Электронная подпись и бумажный документооборот

Электронная подпись и бумажный документооборот.

Статьи по теме
Искать по теме

Собственноручная подпись на бумажном документе решает следующие задачи:

- убеждает читателя в том, что человек, подписавший документ, сделал это сознательно (подпись является достоверной);

- доказывает, что именно этот человек, и никто другой, сознательно подписал документ ( то есть подпись неподдельна);

- будучи частью документа, защищает ее от мошеннического переноса в другой документ (подпись невозможно использовать повторно);

- защищает и сам документ (подписанный документ невозможно изменить);

- обеспечивает материальность подписи и документа, гарантирующую, что человек, подписавший документ, не сможет утверждать впоследствии, что документ подписан не им (от подписи нельзя отказаться).

Однако, как показывает практика, собственноручная подпись на бумажном документе по самой своей природе оставляет лазейки для мошенников. Недаром для затруднения их действий на бланки документов наносят специальные защитные знаки, применяют нумерацию и скрепление листов, а кроме того, наряду с самой подписью используют собственноручное написание фамилии, имени, отчества на документе и т. п. Одним словом, при всех ее достоинствах собственноручная подпись обладает и целым рядом недостатков, при применении электронной подписи успешно решились. Как известно Результат проникновения компьютерных технологий во все сферы человеческой деятельности возникла потребность реализовать аналог собственноручной подписи человека в электронном виде. Эта задача была успешно решена. В основе решения лежат разработанные в середине 1970-х гг. криптографические алгоритмы с открытым ключом, которые базируются на сложном математическом аппарате.

При этом Электронная подпись устранила большинство проблем, свойственных подписи на бумажном документе, и обеспечила электронному документу следующие важнейшие характеристики:

- подлинность – подтверждение авторства документа;

- целостность – документ не может быть изменен после подписания;

- не отрицание авторства (неотрекаемость) – автор впоследствии не сможет отказаться от своей подписи.

Наиболее широкое применение сегодня электронная подпись находит в документационном обеспечении управления (ДОУ), в платежных системах, электронной торговле и бухгалтерии. Из перечисленных направлений наиболее востребованной и сложной является задача автоматизации ДОУ организаций – главная цель создания систем электронного документооборота (СЭД). Необходимо уточнить, что понимается под использованием ЭЦП, я имею в виду две основные его схемы:

- подписание электронного сообщения при его передаче и проверка подписи отправителя после получения, то есть защищенная передача документа. Часто подобную схему воспринимают как юридически значимый документооборот, что является глубоким заблуждением. Защита электронного сообщения посредством электронной подписи – вещь, безусловно, полезная и нужная, но для обеспечения полноценного документооборота совершенно недостаточная;

- использование электронной подписи во всем жизненном цикле электронного документа – при его создании, согласовании, утверждении, ознакомлении с ним и т. д. Только в том случае, когда автоматизируется полный жизненный цикл документа и электронно-цифровая подпись является его неотъемлемой частью, можно говорить об использовании полноценной, т. е. юридически значимой системы электронного документооборота.

И многие до сих пор считают, что юридический значимый документ (удостоверение, справка, выписка и т.д.) это бумага, оформленная по определенным правилам, заверенная подписью и печатью уполномоченной организации. Но технологические возможности развиваются, и сегодня электронные документы также могут быть юридически значимыми, если в них используется электронная цифровая подпись – электронный аналог собственноручной подписи. Согласно российскому законодательству, при соблюдении определенных условий электронной подписью признается равнозначной собственноручной подписи. Так что волноваться не стоит.

Интересно как же воспользоваться электронной подписью? Конечно довольно тривиальный вопрос, но не все же знают. Как говорится Век живи век учись!

Так вот, чтобы воспользоваться электронной подписью, на каждый компьютер и отправителя, и получателя устанавливается специальная криптографическая программа. Для каждого пользователя она генерирует индивидуальный ключ электронной подписи – сложный пользовательский пароль, который является двойным. Он состоит из открытого ключа, который нужно сообщить своим партнерам по переписке, и закрытого (тайного) ключа, который держится в секрете. Такая система шифрования с помощью пар закрытых и открытых ключей электронной подписи называется ассиметричной криптографией. Если в подписанном бумажном документе можно произвести изменения, то в заверенном электронной подписью электронном документе изменить хотя бы один символ невозможно.

Чтобы обеспечить юридическую значимость документам, зашифрованным при помощи электронной подписи, созданы удостоверяющие центры (далее – УЦ), которые имеют полномочия выдавать и учитывать сертификаты, подтверждающие, что владельцем данного ключа электронной подписи является определенное физическое лицо, представляющее юридическое лицо. Бумажный сертификат ключа электронной подписи содержит следующие данные: открытый ключ электронной подписи, ФИО его владельца, срок действия сертификата (обычно один год), область его применения (перечень действий, для которых он может применяться, например "Использование в системе "Портал госуслуг"), информация об организации, документы которой будет подписывать владелец сертификата электронной подписи.

Если мы начнем отцифровывать аналоговые документы, то возникает вопрос: Что делать с подписанными электронным образом документа постоянного срока хранения? В отличие от бумажных, которые могут веками лежать на архивных полках, электронные документы не могут храниться в неизменном виде более 7–10 лет. После этого срока или теряет надежность носитель информации, или устаревает оборудование, программное обеспечение или формат, в котором документ записан. Именно поэтому говорить о 75 годах хранения в организации электронных документов просто немыслимо – принимать на хранение будет уже нечего. Только немногие организации располагают кадрами, опытом и ресурсами, необходимыми для организации такой работы. Электронная подпись не неуязвима, и со временем может быть скомпрометирована и/или подделана. Подделка "старых" электронных подписей может иметь не менее катастрофические последствия, чем подделка действующих. Уже сейчас законодательство допускает подписание цифровой подписью документов, имеющих существенное финансовое и юридическое значение. Нужно подумать о том, как защититься от появления через 10–20 лет массы подложных электронных документов, якобы относящихся к началу 21 века и заверенных "правильными" электронными подписями. Если не позаботиться о соответствующих организационных и иных мерах защиты сегодня, то впоследствии возможны крупные неприятности.

Многие могут проявить недоверие к электронному документообороту с использованием электронной подписи. Например, что будет, если подпись попадет в "недобрые руки". На такой случай существует защита в виде индивидуализированного программного обеспечения. То есть пользоваться конкретной электронной подписью можно только с конкретного компьютера, где установлена уникальная копия программы для связи с СППДЛ. Программы эти не требуют каких-либо специальных навыков. Также Большинство беспокоятся, что система электронного документооборота будет стоить слишком дорого. На самом деле это не так, и затраты на получение электронной подписи, программные средства и связь с СППДЛ не превысят регулярные затраты на почту, курьеров, отдельное помещение для содержания архива и т.п., возникающие при бумажном документообороте. Если учесть и возможные незапланированные затраты и убытки (например, из-за задержек документов или подписания их ненадлежащими лицами), то электронный документооборот имеет явную экономическую выгоду.

А теперь все из нас сидящих здесь давай те представим,каждый день Вы тратите свое рабочее время на то, чтобы собирать акты и счета-фактуры от ваших поставщиков или, наоборот, развозить ваши по покупателям или же отправляют их обычной почтой, тем самым еще больше увеличивая затраты. Затраты на один комплект документов невелики, но, если умножить их на количество таких сделок в месяц, то получится приличная сумма.

Давайте посчитаем, во сколько может в среднем обойтись отправка писем:

1. Купить бумагу 1 пачка (500листов) – в среднем обойдется в 150 руб.

2. Тонер для лазерного принтера, чтобы напечатать документы, на месяц – в среднем составит 150 руб (если же Вы заботитесь о своей офисной технике и каждый раз тратитесь на покупку оригинального картриджа, то тут дело не ограничиться и 1 000 руб).

3. Трудозатраты (возьмем плату за 1 рабочий день бухгалтера в месяце, примерно 1 500 руб). А возможно Вы тратите на подготовку документов гораздо больше времени, чем 1 день в месяц! Тут уж считайте сами.

4. Почтовые расходы одного письма в среднем обойдутся Вам от 4 до 15 руб (в зависимости от расстояния и способа отправки, я брал во внимание тарифы обычной почты, а если потребуются услуги экспресс-почты? То тут уже тариф гораздо выше).

5. А теперь прикинем, сколько писем Вы отправляете за месяц. Минимум 10, 30, 50, а то может быть 100 или гораздо больше! А в деньгах это: минимум 2 000 руб. И это в месяц! А ведь мы с Вами подсчитали только денежные затраты, а во сколько нам обходятся наши моральные переживания, наши усилия, наша кропотливость при сборе нужной документации???

Сразу видим недостатки документооборота – это колоссальные финансовые затраты по сравнению с электронным документооборотом,где отсутствуют эти этапы.

Они просто не нужны!

Документооборот станет по настоящему электронным,когда из его программного обеспечения уберут кнопку "Печать".

Прогресс не стоит на месте, и можно всерьез полагать, что повсеместное использования электронного документооборота и отказ от аналогового документооборота – дело ближайшего будущего, и каждый должен оценить его плюсы!