Моделирование и оптимизация бизнес-процессов

Моделирование и оптимизация бизнес-процессов.

Статьи по теме
Искать по теме

1. Процесс и процессный подход.

Процессом называют связанную последовательность повторяемых функций или действий, преобразующих исходные ресурсы в продукт [18]. В качестве ресурсов могут выступать как материалы, так и информация, а в качестве конечного продукта – товары или услуги. Процессы выполняются согласно заданным правилам.

Согласно серии международных стандартов ISO 9000, любая деятельность, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы, может быть рассмотрена как процесс [4, 20, 21]. Данный стандарт широко применим к любым организациям, независимо от их сферы деятельности, размера и любых других факторов. Среди прочих требований этого документа отведено внимание процессному подходу, целью которого является поддержание результативного функционирования организации.

Всё это позволяет сделать вывод, что процессный подход актуален для любой компании. Особенностью процессно-ориентированных организаций является управление ресурсами и деятельностью как процессом.

Одной из интересных особенностей процессного подхода является возможность перейти от текстового описания деятельности, состоящим из регламентов и должностных обязанностей, к графическому описанию деятельности, которое полностью формализовано. Такой подход идентифицирует и управляет процессами в организации, в особенности их образом взаимодействия.

Как правило, организации представляют собой довольно сложную систему, идентификация, описание и анализ которой является крайне трудоемкой задачей [14]. Для решения этой проблемы существуют методы структурного анализа. Одной из основных идей такого анализа является разделение сложной системы на более простые части. Функциональное назначение каждой из таких частей должно быть легко понимаемым и единственным в рамках одной части системы. Если такие функции имеют связи, то следует ввести соответствующие связи между частями. Чтобы организовать такие элементы, с целью упрощения восприятия и понимания системы, используется иерархическое представление. Наконец, сложную систему можно представить графически, для чего используется моделирование.

2. Моделирование бизнес-процессов.

Для того чтобы понять, что собой представляет организация, необходимо создать модель, которая бы адекватно отображала её сущность. Такое моделирования должно проходить с учетом ряда правил, понимание которых было бы доступно и однозначно. К таким требованиям можно отнести принятие определенного набора моделей, а также их интерпретации и правил построения. К тому же следует определить глубину моделирования и критерии выделения процессов для моделирования [19].

Наглядность полученных моделей является ключевым фактором успеха. Легкость восприятия важна как специалистам, так и руководителям подразделений. Качество моделирования повышается за счет соблюдения правил графического оформления моделей.

Существуют различные подходы к описанию бизнес-процессов, я заинтересовался одним из наиболее распространенных на сегодняшний день способов – методологией ARIS.

Методология ARIS была разработана немецкой компанией IDS Scheer AG, автором является профессор Шеер. В данной методологии модели формируются преимущественно из объектов, которые могут быть сопоставлены с функциями, событиями и т.д., а их связи и взаимодействия отображаются линиями и логическими соединителями. В данной методологии существует около 200 различных видов диаграмм [6, 10].

3. Методология ARIS.

Методология ARIS широко известна и хорошо зарекомендовала себя во многих компаниях по всему миру. Графическое представление процессов и функций является простым и доступным для восприятия и последующего анализа. Диаграммы бизнес-процессов с разным уровнем детализации позволяют быстро ознакомиться со всеми его элементами и их способами взаимодействия [3].

Согласно методологии ARIS, прежде всего, следует пристально изучить объект исследований, чтобы построить простую модель бизнес-процесса. Затем, эта модель должна быть дополнена деталями и расширена.

ARIS подразумевает использование различных моделей, что позволяет избежать избыточности, которая может возникнуть при многократном использовании объектов [18].

Методика моделирования бизнес-процессов предполагает использование следующих уровней описания:

1) Процессы верхнего уровня (диаграмма VAD);

2) Группы процессов (диаграмма VAD);

3) Модель сценариев процесса (диаграмма PSD);

4) Модель логики каждого сценария (диаграмма eEPC);

5) Модель процедуры (eEPC);

6) Модель окружения функции (FAD) [10];

Необходимо будет построить диаграмму процессов верхнего уровня, где будут отражены основные процессы организации, распределенные по группам: основные, вспомогательные, процессы управления и развития. Основные процессы будут декомпозированы в виде диаграмм цепочки добавленной ценности (VAD) [10, 19].

VAD-диаграммы преимущественно состоят из процессов, которые направлены на достижение поставленной цели. Целью может являться ситуация или состояние, достижение которого важно для компании. В соответствие процессам могут быть поставлены организационные звенья, которые их выполняют.

На следующем уровне описания находится диаграмма выбора процесса, которая используется при моделировании сценария процесса. Диаграмма выбора процесса отображает различные сценарии выполнения процесса в соответствии с главными процессами [10].

Более детальным представлением бизнес-процессов организации являются диаграммы событийно-управляемых процессов (eEPC). Событийные цепочки процесса описывают последовательность действий, выполняемых организационными единицами в рамках одного процесса [10, 18].

Диаграмма окружения функции предназначена для описания объектов, окружающих функцию. Такими объектами могут быть исполнители, потоки информации, документы, материалы, продукты или услуги, информационные системы. Такие диаграммы используются для детализации функций и процессов [10, 18, 19].

Прежде всего, предстоит провести анализ процессов компании состояния "как есть". Для этого необходимо описать инфраструктуру организации, представив процессы как цепочки добавленной ценности (VAD). Полученная модель послужит опорой для создания более детального описания бизнес-процессов при помощи диаграмм EPC [15].

В процессе моделирования анализ позволит выявить слабые места бизнес-процессов и возможные варианты их оптимизации. Текущие процессы описываются "как есть" (AS-IS), создавая более или менее точное представление того, что происходит в компании.

Далее предстоит создать так называемую целевую концепцию. Это альтернативные варианты моделей, которые представляют собой желаемый ход выполнения процесса. Такие модели описывают то, "как должно быть" (TO-BE). Описание и анализ начинается с анализа слабых мест бизнес-процессов "как есть", т.е. уже существующих.

Созданные целевые процессы предстоит оценивать с точки зрения их соответствия целям, которые были поставлены [17].

4. Процессы верхнего уровня.

Одной из немаловажных целей описания процессов является сокращение издержек и повышение качества конечной продукции компании.

Согласно методологии процессного подхода, первой в иерархии графического описания процессов идет диаграмма процессов верхнего уровня. Тип данной модели – диаграмма цепочек добавленной ценности (VAD).

Первым шагом в разработке модели верхнего уровня является определение миссии и целей компании. Необходимо найти ответы вопросы о том, чем занимается организация, что она собой представляет и как взаимодействует с внешней средой.

Процессы на этой схеме классифицируются на четыре группы: основные процессы, процессы управления, развития и вспомогательные [18]. К критериям выбора процессов относится их соизмеримость, значимость, целенаправленность относительно миссии компании. Советуют также учитывать эргономический критерий и не включать в модель слишком много процессов, для упрощения её восприятия.

К основным принадлежат процессы, которые добавляют ценность, взаимодействуют с клиентами и партнерами, и которые являются кросс-функциональными в рамках предприятия.

В процессы управления включают планирующие, контролирующие, корректирующие и координирующие процессы. В целом, эти процессы направлены на достижение поставленных целей организацией.

Процессы развития позволяют работать с новыми направлениями развития организации [11]. Сюда можно отнести анализ и прогнозирование, определение новых направлений и тенденций в развитии.

Вспомогательные процессы поддерживают инфраструктуру компании, позволяя ей нормально функционировать.

Процессы различных компаний могут различаться, поэтому не существует стандартизированной модели процессов верхнего уровня, каждое предприятие само разрабатывает свой набор бизнес-процессов.

5. Группы процессов.

Для лучшего понимания процесса его можно декомпозировать – создать дополнительный уровень описания, содержащий больше деталей.

Основные процессы можно декомпозировать в группу процессов. Тип диаграммы будет такой же – цепочка добавленной ценности. Процессы на данном уровне абстракции будут являться процессами второго уровня. Отличие данной диаграммы заключается в том, что она уже отдаленно позволяет понять то, как протекает процесс и какие у него основные этапы. На диаграммах процессов второго уровня видно логическую последовательность, в которой выполняется процесс.

Данные процессы будут формировать качество, количество и стоимость производимой продукции. Под качеством подразумевается совокупность свойств компании, определяющих её пригодность к достижению заданных целей.

6. Событийная цепочка процесса (eEPC).

Событийная цепочка процесса (eEPC) используется для описания последовательности действий в рамках одного процесса. Такой тип диаграммы может быть использован для описания процессов любых уровней. В своей работе я планирую использовать данный подход для описания (декомпозиции) основных процессов верхнего уровня.

Событийная цепочка процесса содержит основную логику его выполнения. Последовательность функций отображается в виде взаимосвязанной цепочки, каждая функция определяется двумя событиями – начальным и конечным.

События фиксируют состояния параметром в определенный момент времени. Эти элементы помогают понять, в каком состоянии находится процесс в определенный момент времени.

Функции описывают действия, которые происходят в определенный момент времени. Описание действий может быть дополнено участвующими лицами, документами и любыми данными входа или выхода.

Организационные единицы обозначают должность или подразделение, занимающееся выполнением функции. Функции могут сопровождаться объектами ресурсов, материалами или информацией.

Вышеперечисленные объекты складываются воедино при помощи логических операторов, которые отвечают за ветвления или соединение цепочек процессов.


Литература.

1. Аналитический ежегодник "Экспертиза страхового рынка", выпуск 7, 2013.

2. Андерсен Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования, РИА Стандарты и качество, 2003.

3. Войнов И. В., Пудовкина С. Г., Телегин А. И. Моделирование экономических систем и процессов. Опыт построения ARIS-моделей: Монография, ЮУрГУ, 2002.

4. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО 9000-2001.

5. Джестон Д. Управление бизнес-процессами. Практическое руководство, Символ – Плюс, 2010.

6. Инструментарий ARIS. Методы, Весть-МетаТехнология, 2000.

7. ИСО 9004:2000. Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности.

8. Каменнова М.С., Громов А.И., Ферапонтов М.М., Шматалюк А.Е. Моделирование бизнеса. Методология ARIS, Весть-МетаТехнология, 2001.

9. Ковалев С.М., Ковалев В.М., Методология ARIS, журнал "Консультант директора", №12, 2004.

10. Лекции по дисциплине "Моделирование и анализ бизнес-процессов", НИУ ВШЭ, 2012.

11. Оболенский Н., Практический реинжиниринг бизнеса, Лори, 2004.

12. Ойхман Е.Г., Попов Э.В. Реинжиниринг бизнеса: Реинжиниринг организаций и информационные технологии, Финансы и статистика, 1997.

13. Прогноз развития страхового рынка на 2013 год, бюллетень, рейтинговое агентство "Эксперт", 2012.

14. Репин В.В. Для чего регламентируют бизнес-процессы? – Статья, 2004.

15. Робсон М., Уллах Ф. Реинжиниринг бизнес-процессов: Практическое руководство, ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

16.

17. Харрингтон Д., Эсселинг К.С., Нимвеген Х. Оптимизация бизнес-процессов, БМикро, 2002.

18. Шеер А.-В. Бизнес-процессы. Основные понятия. Теория. Методы, Весть-МетаТехнология, 1999.

19. Шеер А.-В. Моделирование бизнес-процессов, Весть-МетаТехнология, 2000.

20. ISO 9000:2000 Системы менеджмента качества – Основные положения и словарь.

21. ISO 9001:2000 Системы менеджмента качества – Требования.