Методы управления документооборотом

Методы управления документооборотом.

Статьи по теме
Искать по теме

Делопроизводство как функция управления

Делопроизводство есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации труда с применением современной техники.

В настоящие время термин "Делопроизводство" чаще звучит как "Документационное обеспечение управления" (ДОУ).

Такое определение более точное отражает весь комплекс работ с документами в организации. Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо. Для всех организаций, учреждений, предприятия Российской Федерации независимо от формы собственности или функции установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкция по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах поведению делопроизводства. Работа управленческого аппарата, как любая работа сегодня, строится на основах научной организации труда. Для повышения оперативности и сокращения трудоемкости делопроизводственного процесса внедряется механизация и автоматизация работы с документами [5].

Средства механизации подразделяются на:

- Технические средства составления и изготовления документов (пишущие автоматы);

- Технические средства для копирования и оперативного размножения документов (электрографическое копировальное оборудование – ксерокс, а также средства оперативной полиграфии – гектографы, ротапринты, ротаторы);

- Технические средства экспедиционной обработки документов (листоподборочные устройства, конвертозаклеивающие машины, нумераторы, сшиватели, адресовальные, конвертовскрывающие устройства, бумагорезательное оборудование и др.);

- Средства хранения документов (различного рода шкафы, стеллажи, картотеки).

От рациональной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования документной информации в будущем.

В зависимости от функции управления создаются различные виды и разновидности документов.

Вид документа следует отличать от его разновидности.

Вид документа – это обозначение наименования документа. Например, протокол – вид документа. Разновидность его – протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса и др.

Или: акт – вид документа, его разновидность – акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт ревизии и др.

Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД), которые условно подразделяются на три группы:

- организационные документы;

- распорядительные документы;

- справочно-информационные документы.

Деятельность любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего, это – организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие.

В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа – распорядительные документы.

Третья группа – справочно-информационные документы – включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.

Все перечисленные выше документы относятся к управленческим или ОРД.

Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и оформления.

Классификация документов

С целью создания возможностей для проведения унификациии стандартизации документов, для того чтобы выработать правила их составления и оформления, формы и методы работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам [6].

По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяются на:

- письменные (рукописные и печатные);

- технические – это обобщенное название документов, отражающих техническую мысль: конструкторскую,

- проектно-сметную, технологическую. Основная часть технических документов выполняется графическими приемами (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;

- фоно-, аудио-, акустические документы – содержание которых передано посредством звукозаписи (звуковые файлы);

- кинодокументы – изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении;

- фотодокументы – изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом;

- аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию.

По ценности содержания: научные, исторические, оперативные и.т.д.

По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для выполнения основных задач.

По стадиям создания:

- черновик (предварительная редакция документа);

- беловик (чистовик);

- подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа);

- копия документа – точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия);

- отпуск – копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

- дубликат – копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;

- выписка – копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;

- автограф – документ, написанный рукой автора.

По срокам хранения:

- документы постоянного (бессрочного) хранения (представляющие интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

- документы, имеющие длительные сроки хранения (с выше 10 лет), – личные дела, истории болезни, техническая документация и др.;

- некоторые документы имеют временные сроки хранения (до 10 лет).

По степени гладкости: обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.).

По юридической силе: подлинные (действительные и не действительные), подложные.

По способу изложения материала: примерные, индивидуальные, типовые.

По роду деятельности: система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.

По форме: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

По происхождению:

- именные, или личные (удостоверяющие личность);

- служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности и по личному составу).

По срокам изготовления: срочные, несрочные.

По наименованию: приказы, письмо, справка, акт и другие виды документов.

По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные (несколько вопросов).

По месту составления: внутренние и внешние; внешние, в свою очередь, делятся на входящие и исходящие.

Деятельность любой организации регулируется различными документами, выполнение управлнических функций без документов не возможна. Таким образом, документация, будучи тесно связанной со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

Работа с документами – важный аспект деятельности любого предприятия. Именно документы обеспечивают реализацию его управленческих функций, именно в документах аккумулируется информация о деятельности организации во всем ее многообразии. Поэтому от того, как налажена работа с документами, во многом зависит оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельности предприятия в целом.

Типы документов, классификация и их взаимосвязь

Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов, использованных в работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). В тоже время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего на всего 3 вида:

- Входящие: это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе [8].

- Исходящие: Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: "Прошу дать справку по вопросу … в срок до …")[8].

- Внутренние: Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию [8].

Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, циркулярные указания и т.д. Обычно под типом документа на предприятии понимаются именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные – жалобы, предложения, пожелания и т.д.). С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя во внутренней полной системе делопроизводство оно безусловно необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды документов – входящие, внутренние и исходящие.

Прежде всего, все документы, проходящие через общий отдел, обладают уникальным регистрационным номером (возможно, свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов документов). Мало того, любая бумага, не имеющая регистрационного номера – это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.

Итак, нормативно-правовыми документами, к которым относятся устав, учредительный договор, инструкции, штатное расписание, правила, регламент и т.п. Эти документы регламентируют задачи, функции, структуру организации и ее подразделений, права, обязанности, ответственность руководителей и сотрудников. С помощью распорядительных документов, в первую очередь, осуществляется функции управления. Информационно-справочные документы содержат сведения, побуждающие принимать определенные решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия в конкретной ситуации.

Современные проблемы документооборота в учреждениях

Объем документации, создаваемой в учреждениях как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Это первая закономерность документ образования. Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации. В то же время производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Этот разрыв – одна из основных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира [12].

Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.

Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования.

К субъективным причинам относят:

- бюрократизацию аппарата управления, с которой связано увеличение количества проверяющих инстанций, разбухание контролирующих органов, ущемление и игнорирование законных прав граждан. Все это приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью, для подстраховки, на всякий случай [12];

- незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов. В результате возникает недоверие к документам и их перепроверка, т. е. создание новых документов;

- неквалифицированное документирование распорядительной деятельности. Например, приказ, содержащий неясные задания, нереальные сроки исполнения или противоречащий изданным ранее приказам, обязательно вызовет поток писем или докладных записок управляемых организаций (структурных подразделений) разъяснительного характера;

- несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.;

- отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач вынуждает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов;

- некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач приводит к выбору нецелесообразных вариантов их решений, что отражается на документировании самих этих действий, а затем исправлении принятого решения и т.д.;

- отсутствие в управленческом аппарате регламентации документ образования приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления информации или по составу показателей;

- широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях приводит к созданию огромного количества копий документов, которые используются в незначительной мере.

Использование в процессах создания и подготовки документов компьютеров, с одной стороны, значительно повысило скорость подготовки документов, сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и электронной форме.

Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, мы видим как связанные с отдельной личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования.

К субъективным причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками. Этот вывод сделан и отечественными документоведами, и зарубежными специалистами в области управления документацией. Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод, что документооборот, или движение, происхождение документа между его составителями и потребителями – неотъемлемая часть документационного обеспечение любой системы управления от отрасли до отдельного учреждения.

Документооборот можно рассматривать как функционирование деятельность форм документов, перенос и доставку информации в нужный пункт в установленное время. Движение документов во всех случаях отражает, организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование документооборота в значительной степени связано с совершенствованием самой структуры управления и не может рассматриваться изолированно.

Существуют объективные факторы, непосредственно влияющие на рост количества документов, – создание новых учреждений, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции. Проблема роста количества документов, создаваемых в различных сферах человеческой деятельности, в том числе и в сфере управления, необычайно актуальна в настоящее время. Взрыв документационной активности общества приходится на 1960-1970 гг.; именно в эти годы отмечается также рост информационных изданий, научных публикаций и других видов печатной продукции.

Рост документации связан с целым комплексом причин: рост научных кадров, рост народонаселения, повышение его политической и творческой активности, развитие народного хозяйства и другие объективные факторы, приводящие к увеличению документопотоков.

Другая доминирующая причина возрастания количества циркулирующей в аппарате управления документации – внедрение технологических средств в управленческий труд: в 60-х гг. – множительный, а с 70-х гг. – электронно-вычислительной техники. Соблазнительная возможность лёгкого тиражирования, а затем и создания документов, дала свои плоды – объём документации (и соответственно расходование бумаги) резко увеличился.

Следующая объективная причина – свойство документационной информации при активном её использовании возрастать, а не сокращаться в отличие от материально-технических ресурсов. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно её производит и использует, а это приводит к возникновению новой информации и т. п.

Имеется ещё ряд причин возрастания документопотоков в настоящее время: недостаточная разработанность законодательной базы; нарастание трудностей в экономике; подмена реального дела "бумаготворчества"; экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в "бумажную" бюрократическую деятельность всё большего числа работающих. Документы в аппарате управления нередко создаются в ритуальных целях, т. е. как дань своеобразной традиции или как единственное выражение реакции организации на решение вышестоящих органов; происходит дублирование документов в силу дублирования функций учреждений и их структурных подразделений; большой поток неоправданной документации возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений. Увеличиваются документопотоки также из-за несвойственного выполнения поручений и заданий, введение новых форм отчетного характера без разрешений и даже вопреки запрещениям. И, наконец, документооборот является неуправляемым, т.к. в стране отсутствует орган, который нёс бы ответственность за состояние документации и её объёме.

Литература

8. Андреева,ᶥ,, В.И. Делопроизводство: организация и ведение. Учебно-практическое пособие. – М.: КНОРУС, 2007. – 248 с.

9. Басаков,ᶥ М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие – 3-е изд., испр. и доп. – ("Справочник"). – М.: Феникс, 2009. – 386 с.

10. Бобылеваᶥ,ᶥ М.П. От траᶥдиционного к электронному документообороту: некоторые проблемы переходаᶥ // Документаᶥция в информаᶥционном обществе: электронное делопроизводство и электронный аᶥрхив: Докл. и сообщ. наᶥ шестой Междунаᶥр. наᶥуч.-праᶥкт. конф., 24-25 нояб. 1999 г. – М., 2000. – С. 69-72.

11. Винниченко,ᶥ М.В. Развитие персонала организации: проблемы и пути решения // Материалы Афанасьевских чтений, 2012. – № 10. – С. 103.-107.

12. Волков,ᶥ К.А., Приходько А.Н., Расина Т.А., Шутова И.М. Документирование в управленческой деятельности. Учебное пособие для студентов СПбГАСУ. – СПб, 2009. – 140 с.

13. Делопроизводство. Учебник для ВУЗов/ Т.Аᶥ. Быковаᶥ, Л.М. Вяловаᶥ, Г.Ю. Маᶥксимович, Л.В. Саᶥнкинаᶥ. Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М., 2004. – 544 с.

14. Заика,ᶥ И.Т. Документирование системы качества: Учеб.пособие. – М.: Кнорус, 2010. – 246 с.

15. Зотова,ᶥ Е.Г.Основы документационного обеспечения управления: Учеб.пособие. – М.: РГОТУПС, 2006. – 286 с.

16. Кирсанова,ᶥ М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб.пособие – 6-е изд., испр. и доп. – ("Высшее образование") (ГРИФ). – М.: ИНФРА-М, 2011. – 85с.

18. Демин, Ю.М. Секретарское дело: Универсальный справочник. – Москва-Берлин: DirectMEDIA, 2014. – 320 с.

19. Замедлина, Е.А. Этика и психология делового общения. – М.: Риор, 2006. – 55с.

20. Клоков, И.В. Эффективное делопроизводство на персональном компьютере. П.: 2006. – 28с.

21. Коршунова, Л.Н., Проданова Л.Н. Документирование управленческой деятельности: Конспект лекций. – М.: "Феникс", 2007. – 192 с.

22. Кравченя, Э.М., Цесарская Т.А. Настольная книга секретаря-референта. – Тетра Системс, 2007. – 48с.

23. Кузнецов, С.Л. Делопроизводство наᶥ компьютере. Компьютерные технологии в производстве. – 3-е изд., доп. – М., ЗАᶥО "Бизнес-школаᶥ", 2003 – 625 с.

24. Лукаш, Ю.А. Быть секретарем руководителя фирмы. Учебное пособие. – М.: Флинта, 2012. – 98 с.

25. Петрова, Ю.А. Секретарское дело: Настольная книга секретаря-референта. – М.: Омега-Л, 2008. – 320 с.

26. Рогожин, М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: Учебное пособие. – М.: Директ-Медиа, 2014. – 363 с.

27. Ромаᶥнов, Д.Аᶥ., Ильинаᶥ Т.Н., Логиноваᶥ Аᶥ.Ю. Праᶥвдаᶥ об электронном документообороте. – М.: ДМК Пресс, 2002. – с. 224.

28. Румынина, Л.А. Документационное обеспечение управления. Учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования. – М – Академия, 2008. – 224 с.

29. Серова, Л.И. Организация секретарского обслуживания. Учебное пособие. – СПб., 2014. – 71 с.

30. Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство): Краткий курс. – СПб.: Питер, 2010. – 256 с.