Информационные потоки и их значение

Любая более или менее сложная экономическая система в процессе своего существования потребляет и вырабатывает большой объем информации. Более того, сегодня можно однозначно утверждать, что объем информации, необходимый для нормального функционирования экономических объектов, и требования к скорости восприятия информации экономической системой неуклонно возрастает.

Статьи по теме
Искать по теме

Сущность и виды информационных потоков

Информационные потоки

Информационные потоки – это пути передачи информации, обеспечивающие существование социальной системы (предприятия, учреждения), внутри которой они двигаются.

Виды информации имеют три уровня:

1. По уровню востребованности информации:

  1. Aдминистративно-управленческая информация (приказы, планы, программы и т.д.)
  2. Коллективно-коллегиальная информация (протоколы советов, заседаний, материалы и т.п.)
  3. Ученического самоуправления (положения, правила, разработки по мероприятиям и т.д.)
  4. По основании входа информации в организационную среду:
  5. Внешняя и внутренняя информация.

2. По востребованности реализации, т.е. на каком этапе реализации пригодна та или иная информация:

  1. Оперативная информация – рабочие графики и прочая информация, регламентирующая текущую деятельность и имеющая целью выявить наметившиеся отклонения.
  2. Тактическая – имеет целью выявить наметившиеся тенденции.
  3. Стратегическая информация – имеет целью выявить комплексные проблемы или изменения, необходимых для разработки стратегических документов – стратегия предприятия, программа развития на предстоящий период, бизнес-план и т.д.

виды информационных потоков

Виды информационных потоков

В свою очередь, вертикальные информационные потоки подразделяются на нисходящие, когда информация передается от руководства к рядовым работникам по иерархии, и восходящие – в этом случае информация исходит от нижестоящих работников к вышестоящим.

Каждый вид информационных потоков имеет свои особенности.

1. Горизонтальные информационные потоки

Чаще всего они имеют неформальный характер. Горизонтальные информационные потоки являются самыми эффективными, с коммуникативной точки зрения. В них сохраняется примерно 90% сведений. То есть потеря информации при передаче таким путем минимальна. Объясняется это тем, что людям, находящимся на одном уровне служебной иерархии, психологически легче понять друг друга, ведь они решают однотипные задачи и сталкиваются со сходными проблемами.

2. Вертикальные нисходящие информационные потоки

Они могут быть и формальными, и неформальными. С точки зрения их коммуникативной эффективности, ситуация выглядит следующим образом: чем больше передаточных звеньев проходит нисходящая информация, тем больше она теряется и изменяется. Идет объективный процесс искажения полученных сведений. В практической работе менеджер должен исходить из того, что "каждое передаточное звено "забирает" до 50% поступающей информации". Парадокс заключается в том, что информация, получаемая сверху, не утаивается и не искажается кем-то специально или сознательно; просто полноте передачи препятствуют коммуникативные барьеры, т.е. при нисходящих информационных потоках наблюдается эффект "испорченного телефона".

Помимо прямого ущерба производственной деятельности неорганизованные, неэффективно налаженные нисходящие информационные потоки могут привести также к различным психологическим последствиям у всего персонала фирмы:

  1. Вызвать у подчиненных устойчивое чувство "винтика"; их потребность в уважении, признании не будет удовлетворена.
  2. Породить слухи, которыми всегда заполняется информационный вакуум.
  3. Вызвать чувство страха, неуверенности в завтрашнем дне.
  4. Привести к падению мотивации к работе.

И, наоборот, "полная, своевременная и точная информация, то есть хорошо отлаженный и организованный информационный поток, повышает производительность труда на 10-30%". Не следует пренебрегать таким резервом.

3. Вертикальные восходящие информационные потоки

Они крайне редко бывают неформальными, это не нуждается в разъяснении. Искажение информации в таком потоке может достигать 90%! При этом информация, которая в нем содержится, меньше всего анализируется! Если на предприятии, в фирме или учреждении не организован приток идей снизу, значит, возможности для его инновационного развития значительно ограничены. И, наоборот, хорошо налаженный процесс поступления идей от подчиненных в значительной степени повышает эффективность работы предприятия. Чтобы организовать восходящий информационный поток, наладить приток идей снизу существует несколько способов. Однако главное стратегическое направление состоит не в усилении интенсивности, а в установлении конфиденциальности. Это необходимо потому, что неформальная, или, иначе говоря, конфиденциальная информация меньше всего искажается.

Для улучшения восходящих потоков можно использовать:

1. Систему действий, обозначаемых термином "политика открытых дверей". Это – готовность руководителя любого ранга выслушивать предложения рядовых работников. Девиз такой политики: "Двери моего кабинета всегда для вас открыты". Однако возникает вопрос, как это соотносится с ресурсом времени руководителя. Действительно, а вдруг подчиненные решат, что в кабинет шефа можно входить всегда, когда вздумается. На самом деле, если сотрудники заняты делом, они посещают кабинет руководителя гораздо реже, чем этого можно ожидать. Кроме того, можно использовать некоторые приемы, позволяющие упорядочить такого рода контакты:

• Руководитель может сам установить время встречи, не отказывая сотруднику в аудиенции, а перенося ее на удобное ему самому время.

• Использование письменных форм изложения информации также способствует сокращению общения с подчиненными. Изложению идей в письменной форме свойственна лаконичность и определенность.

• Оценка и поощрение конкретных деловых предложений. Иногда сотрудники при подаче идеи сопровождают ее большим количеством сопутствующей информации, хотя нужно только конкретно изложить суть.

2. Систему действий, называемую "выведением управления за пределы кабинета". В этом случае руководство практикует обход всего предприятия, при этом на месте решая различные производственные моменты. Конечно, такой метод имеет свои плюсы и минусы. Обход предприятия, учреждения позволяет познакомиться с положением дел непосредственно. Однако не следует делать это часто. Важна не частота, а регулярность. Модифицированный способ "выведения управления" получил название "список личных событий сотрудников за 24 часа". Суть его состоит в том, что руководитель использует какие-то события в личной жизни подчиненных (дни рождения, свадьбы и т. д.), чтобы проявить к ним внимание: сам поздравляет их. Со стороны сотрудников также возможны подобные действия.

При совмещенном использовании этих двух тактик эффективность восходящих информационных потоков возрастает до 40%, а это – хороший резерв не только для совершенствования стиля управления, но и для повышения качества работы предприятия в целом.

Для того чтобы сделать управленческое общение полноценным и эффективным и превратить его в фактор успешного управления, необходимо соблюдать два условия:

  1. организовать информационные потоки;
  2. на каждом управленческом "этаже" иметь достаточно времени для обработки поступающей информации и ее анализа.

Можно выделить еще один вид информационных потоков, который можно назвать внешним информационным потоком. Внешний информационный поток – это информация, поступающая в фирму (предприятие, учреждение) извне и уходящая из фирмы вовне. Такой процесс происходит потому, что никакая социальная система не может существовать без обмена информацией с внешним миром. И такие потоки тоже имеют специфические особенности. Во-первых, их почти невозможно контролировать, так как сложно определить какая информация: важная или неважная, негативная или позитивная, секретная или открытая – уходит из организации. Во-вторых, внешний информационный поток почти не поддается сознательному регулированию. Единственный способ управления им – использовать такой поток для создания "образа предприятия", его имиджа в глазах общественного мнения. Нужно сделать так, чтобы в средствах массовой информации регулярно появлялись материалы о фирме, имеющие выгодный для вас характер. Если фирма крупная, необходимо организовать отдел по связям с общественностью, или пресс-отдел. Если фирма небольшая, этим может заниматься руководитель. Не нужно пренебрегать возможностью информировать общество о том, что дела организации идут прекрасно.

С функциональной точки зрения информационный поток можно представить в следующем виде (рис. 1). Для примера взят процесс разработки программы деятельности фирмы на предстоящий период.

Функциональные стадии информационного потока

Функциональные стадии информационного потока

Таким образом, информационный поток функционирует постоянно.

Значение информационных потоков

Для более полного понимания значения информационных потоков в организации нужно рассмотреть информационную систему предприятия. При этом надо исходить из того, что информационные потоки – это основа информационной системы. Фактически информационные потоки системы являются отображением функциональной и структурной организации изучаемого объекта в ракурсе механизма принятия решений внутри системы.

Движение информации в экономической системе носит довольно сложный характер и полностью отражает иерархическую структуру экономического объекта.

Пример информационной структуры в экономической системе

Пример информационной структуры в экономической системе

На нижнем базовом уровне происходит обмен информацией ресурсно-технологического характера (базовый технологический уровень). Над ним надстраивается система управления (первый и второй уровень), в которой осуществляется движение и преобразование информации, необходимой для управления базовым технологическим уровнем.

Нижний технологический уровень в конкретной экономической системе всегда более консервативен, чем верхние или управленческие уровни иерархии. Поэтому факторы внешней и внутренней среды, как социальные, так и технологические, вступая во взаимодействие между собой, прежде всего влияют на изменение информационных потоков в иерархической структуре сложной экономической системы.

Первый информационный уровень – это уровень непосредственного управления технологическими операциями, который осуществляют рабочие и автоматизированные машины.

Второй информационный уровень – это уровень руководства, на котором образуются производственно-технологические подразделения (отделы, цехи, службы) и непосредственно предприятия. В зависимости от поставленных задач и исследуемого объекта количество уровней в системе может быть различно, соответственно может быть и другое количество элементов структуры системы и сами элементы тоже различны.

Информационные потоки как элемент социальной трансформации проявляются только после обозначения их действия в реальном времени и в одной информационной системе, связывающей существующий социум. Следовательно, появление информационных потоков является проявлением различных социальных изменений на современном этапе развития. Монополия на преимущественный доступ к информации ведёт к усилению социального неравенства. Наблюдаемое в обществе неравномерное распределение информации, её неодинаковая доступность для различных индивидуумов приводят к тому, что одни индивидуумы получают информационное преимущество перед другими, которое постепенно трансформируется в экономическое, социальное или политическое преимущество. "Развитие и культура людей определяется той информацией, которую они могут получить".

В условиях постоянно изменяющегося общества, информационные потоки связывают людей совершенно независимо от их территориального местонахождения. Все общество, а не только его отдельные элементы, как, например, предприятия, представляется как информационная система, узлами которой являются отдельные люди, а информационные процессы являют собой внутренние и внешние информационные потоки.

При рассмотрении значения информационной системы важно обратить внимание на два параметра информационных потоков:

1) скорость потока в плане передачи информации, т.е. как быстро информация дойдет от одного участника потока к другому;

2) количество данных, которые могут быть переданы в заданное время, т.е. сколько информации может сообщить один участник потока другому в процессе передачи информации.

Вследствие колоссальной сложности современных социальных, экономических и других систем требуется передача огромного количества информации и её адаптация к существующим требованиям. Следовательно, появление информационных потоков в том виде, в котором они существуют, является закономерным результатом развития современного общества.

С появлением и развитием информационных технологий структура различных организаций, предприятий и т.д. претерпевает глубокие изменения. Человеческая деятельность всё более основывается на продуктах технологического развития. Происходит интеграция информационных пространств различных информационных систем в единое информационное пространство. Следовательно, современные информационные потоки являются одним из факторов функционирования современного общества.

Информационные коммуникации современного общества не только чрезвычайно обширны, но и объемны по своим содержанию, направленности, характеристикам. Это объясняется не только обилием и направленностью информации, множественными коммуникациями человека в обществе, но и самой природой информации. Если ранее люди общались, как правило, в той или иной степени, непосредственно друг с другом, то сейчас межличностное общение, как индивидуальное, так и коллективное, все более опосредуется техникой – телекоммуникациями, Интернетом и т.д. Ранее круг общения, распространения информации представлял собой относительно замкнутую общность людей, проживающих на компактной, достаточно четко очерченной территории, теперь ситуация меняется. Информационные потоки связывают людей совершенно независимо от их территориального местонахождения.

Признание объективного существования движущейся информации, отражающей состояние и свойства движущейся материи, приводит нас к понятию "информационный поток". Для идентификации информации, содержащейся в информационном поле, требуется связь между реципиентом и полем. Эта связь реализуется информационным потоком – движением частиц или волн, несущих инвариант отражения в виде информационного кода. Реципиент может воспринимать информацию только из информационного потока.

Поэтому, очевидно, могут существовать и такие информационные поля, о которых реципиент может не знать либо предполагать возможность их существования по косвенным данным или аналогиям. Прерывание взаимодействия реципиента с информационным потоком не отражается на свойствах последнего, а прерывает возможность дальнейшего восприятия текущей информации об объекте, не влияя, однако, на возможность непрерывной ассоциативной обработки уже накопленной идеализированной информации.

Информационный поток неоднороден. Можно наблюдать точки сгущения информативности и точки разрежения. Это связано со спецификой самой информации и ее потребителями.

Развитие новых информационных технологий сегодня становится одним из определяющих факторов жизнедеятельности мирового сообщества. Система коммуникаций, основанных на цифровой и сетевой интеграции, охватывает практически все проявления современного общества и интенсифицирует процессы информационного обмена. В пределах параметров информационной среды, которая непосредственно является довольно гибкой, потоки информации являются чрезвычайно быстрыми и гибкими. Они не могут двигаться вне информационной системы, вместе с тем возможны фактически любые направления движения этих потоков внутри системы.

Информационные потоки обладают следующими характеристиками:

1. Взаимозависимость – поток не может существовать в одной точке, поток обязательно соединяет две точки, а это создает взаимозависимость, в противном случае будет иметь место информационная изоляция;

2. Дифференцированность – подобно всем электронным потокам, электронная информация определяется через различие. Данные относятся к информации через контекст, который связывает их с другими данными. Две части данных могут быть достаточно различны, чтобы при связи друг с другом появлялось новое различие, но в то же время две части данных должны быть достаточно сходны, чтобы быть связанными в принципе;

3. Изменчивость – поток данных не просто соединяет два узла, соединяя, он изменяет то, что связывает. Изменение, однако, ни добавляет, ни отнимает значения течения потоков. Новые потоки информации могут изменить все. Взаимозависимость узлов создает информационную среду, в которой потоки, проходя через каждый узел, увеличиваются либо уменьшаются в размере или скорости;

4. Зависимость от времени – самая важная характеристика потока. В окружающей среде, где потоки данных циркулируют очень быстро и проходят со скоростью света через компьютерные сети, новые взаимосвязи возникают с такой же скоростью, с какой умирают старые связи. Время – центральный фактор в процессе. Мы живём в эпоху информации, скорость и объем которой обусловлены новыми технологиями, ведущими к объединению мировых информационных сетей. Информационные потоки как элемент социальных изменений проявляются только после обозначения их действия в реальном времени и в одной информационной системе, связывающей прогрессивный социум.

Литература

  1. Иванов Д.В. Виртуализация общества. – СПБ.: Питер, 2002.
  2. Кастельс М. Информационная эпоха: экономика, общество и культура. – М.: ВШЭ, 2003.
  3. Панарин А.С. Искушение глобализмом. – М.: Инфра-М, 2004.
  4. Дриккер А.С. Эволюционный прогноз: пульсация народонаселения. Синергетическая парадигма. Нелинейное мышление в науке и искусстве. – М.: Наука, 2003.
  5. Цымбал Л.А. Синергетика информационных процессов. Закон информативности и его следствия. – М.: Наука, 2003.
  6. Коган В.З. Демон информации в современном мире: к методологии информологического подхода // НТИ №5, 1998. – С. 6.
  7. Самара Н. Борьба с бедностью с помощью спутников// Newslink №1, 1999. – С. 12.
  8. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления. – СПб.: Питер, 2002.