесячный научный журнал. – 2014. – Т.5, №4. – 54 с.

68. Несмеева А.Ф. Краткий курс корпоративного дарения // Секретарь-референт. – 2010. – № 12. – С. 45-47.

69. Носарева Н. Обработка входящей корреспонденции // ДелоПресс. – 2012. – № 1. – С. 12.

70. Савинков В.И. Формирование информационного общества – приоритет государственной политики Российской Федерации // Власть. – 2011. – №4. – С. 67-70.

71. Селезнева Т.А. Планирование рабочего времени как составляющая организационного обеспечения управленческой деятельности // Организация ДОУ и архивного дела. – 2013. – С. 356-365.

72. Скриптунова Е., Зельцерман К. Организуем прием посетителей // Секретарь-референт. – 2012. – № 4. – С.35-43.

73. Стрельцова Л.А. Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ // Секретарь-референт. – 2011. – № 6. – С. 24-26.

74. Янковая В.Ф. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) // Секретарь-референт. – 2010. – № 9. – С. 15-20.

75. Архипова Н.И., Седова О.Л. Эффективность труда и качества секретаря

76. Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан

77. Разина К.В., Великанова С.С. Оптимизация работы секретаря

78. Современные технологии делопроизводства и документооборота

79. Шаньгина Е.А. Организация работы секретаря руководителя по бездокументному обслуживанию (на примере ОАО "КСК")