Информационные системы в разработке управленческих решений

Информационные системы в разработке управленческих решений.

Статьи по теме
Искать по теме

Существуют два подхода к принятию управленческих решений и соответственно их сторонники и противники.

Сторонники первого подхода полагают, что формализовывать процедуры принятия решений невозможно из-за сложности процессу управления организацией и неопределенности внешней среды. Отсюда стремление улучшить принимаемые решения путем накопления опыта менеджерами, подбор талантливых руководителей, обучение на конкретных хозяйственных ситуациях, имеющих место в практике управления.

Сторонники второго подхода базируются на успехах, достигнутых в области теории принятия решений, исследований операций, компьютерной обработки, передачи и предоставления информации. Они полагают, что путем разработки формализованных алгоритмов принятия решений возможно превратить искусство управления в науку управления, а главное, тем самым решить вопрос об исключении так называемых волевых или субъективных решений.

Достоинства и недостатки обоих подходов очевидны, поэтому подавляющее большинство менеджеров при совершенствовании процесса принятия решений стремятся разумно совместить оба подхода путем использования человеко-машинных процедур принятия решений. Это позволяет, с одной стороны, максимально использовать опыт, интуицию, знания руководителя, исполнителя, эксперта, а с другой – использовать часть процедур, где формальные методы решений найдены и проверены.

1. Информационно-компьютерная поддержка управленческих решений

В человеко-машинных процедурах принятия решений функции менеджера и компьютера распределяются следующим образом.

Менеджер формулирует цель, ставит задачу, определяет критерии оценки качества решения, исходную информацию для формализованной части процедуры, оценивает полезность различных подходов и их вероятность, сравнивает и выбирает один из рассчитанных вариантов решения.

На компьютере проводятся расчеты формализованной части процедуры и пересчеты решения, необходимые после изменения параметров по усмотрению лица, принимающего решения, в том числе на основе рекомендации экспертов.

Вне зависимости от целей и задач, которые преследуются при разработке управленческих решений процесс их разработки всегда включает в себя следующие три взаимосвязанные и взаимно влияющие друг на друга стадии:

1. подготовка решения;

2. принятие решения;

3. выполнение решения и его корректировку.

Функционирование организации возможно исключительно при наличии информации, необходимой для выработки и реализации управленческих решений. Информация в организации образует информационные потоки, принципиальная схема которых представлена на рис. 1. При этом внешняя и внутренняя информация является входными данными, постановка проблемы и планирование деятельности являются последовательностью выходных данных, а контроль и оценка результатов обеспечивают обратную связь с системой производства.

Информационные системы в разработке управленческих решений

Рисунок 1. Информация в управлении

Таким образом, вся информация системы управления образуется входными и выходными данными.

Входная информация для системы управления делится на внешнюю и внутреннюю.

Внешними по отношению к организации являются сведения со стороны окружающей среды, которые включают характеристику потребителей, поставщиков, конкурентов, раскрывают финансово-кредитную политику, социальные и экономические тенденции, тенденции научно-технического прогресса, доступность и производительность факторов производства.

Внутренняя информация характеризует производственный потенциал организации и включает сведения о состоянии основных производственных факторов (финансы, рабочая сила, материалы, оборудование, здания и сооружения).

Выходные данные могут быть выражены в форме различных управленческих воздействий (решений), направленных на управляемую подсистему (производство). Наиболее распространенным инструментом для этих целей является план (бизнес-план).

Обратная связь пополняет внутреннюю информацию в результате производства и обеспечивает корректировку отклонений от плана в процессе функционирования организации.

Система управления (вне зависимости от происхождения (природы) системы или ее сложности) обладает свойством, которое заключается в том, что все элементы подсистем реагируют на внутреннюю и внешнюю информацию, строящуюся на основе обратной связи. Это свойство определяет природу и принципы построения и функционирования систем управления и оценки степени обеспечения процессов связи и принятия решений в организации.

Таким образом, в современном менеджменте информация становится самостоятельным фактором производства. Этому способствовало развитие повсеместного применения компьютеров для сбора, передачи, обработки и хранения информации, что, в конечном счете, привело к появлению информационных компьютерных технологий.

Широкое применение информационно-компьютерных технологий предоставляет менеджменту организации следующие возможности:

- ориентироваться на более глубокий анализ ситуаций, в которых руководители принимают ешения;

- рассматривать технологии выработки и принятия решений во всей их полноте;

- в процедурах принятия решений перейти от "жестких" (hard) математических моделей к "мягким" (soft) моделям, в которых формальные расчеты комбинируются с экспертными оценками, ситуационным подходом;

- активнее использовать инновационные технологии прогнозирования, стратегического и тактического планирования;

- повысить внимание к организационной и психологической стороне применения математических и вычислительных средств в процессах принятия решения.

Главная отличительная особенность современного этапа применения информационно-компьютерных технологий заключается в возможности создавать разделенные системы поддержки решений на базе локальных вычислительных сетей и глобальной системы Интернет, обеспечивающих комплексный подход к принятию управленческих решений. В связанных между собой узлах компьютерной сети располагаются пользователи сети – менеджеры различного уровня. Каждый пользователь может независимо решать частные задачи организации, используя для этого информационно-вычислительные возможности той системы, к которой он имеет доступ пользователя.

Решение проблем общего характера организации требует привлечения знаний, информации и ресурсов, подведомственных ряду пользователей. Общую проблему они могут решить только совместно, объединяя свои локальные возможности и согласовывая принятые решения.

Наилучшие решения могут быть приняты тогда, когда менеджеру в определенный им момент выдается необходимая, надежная информация. Без информации, получаемой из надежных источников, менеджер не может осуществлять эффективное планирование и руководство деятельностью организации.

В процессе управления достаточно сложно определить, какая информация является необходимой, а какая – излишней. Объем и качество информации устанавливается опытом, поскольку реальная ценность информации определяется в процессе ее использования по результатам принятых управленческих решений.

Применение информационно-компьютерной технологии позволяет снизить интеллектуальные и психологические затраты менеджера и специалиста, что, с одной стороны, высвобождает его личные ресурсы для выполнения более ответственных задач, с другой – создает предпосылки для использования менее ценных специалистов на работах, где без вычислительной техники требовался бы менеджер или специалист с большим опытом и квалификацией. Последнее объясняется тем обстоятельством, что информационное обеспечение процесса принятия решений состоит из двух этапов: получение фактического материала или данных и их анализ на основе имеющихся знаний у лица, принимающего решения. Компьютерное обеспечение процедур первого этапа реализуется с помощью информационных технологий, анализ характеристик которых приведен в таблице 1.

Таблица 1

Группировка информационно-компьютерных технологий

Группа информационных технологий

Назначение технологии

Область применения технологии

Базы данных

Сбор, структуризация, хранение и предварительный анализ данных

На всех уровнях иерархии управления

Телекоммуникации

Доступ к территориально удаленным источникам информации

Внутри организации для создания распределенных баз данных

Компьютерная графика

Представление информации в компактном виде, удобном для восприятия ЛПР

Построение графиков, диаграмм; отображение реальных и виртуальных (например, проектируемых) объектов

Региональные

информационные

системы

Соединение баз данных с визуальным (вербальным) представлением о регионе

Управление системами, имеющими пространственное распространение

Информационно-компьютерные технологии помогают лицу, принимающему решения, на этапах сбора, отбора, первоначального анализа информации. Для информационной поддержки на этом этапе используются специальные компьютерные системы, которые называются системами поддержки принятия решений (СППР).

В общем виде СППР можно представить в виде:

M=<S,R,I,K>,

где S – база имитационных моделей; R – база продукционных правил, которая пополняется в результате анализа принятия решений в сложных ситуациях; I – информационная база; К – база общих знаний.

Основные этапы разработки информационно-компьютерной СППР в организации состоят в следующем:

1. Определение основных составляющих и условий ведения хозяйственной деятельности организации.

2. Анализ закономерностей и эмпирических данных о структуре и особенностях научно-технических, экономических, социальных и экологических рисков.

3. Анализ и систематизация источников информации и информационных потоков.

4. Разработка методов принятия решений и математических моделей в условиях неполной информации и при наличии ограничений.

5. Комбинированная оценка опасности принятия не совсем рационального решения в условиях неопределенности.

6. Разработка спецификации, интерфейса и структуры информационно-компьютерной СППР.

7. Реализация и тестирование информационно-компьютерной СППР.

Таким образом, для информационного обеспечения управления организацией необходимо и возможно создание информационно-компьютерной СППР. Такие системы должны иметь доступ к оперативной информации и базам знаний, хранящим способы и методы разрешения ситуаций в данной и смежных областях, должны использовать преимущества телекоммуникационных технологий Интернет. На практике есть много случаев, когда необходимо принимать решения в короткие сроки и когда трудно, а иногда и невозможно пригласить консультантов, собрать специалистов, провести консилиум или заседания совета. В таких ситуациях компьютерные системы поддержки принятия решений являются не желанной целью, а становятся вынужденным вариантом в условиях ограниченных ресурсов, прежде всего временных ограничений.

2. Алгоритм принятия решения при использовании информационных систем

Процесс выработки решения имеет определенную технологию, соблюдение которой способствует обеспечению необходимого уровня качества управленческого решения.

Под технологией принятия решений понимается совокупность последовательных приемов и способов для достижения цели.

В деятельности предприятия порой для разрешения определенной управленческой проблемы требуется не единичное решение, а определенная последовательность действий. Поэтому принятие решения это не одномоментный акт, а результат процесса, развивающегося во времени и имеющего определенную структуру. Процессом принятия решения является последовательность действий субъекта управления, направленных на разрешение проблемной ситуации и заключающихся в анализе сложившейся ситуации, генерации альтернатив решения, принятии решения и организации реализации его выполнения.

Схема процесса принятия решения представлена на рис. 2.

1. Блок анализа и поиска решений. В процессе осмысливания проблемы необходимо точно оценить ситуацию. Выявить проблему зачастую трудно, поэтому, как принято говорить: "Правильно определить проблему – значит наполовину решить ее". В медицине, например, лечение пациента, обратившегося в больницу со своими жалобами, начинается ни сразу. Врач, прежде чем поставить диагноз, сначала собирает информацию о симптомах, в виде лабораторных анализов. Так и здесь, в управленческой деятельности в случае появления проблемной ситуации, субъект, принимающий решение сначала собирает информацию для выяснения проблемы. Проблемные ситуации могут быть: стандартные, хорошо структурированные, слабо структурированные, неструктурированные.

Информационные системы в разработке управленческих решений

Рисунок 2. Схема процесса принятия решения

Стандартные – это такие задачи, ситуации которых хорошо знакомы и они решаются по заранее выработанной процедуре, например, согласно инструкции, руководству, приказу.

Хорошо структурированные проблемы отличаются ясностью и однозначностью целей. Например, к хорошо структурированным проблемам можно отнести расчет количества оборудования, требуемых производственных площадей. Такой вид расчетов может производиться с применением заранее выработанной методикой, с помощью балансовой модели. Хорошо структурированная проблема, как и стандартная, решается по известной процедуре, например, математическое программирование, вероятностно-статистические методы, экономико-математическое моделирование.

Слабо структурированные проблемы связаны с решением многофакторных моделей. Примером подобного плана задач могут быть выработка стратегии технического перевооружения предприятия, создание новых производственных комплексов, технологическая подготовка производства. Такие проблемы могут решаться с помощью методов системного анализа.

Неструктурированные проблемы характеризуются отсутствием полноты информации. Например, к этим проблемам можно отнести построение плана социально-экономического развития предприятия; научно-исследовательских работ и др. Методом решения таких проблем является системный подход обработки информации в виде экспертных оценок, теории игр и др.

После выявления проблемы определяется цель решения.

В процессе выработки решения формируются одна или несколько альтернатив решения в зависимости от ситуации и типа проблемы. Этот этап тесно связан с формирование критериев выбора. Например, перед организацией стоит проблема выбора фирмы – поставщика строительных материалов. В данном случае в качестве таких критериев избраны:

- цена за единицу поставляемого материала;

- размер минимальных поставок;

- условия предоставления скидок и льгот;

- качество материалов;

- географическое расположение.

Наличие критериев решения позволяет отобрать из множества возможных вариантов решения необходимые.

2. Блок принятия решений. Принятие решения может осуществляться:

- единолично – ответственным руководителем;

- группой ответственных работников;

- согласованием. Некоторые решения требуют согласования различных органов или должностных лиц, которые могут находиться как внутри организации, так и за ее пределами.

3. Блок реализации. Реальная ценность решения становиться очевидной только после его осуществления. Процесс решения не заканчивается принятием решения, поэтому для этого разрабатывается план его реализации, с определением сроков выполнения, ответственных, выделением ресурсов, обеспечивающих успешное достижение поставленных целей.

4. Блок контроля – оценки результатов. Система отслеживания и контроля полученных результатов, необходима для обеспечения согласования фактических результатов с теми, которые были запланированы. Поступление данных о том, что происходило до и после реализации решения, позволяет руководителю скорректировать реализацию решения и учитывать недочеты при разработке будущих решений.

3. Создание моделей с помощью информационных систем при разработке управленческих решений

Моделирование заключается в, построении системы знаков (символов, формул, матриц, слов, графиков), которые воспроизводят исследуемый объект и с помощью которых можно выявить его свойства, недоступные при изучении любым другим способом. Таким образом, моделирование позволяет получить новую информацию о свойствах исследуемого объекта на основе особого рода обработки и представления существующей и доступной информации. "Главной проблемой при этом остается проблема обеспечения соответствия структуры и свойств модели структуре и свойствам реального экономического процесса, явления или объекта, т.е. проблема изоморфизма. Если модель изоморфна и имитирует наиболее существенные характеристики объекта и при этом для своего построения использует доступный инструментарий, то можно значительно сократить затраты ресурсов, в том числе времени, на изучение характеристик экономического объекта. С помощью моделей можно также исследовать процессы в будущем, формировать варианты стратегии и отбирать из них наиболее эффективный вариант".

В основе построения имитационных моделей организации лежит сбор, обработка, анализ и интерпретация информации о количественных характеристиках экономического процесса. Качественные характеристики моделируются только в той мере, в какой они могут быть выражены как показатели вектора меры какого-либо явления или процесса.

Для того чтобы модель была изоморфна исследуемому объекту, необходима прежде всего классификация моделей организаций, функционирующих в сложных информационных условиях, когда эти условия изменчивы, противоречивы, разнонаправлены.

Моделирование процессов поведения организации показывает, что в этой области созданы два класса моделей организаций – экономические (управленческие) и исследовательские (экономико-математические).

"Экономическая модель организации – это комплекс технико-технологических, организационных, финансово-экономических и иных документов, с помощью которых имитируется реальное состояние организации. Такая модель представляет системный пакет информации о факторах, параметрах, критериях оценки деятельности организации во времени, в разрезе его функциональной деятельности. К классу экономических моделей относятся:

- паспорт организации;

- бизнес-план;

- прогноз;

- программа;

- балансы".

Перечисленные группы моделирующих документов дают полное представление специалисту о состоянии реального объекта.

Следует отметить, что перечисленные группы экономических моделей дают более полную информацию об организации, чем ее натурное изучение. Кроме того, без изучения этих моделей любое натурное исследование организации, а тем более группы организаций мало что дает для выработки управленческих решений из-за сложности обобщения информации. Приведем основные характеристики и параметры каждой из перечисленных групп моделей, делающих их изоморфными конкретной организации и определяющих область их использования для стратегического, инновационного и оперативного управления.

Паспорт организации имеет следующую структуру.

1. Общие сведения об организации.

1.1 Полное и сокращенное наименование.

1.2 Адрес.

1.3 Реквизиты.

1.4 Фамилия, имя, отчество руководителя.

1.5 Год создания.

1.6 Форма собственности.

1.7 Организационно-правовая форма.

1.8. Сфера деятельности.

1.9 Основная продукция (услуги).

2. Краткое описание миссии (философии) организации.

2.1 Цель.

2.2 Направленность (коммерческая, социальная, связанная с государственными интересами).

2.3 Степень согласованности с приоритетами: федерального уровня, субъекта Российской Федерации, муниципального образования.

2.4 Концепция развития.

2.5 Эффективность.

2.6 Ожидаемые рынки и их объемы.

3. Производственный аппарат.

3.1 Структура основных фондов (технологическая, воспроизводственная).

3.2 Технико-технологическая база.

3.3 Производственная структура.

3.4 Преимущества и пути их реализации.

4. Управление.

4.1 Организационная структура управления.

4.2 Кадры (состав, структура).

5. Материальные потоки.

6. Финансовые потоки: доходы; расходы; прибыль.

7. Экологическая характеристика производства.

Наиболее существенными признаками модели "План" являются те, что эта группа моделей предполагает существование действующей системы, для которой разрабатывают форму задания цели, определенный порядок действий по ее достижению, необходимые для этого ресурсы.

План в зависимости от уровней системы управления организацией может быть стратегическим, инновационным и оперативным (бизнес-план).

В стратегическом плане вырабатывается реакция предприятия на изменения во внешней среде, корректируются цели деятельности в соответствии с его миссией, выбирается стратегия поведения на рынке на определенный период времени.

В инновационном плане (проекте) реализуется набор целевых установок принятой стратегии, предусматривается адаптация к изменениям во внешней среде, происходящей дифференциации в рыночном пространстве, формируются целевые установки для функций деятельности организации.

В оперативном плане (бизнес-плане) в пределах целевых установок разрабатывается план производственно-хозяйственных и финансовых операций по всем подразделениям организации.

Таким образом, стратегическое и инновационное планирование (моделирование) решает вопросы повышения эффективности деятельности организации, ориентируясь на условия внешней среды (рыночного пространства), а оперативное (бизнес-планирование) – на внутреннюю среду организации.

В процедурах моделирования при разработке планов участвуют следующие элементы определения системы управления: время, цель, система целей (задач), вероятность цели, оценка цели, ресурсы, последовательность действий, мероприятия, состояние среды.

К этой группе моделей следует отнести план антикризисного (внешнего) управления, который разрабатывается и осуществляется при процедуре банкротства. Учитывая, что банкротство – часто встречающееся явление в рыночной экономике, в классификации модель "План антикризисного управления" выделяется в качестве самостоятельной.

Модель "Прогноз" (индикативный план) отображает действующую систему управления в будущем. Этот вид моделей является исследовательским инструментом. С его помощью становится, возможным расширить сведения о потенциальном уровне рассматриваемой организации. Этот тип моделей используется на стратегическом уровне управления организацией.

Разработка модели прогноза основывается на использовании следующих элементов определения экономической системы: время, ограничение времени, цель, оценка цели, вероятность достижения цели, мера цели, область общественно полезных целей, ресурсы, вероятность поддержки целей, последовательность действий, пути достижения цели, состояние внешней среды.

Модель "Программа" во многом аналогична плану. Ее отличие от плана состоит в том, что "программа не предполагает заранее имеющихся исполнителей, поскольку последние определяются в процессе реализации программы". В этом аспекте программа близка прогнозу. Программа является не просто моделью задания целей, но и моделью задания организационной структуры управления, возможно новой, которая должна достичь поставленную цель. "Модель-программа примыкает, с одной стороны, к плану, с другой – к прогнозу, поэтому она опирается при своей разработке на большое число элементов определения системы управления". К таким элементам относятся: время, ограничение времени, цель, система целей, оценка цели, достоверность цели, замысел цели, ресурсы, вероятность поддержки ресурсами, последовательность действий, вероятность и пути достижения цели, траектория достижения цели, варианты реализации цели, согласование действий, состояние среды, воздействие на среду, последовательность изменения системы.

Для имитационного моделирования можно использовать экономические модели, получившие название "Балансы". Наиболее важной из этой группы моделей является "Бухгалтерский баланс" (форма № 1). Только с помощью бухгалтерского баланса становится возможным осуществить анализ финансово-хозяйственной деятельности организации, оценить его экономическую устойчивость в рыночном пространстве.

Анализ баланса можно произвести следующими методами:

- без предварительного изменения состава балансовых статей;

- по уплотненному сравнительному аналитическому балансу, в котором агрегированы некоторые однородные по составу элементы балансовых статей;

- путем корректировки баланса на индекс инфляции.

"В процессах принятия управленческих решений эффективен метод сравнительного аналитического баланса, схема построения которого приведена в табл. 2. Его получают путем уплотнения отдельных статей и дополнения показателями (динамики и структурной динамики). Приведенная схема построения бухгалтерского баланса позволяет систематизировать расчеты, которые осуществляют аналитики, и включать в исследование показатели горизонтального и вертикального анализа".

Класс экономико-математических (исследовательских) моделей формируют так называемые неформальные модели, т.е. такие модели, в которых наряду с документально подтвержденной (объективной) информацией может встретиться субъективная информация, полученная исследовательскими путями.

Таблица 2

Схема построения аналитического баланса

Информационные системы в разработке управленческих решений

Выводы

Имитационное моделирование динамики функционирования организации позволяет определять близкие к оптимальным результаты управленческих решений, задавать их в качестве плановых целей, прогнозировать динамику фактических результатов. Вычислительные эксперименты на основе системы имитационных моделей, управленческих и исследовательских, делают возможным оценить отклонения от поставленных целей и тем самым реализовать "идею" управления по отклонениям на этапе прогнозирования последствий альтернативных управленческих решений. Это позволяет повысить эффективность принимаемых управленческих решений и процесса управления в целом.

Литература

1. Егорычев Д.М., Лукичева Л.С. Управленческие решения. – М.: Омега-Л, 2006.

2. Ерохин, А.Т. Основы системного анализа. – Пенза: ПГУ, 2005.

3. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления. – СПб.: Питер, 2002.

4. Крюков А.Ф., Егорычев И.Г. анализ методик принятия решений в коммерческих организациях с использованием СППР. // Менеджмент в России и зарубежом. – 2001. – №2.

5. Саак А. Э., Тюшняков В. Н. Разработка управленческого решения. – СПб.: Питер, 2007.

6. Соколов А. Г., Истомин Е. П. Управленческие решения. – М.: Андреевский флаг, 2005.

7. Уткин В. Б., Балдин К. В., Воробьев С. Н. Теоретические основы принятия управленческих решений. – М.: МПСИ, 2005.