Кадровое делопроизводство в государственном органе

Кадровое делопроизводство в государственном органе.

Статьи по теме
Искать по теме

Современное состояние кадровой службы государственного учреждения в РФ

Практическим воплощением проводимой руководством страны кадровой политики и организационно-правовых мероприятий в конкретном государственном органе занимаются специально образуемые в их структуре подразделения – кадровые службы Масленникова Е.В. На практике они могут именоваться по-разному, но всегда подчинены непосредственно руководителям государственных органов.

Кадровые службы государственных органов оформляют все назначения на должности, выполняют мероприятия по штатному учету, планированию и прогнозированию численности кадров государственной службы и всего персонала государственных органов, занимаются проведением конкурса на замещение вакантных должностей государственной службы, аттестаций и квалификационных экзаменов государственных служащих, организацией профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации государственных служащих.

Кадровая составляющая реформирования системы государственного управления закономерно считается центральной – в результате реформы изменяются принципы поступления на государственную службу и прохождения ее – основы профессиональной деятельности чиновников.

В настоящее время многочисленные проблемы с кадрами государственной службы можно сгруппировать в несколько основных блоков.

Первый блок проблем – недостаточная квалификация государственных служащих. Чиновники часто не в состоянии решать задачи, которые ставит перед ними общество, особенно в условиях реформирования системы государственного управления. Сказывается недостаток профильного образования и опыта. Не хватает профессиональных знаний, умений и навыков. На низком уровне остается владение компьютерными технологиями и иностранными языками. Недостаточно сформированы необходимые личностно-деловые качества: навыки эффективной коммуникации, ответственность и самостоятельность в принятии решений, организаторские способности и пр.

Депрофессионализация чиновников особенно ярко выступает на фоне старения кадрового состава госслужбы, "вымывания" среднего звена управления в госорганах. Наиболее дееспособные кадры уходят из государственной службы в бизнес-структуры.

При этом существующая система подготовки, переподготовки и повышения квалификации госслужащих, по мнению экспертов, не только не способствует изменениям на государственной службе, но и часто напротив, тормозит развитие кадрового потенциала государственной службы и "цементирует" существующее положение вещей. Система подготовки госслужащих требует модернизации, привлечения к преподавательской работе действующих профессионалов-практиков. Необходим пересмотр образовательных стандартов и создание условий для развития конкуренции на рынке образовательных услуг для государственных служащих.

Вторая общая проблема – проблема корпоративной культуры государственной службы. Ценности и нормы чиновников часто несовместимы с представлением об эффективной государственной службе. В настоящее время на госслужбе сложилась скорее клановая культура, чем характерная для госаппарата развитых стран бюрократическая или любая другая. К настоящему времени госслужащие превратились в своеобразную касту с жесткими негласными правилами и традициями. Изолированность и клановость государственной службы серьезно тормозит любые изменения.

Складывается парадоксальная ситуация. С одной стороны, чиновники, как правило, не удовлетворены положением дел. С другой стороны, те же чиновники негативно воспринимают любые изменения, связанные с внедрением дифференцированной оплаты труда, вознаграждения по результатам деятельности, срочных контрактов, открытых кадровых – тех элементов реформы, которые могут разрушить монолит традиционно сложившейся структуры. Для требуемых перемен необходимы элементы проектно-предпринимательской культуры, основными ценностями которой являются самостоятельное достижение целей и вознаграждение в соответствии с полученными результатами.

Третий блок проблем связан с привлекательностью государства как работодателя на рынке труда. Труд государственного служащего существенно недооценен, особенно, что касается среднего руководящего состава органов власти [В связи с Указом Президента Российской Федерации от 10 апреля 2004 года № 519 "О совершенствовании оплаты труда лиц, замещающих отдельные государственные должности Российской Федерации и лиц, замещающих отдельные должности федеральной государственной службы" размер денежного содержания гражданских служащих увеличен. Тем не менее, для квалифицированных специалистов он по-прежнему явно занижен по сравнению с аналогичными позициями в бизнес-структурах].

Не секрет, что в настоящее время многие молодые люди готовы поступать на работу в органы государственной власти, резонно считая госслужбу хорошим началом карьеры по специальности после окончания вуза. Они приобретают опыт, получают хорошую запись в резюме, участвуют в решении масштабных задач. Некоторые рассматривают работу на госслужбе как шанс приблизиться к общественной элите. Вместе с тем, мало кто из молодых специалистов остается на государственной службе хотя бы на несколько лет – оплата труда в бизнес-структурах часто гораздо более привлекательна для специалистов их уровня. Привлечь же на государственную службу квалифицированного профессионала, востребованного на рынке труда, крайне сложно.

Решение описанных групп проблем предполагает следующие направления действий:

1. Реализация единой кадровой политики открытого типа с использованием современных кадровых технологий.

2. Модернизация кадровых служб государственных органов и повышение квалификации кадровиков.

3. Реформирование системы оплаты труда государственных служащих.

4. Открытая государственная кадровая политика

Основные принципы государственной кадровой политики:

1. доступность: открытость государственной службы для поступления граждан на любой уровень должностной иерархии и равенство условий доступа граждан на государственную службу;

2. конкурсность: привлечение на государственную службу наиболее квалифицированных кандидатов на основе единых требований в ходе открытого конкурса;

3. гласность: кадровые решения и их основания открыты и подконтрольны гражданскому обществу;

4. конкурентоспособность: привлекательность государственной службы на рынке труда;

5. вознаграждение по результатам деятельности: прямая зависимость денежного содержания государственного служащего и его должностного роста от результатов его служебной деятельности;

6. профессиональное развитие: наличие системы непрерывного профессионального образования государственных служащих, осуществляемого по единым стандартам.

Реализация открытой кадровой политики позволит решить проблемы старения кадрового состава государственной службы, "вымывания" среднего звена управления, снижения уровня квалификации кадров, отсутствия специалистов в отдельных областях при невозможности переподготовки действующих сотрудников и т.д. Закрытая, клановая культура государственной службы может быть изменена только за счет соприкосновения и взаимодействия с культурами бизнеса и институтов гражданского общества.

Важно привлечь на государственную службу профессионалов новой формации – квалифицированных специалистов, имеющих необходимую квалификацию (юристов, экономистов, управленцев), готовых к нововведениям и способных привнести изменения в деятельность государственных органов. Тем самым произойдет кадровое "взаимообогащение" государственной службы и гражданского общества на основе механизмов "бокового входа", своеобразный "приток свежей крови" на государственную службу.

Инструмент реализации единой открытой кадровой политики – современные кадровые технологии, реализуемые квалифицированными сотрудниками кадровых служб по единым стандартам на основе общих принципов открытости и эффективности.

В СССР практически не было управления персоналом как самостоятельной деятельности. Как правило, кадровая работа сводилась к идеологической работе по партийной линии и к проверке лояльности граждан по отношению к существующему строю органами государственной безопасности. В современной России профессия менеджера по персоналу в негосударственном секторе появилась немногим более 10 лет назад. С сожалением приходится констатировать, что на государственной службе система управления персоналом практически отсутствует и до сих пор.

По экспертным оценкам, ситуация с управлением персоналом госслужбы напоминает ситуацию в крупных финансово-промышленных группах в 90-е годы после приватизации.

Кадровые технологии в системе госслужбы должны отвечать следующим требованиям:

1. эффективность;

2. экономичность в использовании;

3. унифицированность и адаптированность к специфике государственной службы;

4. открытость для контроля со стороны общества.

5. Законодательство о государственной службе, федеральный закон "О государственной гражданской службе", нормативные правовые акты в его развитие фактически определяют те кадровые технологии, применение которых необходимо на государственной службе. Среди них:

1. открытый кадровый конкурс;

2. формирование и использование кадрового резерва;

3. аттестация;

4. квалификационный экзамен;

5. образовательные технологии;

6. мотивация и стимулирование на основе оценки результатов деятельности;

7. регламентация деятельности (использование должностных регламентов).

Кадровый конкурс позволяет реализовать принцип комплектования государственной службы высокопрофессиональными кадрами на конкурентной основе – один из основных принципов открытой кадровой политики. Конкурсы на государственные должности проводятся в различных государственных структурах уже более 10 лет. Однако, только в последнее время удалось подойти к созданию экономичной, гибкой, простой в применении технологии.

Коротко технологию конкурса можно охарактеризовать следующим образом: конкурс организован по принципу "воронки" и согласно действующему законодательству проводится в два этапа – дистанционный (заочный) и очный. Кандидаты помимо сбора необходимых документов выполняют определенные задания, например, готовят статью на профессиональную тему. В ходе конкурса могут проводиться обсуждения, деловые игры по направлениям профессиональной деятельности, интервью с наиболее успешными кандидатами – задания, моделирующие ключевые аспекты будущей профессиональной деятельности чиновника: умение работать в команде, владение необходимыми знаниями и навыками. В оценке участвуют руководители подразделений, на должности в которых проводится конкурс, сотрудники кадровых служб и независимые эксперты. Кандидаты оцениваются по критериям, разработанным на основе анализа деятельности государственного служащего и описывающим модель успешного специалиста на вакантной должности. Указанная модель допускает адаптацию практически к любой специализации государственной гражданской службы.

Для успешного внедрения конкурсной технологии в нормативной правовой базе должны быть закреплены следующие базовые принципы проведения конкурса:

Гибкий срок приема документов от кандидатов – от 2 недель до 2 месяцев в зависимости от уровня должности и специализации госслужащего, а также от ситуации на рынке труда (в настоящее время срок приема документов – 1 месяц).

Необходимость создания помимо конкурсной комиссии рабочей группы по проведению конкурса. В рабочую группу должны входить представители кадровой службы государственного органа, структурного подразделения, на вакантную должность в котором проводится конкурс, независимые эксперты, специалисты в области кадровых технологий.

Возможность публикации объявлений о конкурсе в сети Интернет (в настоящее время обязательным является публикация объявления о конкурсе в "Российской газете").

Необходимость по итогам конкурсных процедур составлять ранжированный список кандидатов, первое место в котором может являться основанием для признания участника конкурса победителем (в настоящее время подробно не разработаны принципы принятия кадровых решений).

По итогам конкурса участники, не занявшие первые места, могут быть рекомендованы на другие государственные должности.

Кадровый резерв должен формироваться на конкурсной основе, то есть с применением описанной технологии конкурса, поскольку, согласно закону о государственной гражданской службе, вакантные должности могут замещаться из кадрового резерва.

Работа по созданию системы кадрового резерва должна быть тесно связана с составлением реестров должностей гражданской службы – реестра должностей федеральной гражданской службы, гражданской службы субъектов Российской Федерации, сводного реестра должностей.

Аттестация – кадровое мероприятие, по результатам которого принимается решение о соответствии госслужащего занимаемой должности с учетом результатов его профессиональной деятельности. Важная роль при аттестации отводится ежегодным отчетам о результатах деятельности государственного служащего текущей оценке его деятельности руководителем. Руководитель должен иметь возможность направить сотрудника на внеочередную аттестацию при систематически низком качестве его деятельности.

Таким образом, в нормативных правовых актах в развитие закона о государственной гражданской службе должны быть заложены принципы:

учета результатов деятельности госслужащего в принятии аттестационной комиссии кадрового решения;

возможности руководителя направить государственного служащего на внеочередную аттестацию.

Результатом квалификационного экзамена является присвоение классного чина. Необходимо соотнесение классных чинов различных видов государственной службы между собой, а также с воинскими и другими званиями. Классный чин государственного служащего любого вида государственной службы должен свидетельствовать о наличии соответствующего уровня знаний и квалификации. В ближайшем будущем предстоит разработать технологию проведения квалификационного экзамена, распространить ее на систему гражданской службы и, возможно, на другие виды государственной службы.

Обучающие программы для государственных служащих должны отбираться на конкурсной основе, что будет способствовать повышению их качества. Не должно быть барьеров, ограничивающих доступ участников образовательного рынка к профессиональной подготовке различных категорий государственных служащих. В то же время для соблюдения требуемого уровня предоставления образовательных услуг необходимо разработать, апробировать и закрепить в нормативных правовых актах стандарты учебных программ, разработать и внедрить систему контроля их качества.

Организация работы с документами кадрового делопроизводства государственного органа

В соответствии с требованиями законодательства и в целях организации эффективного делопроизводства кадровой службы в организации необходимо разработать номенклатуру дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке1. Каждое структурное подразделение организации ежегодно составляет номенклатуру дел структурного подразделения, на основе которых затем составляется сводная номенклатура дел организации. Порядок составления и оформления номенклатуры дел определяется Инструкцией по делопроизводству, действующей в организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о кадровой службе, Инструкцией по делопроизводству, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (с изменениями от 27.10.2003) (далее – Перечень), номенклатурами дел подразделения за предшествующие 2-3 года. Кроме того, при составлении номенклатуры дел кадровой службы необходимо учитывать требования, предъявляемые к документации по личному составу Трудовым кодексом РФ, другими нормативными актами, регулирующими трудовые правоотношения. К сожалению, многие из документов, предусмотренные законодательными актами, в частности Трудовым кодексом РФ, не включены в действующий Перечень, что вызывает определенные трудности у работников кадровой службы при формировании дел. Так, например, Перечнем не предусмотрены уведомления (об истечении срока действия срочного трудового договора, о сокращении штата или численности работников организации, об изменении определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда и др.), необходимость составления которых предусмотрена Трудовым кодексом РФ. Указанные уведомления могут включаться в состав личного дела работника или помещаться в дело с документами – основаниями к приказам по личному составу. В том же случае, когда составляемые в соответствии с требованиями трудового законодательства документы должны формироваться в отдельное дело, срок хранения такого дела устанавливается на заседании Экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), отметка об этом делается в 4 и 5 графах номенклатуры.

Классификация приказов, данная в Перечне, вызывает вопросы, поскольку определение приказов по личному составу в Трудовом кодексе РФ отсутствует. С учетом действующего законодательства можно сформулировать следующее определение приказа по личному составу – распорядительный документ, регулирующий трудовые отношения работника с работодателем, изданный на основании заключенного трудового договора. Это уточнение имеет большое значение для составления номенклатуры дел кадровой службы и формирования дел, так как приказы по личному составу и по основной деятельности должны формироваться в разные дела.

При составлении номенклатуры дел кадровой службы необходимо учитывать срок хранения документов. Срок хранения приказов по личному составу о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков работникам, о применении дисциплинарных взысканий, о дежурствах, некоторых иных документов составляет менее 75 лет (например, для приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков Перечень устанавливает срок хранения в 5 лет). Статья 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливает срок хранения для документов по личному составу в 75 лет. Кажущееся противоречие не дает оснований для продления срока хранения всей документации по личному составу: ст. 22 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливает сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение. А документом Архивного фонда РФ является согласно тому же Закону архивный документ (т.е. материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства), прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению. Таким образом, документы, в том числе и по личному составу (архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем), имеющие иные сроки хранения (1 год, 5 лет, 75 лет), не являются документами Архивного фонда РФ, т.е. увеличения сроков хранения всех документов по личному составу до 75 лет в связи с принятием в 2004 г. нового федерального закона не произошло.

Рекомендуемая (примерная) номенклатура дел кадровой службы:

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Кол-во

дел (томов, частей)

Срок

хранения

дела (тома,

части) и № статей по перечню

Примечание

;

2

3

4

5

Кадровая служба

Нормативные правовые акты Президента РФ, Правительства РФ, субъектов РФ

ДМН ст. 16

Допускается как объединение распорядительных актов (по­становлений и распоряжений) в одно дело, так и формирование их в разные дела:

Постановления и распоряжения вышестоящей организации. Копии

ДМН ст. 5а, 6а

Правила внутреннего трудового распорядка, если они утвер­ждены приказом, могут храниться вместе с утверждающим их приказом в другом подразделении (секретариат, ДОУ). В этом случае в кадровой службе целесообразно хранить копию Правил для ознакомления с ними принимаемых на работу работников:

Правила внутреннего трудового распорядка

1г. (1) ст. 407

(1) После замены новыми

Положение

о кадровой службе

Пост, ст. 16

Персональные должностные инструкции входят в состав лич­ных дел работников, типовые хранятся по месту их разработки:

Должностные инструкции работников (типовые)

Пост, ст. 35а

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу:

Приказы по основной деятельности в части решения кадровых вопросов. Копии

ДМН ст. 6а

Штатные расписания, утвержденные распорядительными до­кументами, являются приложениями к ним и группируются вме­сте с указанными документами. В кадровой службе целесообраз­но хранить копии штатных расписаний:

Штатные расписания, изменения к ним. Копии

Зг.

ст. 326

Список (штатно-списочный состав) работников

Пост, ст. 349

Графики отпусков

1г. ст. 356

Приказы по личному составу группируются в дела в соот­ветствии с установленными сроками их хранения. 75 лет хра­нятся приказы по личному составу о приеме, переводе, пре­кращении трудового договора, поощрении работников, иные приказы, кроме приказов о предоставлении ежегодных оплачи­ваемых и учебных отпусков, дежурствах и применении дисци­плинарных взысканий, которые имеют более короткий срок хранения – 5 лет. Кроме того, несмотря на одинаковый срок хранения, приказы о предоставлении отпусков и о применении дисциплинарных взысканий целесообразно группировать в от­дельные дела:

Приказы

по личному составу

75 л.

ЭПК

ст. 66

Приказы

по личному составу

о предоставлении

ежегодных

оплачиваемых отпусков

5 л. ЭПК ст.бб

Приказы по личному составу о применении дисциплинарных взысканий

5 л. ЭПК ст.бб

Приказы

о командировании

работников

75л.

ЭПК

ст. 66

О краткосрочных внутрироссийских командировках -5 л.

Документы, являющиеся основаниями к приказам по личному составу, группируются в отдельные дела, по принципу формиро­вания в дела самих приказов по личному составу. В состав таких документов входят заявления работников, уведомления, пред­ставления, предложения, докладные и объяснительные записки, составляемые по различным вопросам, возникающим в области трудовых правоотношений:

Документы к приказам по личному составу, не вошедшие в состав личных дел

75 л. ст. 66

Документы к приказам по личному составу о предостав­лении учебных и ежегодных оплачи­ваемых отпусков

5 л. ст. 343

Документы

к приказам по личному

составу о применении

дисциплинарных

взысканий, не вошедшие

в состав личных дел

5л. ст. 343

Для обеспечения правильного и быстрого поиска документов трудовые договоры рекомендуется помещать в личные дела работников. В противном случае трудовые договоры формиру­ются в дела по годам заключения и являются переходящими. При этом наличие в делах трудовых договоров с уволенными работниками может породить нарекания со стороны архивных служб:

Трудовые договоры,

не вошедшие

в состав личных дел

75 л.

ЭПК

ст. 338

В номенклатуру дел кадровой службы включаются дела с документами по повышению квалификации и подготовке кад­ров:

Договоры об обучении

5л.(1) ст. 375

После

истечения срока действия договора

Документы

о профессиональной

переподготовке,

повышении

квалификации

работников

5 л.

ЭПК

ст. 368

Переписка

о профессиональной

переподготовке,

повышении

квалификации

работников

5 л.

ЭПК

ст. 369

В составе документации кадровой службы большой объем за­нимают учетные документы[1]:

Личные дела работников

75 л.

ЭПК

ст. 3376

Переходящее

Личные дела руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания

Пост, ст. 337а

Личные карточки работников, форма № Т-2

75 л. ст. 339

Переходящее

Журнал учета приказов по личному составу

Пост, ст. 72а

Журнал учета

приказов по личному

составу

о предоставлении

учебных и ежегодных

оплачиваемых

отпусков

Пост, ст. 72а

Журнал учета приказов по личному составу о применении дисциплинарных взысканий

Пост, ст. 72а

Журнал учета трудовых договоров

75 л. ст. 358д

Переходящее

Журнал учета личных дел

75 л. ст. 358д

Переходящее

Журнал учета личных карточек

75 л. ст. 358д

Переходящее

Журнал учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

Зг. ст. 358ж

,

Журнал учета работников, выбывающих в командировки

5 л. ст. 358з

Журнал учета работников, прибывающих в командировки

5 л. ст. 358з

Трудовые книжки работников

До востре­бования ст. 342

Невостребованные -не менее 50 лет

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

50 л. ст. 358е

-

Заявления, запросы к выданным справкам о стаже, месте работы

5 л. ст. 80

Табели учета рабочего времени

1г. ст. 281

Отчеты о наличии, движении работников

5л.ЭПК ст. 262

Документы лиц, не принятых на работу

1г. ст. 341

Журнал

регистрации листков нетрудоспособности

5 л. ст. 476

В номенклатуру дел кадровой службы в обязательном порядке включаются акты приема-передачи дел при смене в подразделе­нии должностных ответственных лиц (заводятся только в случае смены работников):

Акты приема-передачи дел, составленные при смене должностных ответственных лиц

5 л. (1) ст. 36

(1) После смены должностного ответственного лица

При передаче дел в архив организации составляется опись дел кадровой службы. Опись составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в кадровой службе. При на­личии в структурном подразделении экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования:

Описи дел

постоянного хранения (утвержденные)

Пост. (1) ст. 74а

(1) Неутвержден-ные – до минования надобности

Описи дел временного хранения

Зг.(1) ст. 746

(1) После уничтожения дел

После утверждения сводной номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе:

Номенклатура дел кадровой службы. Копия

До замены

новой

ст. 676

При возникновении в подразделении в течение текущего ка­лендарного года новых документированных участков работы и (или) заведении новых дел в номенклатуру вносятся соответст­вующие сведения. С этой целью для вновь заводимых дел остав­ляются так называемые резервные номера, представляющие со­бой пустые строки, располагаемые в конце номенклатуры дел.

Приведенная номенклатура дел носит рекомендательный ха­рактер, некоторые дела, указанные в ней, могут включаться в но­менклатуру дел других структурных подразделений или, наобо­рот, приведенный перечень заголовков дел службы может быть дополнен другими позициями (в соответствии с Положениями о структурных подразделениях и принятым в организации рас­пределением обязанностей).

Ведение дел вне номенклатуры не допускается. При внесении в номенклатуру дел изменений рекомендуется сохранять индексы и заголовки переходящих дел.


[1] Орловский Ю.П.   Кадровое делопроизводство – М.: Инфра_М 2008

Особенности работы кадровой службы с персональными данными сотрудников

Приоритетными направлениями формирования кадрового состава гражданской службы являются:

1. профессиональная подготовка гражданских служащих, их переподготовка, повышение квалификации и стажировка в соответствии с программами профессионального развития гражданских служащих;

2. содействие должностному росту гражданских служащих на конкурсной основе;

3. ротация гражданских служащих;

4. формирование кадрового резерва на конкурсной основе и его эффективное использование;

5. оценка результатов профессиональной служебной деятельности гражданских служащих посредством проведения аттестации или квалификационного экзамена;

6. применение современных кадровых технологий при поступлении на гражданскую службу и ее прохождении.

Прохождение государственной службы отражается в личном деле государственного служащего, которое ведется кадровой службой соответствующего государственного органа.

Личное дело – это основной документ учета государственных служащих. В личное дело государственного гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы, и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа. В частности, включению в личное дело подлежат: письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации; собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии; документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы; копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния; копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы; копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются); аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период; экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации.

В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

Некоторые из сведений, подлежащих занесению в личное дело, относятся к категории персональных данных. Необходимость особой защиты персональных данных уже достаточно давно признается мировым сообществом. Еще в 1981 г. в Страсбурге была подписана Конвенция о защите личности в связи с автоматической обработкой персональных данных. Данная конвенция определяет персональные данные как информацию, касающуюся конкретного или могущего быть идентифицированным лица ("субъекта данных").

Конвенция основывается на том, что персональные данные, проходящие автоматическую обработку, должны быть:

1. полученными и обработанными добросовестным и законным образом;

2. накапливаться для точно определенных и законных целей и не использоваться в противоречие с этими целями;

3. адекватными, относящимися к делу и не быть избыточными применительно к целям, для которых они накапливаются;

4. точными и в случае необходимости обновляться;

5. храниться в такой форме, которая позволяет идентифицировать субъектов данных не дольше, чем этого требует цель, для которой эти данные накапливаются.

Конвенция указывает на то, что подписавшие ее страны обязуются принимать надлежащие меры для охраны персональных данных, накопленных в автоматизированных базах данных, от случайного или несанкционированного разрушения или случайной утраты, а равно от несанкционированного доступа, изменения или распространения. При этом "персональные данные о национальной принадлежности, политических взглядах либо религиозных или иных убеждениях, а равно персональные данные, касающиеся здоровья или сексуальной жизни, могут подвергаться автоматической обработке только в тех случаях, когда национальное право предусматривает надлежащие гарантии. Это же правило применяется к персональным данным, касающимся судимости" (ст. 6).

Российская Федерация подписала Конвенцию, но пока не ратифицировала ее.

Впервые нормы, касающиеся персональных данных, были введены Конституцией РФ 1993 г., провозгласившей право каждого на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени (ч. 1 ст. 23) и право каждого на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений (ч. 2 ст. 23), а также недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия (ч. 1 ст. 24).

Эти конституционные нормы получили дальнейшее развитие в законодательстве. Исходя из Перечня сведений конфиденциального характера, утвержденного Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188, под персональными данными следует понимать сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность.

Юридические и физические лица, которые согласно своим полномочиями владеют информацией о гражданах, получают и используют ее, несут ответственность по законодательству РФ за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

Закон об информации также установил, что режим защиты информации в отношении персональных данных устанавливается федеральным законом. Однако такой закон пока еще не принят. В то же время действующее законодательство более детально регулирует правовую защиту некоторых видов персональных данных, в частности персональных данных гражданских служащих.

Указ Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 Т. № 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" возлагает ответственность за защиту персональных данных лично на представителя нанимателя. Анализ его положений, а также положений Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" о персональных данных позволяет установить, что по большей части они повторяют соответствующие нормы Трудового кодекса Российской Федерации.

Так, при получении, обработке, хранении и передаче персональных данных гражданского служащего кадровая служба государственного органа обязана соблюдать следующие требования:

а) обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы, в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа, учета результатов исполнения им должностных обязанностей;

б) персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданекому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

в) запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

г) при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;

д) защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств государственного органа в порядке, установленном федеральными законами;

е) передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне, не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных федеральным законом.

В целях обеспечения защиты персональных данных гражданский служащий вправе:

а) получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;

б) осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

в) требовать исключения или исправления неверных или не полных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением закона. Гражданский служащий при отказе представителя нанимателя или уполномоченного им лица исключить или исправить персональные данные гражданского служащего имеет право заявить в письменной форме представителю нанимателя или уполномоченному им лицу о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера гражданский служащий имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

г) требовать от представителя нанимателя или уполномоченного им лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные гражданского служащего, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

д) обжаловать в суд любые неправомерные действия или без действие представителя нанимателя или уполномоченного им лица при обработке и защите персональных данных.

При работе с персональными данными гражданского служащего следует руководствоваться и теми нормами ТК РФ, которые в законе прямо не указаны, если они не противоречат специальным нормам о государственной службе.

Нарушение норм, регулирующих правовой режим персональных данных, влечет за собой наступление различных видов ответственности. В частности, гражданский служащий, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, обработку, хранение и передачу персональных данных другого гражданского служащего, несет дисциплинарную ответственность в соответствии со ст. 57 Федерального закона "О государственной гражданской службе". Кроме того, ст. 13.11 КоАП РФ устанавливает административную ответственность за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах.

Федеральный закон "О государственной гражданской службе Российской Федерации" также предусматривает обязанность представителя нанимателя вести реестр гражданских служащих, работающих в данном государственной органе.

Реестр гражданских служащих представляет собой перечень работающих в государственном органе гражданских служащих с указанием занимаемой должности и сведений из личного дела, зафиксированный на электронном носителе. Он ведется кадровой службой государственного органа на основе личных дел и карточек учета государственных служащих.

Сведения из личного дела гражданского служащего включаются в реестр гражданских служащих в государственном органе и хранятся на электронных носителях с обеспечением зашиты от несанкционированного доступа и копирования.

Умерший (погибший) гражданский служащий, а также гражданский служащий, признанный безвестно отсутствующим или объявленный умершим решением суда, вступившим в законную силу, исключается из реестра гражданских служащих в день, следующий за днем смерти (гибели) гражданского служащего или днем вступления в законную силу решения суда.

Реестры федеральных государственных гражданских служащих в федеральных государственных органах и реестры государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации образуют Сводный реестр государственных гражданских служащих Российской Федерации. Порядок ведения Сводного реестра государственных гражданских служащих Российской Федерации утверждается указом Президента Российской Федерации.

Важной функцией кадровой службы государственного органа является ведение трудовых книжек гражданских служащих. Трудовые книжки в государственном органе ведутся в соответствии с постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках", утвержденными этим же постановлением Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей и Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".

Трудовая книжка является основным документом о служебной деятельности и стаже служащего. В нее вносятся сведения о служащем, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении служащего, а также основания прекращения служебного контракта и сведения о награждении за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

На кадровые службы государственных органов также возложена задача осуществлять процедуру допуска гражданских служащих к государственной тайне.

В соответствии со ст. 2 Закона РФ от 21 июля 1993 г. № 5486-1 "О государственной тайне" под допуском к государственной тайне понимается процедура оформления права граждан на доступ к сведениям, составляющим государственную тайну, а предприятий, учреждений и организаций – на проведение работ с использованием таких сведений. В государственных органах такой допуск производится кадровой службой соответствующего органа.

Допуск гражданских служащих к государственной тайне осуществляется в добровольном порядке. В то же время отказ гражданского Служащего от прохождения процедуры оформления допуска к сведениям, составляющим государственную тайну, если исполнение должностных обязанностей по замещаемой гражданским служащим должности гражданской службы связано с использованием таких сведений может повлечь за собой его увольнение с государственной гражданской.

Допуск должностных лиц к государственной тайне предусматривает:

1. принятие на себя обязательств перед государством по не распространению доверенных им сведений, составляющих государственную тайну;

2. согласие на частичные, временные ограничения их прав;

3. письменное согласие на проведение в отношении их полномочными органами проверочных мероприятий;

4. определение видов, размеров и порядка предоставления льгот, предусмотренных Законом Российской Федерации "О государственной тайне";

5. ознакомление с нормами законодательства Российской Федерации о государственной тайне, предусматривающими ответственность за его нарушение;

6. принятие решения руководителем органа государственной власти о допуске оформляемого лица к сведениям, составляющим государственную тайну.

Объем проверочных мероприятий зависит от степени секретности сведений, к которым будет допускаться оформляемое лицо.

Проверочные мероприятия осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Основаниями для отказа должностному лицу в допуске к государственной тайне могут являться:

1. признание его судом недееспособным, ограниченно дееспособным, нахождение его под судом или следствием за государственные и иные тяжкие преступления, наличие у него неснятой судимости за эти преступления;

2. наличие у него медицинских противопоказаний для работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну, согласно перечню, утверждаемому Министерством здравоохранения Российской Федерации;

3. постоянное проживание его самого и (или) его близких родственников за границей и (или) оформление указанными лицами документов для выезда на постоянное жительство в другие государства;

4. выявление в результате проверочных мероприятий действий оформляемого лица, создающих угрозу безопасности Российской Федерации;

5. уклонение его от проверочных мероприятий и (или) сообщение им заведомо ложных анкетных данных.

Решение об отказе должностному лицу в допуске к государственной тайне принимается руководителем органа государственной власти в индивидуальном порядке с учетом результатов проверочных мероприятий.

Должностные лица, допущенные или ранее допускавшиеся к государственной тайне, могут быть временно ограничены в своих правах. Ограничения могут касаться:

1. права выезда за границу на срок, оговоренный в трудовом договоре (контракте) при оформлении допуска к государственной тайне;

2. права на распространение сведений, составляющих государственную тайну, и на использование открытий и изобретений, содержащих такие сведения;

3. права на неприкосновенность частной жизни при проведении проверочных мероприятий в период оформления допуска к государственной тайне.

Организация доступа должностного лица к сведениям, составляющим государственную тайну, возлагается на руководителя соответствующего органа государственной власти, а также на их структурные подразделения по защите государственной тайны.

Руководители органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций несут персональную ответственность за создание таких условий, при которых должностное лицо знакомится только с теми сведениями, составляющими государственную тайну, и в таких объемах, которые необходимы ему для выполнения его должностных (функциональных) обязанностей.

Допуск должностного лица к государственной тайне может быть прекращен по решению руководителя органа государственной власти в случаях:

1. расторжения с ним трудового договора (контракта) в связи с проведением организационных и (или) штатных мероприятий;

2. однократного нарушения им взятых на себя предусмотренных трудовым договором (контрактом) обязательств, связанных с защитой государственной тайны;

3. возникновения обстоятельств, являющихся согласно ст. 22 Закона Российской Федерации "О государственной тайне" основанием для отказа должностному лицу в допуске к государственной тайне.

Прекращение допуска к государственной тайне не освобождает должностное лицо или гражданина от взятых ими обязательств по неразглашению сведений, составляющих государственную тайну.

Помимо рассмотренных выше, кадровые службы государственных органов выполняют и ряд других функций. На них, в частности, возложено оформление и выдача служащим служебных удостоверений; организация и обеспечение проведения конкурса на замещение вакантных должностей гражданской службы и включение гражданских служащих в кадровый резерв; организация и обеспечение проведения аттестации и квалификационных экзаменов гражданских служащих; организация профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки гражданских служащих; организация проведения служебных проверок; консультирование гражданских служащих по правовым и иным вопросам гражданской службы и др.

Литература

1. Конституция РФ

2. ГКРФ

3. УКРФ

4. ФЗ О государственной гражданской службе Российской Федерации

5. Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004г. №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

6. ФЗ РФ О государственной тайне, с изменениями на 1 декабря 2007 года, редакция, действующая с 15 декабря 2007 года

7. Александр Турчинов Проблемы формирования системы управления государственной гражданской службой// Вестник РАГС№4 2007

8. Анисимов В.М. Сущность механизма формирования и реализации государственной кадровой политики // Государственная кадровая политика и механизмы ее реализации: Материалы методологического семинара 30 октября 2001 года. – М., 2002.

9. Атаманчук Г.В. Основные положения концепции развития государственной службы в РФ// Вестник государственной службы М., Июнь 1992.

10. Атаманчук Г.В.Сущность государственной службы: история, теория, закон, практика. Издательство РАГС, 2008 г

11. Бахрах Д.Н. Административное Право, М.: Эксмо 2006.

12. Бункина М.К., Семенов В.А. Экономика и психология. На перекрестке наук. – М.: Дело и сервис, 2003.

13. Вульфович Ревекка Михайловна Государственная служба как социальный институт, Вестник Ставропольского Государственного Университета 2006

14. Галина Овчинникова Ограничения эффективности руководителя // Управление компанией, № 11 (30) 2003

15. Гончаров В.В. Ключевые элементы управления и их практическое значение. – М.: МНИИПУ, 2004

16. Граждан В.Д. Государственная гражданская служба – М.: Кронус 2008

17. Граждан В.Д. Управление организацией: учебник. – М.:"Гардарики", 2006

18. Демин А.А. Государственная служба М.: Книгодел 2007

19. Ефремов В.С. Семь граней современного менеджмента // Менеджмент в России и за рубежом. – 2003. -№6.

20. Кемеровский E.Н. Государственная гражданская служба РФ –М.: Приора 2008

21. Конин Н.М. Административное право РФ – М.: Проспект 2008

22. Ланкина В.Е. Менеджмент организации: учебное пособие. – Таганрог: ТРТУ, 2005.

23. Манохин В.М. Государственная служба // Советское административное право. Государственное управление и административное право. М. 1978.

24. Масленникова Е.В. Государственная гражданская служба в РФ – М.: Ось -89 2009

25. Морозов А. В. Социальная психология. – М.: Академический проект, 2005

26. Орловский Ю.П. Кадровое делопроизводство – М.: Инфра_М 2008

27. Паршин М.В. Современные кадровые технологии в системе государственной службы // www.consultburo.ru/library_08.htm

28. РАГС 2008

29. Система государственного и муниципального управления М.:

30. Турчинов Александр Проблемы формирования системы управления государственной гражданской службой// Вестник РАГС№4 2007

31. Холявчук П. Работа на общий результат. О взаимодействии подразделений в компании // "Офис". – 2004. – №10.

32. Холявчук П. Система управления в развитии компании: взгляд оргконсультанта // "Офис". – 2004. – №9.

33. Щёкин Г.В. Как эффективно управлять людьми. М.: МАУП, 2003.

34. Щербаков Ю.Н. Государственная и муципальная служба – Ростов на Дону, Феникс 2008

35. Явкина К.Л. Правовое обеспечение государственной и муниципальной службы – М.: приора 2008