Документы и распорядительная деятельность в делопроизводстве

Документы и распорядительная деятельность в делопроизводстве.

Статьи по теме
Искать по теме

1. Бланк документа

Бланк документа – это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Для изготовления бланков документов используются два формата бумаги – А4 и А5. Форматы бумаги установлены ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы" и имеют размеры (в мм):

А4-210x297;

А5 – 148x210.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает, что бланки документов должны иметь поля не менее (мм):

левое – 20;

правое – 10;

верхнее – 20;

нижнее – 20.

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

ГОСТ устанавливает два варианта расположения реквизитов на бланке: угловой и продольный. При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – вдоль верхнего поля документа.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов включает следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации), эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

- наименование организации;

- место составления или издания документа, а также отметки для реквизитов:

- дата документа;

- регистрационный номер документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов включает следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации;

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- наименование организации,

- справочные данные об организации, а также при необходимости может содержать ограничительные отметки для реквизитов:

- дата документа; -%.,

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документу;

- адресат;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов включает следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации), эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для размещения реквизитов:

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле.

На бланках субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного языка язык субъекта Федерации, реквизиты "Наименование организации", "Справочные данные об организации", "Место составления или издания документа" печатают на двух языках – русском (слева) и национальном (справа).

Документы могут изготавливаться любым способом: на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств персональных компьютеров. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные записки и др.) допускается писать от руки пастой или чернилами черного или синего цвета.

При изготовлении документов более чем на двух страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля листа без проставления дополнительных знаков (точек, дефисов и пр.).

При изготовлении документов может использоваться и оборотная сторона листа.

Документы и распорядительная деятельность в делопроизводстве

2. Организационно-распорядительная деятельность в управлении

Организационно-распорядительная деятельность в управлении заключается главным образом в разработке и реализации управленческих решений, документируемых в ОРД. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом управленческой документации.

ГОСТ Р 51141–98 понятие организационно-распорядительного документа трактует следующим образом: "Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц" [3].

ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены основные виды документов данной группы):

– организационная документация (учредительные договоры, уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции);

– распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

– информационно-справочная документация, которую, в свою очередь, можно условно подразделить на:

– оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы и т. п.);

– справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки и т. д.).

Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в число ОРД включает документы по личному составу (персоналу): заявления, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и целый ряд других.

Оформление ОРД, как уже было сказано (п. 1.3.1), осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003, устанавливающим состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации. Правильно оформленные реквизиты организационно-распорядительных документов гарантируют их юридическую силу.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 при подготовке и оформлении ОРД используются следующие реквизиты:

1 – Государственный герб Российской Федерации;

2 – герб субъекта Российской Федерации;

3 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4 – код организации;

5 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7 – код формы документа;

08- - наименование организации;

09- - справочные данные об организации;

10- - наименование вида документа;

11- - дата документа;

12- - регистрационный номер документа;

13- - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14- - место составления или издания документа;

15- - адресат;

16- - гриф утверждения документа;

17- - резолюция;

18- - заголовок к тексту;

19- - отметка о контроле;

20- - текст документа;

21- - отметка о наличии приложения; -

-22- - подпись;

23- - гриф согласования документа;

24- - визы согласования документа;

25- - оттиск печати;

26- - отметка о заверении копии;

27- - отметка об исполнителе;

28- - отметка об исполнении документа и направлении его в

дело;

29- - отметка о поступлении документа в организацию;

30- - идентификатор электронной копии документа (отметка

для автоматического поиска документа).

Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке различных видов документов, документов одного и того же наименования в различных организационно-управленческих ситуациях может быть различным.

Среди перечисленных реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках документов, переменные наносятся непосредственно в процессе составления конкретного документа.

ГОСТ Р 6.30–2003 устанавливает в рамках стандартного листа бумаги (формата) место расположения для каждого реквизита с учетом последовательности оформления и прочтения документа Стандартом предусматривается два варианта бланков – угловой и продольный. Схемы расположения реквизитов для наиболее широко применяемого формата А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов (их совокупность по традиции называют соответственно – угловым и продольным штампами) приведены соответственно на рис. 2.1, 2.2. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. Сочетания зон в совокупности образуют формуляр документа.

Использование пунктирных линий для обозначения зон размещения реквизитов символизирует возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата. Такие перемещения в основном связаны с колебаниями числа строк текста документа (реквизит 20), что влечет за собой перемещение границ зон реквизитов 21, 22, 25, а также реквизитов 23, 24, 26, 27.

Практика документирования говорит о нежелательности перемещения границы размещения реквизитов 28, 29, 30 и о необходимости четкого размещения данной зоны в пределах разумного отклонения в сторону увеличения от размера, предусмотренного стандартом (не более 2–4 мм).

Все поле формата, кроме разбиения на зоны размещения реквизитов, условно разделяют на три части: служебное поле документа,, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения штампов располагается в левом верхнем углу формата для углового варианта бланка и в верхней его части при продольном варианте бланка документа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

3. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

- о чем (о ком)?, например: О порядке взимания налога на добавленную стоимость;

- чего (кого)?, например: Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок при регистрации документа записывается в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

Заголовок располагается слева над текстом документа при угловом расположении штампа, объем заголовка не должен превышать 5 строк, каждая длиной до 28 знаков. В виде исключения, если заголовок к тексту продольного бланка превышает 150 знаков, его строку допускается продлевать до границы правого поля и переходить на следующую строку.

4. Внутренняя и внешняя справка

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами.

Заголовок к тексту справки может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка о комплектовании книжных фондов в I полугодии 2002 г., Справка о количестве посадочных мест, предоставленных авиакомпанией "Россия" в 2001 г. Справки такого рода носят отчетный характер.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разбита на тематические блоки, в тексте справки выделяют разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющие собственные заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем. Если справка содержит сведения финансовосе.характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом – составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами – руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров – и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом.

5. Правила составления расписки

Продавец должен написать расписку от руки и лично. Ни в коем случае, она не должна быть напечатана на компьютере. Лучше, если расписка будет составлена следующим образом:

Прописью: место (географический пункт) и дата составления;

Кто и от кого получил деньги (ФИО участников сделки пишутся полностью, с паспортными данными и адресами их постоянной регистрации);

Для тех, кто чьи интересы представляет доверенное лицо: номер и дату составления доверенности, а также сведения об оформившем документ нотариусе;

За что именно были переданы деньги "в качестве оплаты за проданную квартиру";

Точный адрес объекта сделки и его короткое описание (например, "отдельная трехкомнатная квартира" или "1/2 доли комнаты 14 кв.м. в трехкомнатной квартире");

"Причитающаяся за проданную квартиру сумма получена полностью, претензий по расчетам не имею" ФИО продавца полностью и подпись.

6. Коммерческая тайна в делопроизводстве

Под коммерческой тайной согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. 139) и Федеральному закону "О коммерческой тайне" от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ, следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.

Гриф доступа к документации (в том числе к электронной), содержащей коммерческую тайну, ставится на всех экземплярах документов, а также их черновиках и копиях. ГОСТ Р 6.30–2003 не предусматривает грифа "коммерческая тайна" и место его размещения в формуляре. Традиционно грифы ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) ставятся в его верхнем правом углу, как это показано ниже на рисунке.

Согласно статье 5 Закона "О коммерческой тайне" режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении следующих данных и сведений:

1. сведений, содержащихся в учредительных документах юридического лица и документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

2. данных о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других негативных факторах;

3. сведений о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;

4. данных о численности, составе работников, системе оплаты труда, условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости и о наличии свободных рабочих мест. Это же касается и некоммерческих организаций;

5. сведений о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

6. данных о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение

7. этих нарушений;

8. сведений о должностных лицах, которые могут действовать от имени юридического лица без доверенности;

9. данные о об условиях аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности.

Следует подчеркнуть, что к коммерческой тайне также не могут быть отнесены бухгалтерская и налоговая отчетность, сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов (все первичные документы), документы об уплате налогов и документы, подтверждающие платежеспособность организации В целях введения в организации режима коммерческой тайны -защиты конфиденциальности соответствующей информации – необходимо:

1. Установить круг вопросов, составляющих коммерческую тайну.

2. Осуществить необходимые организационные, технические и иные меры по охране конфиденциальной информации.

При введении режима коммерческой тайны следует определиться:

- какие сведения, документы нуждаются в защите;

- для каких конкурентов они могут представлять интерес;

- какие элементы информации являются наиболее уязвимыми;

- как долго сведения, составляющие коммерческую тайну, будут востребованы;

- во что обойдется защита конфиденциальной информации с финансовой и организационной точки зрения.

Определившись с перечнем сведений, подлежащих защите от несанкционированного доступа, разглашения их содержания, утраты, в организации следует осуществить следующие мероприятия:

Подготовить приказ по организации охраны конфиденциальной информации и об установлении режима коммерческой тайны с перечислением сведений, составляющих коммерческую тайну, и перечнем лиц, допущенных к работе с соответствующей информацией.

Разработать правила, регламентирующие порядок обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, в том числе предусматривающие порядок присвоения и снятия грифа "Коммерческая тайна".

Обеспечить необходимые условия для учета, хранения, обращения документов с грифом "Коммерческая тайна" и повседневной работы с ними.

Документы и информация, конфиденциальные в целом (документация отдела персонала (кадров), службы безопасности), как правило, не грифуются, поскольку они в полном объеме обладают ограничением доступа к ним Работа по обеспечению сохранности коммерческой тайны на малых предприятиях может быть возложена на секретаря-референта, на средних и крупных – на руководителя службы ДОУ (заведующего канцелярией).

Ответственность за организацию и ведение соответствующей работы в структурных подразделениях организации, где обращаются конфиденциальные документы, должны нести руководители структурных подразделений.

Для нормальной работы сотрудников с документами, содержащими конфиденциальную информацию, необходимо обеспечить следующие три условия:

работа с содержащими конфиденциальную информацию документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников. Работа с такими документами, их хранение за пределами соответствующих помещений не допускается;

выдача содержащих конфиденциальную информацию документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника, имеющего доступ к закрытой информации;

передача документов с грифом "коммерческая тайна" в другую организацию (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения руководителя организации.

Документы конфиденциального характера учитываются и хранятся отдельно от других документов – в специальных помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в запертых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях под охраной и с соответствующей сигнализацией).

Документы с грифом "Коммерческая тайна" регистрируются в специальном журнале.

По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается руководителю организации.

Документы и распорядительная деятельность в делопроизводстве

Журнал регистрации документов с грифом "Коммерческая тайна"

Движение документов с грифом "Коммерческая тайна" должно тщательно фиксироваться секретарем-референтом (другим ответственным лицом) в "Журнале учета выдачи документов с грифом "Коммерческая тайна")

Документы и распорядительная деятельность в делопроизводстве

Журнал учета выдачи документов с грифом "Коммерческая тайна"

Руководители подразделений должны обучать своих подчиненных, допущенных к работе с конфиденциальной информацией, правилам обращения с документами закрытого характера. Вновь принятые на работу сотрудники, которые будут по роду своей деятельности связаны с конфиденциальной информацией, подписывают "Обязательство о неразглашении служебной (коммерческой) тайны" по принятой в организации форме. Все эти сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.

Литература

1. ГОСТ 6.38-90 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1990

2. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.

3. Управление организацией: Энциклопедический словарь.-М.,Инфра-М 2001

4. Правила составления и оформления служебных документов. – М.: "Москнига", 1990

5. Басаков М И Делопроизводство, Ростов на Дону, Феникс 2006.

6. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Интел-Синтез, 2004.

7. Галахов В.В Делопроизводство, М.: Проспект 2007

8. Альберт Бертяков "Можно ли опровергнуть закон всемирного тяготения?", Аналитический журнал Рынок Ценных Бумаг, №16, 1998

9. Дмитрий Казанский "Немного о технологии движения информации с помощью документов", Компьютерра, №24-25, 1998

10. Казанский Д.Л. "Работа с персоналом при внедрении корпоративных информационных систем", Сети и системы связи

11. Козлов Михаил Особенности национального делопроизводства

12. Гузилова Г. В. Задачи делопроизводства и немного истории