Организация делопроизводства и документооборота на предприятии

Организация делопроизводства и документооборота на предприятии.

Статьи по теме
Искать по теме

1. Должностная инструкция.

Должностная инструкция – нормативный документ, издаваемый организацией в целях регламентации деятельности организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечения условия его эффективной работы.

Должностную инструкцию разрабатывает непосредственный руководитель работника, деятельность которого он регламентирует и контролирует.

Текст инструкции должен быть кратким, точным и понятным. Так как он носит указующий характер, целесообразно использовать четкие формулировки со словами "должен", "следует", "необходимо", "не допускается" и т. п.

Инструкцией устанавливаются права, ответственность и взаимоотношения работника со смежными сотрудниками данной организации. Она утверждается руководителем организации. При оформлении на работу один экземпляр должностной инструкции после ознакомления выдается поступающему на работу сотруднику, другой остается у администрации (в отделе кадров). Систематическое неисполнение должностных обязанностей может повлечь освобождение работника от занимаемой должности.

Структура должностной инструкции включает в себя следующие разделы:

1.Общие положения (порядок назначения на должность, подчиненность, руководящие и нормативные документы, требования к образованию и опыту практической работы и т. д.).

2. Функции (основные функциональные обязанности).

3. Должностные обязанности (подробный перечень объема выполняемых работ в соответствии с функциональными обязанностями).

4. Права (использование прав в связи с выполняемой работой, в том числе выявление недостатков в пределах своей компетенции, а также права вносить предложения по совершенствованию работы на данном участке).

5. Ответственность (по содержанию должностных обязанностей).

6. Взаимоотношения, связи по должности (с должностными лицами, структурными подразделениями, сторонними организациями, в том числе по получению и передаче деловой документации).

7. Организация работы и критерии оценки деятельности (в соответствии с Правилами внутреннего распорядка или Положением о персонале) организации, реальными показателями и результатами работы.

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.

Должностные инструкции разрабатываются на.все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.

Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37). При разработке должностных инструкции для государственных служащих используются Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти (письмо Минтруда от 13 марта 1996 г.).

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись.

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующим данное подразделение. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

2. Конфиденциальность информации.

В отличие от исполнения процесс использования документа предполагает включение его в информационно-документационную систему, обеспечивающую исполнение других документов, выполнение управленческих действий и принятие решений. Для использования в работе обычно поступают: законодательные акты, организационно-правовые, нормативные, распорядительные, справочно-информационные документы, разнообразные рекламные издания и научно-техническая информация.

Источник конфиденциальной информации – объективно пассивный накопитель (концентратор) конфиденциальной информации. В научной литературе часто используется альтернативный для сферы защиты информации термин – "носитель конфиденциальной информации" по аналогии с термином "сек-ретоноситель". К числу основных видов источников относятся: традиционные и электронные документы, базы данных, персонал фирмы и окружающая ее среда – люди, физические поля, сопровождающие работу вычислительной и другой офисной техники, публикации о фирме и ее разработках, рекламные издания, выставочные материалы. Каждый из источников делится на множество подвидов. Классификация источников конфиденциальной информации, сопровождающих работу конкретной фирмы, является одной из главных составных частей аналитической работы по выявлению каналов несанкционированного доступа к конфиденциальной информации и обеспечению гарантий безопасности информации в каждом источнике.

Источник угрозы конфиденциальной информации – объективные и субъективные явления, события, факторы, действия и обстоятельства, содержащие опасность для ценной информации. К объективным источникам можно отнести экстремальные ситуации, несовершенство технических средств и др. Субъективные источники связаны с человеческим фактором и включают: злоумышленников различного рода, посторонних лиц, посетителей, неквалифицированный или безответственный персонал, психически неполноценных людей, сотрудников, обиженных руководством фирмы, и др. Источники угрозы могут быть внешними и внутренними. Внешние источники находятся вне фирмы и представлены чрезвычайными событиями, а также организационными структурами и физическими лицами, проявляющими определенный интерес к фирме. Внутренние источники угрозы связаны с фатальными событиями в здании фирмы, а также с персоналом. Однако наличие источника угрозы само по себе не является угрозой. Угроза реализуется в действиях.

Канал несанкционированного доступа к информации – совокупность незащищенных или слабо защищенных фирмой направлений возможной утраты конфиденциальной информации, которые злоумышленник использует для получения необходимых сведений, преднамеренного незаконного доступа к защищаемой информации. В основе образования канала несанкционированного доступа лежит взаимодействие злоумышленника с источником информации или преобразование канала объективного распространения информации в канал ее утраты. Этот процесс требует проведения поисковой и аналитической работы и организуется тайно. Каждая фирма обладает своим набором каналов несанкционированного доступа к информации, что зависит от множества моментов – профиля деятельности, объема защищаемой информации, совершенства применяемой системы защиты информации и противодействия злоумышленникам, эффективности аналитической работы, профессионального уровня персонала, местоположения здания фирмы и др. Канал несанкционированного доступа может быть организационным и техническим и обеспечиваться легальными и нелегальными методами.

3. Конфиденциальные документы.

Конфиденциальный документ находится в относительной безопасности до тех пор, пока он хранится в службе КД. Уязвимость документа резко возрастает при выходе его за пределы этой службы. Документы подвергаются всему спектру возможных угроз. В связи с этим правильная организация работы персонала фирмы с конфиденциальными документами и контроль за выполнением сотрудниками установленных правил представляется крайне важным.

Работникам службы КД и персоналу фирмы следует учитывать, что работающий в фирме злоумышленник или сотрудник фирмы, связанный со злоумышленником, похищают, уничтожают или фальсифицируют, как правило, не те документы, с которыми они работают, а документы и информацию, доверенные другим сотрудникам. Особую ценность в этом плане для злоумышленника представляют работники службы КД или референты руководителей как лица наиболее осведомленные о тайнах фирмы.

Ответственность за сохранность конфиденциальных документов и предотвращение утраты ими конфиденциальности несут руководители подразделений (направлений деятельности) фирмы. Сотрудники фирмы, в том числе руководители любого уровня, при работе с конфиденциальными документами обязаны:

1. знакомиться только с теми конфиденциальными документами, к которым они получили письменное разрешение на доступ в силу должностных обязанностей;

2. немедленно предъявлять работнику службы КД все числящиеся за ними документы (на бумажных и магнитных носителях, электронные, фото-, видео-,аудиодокументы)для проверки их наличия и комплектности;

3. вести совместно с работником службы учет находящихся у них конфиденциальных

документов;

4. ежедневно по окончании рабочего дня проверять наличие документов и сдавать их на хранение в службу КД;

5. сдавать по описи работнику службы КД все материалы по окончании исполнения документа или работы над ним;

6. сдавать по описи работнику службы КД все числящиеся за ними документы и материалы при увольнении, уходе в отпуск, отъезде в командировку;

7. немедленно сообщать первому руководителю фирмы и в службу КД об утрате или недостаче документов, обнаружении лишних или неучтенных документов, отдельных листов.

Работа с конфиденциальными документами разрешается сотрудникам фирмы на рабочих местах, но только при наличии условий, исключающих возможность утраты документа или хищения информации. При отсутствии этих условий сотрудники фирмы работают с конфиденциальными традиционными и электронными документами, делами и базами данных в специально предназначенном для этого помещении службы КД.

Для работы с конфиденциальными документами сотрудник должен быть обеспечен: постоянным рабочим местом, личным сейфом (металлическим шкафом), кейсом для хранения и переноса конфиденциальных документов, номерной личной металлической печатью. Рабочее место исполнителя следует разместить таким образом, чтобы исключить возможность ознакомления с находящимися на столе документами лицам, не имеющим к ним отношения. Экран компьютера не должен быть виден коллегам по рабочему помещению, посетителям, в окно и от входной двери.

Помещение, в котором конфиденциальная информация обрабатывается на компьютере, должно иметь защиту от технических средств промышленного шпионажа. На рабочем столе всегда должны находиться только тот конфиденциальный документ и материалы к нему, с которыми в данный момент работает сотрудник. Другие документы должны находиться в кейсе, который хранится в запертом сейфе. Сотрудникам не разрешается хранить конфиденциальные документы, дела, дискеты на рабочем столе, в ящиках рабочего стола, неприспособленных шкафах. Ключи от сейфа и кейса, металлическая печать постоянно хранятся у сотрудника. Дубликаты всех ключей должны находиться в службе КД в опечатанном исполнителем пенале (в том числе дубликаты ключей от сейфа и кейса, которыми пользуется первый руководитель). Прочитанные листы конфиденциального документа всегда должны лежать текстом вниз. При подходе к рабочему столу другого сотрудника лист, с которым работает исполнитель, переворачивается текстом вниз. Покидая помещение, исполнитель должен убрать в сейф все документы и материалы, заблокировать компьютер и, если в помещении не остаются другие сотрудники, запереть входную дверь.

Руководителям и исполнителям, работникам службы КД не следует вести какие-либо вспомогательные картотеки по организации работы с конфиденциальными документами и контроль за их исполнением. Исполненные (до подшивки в дело) и неисполненные документы должны храниться только в рабочих папках, на которых указывается их целевое назначение: "Ознакомление", "Согласование", "Срочно", "Задания на такое-то число", "Подлежит возврату", "На подшивку в дело" и т.п. Папки должны иметь описи находящихся в них документов. Хранить документы в россыпи в ящиках столов, шкафах, сейфах, в одной папке не допускается. Дела, закрепленные за конкретным исполнителем, обозначаются индивидуальным цветовым отличием, позволяющим выявлять факты несанкционированного обращения к этим делам другого сотрудника.

Работникам службы КД рекомендуется регулярно проверять программное обеспечение компьютеров, на которых обрабатывается конфиденциальная информация. Цель проверки – обнаружение неутвержденных или необычных программ. Резервные и страховые к всех документов фирмы, находящихся на магнитных носителях, должны храниться в службе КД. Актуализация копий осуществляется по мере необходимости работником службы КД письменной санкции руководителя подразделения (направления деятельности) фирмы в присутствии соответствующего исполнителя. Санкция и факт актуализации фиксируются в учетной карточке документа.

В конце рабочего дня исполнители обязаны перенести всю конфиденциальную информацию из компьютера на гибкие носители информации, стереть информацию с жестких дисков, проверить наличие всех конфиденциальных документов (на бумажных, магнитных и иных носителях), убедиться в их комплектности. Оставлять конфиденциальные документы на рабочем месте не разрешается. Не допускается также хранение на рабочем месте исполнителя копий конфиденциальных документов.

Исключительным правом постоянного хранения документов на рабочих местах могут пользоваться: первый руководитель, его заместитель, сотрудники службы персонала и других служб по усмотрению первого руководителя, которые располагают объемными массивами конфиденциальных бумажных документов (картотеками, папками и др.) или большим числом машиночитаемых документов. Конфиденциальные материалы такого рода помещаются в сейф (металлический шкаф), который запирается, опечатывается и сдается под охрану. Сейф оборудуется охранной сигнализацией. Компьютеры с обширным составом конфиденциальной информации, которую невозможно переносить на гибкие диски, или сложными базами данных опечатываются двумя печатями – исполнителя и представителя службы безопасности. Снятие печатей в начале рабочего дня также производится этими лицами.

В службу КД сдается, как правило, каждый конфиденциальный документ в отдельности. При наличии у сотрудника нескольких документов, дел, дискет, других носителей, необходимых ему для ежедневной длительной работы, они аккуратно (в папках) укладываются вместе с описью в кейс, который запирается, опечатывается личной печатью сотрудника и сдается в службу КД. Кейсы предназначены для переноса конфиденциальных документов в пределах охраняемой зоны (внутри здания фирмы), доставки их в службу КД и обратно на рабочее место, хранения документов в нерабочее время в этой службе. Кейсы выдаются исполнителям в начале рабочего дня в обмен на удостоверение, пропуск, специальный жетон или под роспись в специальной учетной форме.

После подготовки конфиденциальных документов к сдаче в службу КД исполнитель обязан отключить ПК, блокировать ее персональным ключом, проверить наличие и комплектность в металлическим шкафу открытых документов, дискет, дел, других материалов, запереть и опечатать шкаф. В помещении отключается электроэнергия, входная дверь запирается, опечатывается, и помещение сдается под охрану. Подобные помещения охраняются особенно тщательно, оборудуются комплексом технических средств охраны, сигнализации и оповещения. Сейфы с особо ценными документами фирмы целесообразно размещать в помещении службы КД.

Отметки о закрытии и вскрытии рабочих комнат сотрудниками фирмы, отключении технических средств охраны делаются в специальном журнале службы охраны с росписью лица, ответственного за помещение, и представителя охраны. Основные и резервные ключи от рабочих комнат хранятся в сейфе в помещении охраны в специальных пеналах. Пенал закрывается и опечатывается лицом, ответственным за помещение.

Ошибочные действия персонала даже при технически оснащенной системе защиты часто ведут к утрате ценной информации и слишком дорого обходятся фирме.

Выполнение достаточно обширного комплекса общих и частных требований по работе руководителей и исполнителей с конфиденциальными документами позволяет не только правильно организовать технологические процессы этой работы, но и сформировать действенную систему контроля выполнения персоналом указанных требований, что в целом позволяет в максимальной степени противодействовать замыслам злоумышленника.

4. Служба конфиденциальной документации.

Служба конфиденциальной документации (КД) – самостоятельное подразделение фирмы или подразделение службы безопасности, что зависит от ценности и объемов конфиденциальной документации фирмы. Служба предназначена для решения задач и выполнения функций обработки, хранения и организации рассмотрения, исполнения, использования и движения конфиденциальных документов. В состав службы в крупной фирме входят следующие функциональные группы (участки): группа учета поступивших документов; группа учета носителей конфиденциальных документов; группа учета подготовленных документов; группа учета номенклатурных дел; группа инвентарного учета; группа изготовления документов; копировально-множительная группа; экспедиционная группа; архив; контрольно-методическая группа. В некрупных фирмах функции службы конфиденциальной документации выполняет управляющий делами, менеджер по документации (деловой и технической), референт первого руководителя фирмы или один из сотрудников службы открытой документации (канцелярии, секретариата). Обработку документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (документов с грифом "Для служебного пользования"), осуществляет структурное подразделение, которому поручена обработка открытой документации.

5. Служебная переписка.

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др.), обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требо-зание, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение и др.

Для осуществления информационного обмена в управленческой деятельности наиболее широко используются служебные, или деловые, письма, пересылаемые по почте или посредством факсимильной связи.

При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования:

- письмо оформляется на бланке письма формата А4 или А5 и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией;

- письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

- независимо от содержания письмо должно излагаться официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Для ведения переписки используются бланки писем организации, структурных подразделений, должностных лиц. Бланк письма структурного подразделения используется в том случае, если руководитель структурного подразделения наделен правом подписывать письма.

В организациях используются бланки писем двух форматов – А4 или А5, в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации-автора, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах, письмах финансового содержания и некоторых других, требующих особого удостоверения, – печать.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

6. Документы, подлежащие хранению. Организация архивного хранения документов.

Перечень типовых документов и его структура

Действующий Перечень разбит на 523 статьи, содержащие наименования конкретных документов и сроки их хранения, сгруппированные в подразделы и объединенные в 12 разделов:

- организация системы управления;

- планирование деятельности;

- финансирование деятельности;

- учет и отчетность;

- экономические, научные, культурные связи;

- информационное обслуживание;

- трудовые отношения;

- кадровое обеспечение;

- материально-техническое обеспечение деятельности;

- административно-хозяйственные вопросы;

- социально-бытовые вопросы;

- деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений).

При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, содержащие" документы, имеющие разные сроки хранения, например ст. 193 "Книги, журналы, картотеки учета" содержит пункты:

а) ценных бумаг – постоянно;

б) договоров, контрактов, соглашений – 5 л. ЭПК;

в) основных средств – 5 л. и т.д.

Поэтому в офисе из перечня следует выбирать тот пункт и срок хранения, к которому относятся конкретные документы.

Необходимо обращать внимание и на специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов.

В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящими Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими Правилами.

Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.

При отсутствии специального помещения для архива организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.

Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений, а также помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.

К помещениям основного назначения архива относятся:

1. хранилища для хранения документов;

2. помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;

3. помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);

4. рабочие комнаты сотрудников архива.

Допускается многофункциональность отдельных помещений (залов) с выделением перегородками основных и вспомогательных участков.

Хранилища должны размещаться в изолированных помещениях.

Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2 – 3-кратный воздухообмен в час.

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ.

Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.

При создании архива учитываются площади помещений архива, планируемых/оснащенных современными системами охранной и пожарной сигнализации и исправной системой автоматического пожаротушения, и их процентное отношение (нарастающим итогом) к общей площади, которая должна быть оснащена такими системами на дату составления плана.

Общая площадь для рассматриваемых показателей рассчитывается путем суммирования данных о количестве площадей.

В случае, если в одном здании расположены помещения двух или нескольких архивов, каждый из них включает в показатель объем занимаемых только им площадей.

Под "современными системами" охранной и пожарной сигнализации понимаются системы, находящиеся в эксплуатации не более 10 лет.

При исчислении площадей необходимо исходить из принципа индивидуального подхода к каждому из объектов с учетом требований "Инструкции по организации охраны объектов, хранящих культурные ценности, подразделениями вневедомственной охраны при органах внутренних дел Российской Федерации" (М., 1998) и норм пожарной безопасности (НПБ 75-98) (приказ ГУЧПС МВД России от 04.11.98 № 71).

Пример. Общая площадь архива, которая должна быть оснащена современной системой охранной сигнализации составляет 30.000 кв. м. По состоянию на 31.12.2005 такой системой оснащено 10.000 кв. м, в 2006 и 2007 гг. ежегодно оснащалось еще по 5.000 кв. м. Показатели 2006 и 2007 гг. составят соответственно 5.000 кв. м /50% и 5.000 кв. м /67% (при условии, что за этот период не изменилась общая площадь архива, которая должна быть оснащена системами безопасности). В "Примечании" к показателю 2007 г. должно быть указано "30.000 кв. м" (общая площадь, которая должна быть оснащена) и "20.000 кв. м" (площадь, оснащенная системой на конец планируемого периода).

7. Схема документооборота.

Схема документооборота – схема, отражающая движение документов в аппарате управления; строится для каждого подразделение системы управления; представляет собой таблицу, с левой стороны которой по вертикали формулируются функции управления, выполняемые конкретными функциональными подразделениями, а по горизонтали по каждой функции указываются последовательно слева направо следующие данные: виды документов, форм или данных, выходящих или поступающих в подразделение; наименование подразделения или организации, откуда поступают или куда направляются после обработки или составления документы, формы или данные; наименование и количество технических средств, с помощью которых производится обработка документов, форм или данных; данные о должностных лицах, участвующих в обработке или составлении документа, формы или данных; периодичность обработки документа, формы или данных в течение года, количество и время обработок, и др. информация.

8. Контроль исполнения документов.

В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации, согласно которой все документы могут быть разделены на документы, контроль за исполнением которых необязателен, и документы, подлежащие контролю за их исполнением.

Перечень контролируемых документов составляется в свободной форме и утверждается руководителем по представлению службы ДОУ с участием юридической службы организации.

В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительных документов самого учреждения включают и важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения.

Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые определяют необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения, которые отмечаются на верхнем поле контрольно-регистрационной карточки.

9. Учет документов в организации.

Грамотно налаженная система учета документов, содержащих коммерческую тайну организации (далее – конфиденциальные документы), увеличивает шансы того, что ваша конфиденциальная коммерческая информация не попадет в руки конкурентов или не станет объектом обсуждения широкой публики. Учет и контроль создания, движения, размножения и уничтожения конфиденциальных документов, а также всех черновых материалов, возникающих в процессе их создания и исполнения, позволит предотвратить, а в случае возникновения – выявить несанкционированный доступ к защищаемой информации.

Конфиденциальные документы, их проекты и черновики необходимо учитывать не только поэкземплярно, но и полистно. То есть с целью предотвращения или обнаружения утери частей документа следует в учетных формах (учетно-регистрационных журналах или карточках) отражать количество всех листов как самих документов, так и приложений к ним. Для этого в форму соответствующего журнала или карточки можно включить дополнительную графу.

Важной особенностью учета документов в конфиденциальном делопроизводстве является то, что необходимо учитывать не только сами документы, их проекты и черновики, но также и чистые носители, предназначенные для их составления. Это означает, что в организации следует установить такой порядок, при котором конфиденциальные сведения будут документироваться исключительно на заранее учтенных чистых носителях (бумаге, дискетах и т.д.).

10. Информационно-справочный характер документов.

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся письма и их разновидности, связанные со способом передачи информации по каналам связи (телефаксы, телеграммы, телефонограммы) акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

1. Справки;

2. Докладная записка;

3. Объяснительная записка;

4. Акт;

5. Доверенность;

6. Служебные письма;

7. Телеграмма;

8. Телефонограмма.

11. Оформление указов и распоряжений Президента РФ.

В соответствии со ст. 90 Конституции РФ Президент РФ издает указы и распоряжения, обязательные для исполнения на всей территории Российской Федерации.

В соответствии с законодательством субъектов Российской Федерации главы отдельных Субъектов Федерации также издают указы, например губернатор Пермской области, мэр города Москвы и некоторые другие.

Требования к оформлению проектов указов Президента РФ изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68.

Подготовка и оформление проектов указов Президента РФ производятся федеральными актами исполнительной власти.

Указы Президента РФ оформляются на бланках указов.

Реквизитами указа являются: Государственный герб Российской Федерации, наименование вида акта (например, Указ Президента РФ), заголовок к тексту, текст, в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" на бланках указов Президента Государственный герб изображается в многоцветном варианте.

Заголовок указа печатается посредине листа центрованным способом на расстоянии не 10 см от верхнего края листа через одинарный межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом.

Заголовок печатается с прописной буквы и, как правило, отвечает на вопрос: о чем? О ком?). Точка в конце заголовка не ставится.

Подпись в указах Президента РФ отделяется от текста дополнительным интервалом пт (2,5 интервала) и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента.

В целом правила оформления распоряжений Президента РФ аналогичны правилам подготовки и оформления указов Президента. Различия незначительны, в частности, заголовок распоряжения печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа с одинарным межстрочным интервалом и так же, как в указах, выделяется полужирным шрифтом. В распоряжениях Президента РФ с текстом небольшого объема заголовок может отсутствовать.

Распоряжения Президента РФ оформляются на бланке распоряжения с многоцветным изображением Государственного герба Российской Федерации.

Текст распоряжения Президента РФ отделяется от заголовка 2 интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала. Первая строка абзаца начинается с красной строки.

Текстовая часть может подразделяться на преамбулу и распорядительную часть.

При наличии в тексте пунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые оформляются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающейся круглой скобкой.

Не рекомендуется печатать фамилии прописными буквами или выделять их шрифтом другой насыщенности.

Текстовая часть может подразделяться на преамбулу и распорядительную часть.

При наличии в тексте пунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые оформляются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающейся круглой скобкой.

При наличии приложений к проекту в его тексте на них обязательно дается ссылка.

Подпись, дата, отметка о приложении, место издания распоряжения оформляются так же, как в указах.

12. Требования к оформлению документов.

Требования к оформлению документов установлены государственным стандартом – ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Положения стандарта определяют; состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 принят постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст и введен в действие с 1 июля 2003 г.

Положения государственного стандарта распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенной в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, заявления и др. Однако, учитывая, что с 1993 г. работы по развитию УСОРД не ведутся (класс 0200000 ОКУД включает всего лишь 62 формы), на практике положения стандарта применяются ко всем организационно-распорядительным документам.

С 2003 г. в соответствии с Законом Российской Федерации от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании" положения стандарта носят рекомендательный характер, но исходя из того, что единые требования к документам обеспечивают удобство в работе с документами, сокращают время на обработку документов, организации заинтересованы во внедрении и применении положений стандарта.

ГОСТом установлены следующие реквизиты документов:

- Государственный герб Российской Федерации;

- герб субъекта Российской Федерации;

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации;

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет

(ИНН/КПП);

- код формы документа;

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания документа;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- оттиск печати;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в организацию;

- идентификатор электронной копии документа.

Применение реквизитов необходимо прежде всего для придания документу юридической силы. Документ, оформленный с нарушением требований стандарта, не имеет юридической силы. Кроме того, применение реквизитов ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнителя с документом. Нельзя забывать и о том, что именно наличие единого комплекса реквизитов и единых правил их оформления позволяет более эффективно применять компьютерную технику для изготовления и обработки документов.

Реквизиты документа не равноценны: одни реквизиты необходимы для придания документу юридической силы (наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, подпись, гриф утверждения, печать), другие носят чисто служебный характер и необходимы для организации работы с документом, третьи выполняют учетную функцию и т.д. Часть реквизитов документа является реквизитами бланка, часть реквизитов используется при составлении и оформлении документа, есть реквизиты, оформляемые на стадии исполнения документа.

Литература

1. Управление организацией: Энциклопедический словарь.-М., 2001

2. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Интел-Синтез, 2004.

3. Галахов В.В Делопроизводство, М.: Проспект 2007

4. Басаков М И Делопроизводство, Ростов на Дону, Феникс 2006.