Документооборот и документационное обеспечение деятельности в бухгалтерском учете

Документооборот и документационное обеспечение деятельности в бухгалтерском учете.

Статьи по теме
Искать по теме

1. Анализ финансово-хозяйственной деятельности и учетная политика - ключевые моменты в деятельности предприятия

В условиях построения новых экономических отношений, повышения самостоятельности хозяйствующих субъектов различных организационно-правовых форм собственности, выхода на международные рынки анализ финансово - хозяйственной деятельности входит составной частью в систему бухгалтерского учета и бухгалтерского дела. На современном этапе функционирования коммерческих организаций аналитической работой в определенной степени приходится заниматься всем сотрудникам бухгалтерии, так как принятию решений финансового характера предшествуют аналитические расчеты, их обосновывающие. В связи с этим бухгалтеру необходимо владеть основами финансово-экономического анализа, в частности он обязан понимать содержание учетной информации, ее показателей и основных взаимосвязей между ними.

Эффективность проведения экономического анализа как элемента управляющей системы в значительной мере зависит от качества формируемой и используемой информационной базы и способов оценки ее аналитических возможностей, которые наиболее полно отвечают целям исследования. В условиях перехода к рыночным отношениям известная формула "время - деньги" дополняется аналогичной формулой "информация - деньги". Применительно к экономическому анализу хозяйствующего субъекта она приобретает важное значение, так как от качества информации при принятии управленческих решений в значительной степени зависят финансовое положение, экономический потенциал и эффективность развития коммерческой организации.

Бухгалтерский учет на предприятии должен осуществляться по определенным правилам. Проблема заключается в установлении такой совокупности правил, реализация которых обеспечила бы максимальный эффект от ведения учета. При этом под эффектом в данном случае понимается своевременное формирование финансовой и управленческой информации, ее достоверность и полезность для широкого круга заинтересованных пользователей.

Сущность подходов к постановке бухгалтерского учета заключается в том, что на основе установленных государством общих правил бухгалтерского учета предприятия самостоятельно разрабатывают формы и методы ведения учета.

Это в свою очередь потребовало разработки учетной политики предприятия. Учетная политика предприятия – это совокупность конкретных форм и методов бухгалтерского учета, основанных на общепринятых принципах и особенностях предприятия.

Учетная политика предполагает получение информации, открытой для внешних пользователей. Открытость достигается путем достоверного отражения ее в финансовой отчетности предприятия.

Таким образом, учетная политика фирмы и грамотный анализ финансово - хозяйственной деятельности – это принципиальные, ключевые моменты в работе любой негосударственной структуры, обладающей полной самостоятельностью и выживающей в условиях острой конкурентной борьбы.

2. Бухгалтерия - основной учетный орган: основные задачи и направления деятельности

В условиях рыночных отношений и создания широкой сети негосударственных структур, существенно меняется роль такого традиционного для всех учреждений, организаций и предприятий структурного подразделения, как бухгалтерия. Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности.

Организация структурно состоит из множества взаимосвязанных элементов, одни из которых осуществляют коммерческую (текущую, финансовую, инвестиционную) деятельность, а другие - управление ею. Но все они находятся в неразрывной связи и представляют в совокупности систему управления.

Бухгалтерская (финансово-бухгалтерская) служба является частью единого механизма управления текущей, финансовой и инвестиционной деятельностью, которая тесно связана с другими подразделениями организации.

Правовой статус бухгалтерской службы регулируется нормативными документами, организационно-правовой формой и общей структурой управления организацией.

Задачами бухгалтерской (финансово-бухгалтерской) службы являются:

организация взаимоотношений организации с другими субъектами хозяйствования;

поиск внутренних и внешних краткосрочных и долгосрочных источников финансирования, выбор наиболее оптимального их сочетания;

своевременное обеспечение финансовыми ресурсами текущей деятельности организации;

эффективное использование финансовых ресурсов для достижения стратегических и тактических целей организации;

сохранение и рациональное использование основного и оборотного капитала, собственного и заемного капитала;

обеспечение своевременности платежей по обязательствам организации.

Конкретными формами реализации задач финансово-бухгалтерской службы является разработка учетной политики.

Деятельность бухгалтерской службы организации осуществляется на основании самых разнообразных документов: организационных, распорядительных, платежных, учетных. Так, в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете", все факты хозяйственной деятельности, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами, поэтому постановка бухгалтерского дела в узком смысле сводится к разработке правил оформления, приема, выдачи и хранения учетной документации на основании организационных и распорядительных документов и составлению ряда дополнительных, корректировке специализированных документов - регистров бухгалтерского и налогового учета и документов внутренней отчетности.

Таким образом, организация бухгалтерского дела предполагает:

разработку организационно-распорядительных документов (положения о бухгалтерии, должностных инструкций работников бухгалтерии, штатного расписания);

составление графика документооборота организации;

создание номенклатуры дел и организацию хранения документов;

формирование кадровой политики бухгалтерии (порядка аттестации бухгалтеров, системы подбора персонала и повышения его квалификации);

создание технологии обработки получаемой информации (применяемая форма ведения учетного процесса).

В настоящее время профессию бухгалтерского работника можно классифицировать по нескольким признакам.

Выбор организационной формы ведения бухгалтерского учета - важный фактор рационализации учетного процесса; он зависит от величины организации, централизованного и децентрализованного учета, количества структурных подразделений, объема и ассортимента произведенной и проданной продукции, возможности использования современных автоматизированных технологий. Вариантов ведения бухгалтерского учета в организации много; рассмотрим два из них - предметный и функциональный.

Предметное разделение труда работников бухгалтерии предполагает распределение документов (счетов) согласно названиям отделов, а внутри в разрезе - учетного персонала.

Схематично это выглядит так:

главный бухгалтер организации;

заместитель главного бухгалтера;

старшие бухгалтеры отделов (подразделения);

учетный персонал бухгалтерии по отделам:

капитала и резерва;

расчетный отдел по расчетам со сторонними организациями;

производственный;

расчетов;

продажи и финансовых результатов и т.д.

Эти отделы могут быть организованы с некоторыми уточнениями в соответствии с разделами нового плана счетов.

При функциональном разделении труда работников бухгалтерии структурные подразделения создаются по участкам учетной работы. Каждый работник или определенная группа учетного персонала специализируется на выполнении однородных учетных операций. Такой вариант в большей степени соответствует формированию информационной системы путем использования современных автоматизированных технологий. Здесь важно уметь правильно выбрать ведение бухгалтерского учета и отразить в учетной политике организации.

Установление структуры аппарата бухгалтерии и форм связи его с подразделениями организации решается одновременно с вопросом о централизации или децентрализации учета.

В организациях с централизованным учетом учетный аппарат сосредоточен в главной бухгалтерии, где ведется весь синтетический и аналитический учет на основе первичных и сводных документов, поступающих из различных подразделений (отделом, цехов, участков и т.д.), осуществляющих лишь первичную регистрацию хозяйственных операций.

В организациях с децентрализованным учетом весь учетный аппарат находится в различных подразделениях, где сосредоточен синтетический и аналитический учет, составляются балансы и отчетность. Главная бухгалтерия получает сводку балансов и отчетов подразделений и составляет сводный баланс и отчеты по организации. Кроме того, главная бухгалтерия контролирует постановку учета в отдельных подразделениях организации.

Применение централизованного и децентрализованного учета зависит от ряда факторов. Немаловажную роль играет производственная необходимость предоставления отдельным подразделениям большей самостоятельности. Применение того или иного вида учета зависит от количества подразделений организации (цехов, участков, отделов и т.д.), а также от их географического положения (близость или отдаленность от главной бухгалтерии). Децентрализованный учет чаще применяют в крупных организациях.

В настоящее время профессию бухгалтерского работника можно классифицировать по нескольким признакам.

По функциональным обязанностям и месту в управленческом аппарате. Здесь принято выделять следующие уровни, основываясь на специфике выполняемой деятельности:

1. Бухгалтер-кассир. Обычно эта должность является первой ступенью в профессиональной карьере бухгалтера. Даже в том случае, когда бухгалтер приходит в организацию, обладая специальным образованием, весьма полезно овладеть профессией кассира на практике. Это позволяет выработать такие необходимые для бухгалтера качества, как обязательность, добросовестность, самостоятельность. Работа на этом участке требует знания Порядка ведения кассовых операций. Обязательным условием ее является заключение договора о полной материальной ответственности. Бухгалтер-специалист. Этот термин относится к работникам, занятым на различных участках бухгалтерского учета: учета основных средств, материально-производственных запасов, расчетов с

работниками и т.д. Работа здесь требует более глубоких специальных знаний. Так, бухгалтер, занимающийся учетом основных средств, должен знать содержание нескольких нормативных документов, а также иметь представление о жизненном цикле объектов основных средств, особенностях их восстановления, ремонта и списания. Бухгалтер, занятый начислением заработной

платы, помимо правил бухгалтерского учета должен знать требования трудового законодательства, а также уметь организовать взаимодействие с кадровыми службами. С работниками, занятыми на учете отдельных видов имущества и обязательств, договор о полной материальной ответственности, как правило, не заключается. Однако при определенных условиях за допущенные

ошибки и нарушения бухгалтер-специалист может нести материальную ответственность (в том числе и полную). Например, по переплатам заработной платы принудительное взыскание излишне выплаченных сумм возможно только в случае, когда нарушение произошло вследствие счетной (арифметической) ошибки, или тогда, когда расчеты производились на основании неправильно оформленных документов. В остальных случаях переплата возмещается за счет виновного лица - бухгалтера, занятого на данном рабочем месте.

2. Бухгалтер-ревизор. Как явствует из наименования должности, такой бухгалтер занимается проверкой отдельных вопросов производственной или торговой деятельности, правильности оформления документов, выполнения требований законодательных и нормативных актов и т.п. Очевидно, что он должен обладать не только знаниями по отраслям, в которых производятся проверки, но и необходимым опытом работы в должностях, так или иначе связанных с бухгалтерским учетом.

3. Бухгалтер-методист. Бухгалтерских работников, занимающихся исключительно методической деятельностью, в настоящее время можно встретить только в крупных организациях - торговых или промышленных холдингах. В их обязанности, как правило, входят разработка внутренних распорядительных документов, адаптация федерального и отраслевого законодательства к специфике деятельности в данной организации или группе взаимосвязанных организаций, анализ использования учетных схем и т.п. Такие работники обязаны не только в совершенстве знать требования нормативных документов и все участки бухгалтерского учета, но и обладать способностями к аналитической деятельности, а также уметь вырабатывать, обосновывать и принимать управленческие решения.

5. Бухгалтер-эксперт также специализация, которая встречается весьма редко. Эти работники непосредственно не занимаются учетом имущества и обязательств каких-либо организаций. В их обязанности входит экспертная оценка различных материалов в области бухгалтерского учета, налогообложения и права. Чаще всего такими материалами являются научные разработки, публикации в специализированной периодической печати, проекты методических и иных аналогичных документов. От бухгалтеров - методистов эксперты отличаются тем, что работают по более широкому спектру вопросов, а также тем, что помимо документов, имеющих законодательную или нормативную силу, постоянно изучают и применяют в практической деятельности положения, закрепленные в разнообразных методических рекомендациях, указаниях, разъяснениях, письмах и т.п. Отличительной особенностью работы бухгалтера-эксперта является необходимость законодательной и нормативной оценки различных документов, включая документы органов отраслевого или ведомственного управления.

6. Главный бухгалтер. В условиях рыночной экономики эта должность является не только специальной, но и административной. Вне зависимости от иерархии, установленной штатным расписанием организации, главный бухгалтер фактически является одним из заместителей руководителя. От прочих заместителей (главного инженера, главного экономиста, главного механика и т.п.) главного бухгалтера отличает то, что, во-первых, он наделен правом издавать распоряжения, обязательные для всего персонала организации, и, во-вторых, то, что в определенных обстоятельствах (связанных с экономическими правонарушениями) он несет ответственность наряду с руководителем организации. На должность главного бухгалтера назначаются работники, как правило, имеющие высшее профессиональное образование, опыт работы на нескольких участках бухгалтерского учета, умеющие принимать управленческие и административные решения, умеющие организовать производительную работу и нормальный психологический климат в коллективе и наладить конструктивные взаимоотношения с другими службами, налоговой инспекцией, иными контролирующими органами.

Кроме того, применяется классификация бухгалтерских работников по сферам, где они выполняют свои обязанности. Это могут быть:

отрасли материального производства (выпуск продукции, выполнение работ и оказание услуг);

торговля и общественное питание;

кредитные организации;

негосударственные пенсионные фонды и другие виды страхования;

некоммерческие организации (ассоциации, союзы, общественные объединения и т.д.);

образование (преподавательская деятельность); аудит и консалтинг;

бюджетные учреждения.

Бухгалтерский учет в перечисленных сферах различается спецификой выполняемых функций (практическая учетная работа, аудит, преподавание), составом и структурой рабочего плана счетов (отрасли материального производства, торговля, некоммерческие организации), применяемым планом счетов (коммерческая деятельность, кредитные организации, бюджетные учреждения).

Важным направлением улучшения работы любой бухгалтерии является совершенствование организации и ведение делопроизводства в этом подразделении. Многочисленные виды документов (финансовых, расчетно - денежных, первичных учетных, отчетно-статистических, организационно - распорядительных) – "продукт" труда работников бухгалтерии, отражающий жизнеспособность фирмы и перспективы ее дальнейшего существования.

В бухгалтерии, как и в сфере управления в целом, все работают с документами как носителями информации. Документ является объектом и результатом труда в сфере управления.

ГОСТ определяет документ как "материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве". Из определения документа видно, что главное назначение документа, причина его появления – необходимость зафиксировать информацию.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. Таким образом, документ может выполнять несколько функций.

Особое место среди документов бухгалтерии занимает организационно-распорядительная документация, обеспечивающая как организацию работы бухгалтерии (положения о бухгалтерии, должностные инструкции сотрудникам бухгалтерии), так и нормативно-правовую основу многих финансовых и расчетно-денежных операций (приказы и распоряжения, акты ревизий, докладные и объяснительные записки и д.р.).

Правильное составление и оформление этих документов в соответствии с действующими нормативами – одна из обязанностей работников в бухгалтерии.

Другой существенной стороной ведения делопроизводства бухгалтерии является систематизация и хранение всех образующихся здесь документов, необходимых впоследствии не только для анализа финансово-хозяйственной деятельности фирмы, но и для предъявления этих документов при аудиторской проверке, а также для сдачи на хранение в установленном порядке в ведомственные и государственные архивы.

3. Характеристика документов по финансово-расчетным операциям

Первичное наблюдение - основа функционирования хозяйственного учета. Оно охватывает:

оценку и критерии отбора фактов хозяйственной жизни; однозначное объявление объектов и событий, отражаемых в учете;

совмещение во времени оформления наблюдения и измерения фактов хозяйственной жизни;

способы контроля за наблюдением и передачей фактов хозяйственной жизни для дальнейшей обработки.

По результатам первичного наблюдения приступают к составлению документов. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые и служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета. Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Финансово-хозяйственная деятельность организаций сопровождается выполнением многочисленных и разнообразных операций, каждая хозяйственная операция обязательно оформляется учетными документами, содержащими первичные сведения о совершенных хозяйственных операциях или праве на их совершение. Объектами учетных документов являются процессы снабжения, производства и продажи, а также отдельные подразделения организации, различные финансовые, хозяйственные, расчетные отношения внутри и за пределами организации.

Как факт подтверждения совершенной хозяйственной операции, первичный учётный документ должен быть составлен и принят к учёту по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом РФ.

Перечень таких форм первичных учётных документов разрабатывается применительно к отдельным участкам бухгалтерского учёта. Например, по учёту финансово-расчетных операций разработана следующая первичная учётная документация:

платежное поручение;

платежное требование;

инкассовое поручение;

аккредитив;

чек.

Расчетные отношения предприятий определяются договорами, в которых обычно указывается форма расчетов: платежными поручениями, платежными требованиями, инкассовыми поручениями, аккредитивами, чеками.

Расчетный документ представляет собой оформленное в виде документа на бумажном носителе или, в установленных случаях, электронного платежного документа:

1. Распоряжение плательщика (клиента или кредитной организации) о списании денежных средств со своего счета и их перечислении на счет получателя средств;

2. Распоряжение получателя средств (взыскателя) на списание денежных средств со счета плательщика и перечисление на счет, указанный получателем средств (взыскателем).

Расчетные документы на бумажных носителях выполняют на принтерах шрифтом черного цвета. Подписи на них проставляют ручкой с пастой или чернилами черного или синего цвета. Оттиск печати и оттиск штампа банка, проставляемые на расчетных документах, должны быть черного, синего или фиолетового цветов.

Положением ЦБ РФ "О безналичных расчетах в Российской Федерации" № 2-П установлен перечень обязательных реквизитов и правила выполнения расчетных документов. В случаях их не соблюдения расчетные документы приему не подлежат.

Расчетные документы предъявляются в кредитную организацию в количестве экземпляров, необходимом для всех участников расчетов. Как правило, это количество составляет три-четыре экземпляра. Все экземпляры расчетного документа должны быть заполнены идентично. Второй и последующие экземпляры расчетных документов могут быть изготовлены с использованием копировальной бумаги, множительной техники или ЭВМ.

Расчетные документы принимаются банками к исполнению независимо от их суммы при наличии на первом экземпляре двух подписей (первой и второй) лиц, имеющих право подписывать расчетные документы, и оттиска печати. Расчетные документы действительны к предъявлению в обслуживающую кредитную организацию в течение 10 календарных дней, не считая дня их выписки.

4. Классификация учетных документов

Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: по назначению, по порядку составления, по содержанию хозяйственных операций, по способу отражения операций, по месту составления и по порядку заполнения.

По назначению документы подразделяются на:

- распорядительные;

- оправдательные;

- бухгалтерского оформления;

- комбинированные.

Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д. Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций.

Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приема-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие произведенные расходы, отчеты материально-ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, расчеты отклонений от нормативной себестоимости, разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией и т.п.

Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира; накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи и т. д.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов, счета, платежные требования, акты приема-передачи основных средств, акты на списание основных средств и т. п.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского Оформления и комбинированными. Например, авансовые отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетным лицом: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

По содержанию хозяйственных операций документы подразделяют на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. Например, акты приема-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры, накладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств; с их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К денежным документам относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты и др.

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами: платежные поручения, расчетные чеки, платежные требования, расчетно-платежные ведомости, авансовый отчет и др.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются один раз для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Накопительные документы составляются за определяемый период (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы от сводных отличаются тем, что сводный документ составляется постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются в организации для отражения текущих операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, наряды, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Внешние документы заполняются вне пределов данной организации и поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники. Документы, составляемые вручную, заполняются от руки, либо на пишущей машинке. Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

5. Основные требования, предъявляемые к учетной документации

Основные требования к бухгалтерским документам изложены в Федеральном законе от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и Положении по ведению бухгалтерского учета.

В п.1 ст.9 указанного закона и п.12 Положения по ведению бухгалтерского учета предусмотрено, что записи в регистрах бухгалтерского учета делаются на основании первичных учетных документов.

В п.15 Положения по ведению бухгалтерского учета предусмотрено, что первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это практически невозможно,- непосредственно после окончания операции. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных учетных документов является фиксация факта совершения хозяйственной операции.

В соответствии с п.14 Положения по ведению бухгалтерского учета перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

При этом документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, ими на то уполномоченными. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Согласно п.13 Положения по ведению бухгалтерского учета первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а утверждаемые организацией документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать установленные этим положением обязательные реквизиты.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи должностных лиц.

В п.13 Положения по ведению бухгалтерского учета к обязательным реквизитам первичных учетных документов наряду с перечисленными отнесены также:

код формы;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники.

Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к организации финансовых санкций, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, и следовательно, возможно утверждение, что та или иная хозяйственная операция фактически не производилась.

Как правило, организации используют следующие дополнительные реквизиты:

номер документа;

адрес организации;

основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т.п.);

другие дополнительные реквизиты, необходимость которых обусловлена характером документируемых хозяйственных операций.

Например, предусмотрено выделение в первичных учетных документах сумм НДС отдельной строкой. В соответствии с этим организация должна включить в первичные учетные документы (накладные и т.п.) дополнительный реквизит - "в том числе НДС... руб.".

Для упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах может быть предусмотрено проставление кода хозяйственной операции.

Если первичные учетные документы оформлены ненадлежащим образом, то организация должна доказать факт совершения хозяйственной операции. При возникновении споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, акты инвентаризации, экспертные заключения и т.п. Однако получить такие доказательства, как правило, трудно, и их может оказаться недостаточно. В конечном итоге не исключено, что организации придется доказывать факт совершения той или иной хозяйственной операции в суде.

В этом случае в качестве доказательств могут быть использованы сведения, полученные в соответствии с требованиями ст.52 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации:

письменные доказательства - документы, прямо или косвенно подтверждающие факт осуществления хозяйственной операции;

вещественные доказательства - при проведении инвентаризации выявляются материальные ценности или денежные средства, полученные организацией в результате совершения хозяйственной операции, оформленной ненадлежащим образом;

заключения экспертов - заключения требуются при отсутствии документов по списанию материалов в производство или при начислении заработной платы без надлежащим образом оформленных нарядов на выполнение работ и т.п.;

показания свидетелей - если в ведомости на получение заработной платы расписался не сам работник, а кто-то другой, но работник утверждает, что деньги по этой ведомости получил сполна, то суд не обяжет организацию выплатить деньги еще раз по формальному основанию (отсутствие надлежащей подписи в документе);

объяснения лиц, участвующих в деле, - если кассир выдал деньги под отчет, не имея письменного распоряжения руководителя организации, но впоследствии его действия были им одобрены, то отсутствие подписи на расходном кассовом ордере, несомненно, является нарушением порядка ведения кассовых операций, но не влечет за собой применение к организации штрафных санкций.

Однако в любом случае необходимо иметь в виду, что согласно ст.57 АПК РФ обстоятельства дела, которые согласно закону или иным нормативным правовым актам должны быть подтверждены определенными доказательствами, не могут подтверждаться иными доказательствами.

Сокращения в бухгалтерских документах должны быть общепринятыми либо понятными, не допускающими двоякого толкования.

Согласно п.16 Положения по ведению бухгалтерского учета внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Поэтому при обнаружении в них ошибок кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями лиц с указанием даты внесения исправлений.

При поступлении документа с исправлениями в бухгалтерию, по нашему мнению, бухгалтеру следует также поставить свою подпись под исправительной надписью.

При выявлении фактов неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета составляется бухгалтерская справка об исправительных записях. Порядок составления такой справки не регламентирован, обязательность ее составления не предусмотрена. Тем не менее, составление такой справки целесообразно и оправдано с точки зрения требований к полноте отражения информации о деятельности организации в бухгалтерском учете.

В соответствии с п.39 Положения по ведению бухгалтерского учета исправление выявленных ошибок производится в бухгалтерской отчетности того отчетного периода, в котором они были выявлены. Для того, чтобы сделать исправительную запись в бухгалтерском регистре, необходимо основание - первичный учетный документ. Однако и правильная, и неправильная записи делаются в учетных регистрах фактически на основании одного и того же первичного документа (или на основании одной и той же ведомости, расчета и т.п.), которым был зафиксирован факт совершения хозяйственной операции, уже приложенного к тому учетному регистру, в котором была сделана неправильная запись. Поэтому к тем учетным регистрам, в которых делаются исправления ранее допущенных ошибок, целесообразно приложить справку с указанием, какая именно исправляется ошибка и где искать первичный учетный документ, который является основанием для ее исправления.

Таким образом, бухгалтерская справка об исправительных записях фиксирует факт неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета и обосновывает необходимость исправительных записей, произведенных в учетных регистрах. Указанная справка в данном случае выполняет роль первичного бухгалтерского документа, на основании которого производятся записи в учетных регистрах.

Такая справка должна соответствовать требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам, и содержать следующие реквизиты:

наименование документа (бухгалтерская справка);

дату составления;

содержание операции (подробное описание неправильно отраженной операции, содержание неверно произведенной записи, обоснование причин неверно произведенной записи и способа ее исправления на счетах бухгалтерского учета, содержание исправительной записи);

количественные измерители (в денежном и натуральном выражении - при исправлении записей об операциях, связанных с движением товарно-материальных ценностей);

наименования должностей лиц, ответственных за учет данной операции (главный бухгалтер, бухгалтер), и их личные подписи.

Утраченные документы (вне зависимости от причин их утраты) должны быть восстановлены, неверно оформленные - дооформлены в соответствии с предъявляемыми к ним требованиями.

Последовательность действий по восстановлению документов следующая:

во-первых, если установлено отсутствие каких-либо первичных учетных документов или их неверное оформление (отсутствие или незаполнение обязательных реквизитов), то руководитель организации должен своим приказом назначить комиссию по расследованию причин. В случае необходимости для выяснения причин пропажи документов могут быть привлечены представители следственных органов;

во-вторых, комиссия должна затребовать письменные объяснения у лиц, которые в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота являются ответственными за создание и хранение отсутствующих документов;

в-третьих, после выяснения причин утраты документа комиссия должна принять меры по его восстановлению;

в-четвертых, результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руководителем организации.

Организация обязана хранить всю бухгалтерскую документацию не менее пяти лет. Для отдельных категорий первичных учетных документов (например, для документов, подтверждающих размер заработной платы работников) действующим законодательством предусмотрены более длительные сроки хранения.

При этом согласно п.99 Положения по ведению бухгалтерского учета рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Постановление об изъятии должно содержать перечень изымаемых документов и указание причины их изъятия, т.е. основание, дающее повод предполагать, что данные документы содержат сведения о нарушении организацией действующего законодательства. Изъятие документов "на проверку" действующим законодательством не предусмотрено.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

6. Особенности оформления, обработки и учета учетных документов

Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются определенные требования. Прежде всего, необходимо, чтобы документ был составлен на бланке.

Написание документа производится чернилами, химическим карандашом, на пишущей машинке или средствами механизации. Некоторые документы, например чеки, кассовые ордера и т.п., должны заполняться только чернилами. Не разрешается заполнять документы простым карандашом, так как в таких документах легко стереть написанное и заменить его другим. Документ составляется по определенной форме, установленной для документов данного вида операций, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов. Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать правильное отражение операций в полном соответствии с действительностью. Текст и цифры документа требуется писать четко и разборчиво, так, чтобы не допускать возможности различного их понимания и толкования. В документе не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих сомнения в его подлинности и правильности. Свободные строки и графы на бланке документа необходимо прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть что-либо вписано или дописано впоследствии. В денежных документах (чеках, кассовых ордерах и др.) сумму требуется указывать не только цифрами, но и прописью, т.е. словами. Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой операции и придания документу юридической силы. Подписывать документ следует разборчиво, чтобы можно было прочесть фамилию подписавшего. Перед каждой подписью указывается должность дающего подпись.

Отсюда вытекает общее правило составления документов.

Для правильного составления документа необходимо:

1. Заполнять документ на бланке чернилами или химическим карандашом, либо на пишущей машинке;

2. Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

3. Точно и ясно излагать содержание документа;

4. Четко и разборчиво писать текст и цифры;

5. Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

6. Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

7. Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновременно с совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением. Своевременность составления документов является важнейшим условием правильности отражения операций в документах и своевременности записей их в учетных регистрах.

Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с копиями). Это выполняется обычно автоматически одновременно с составлением документа путем оттиска через подложенную под него копировальную бумагу.

Копии документов используются для различных целей. Так, при акцептной форме расчетов за отгруженную продукцию поставщик выписывает несколько экземпляров счетов - платежных требований для направления их в различные адреса (банку, покупателю).

При составлении документов могут быть допущены ошибки. Ошибки в документах исправляются следующим образом. Подлежащие исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачеркиваются аккуратно тонкой чертой так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркнутым делается правильная запись. При этом если в числе (сумме) неправильна только одна цифра, то нельзя ограничиться исправлением одной этой цифры, а надо исправить все число. Например, вместо 127 написано ошибочно 124. В этом случае нельзя зачеркнуть только цифру 4 и надписать над ней цифру 7, а необходимо зачеркнуть все число 124 и надписать над ним 127.

О произведенном исправлении на свободном месте документа (внизу или на полях) делается оговорка, например "исправлено 127", которая заверяется лицами, подписавшими документ.

В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправление ошибок не допускается вовсе. Если в таком документе допущена ошибка, он выписывается заново на другом бланке.

Так как документы имеют большое значение не только в учете, но и во всей хозяйственной деятельности, то в отношении качества документов, особенно своевременности и правильности их составления и оформления, существует строгий порядок.

За нарушение порядка составления документов отвечают, прежде всего, те лица, которые их составляют и оформляют своими подписями. Еще большая ответственность ложится на аппарат бухгалтерии, получающий эти документы, всесторонне проверяющий их и делающий на их основании учетные записи. Особая ответственность возлагается на главного или старшего бухгалтера как руководителя учета. Старший бухгалтер несет материальную, дисциплинарную или уголовную ответственность за неправильное либо небрежное составление и оформление документов, утерю или порчу их, за оформление документов на отпуск материальных ценностей с нарушением установленного порядка и т.п.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных Баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.

Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Всего установлено 29 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораздо меньше.

На предприятии различают три основных потока документации:

- входящие документы, поступающие из других организаций;

- исходящие документы, отправляемые в другие организации;

- внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

Все документы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

- направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

- направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой службы ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для обработки мер о совершенствованию работы с документами.

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверждён.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

Каждый документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учётного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.

Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится, децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

При регистрации отдельных видов документов, например обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации нужна только тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, Документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов.

Во всех остальных случаях эта форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки (РКК регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками - РКК) определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.

Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.

Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее.

При четком взаимодействии с руководителем, если руководитель утром просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем, уже, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму.

Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.

При регистрации на ПЭВМ, данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введённых показателей.

Исполненные учетные документы хранятся в архиве. Хранение документов играет значительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета. Рациональная система хранения обеспечивает не только целостность и сохранность документов в течение установленных законом сроков, но и возможность пользования ими в любой момент для всякого рода справок.

Подлежащие сдаче в архив документы предварительно располагаются в удобном для отыскивания порядке и подшиваются или переплетаются в особых папках, именуемых делами.

Расположение в делах документов в зависимости от их характера и назначения производится по тем или иным из следующих признаков:

а) по предметному признаку (по вопросам, по операциям, например, кассовые документы, материальные документы, договоры, заказы, сметы);

б) по корреспондентскому признаку (т.е. по наименованиям организаций, к которым относятся данные документы);

в) по хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяцев – по дням);

г) по номерам документов.

Сдача дел в архив из структурного подразделения производится по графику, который составляется работником архива и согласовывается с руководителями структурных подразделений. Эта работа проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив по описи.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела делается отметка о наличии каждого дела. В конце описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью количества дел, которые переданы, с указанием отсутствующих номеров. Под заверительной надписью ставится печать, дата приема-передачи и подписи лиц, составляющих ее. Сверенные описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.

Дела временного хранения до 10 лет передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, разрешают хранение этих дел центральной службой делопроизводства или структурным подразделением до истечения срока хранения, после чего дела подлежат уничтожению в установленном порядке (акт уничтожения).

Секретарем организации через 2 года проводится обработка дел и перекладывание их в другой шкаф, который образует начало будущего архива.

Архивы в зависимости от объема и характера хранимого в них материала подразделяются на центральный или общий и местные (текущий).

В центральном архиве хранятся дела законченных отчетных периодов (прошлых лет). В местных архивах хранятся дела по законченным операциям текущего отчетного периода (текущего года).

Порядок пользования документами из архива:

1. Для получения документов для дальнейшей работы из архива, обязательно разрешение руководителя предприятия.

2. Категорически запрещается делать на документах пометки, загибать листы, снимать копии без разрешения руководителя, переводить чертежи через кальку.

3. Сотрудникам, работающим в данной организации, документы выдаются под расписку без права выноса за пределы учреждения.

4. Документы по письменным запросам выдаются доверительным лицам по доверенности.

5. При снятии копии с документа, который находится в архиве, на подлиннике проставляется, когда и кому была выдана копия.

6. Лица, работающие с документами архива, несут полную ответственность за сохранение документов. В случае нарушения - привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

7. Порядок организации документооборота в бухгалтерии

Бухгалтерия, как структурное подразделение, выполняет специфические функции ведения бухгалтерского учета. В небольших организациях эту работу может выполнять один человек – бухгалтер. Однако во всех случаях функция бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности.

Бухгалтерия в своей работе с документами руководствуется Инструкцией по делопроизводству в данной организации и номенклатурой дел в бухгалтерии.

Так как бухгалтерия – это структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, документы бухгалтерии являются частью документального фонда организации в целом и включены в общий документооборот.

Под документооборотом понимается "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки".

Организация документооборота включает составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые обращаются с данными документами.

При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:

первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией,

должны иметь все обязательные реквизиты;

при приеме документов должна осуществляться проверка правильности арифметических вычислений;

документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов;

все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием даты исправления;

по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная, акт выполнения работ, смета, счет-фактура, платежное поручение).

На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами (работники отдела снабжения, лица, ответственные за продажи (маркетологи). В официальном порядке до них доводятся сведения о правилах оформления первичных документов и сроки представления данных документов в бухгалтерию. Следует заметить, что очень часто это положение не включается в общий график документооборота, в результате чего задержка в приеме счетов-фактур достигает нескольких месяцев. Рекомендуется оформить соответствующий приказ руководителя по организации, в котором также устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию.

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

Контролю подлежит правильность отражения фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. Для этого к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера.

На этом же этапе устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. Возможны ситуации, когда некоторые документы учитываются два раза. Так, например, по накладной материал списан со склада на один объект учета затрат, а затем передан на другой без оприходования через склад и вновь списан на расходы. В данном (случае нарушены правила документооборота о необходимости отражения движения всех материалов через склад.

После составления и утверждения графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота. При этом график документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за работой организации, повышает эффективность учетной работы.

Вся документация бухгалтерии делится на три документальных потока:

Входящие (поступающие) документы;

Исходящие (отправляемые) документы;

Внутренние документы.

Бухгалтерские документы поступают в общем потоке документов, адресуемых учреждению. Они получаются и обрабатываются экспедицией или специально выделенным работником. При получении документов, после проверки правильности их доставки, конверты вскрываются и проверяется правильность вложения и его ценность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые и подачей нерегистрируемых документов в отделы. Бухгалтерские документы достаточно специфичны, поэтому они обычно входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации, и сразу передаются в бухгалтерию. Кроме того, в бухгалтерию поступает достаточно большое количество документов от отделов.

Дальнейшая обработка бухгалтерских документов имеет свою специфику и проходит в бухгалтерии. В соответствии с распределением служебных обязанностей поступивший документ передаются тому работнику бухгалтерии, за которым закреплен этот участок работы. Например, финансовая деятельность, материальная, расчет заработной платы и т.д.

Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнение реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными ордерами (накопительными ведомостями) и содержащиеся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.

Порядок записей и формы накопительных учетных документов определены в инструкциях по бухгалтерскому учету.

Подготовка организационно-распорядительных документов ведется в бухгалтерии по общим правилам составления и оформления служебных документов.

Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производится в общем потоке документов учреждения через секретаря-референта или канцелярию (экспедицию).

Литература

1. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями от 23 июля 1998 г., 28 марта, 31 декабря 2002 г., 10 января, 28 мая, 30 июня 2003 г.)

2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. №34н (в редакции от 24 марта 2000г.)

3. Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98, утвержденное Приказом Минфина РФ от 9 декабря 1998 г. №60н (с изм. и доп. от 30 декабря 1999 г.)

4. Письмо Минфина РФ от 24 июля 1992 г. № 59 "О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях"

5. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 по согласованию с ЦСУ СССР)

6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.) (с изменениями от 27 октября 2003 г.)

7. Альбом новых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержден постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а.

8. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. Утвержден постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 г. № 7.

9. Астахов В.П. Бухгалтерский (финансовый) учет: Учебное пособие. Издание 5-е, переработанное и дополненное. – Москва: ИКЦ "МарТ"; Ростов н/Д: Издательский центр "МарТ", 2004.

10. Бабаев Ю.А. Теория бухгалтерского учета: Учебник для вузов. – 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

11. Бухгалтерское дело: Учеб. пособие для вузов/Под ред.проф. Л.Т.Гиляровской. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.

12. Захарьин В.Р. Теория бухгалтерского учета: Учебник. – М.: ИНФРА-М: ФОРУМ, 2003. – (Серия "Высшее образование").

13. Климова М.А. Бухгалтерское дело: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2005.

14. Кожинов В.Я. Основы бухгалтерского учета. - Система ГАРАНТ, 2003 г.

15. Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. "Бухгалтерский учет в организациях". - М.: Финансовая статистика. 2004.

16. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. - "ИПБ-БИНФА", 2002 г.

17. Палий В.Ф. Современный бухгалтерский учет. М.: Бухгалтерский учет, 2003.

18. Соколов Я.В. Бухгалтерский учет М.: Проспект. 2004 г.

19. Соснаускене О.И. Учетная политика 2006. - "Ай Пи Эр Медиа", 2005

20. Касьянова Г.Ю. Документирование хозяйственных операций // "Бухгалтерский учет", № 19, октябрь 2001 г.

21. Курбангалеева О.А. Хранение документов организации // "Консультант бухгалтера", № 12, декабрь 2004 г.

22. Организация документооборота в бухгалтерском учете предприятия // "Консультант бухгалтера", № 1, январь 2004 г.

23. Потемкина Т.И. Организация документооборота в бухгалтерии // "Бухгалтерский учет", № 24, декабрь 2001 г.

24. Щербаков М.Н. Первичные учетные документы - составление и принятие к учету // "Консультант бухгалтера", № 4, апрель 2001 г.