Обработка входящей документации

Обработка входящей документации.

Статьи по теме
Искать по теме

В современном динамичном мире менеджеры тратят от 50 до 90% своего рабочего времени на коммуникации, связующие процессы, сопряженные с обработкой информации. Управление имеет информационную природу в той части, которая касается отношений между людьми. Невозможно представить какой-либо вид деятельности менеджера, не связанный с получением, хранением или генерацией информации.

Термин делопроизводство характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов.

Документ – это информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности. Понятия управление, информация, делопроизводство, документ, органически взаимосвязаны.

Информационно-документационное обеспечение является важнейшей обслуживающей функцией управления и нуждается в тщательной и продуманной организации. От четкости и оперативности движения и обработки документа зависит скорость получения информации, необходимой для любой управленческой работы.

Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения называется документооборотом.

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах их прохождения, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. Схема документооборота в организации дана в Основных положениях Единой государственной системы делопроизводства.

На сегодняшний день нормативно закрепляются базовые принципы работы с документами. На формирование технологий работы с документами в конкретных организациях влияет множество факторов, таких, как направление деятельности, организационная структура, территориальное размещение и объем документооборота.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как любое управленческое решение всегда базируется на информации, а значит на документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей организации.


Структура и объем документооборота

Термин "документ" появился в России в XVIII в. и произошел от латинского слова, означающего способ доказательства.

Нормативно документ определяется как материальный объект, содержащий информацию для ее передачи во времени и в пространстве.

Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, образует систему документации.

Существует несколько аспектов использования термина документ:

1) Бумажный документ представляет собой объект непосредственно не погруженный в информационную систему, но о котором в ней имеется информация. Это может быть фотографическая копия документа, изображение или видеозапись.

2) Электронный образ документа – копия документа, хранящаяся в компьютерной информационной системе. Образ документа, помимо собственно изображения документа, представляющего собой файл, может содержать некоторый набор свойств его идентифицирующих (название, дата создания). При этом данная информация хранится не в файле образа документа, а в некоторой внешней по отношению к нему базе данных. Файлы документов могут быть обычными текстовыми документами или структурированными объектами.

3) Электронный документ также представляет собой файл, содержащий информацию, которая в отличие от электронного образа может быть использована, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Это может быть документ текстового процессора Microsoft Word, таблица Excel или сообщение в формате электронной почты Internet.

4) Особый тип документов составляют записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы (электронные формы Microsoft Exchange). В отличие от обычного электронного документа данный документ не представлен в виде отдельного файла, но представляет собой единицу информации, имеющую уникальный идентификатор, средство отображения и модификации. Данный тип документов может быть извлечен из системы и передан посредством электронной почты в другое подразделение и снова погружен в систему.

Все документы по отраженным в них видам деятельности делятся на две большие группы: документы по общим и административным вопросам и документы по функциям управления. Документы по функциям управления составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта и других функциональных подразделений.

Документы классифицируются следующим образом:

- по наименованию – это служебные письма, приказы, протоколы, докладные записки и договоры. Оформление этих документов унифицировано;

- по месту составления – внутренние и внешние документы;

- по содержанию простые и сложные, охватывающие несколько вопросов;

- по форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (докладные записки) и трафаретные;

- по срокам исполнения – срочные и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

- по происхождению – служебные и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

- по виду оформления – подлинные, копии, выписки и дубликаты;

- по средствам фиксации – письменные, графические и фото, кинодокументы.

Делопроизводство – это комплекс мероприятий по обеспечению документационного обеспечения управления организации. ДОУ является основной функцией делопроизводства – организация работы с документами, обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов, систематизация архивного хранения документов, определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Движение документов в организации не может быть случайным оно должно быть управляемым и регламентированным технологической схемой движения документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения.

В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Он представлен организационно-распорядительной документацией. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения – специализированная документация, обеспечивающая основные направления деятельности организации.

В организациях обычно создается отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Это подразделение может называться управление делами или общий отдел. В организациях, где объем централизованного документооборота небольшой, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию возлагаются на секретаря руководителя организации.

Документооборот должен отвечать ряду обязательных требований:

- прямоточность движения документов. Документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов исключены;

- распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;

- необходимое перемещение документов;

- единообразие маршрута движения документов, однократность каждой операции.

Движение документов отражает организационную структуру аппарата управления и характер распределения обязанностей между составными частями. Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления.

Документооборот состоит из следующих потоков:

1) Входящих документов – это документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений. К ним относятся постановления, приказы, указания, инструктивные письма, запросы, отчеты, справки, письма и заявления.

2) Исходящих документов – эти документы передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям и общественным организациям в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок.

3) Внутренних документов – эти документы обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов и докладных записок.

Годовой объем документооборота – это исходная величина для расчета численности сотрудников службы документационного обеспечения управления, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата.

Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.


Нормативно-методическая база делопроизводства

Тщательно разработанная система делопроизводства, которая освещает все вопросы работы с документами, служит залогом эффективного функционирования как государственных учреждений, так и коммерческих организаций.

Разработанная система делопроизводства на предприятии описывается во внутренних организационно-распорядительных документах, таких как, инструкции по делопроизводству, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила работы с документами и приказы о распределении обязанностей.

На сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов.

Разработка таких документов преследует следующие цели:

1) обеспечение юридической силы документа;

2) организацию длительного хранения документов и последующего их использования;

3) совершенствование технологии обработки документов.

Процесс делопроизводства определяется нормативно-методической базой на основе:

- законов;

- нормативных правовых актов;

- методических документов.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

1) законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации. Новый Федеральный Закон от 27.07.06 "Об информации, информационных технологиях и защите информации" №149-ФЗ: изменения в правилах обработки и защиты информации. Новый Федеральный Закон от 27.07.06 "О персональных данных" №152-ФЗ: критерии законности действий, связанных с обработкой персональных данных

2) указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

3) правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

4) правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;

5) государственные стандарты на документацию;

6) унифицированные системы документации;

7) общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Новая Типовая Инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536).

ГОСТ Р-6.30-2003 "Требования к оформлению документов".

Методические документы регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в организации, а также работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты и техническое обеспечение.

В России существует государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные требования к документам и службам ДОУ приведены в нормативных документах по организации управленческого труда и охране труда, а также архивного хранения документов.


Глава 2. Обработка входящих документов

Схема порядка обработки входящих документов

Обработка входящей документации

Основные процедуры обработки входящих документов

Делопроизводство координирует следующие этапы работы с документами:

1) прием и обработку документов;

2) предварительное рассмотрение документов руководителем (резолюция);

3) регистрацию документов;

4) передачу на исполнение;

5) исполнение;

6) контроль исполнения документов включает в себя:

6.1. постановку документов на контроль, ход исполнения которых необходимо отслеживать;

6.2. отслеживание хода исполнения и формирование отчетов для руководства;

6.3. снятие исполненных документов с контроля.

7) хранение и использование документов;

8) передачу на архивное хранение.

Служба документационного управления обеспечения ДОУ, которая может быть представлена в организации, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте. В противном случае присланные документы возвращаются с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Технологию регистрации регламентирует инструкция по документационному обеспечению деятельности учреждения или табель документов. К инструкции прилагается перечень документов, не подлежащих регистрации, и классификаторы.

Классификаторы информации, используемые при регистрации:

- номенклатура дел;

- классификатор корреспондентов;

- классификатор структурных подразделений учреждения;

- классификатор руководителей и специалистов;

- классификатор видов документов;

- классификатор вопросов деятельности организации.

В организациях состав классификаторов может быть дополнен.

Если документы поступают в виде почтовых отправлений, то конверты с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты вскрываются и, как правило, не прилагаются к содержавшимся в них документам.

При предварительном рассмотрении поступившие документы сортируются на те, что требуют обязательного рассмотрения руководством, и те, что направляются непосредственно в структурные подразделения ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания и на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам. Это позволяет освободить руководителя от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители, и значительно ускорить движение входящих документов и их исполнение.

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания на конкретное должностное лицо либо структурное подразделение, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

Для того чтобы выполнить работу по сортировке документов, необходимо хорошо знать функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей руководителей и специалистов.

Для удобства обработки документов секретарь может иметь папки с разным назначением: "К исполнению" или "Срочно". Удобно для этого использовать папки разных цветов.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу ДОУ или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях.

Решение руководителя по документам отражается в резолюции. Резолюция отражает кому, что сделать, к какому сроку, подпись руководителя и дату.

Получив документы от руководителя, секретарь вносит сведения из резолюции в журнал входящей корреспонденции. После этого документ передают ответственному исполнителю, указанному в резолюции.


2Регистрация и индексация документов

Важнейшей частью работы секретаря является регистрация документов. Она заключается в учете и фиксации сведений о документах в учетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации.

Наибольшая экономическая эффективность достигается при централизованной системе учета, при сосредоточении всех регистрационных операций в одном месте, централизация учета документов создает условия для однократной их регистрации и механизации отдельных операций. Централизованная система позволяет создать единый информационный центр организации, а также вести оперативный контроль за документами. Структурные подразделения при этом освобождаются от многочисленных дублирующих операций.

Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления.

Регистрация документов необходима для:

- учета количества документов;

- обеспечения сохранности документов, устранение возможных потерь;

- обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;

- обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способа их создания и получения. Не все документы должна регистрировать служба ДОУ. Документы специальных систем документации регистрируют в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления.

На документы, не подлежащие регистрации, составляется отдельный специальный перечень, в который входят:

1) Графики, наряды и заявки.

2) Сводки и информация присланная для сведения.

3) Рекламные извещения, программы конференций и плакаты.

4) Письма, присланные для сведения (копии).

5) Технические задания на командирование специалистов и сметы по командированию.

6) Прейскуранты и технические условия.

7) Претензии.

8) Пригласительные билеты.

9) Поздравительные письма.

10) Документы по заключению коллективных договоров.

11) Бухгалтерские и планово-финансовые документы.

12) Печатные издания.

13) Корреспонденция с пометкой "лично".

14) Объяснительные записки.

15) Арбитражные и исковые документы.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается руководителем организации и включается в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству.

Поступающие документы регистрируются в день поступления. Входящие регистрируются отдельно от исходящих и внутренних.

На регистрируемых документах проставляют отметку о поступлении, которая включает дату поступления и номер.

На документы, не подлежащие регистрации, на первой странице в правом нижнем углу ставят штамп с указанием даты поступления.

Индекс составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер, как правило, за год. В дополнение к порядковому номеру указывают место хранения и исполнения документа, принадлежность его к определенному вопросу, лицу и периоду эти данные служат целям облегчения поиска. При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного буквенного индекса. При применении автоматизированной обработки информации локальные индексы классификатора корреспондентов должны иметь возможность перехода на коды Общероссийского классификатора предприятий и организаций ОКПО.

Регистрационные номера присваиваются входящим документам в пределах календарного года и состоят как минимум из двух частей: порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года и номера дела по номенклатуре дел.

В процессе регистрации в учетные формы вносятся реквизиты документа.

Наиболее важными реквизитами являются:

- автор документа;

- наименование документа;

- дата документа;

- номер документа;

- дата поступления документа в организацию;

- номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию;

- краткое содержание или заголовок;

- резолюция (исполнитель, срок исполнения, дата постановки резолюции);

- отметка об исполнении (дата фактического исполнения, индекс документа, номер дела, в которое подшит исполненный документ);

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен:

- распиской исполнителя в получении документа;

- ходом исполнения;

- приложениями;

- количеством экземпляров;

В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых документов используют регистрационные журналы (таблица 1) или регистрационно-контрольные карточки.

Таблица 1

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата

поступления

Регистрац.

номер

документа

Корреспондент

(автор)

Дата

документа

Номер

документа

Краткое

содерж.

документа

1

2

3

4

5

6

Резолюция или кому направлен документ

Дополнительные

сведения

Расписка в получении

Отметка об исполнении

Исполнители

Задание

Срок

исполнения

Автор

резолюции

Дата

резолюции

7

8

9

10

11

12

13

14

Журналы удобны при небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу продолжителен по времени. По журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках. Этих недостатков лишены регистрационно-контрольные карточки (таблица 2), которые позволяют осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек и контрольную картотеку. РКК удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

                                                                                    Таблица 2

Регистрационная карточка поступающей корреспонденции

Входящий номер

и дата регистрации

От кого

поступил

документ

Количество

листов

и экземпляров

Исходящий номер и дата полученного документа

Краткое содержание документа _________________________________________

____________________________________________________________________

Кто направил документ. Резолюция ______________________________________

____________________________________________________________________

Оборотная сторона

Дата

передачи

на

исполнение

Кому

направлен

документ

Расписка

в

получении

Дата

возврата,

расписка

принявшего

документ

Номер дела,

в котором хранится документ, или отметка об уничтожении

Отметка о контроле и исполнении_______________________________________

____________________________________________________________________

Когда и кем документ снят с контроля____________________________________

При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки-шахматки (таблица 3) для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

                      

                  Нумерационный бланк-шахматка                               Таблица 3

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25…..……101 и т.д.

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы.

Хранение документов и организация контроля за их исполнением

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения.

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания документа, а для документов, поступивших из других организаций – с даты и поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Срок исполнения может измениться только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – распоряжением руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения.

Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

- формирование картотеки контролируемых документов;

- направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;

- выяснение в структурном подразделении данных конкретного исполнителя;

- получение информации о ходе и результатах исполнения;

- запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

- снятие документов с контроля по указанию руководителей;

- формирование картотек исполненных документов.

Форма контроля выбирается самой организацией. Это может быт ручная сроковая картотека или автоматизированная система контроля исполнения документов. По сроковой картотеке можно определить, что и на какой день должно быть исполнено. Секретарь в начале рабочего дня должен вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня. Помимо текущего контроля желательно вести предупредительный контроль.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ.

При снятии документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, которая содержит более полные сведения о документе. Периодически составляются аналитические справки (таблица 4), в которых указывается, какое количество документов было взято на контроль, сколько из них не выполнено в срок по уважительным и неуважительным причинам.

Таблица 4

СВЕДЕНИЯ

об исполнении документов, поставленных на контроль

Ф.И.О.

исполнителей

Всего

документов

Исполнено

в срок

Исполнено с опозданием

Причина

неисполнения

1

2

3

4

5

Секретарь-референт Личная подпись Ф.И.О.

В процессе деятельности организации создают и получают большое количество документов, которые после использования формируются в дела.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень, заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Существует три вида номенклатуры дел:

1) типовая – устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом;

2) примерная – устанавливает примерный состав дел и носит рекомендательный характер;

3) конкретная – составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, справочные и контрольные картотеки. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела.

Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам. Первый экземпляр номенклатуры дел хранится в службе ДОУ, второй используется в качестве рабочего, третий используется в архиве, куда документы поступают на постоянное хранение.

Ежегодно номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

После оформления и составления описи документы передаются в архив – текущий, ведомственный или государственный.

Структура архива организации формируется согласно номенклатуре дел.

Архивное хранение документов в организации может осуществляться в несколько этапов. Определенное время они хранятся в архиве структурного подразделения, а затем передаются в архив организации. После этого часть документов подлежит передаче на государственное хранение.

Автоматизированная система работы с документами

Сегодня все больше организаций приходит к необходимости автоматизации работы с документами. Особенно этот процесс ускорился с принятием в 2002 году Федерального закона №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" и Постановления Правительства РФ от 28.01.2002г. №65 "О федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002-2010гг.)", предусматривающей перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота.

Автоматизированная система делопроизводства организации должна строиться на основе существующих схем работы с документами в целях достижения наилучших результатов.

Система автоматизации делопроизводства состоит из нескольких частей:

1) система регистрации документов и контроля исполнения;

2) система организации движения документов внутри организации;

3) система архивного хранения документов.

Служба делопроизводства играет основную роль в разработке технического задания для составления программы.

Во многих организациях при переходе на автоматизированную систему делопроизводства используют уже имеющиеся аппаратные и программные средства и в дальнейшем, для ввода в эксплуатацию системы во всей организации нужны будут дополнительные закупки техники.

Основная часть всей работы по автоматизации делопроизводства – это функционирование системы.

В системе регистрации и контроля исполнения документов должно быть все детально описано:

- какие сведения о документе будут вводиться в систему, какие поля будут заполняться автоматически, а какие вручную. Это сокращает время регистрации и позволяет избежать опечаток;

- после первоначальной регистрации, документ поступает к руководителю, который подписывает резолюцию, после чего в картотеку вносятся следующие данные: автор резолюции (из справочника), текст резолюции, ответственный исполнитель (выбирается из справочника списка сотрудников организации), срок исполнения, ход исполнения документа;

- после поступления документа на исполнение в программу вносятся сведения о передаче документа от исполнителя к исполнителю: название подразделения, фамилия исполнителя, дата передачи документа, дата фактического исполнения проставляется вручную;

- номер дела выбирается из справочника-номенклатуры дел организации с указанием сроков хранения;

- последнее одно из самых важных полей программы – связанные документы. Это поле в автоматизированных системах регистрации позволяет устанавливать ссылки на связанные документы. При регистрации исходящего документа делается ссылка на карточку входящего, в ответ на которое данный документ составлен, а при регистрации ответного входящего – ссылка на исходящий. В ответ на входящий документ может быть подготовлена докладная записка или утвержден план, и все эти документы при регистрации будут связываться друг с другом через поле "Связанные документы". Это поле позволяет быстро найти все карточки документов по конкретному вопросу.

Таким образом, результатом составления службой делопроизводства технического задания должен быть многостраничный документ, детально описывающий порядок работы в предполагаемой автоматизированной системе делопроизводства.

Правильно спроектированная система автоматизации помимо облегчения труда позволяет получить дополнительные возможности, такие как централизованное отслеживание прохождения документа на каждом рабочем месте всех исполнителей документа; анализ результатов контроля исполнения документа с целью организации документооборота в организации; уменьшение потерь документов; более точное обоснование принимаемых решений за счет информации; повышение производительности труда сотрудников за счет эффективной организации технологии работы с документами.

В настоящее время существует множество уже разработанных программ по делопроизводству:

1) Система автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело", разработанная компанией "Электронные офисные системы".

2) Система автоматизации конфиденциального документооборота и организации потоков работ "OPTIMA-WorkFlow", разработанная фирмой "Оптима".

3) Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании "ИнтерТраст".

4) Персональный менеджер документов "Дела в порядке" для Windows компании "Арсеналь".

5) Системы автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организаций выпускаемые компанией "Весть".

6) Автоматизация документационного обеспечения на базе технологий "Евфрат".

Современная информационно-поисковая система

Современная информационно-поисковая система должна включать информацию обо всех документах, которыми располагает организация.

Классификация документов и информации является основой построения всех основных частей ИПС.

В ИПС разрабатываются и используются различные классификационные справочники. Их набор зависит от принципов и правил ввода и вывода документной информации в ИПС. Этот перечень будет зависеть и базироваться на комплексе регистрационных характеристик документа – автоматизированная ИПС.

В соответствии с регистрационными данными документа наибольшее распространение в ИПС находят следующие классификаторы:

- название документа;

- краткое содержание: классификатор вопросов деятельности организации;

- классификатор резолюций;

- исполнителей;

- отметка об исполнении;

- адрес хранения: номенклатура дел.

Для обеспечения информационной совместимости поисковых массивов рекомендуется централизованная разработка классификаторов в пределах одной отрасли или организации.

Ввод сведений о документе в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы.

Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветные маркировальные полосы по верхнему краю или по диагонали. Формы могут изготавливаться на бумаге различных цветов и тонов.

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в автоматизированную ИПС осуществляется непосредственно с документа на машинный носитель с помощью клавиатуры и других устройств ввода. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового.

Ручной ИПС организации состоит из картотек, составленных из регистрационно-контрольных и кодификационных тематических карточек и регистрационных журналов. Информационно-поисковые массивы обеспечивают оперативный поиск документов в контрольных и справочных целях и ведутся для регистрации документов. Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справочные картотеки, картотеки по предложениям, заявлениям, жалобам, тематические картотеки к ведомственным нормативам.

В зависимости от объемов документов, системы регистрации, контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека или несколько самостоятельных.

Для более полного раскрытия содержания документов и повышения эффективности ИПС создаются кодификационные тематические картотеки, базы данных по нормативным актам, для которых рекомендуется использовать форму тематической карточки, применяемой в государственных архивах. Систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации. Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек не применяются, индексы вопросов на документ не переносятся.

В базе данных на оборотной стороне карточки фиксируется информация об изменениях в действующих нормативах по данному вопросу, при этом старые записи не уничтожаются.

Выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции руководства организации. Нецелесообразно вводить единую, строго регламентированную форму входного формата ИПС. Вместе с тем необходимо обеспечение совместимости, ясности и полноты информационного содержания информационных систем.

Исходя из этого в ГСДОУ нормативно закреплен только состав показателей, которые должны быть введены в ИПС, и правила заполнения этих показателей для обеспечения их однозначного толкования (таблица 5).

Таблица 5

Состав нормативно закрепленных показателей для ввода

в информационно-поисковую систему и правила их заполнения

Реквизиты

Пояснения по заполнению

1

2

Автор

При регистрации поступающего документа записывается название организации или лица – автора документа.

Название вида документа

Заполняется в соответствии с название вида документа. При регистрации писем не заполняется.

Дата документа

Дата присвоенная организацией-автором арабскими цифрами.

Индекс документа

Индекс, присвоенный документу автором

Дата поступления

С регистрационного штампа

Индекс поступления

Переносится из отметки о регистрации.

Краткое содержание или заголовок

Переносится заголовок, сформулированный на документе.

Резолюция

Переносится основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель.

1

2

Реквизиты

Пояснения по заполнению

Срок исполнения

Проставляется арабскими цифрами.

Отметка об исполнении

Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указание даты или срока исполнения.

Отметка о направлении документа в дело

Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя.

Выводы

Документооборот является нервной системой организации. Правильно организованный на основе информационных технологий, он является средой распространения информации и средой коммуникации между сотрудниками.

Комплекс документооборота предназначен для автоматизации регистрации, учёта, контроля движения и хранения документов, входящих, внутренних или исходящих из организации.

Рекомендуется для организаций, где необходим унифицированный учёт всех входящих и исходящих документов, их движения между подразделениями и сотрудниками, быстрый поиск места нахождения любого документа, а также наложение резолюций и контроль исполнения поручений. Программа гарантирует удобный и быстрый механизм регистрации и поиска документов, а также фиксации факта передачи документов между сотрудниками.

Комплекс документооборота позволяет:

- стандартизировать порядок обращения документов среди подразделений и сотрудников компании;

- уменьшить количество журналов и актов, ведущихся вручную;

- обеспечить быстрый поиск документов среди подразделений и сотрудников компании;

- обеспечить учет взаимосвязей и взаимозависимостей между документами;

- обеспечить хранение документов частого обращения в электронном виде;

- контролировать документы, числящиеся за сотрудникам.

К основным функциям комплекса документооборота относятся: учет карточек документов; учет места нахождения, движения и состояния документов; учет взаимосвязей и объединение документов в дела.

Литература

I. Нормативная база:

1. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 "Об информации, информационных технологиях и защите информации" № 149-ФЗ.

2. Новая Типовая Инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

II. Учебники:

1. Анодин, Н.Н. Документооборот. – М.: "Омега-Л", 2006. – 176с.

2. Басаков, М.И. Справочник секретаря по делопроизводству. – "МарТ", 2006. – 320с.

3. Басаков, М.И. Делопроизводство: учебник. – Ростов н/Д.: "Феникс", 2005. – 379с.

4. Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учебное пособие. – 2-е изд. Доп. и перераб. – Ростов н/Д "Феникс", 2004. – 379с.

5. Галахов, В.В. Секретарское дело: пособие. – М.: "Проспект", 2006. – 608с.

6. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учебное пособие. – М.: "ИНФРА-М", 2006. – 364с.

7. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство. – М.: "Дашков и К", 2006. – 519с.

8. Орлова, Т.С. Делопроизводство: практическое пособие. – "АРКТИ", 2006. – 84с.

9. Пшенко, А.В. Делопроизводство: учебник. – М.: "Мастерство", 2002. – 176с.

10. Рогожин, М.Ю. Справочник по делопроизводству. – "Питер", 2006. – 160с.