Бухгалтерский учет и аудит материально-производственных запасов

Бухгалтерский учет и аудит материально-производственных запасов.

Статьи по теме
Искать по теме

Нормативно-правовое регулирование учета материалов и задач их учета

Производственные запасы (сырье, материалы, топливо и др.), являясь предметами труда, обеспечивают вместе со средствами труда и рабочей силой производственный процесс предприятия, в котором они используются однократно. Основные задачи бухгалтерского учета в этой области:

1. контроль за сохранностью товарных ценностей в местах их хранения и на всех стадиях обработки;

2. правильное и своевременное документирование всех операций по движению материальных ценностей; выявление и отражение затрат, связанных с их заготовлением; расчет фактической себестоимости израсходованных материалов и их остатков по местам хранения и статьям баланса;

3. систематический контроль за соблюдением установленных норм запасов, выявление излишних и неиспользуемых материалов, их реализация;

4. своевременное осуществление расчетов с поставщиками материалов, контроля за материалами, находящимися в пути.

Правила формирования в бухгалтерском учете организации информации о материально-производственных запасах установлены Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2001 года №44н (ред. 26.03.07г.) (далее ПБУ 5/01). Кроме того, в целях бухгалтерского учета материально-производственных запасов организации используют еще один документ – Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденные Приказом Минфина Российской Федерации от 28 декабря 2001 года № 119н (далее – Методические указания).

Материально-производственные запасы могут поступать в производственную организацию различными способами: приобретаться за плату у поставщиков, вноситься в счет вклада в уставный капитал, поступать по договорам, предусматривающим оплату неденежными средствами, кроме того, организация может получать материалы и безвозмездно.

В соответствии с ПБУ 5/01 (ред. 26.03.07г.) материально-производственные запасы принимаются к учету по фактической себестоимости, определение которой зависит именно от способа поступления МПЗ в организацию.

Движение материалов на предприятие происходит ежедневно и документы на приход и расход оформляются своевременно.

Поступление материалов на склад оформляется следующими документами: приходный ордер (ф.М-4) (приложение З); акт о приемке материалов (ф. М-7), поступление на склад отходов производства, а так же внутренние перемещения оформляют требованием-накладной (ф. М-1) (приложение И)

Организация складского учета материалов

Для обеспечения действенного контроля за сохранностью товарных ценностей немаловажное значение имеют состояние складского хозяйства. С этой целью приказом по предприятию складу присвоен постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

Внутри склада материалы размещаются по секциям, затем по типосорторазмерам в штабелях, на стеллажах и на полках с таким расчетом, чтобы обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и проверки наличия. С этой же целью в местах хранения материала прикрепляется ярлык (ф. № М-36). Склад обеспечен исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

Приказом по предприятию установлен список должностных лиц, ответственных за приемку и отпуск товарных ценностей (заведующий складом), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей.

С этим лицом заключен договор о полной материальной ответственности.

Всем службам предприятия доведен список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы па получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия материальных ценностей.

Все материалы по способу их использования и назначения в производственном процессе подразделяются следующим образом:

– основные материалы

– вспомогательные материалы

– топливо

– запасные части (отдельные детали машин и оборудования для капитального ремонта);

– малоценные и быстроизнашивающиеся предметы

В целях учета данных в бухгалтерском учете открыты субсчета к счету 10 "Материалы",соответственно 10-1-10-9

Для успешного выполнения задач, стоящих перед бухгалтерским учетом материальных запасов на предприятии:

– установлена четкую систему документации и документооборота;

– проводится в установленном порядке инвентаризация и контрольные выборочные проверки остатков материалов;

– своевременно отражается в учете их результаты.

В настоящее время на предприятии применяется метод оценки по средней стоимости.

Учетные цены применяют для текущего оперативного учета наличия и движения материалов.

Фактическая себестоимость рассчитывается бухгалтерией предприятия ежемесячно на основе цены материалов, фактически израсходованных средств по разгрузке и доставке материалов на склад предприятия.

Поступление товаров на предприятие контролирует в первую очередь заведующий складом, который следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли на предприятие.

В момент сдачи товаров на склад материально ответственное лицо (заведующий складом) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших товаров документам поставщика. При полном соответствии количества фактически поступивших ценностей документам поставщика материально ответственное лицо выписывает приходный ордер (ф. № М-4) (приложение З).

Приходные документы составляются в день поступления материалов.

Обособленно хранятся на складе материалы, принятые на ответственное хранение. Их учет организуется в специальной книге. Ведение этой книги обеспечивает контроль за сохранностью любых видов собственности.

Материально ответственные лица, сдающие материалы, выписывают накладные в двух экземплярах: один подразделению – для списания материалов, другой складу – для их оприходования.

Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды, на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы). К ним относятся: лимитно-заборные карты, требования, накладные.

Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет планово-производственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида оставшихся в цехах на начало месяца.

Выписываются карты в двух экземплярах: один – подразделению, другой – складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте подразделения, а представитель получателя – в лимитно-заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию предприятия. На основании их оформляется учет отпуска материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом, являющийся материально ответственным лицом, которого принимают на работу, как правило, по согласованию с главным бухгалтером предприятия.

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований-накладных и др.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов.

Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию, сюда же передают лимитно-заборные карты по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов. При использовании материальных отчетов отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов и упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.

В соответствии с Методическими указаниями по учету МПЗ аналитический учет материалов в бухгалтерии осуществляется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом. При использовании оборотных ведомостей применяют метод учета материалов, при котором работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках.

В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии, переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек складского учета в ведомость (без оборотов прихода и расхода).

После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета материалов. Данные сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с показателями аналитического учета, т.е. с оборотными и сальдовыми ведомостями.

Отражение операций по учету материалов на счетах финансового учета

На предприятии учет материально-производственных запасов ведется в соответствии с ПБУ 5/01 "Положение по учету материально-производственных запасов" в бухгалтерском учете при этом в качестве материально-производственных запасов принимаются следующие активы:

– используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для выполнения работ,;

– используемые для управленческих нужд организации (вспомогательные материалы, топливо, запасные части и др.).

Основная часть материально-производственных запасов используется в качестве предметов труда в производственном процессе. Они целиком потребляются в каждом производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на стоимость производимых услуг.

Для учета материально-производственных запасов применяется синтетический счет 10 "Материалы. К счету 10 "Материалы" открыты следующие субсчета:

– 10-1 "Сырье и материалы";

– 10-2 "Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали";

– 10-3 "Топливо";

– 10-5 "Запасные части";

– 10-6 "Прочие материалы";

– 10-8 "Строительные материалы";

– 10-9 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности"

Внутри каждой из перечисленных групп материальные ценности подразделяются на виды, сорта, марки. Каждому наименованию, сорту, размеру присваивают числовое обозначение и записывают его в специальный документ, который называют номенклатурой-ценником. В номенклатуре-ценнике указывают также учетную цену и единицу измерения материалов. Материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Фактической себестоимостью материально-производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением НДС

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, внесенных в счет вклада в уставный капитал организации, определялся исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации. Материально-производственные запасы, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к бухгалтерскому учету на забалансовые счета в оценке, предусмотренной в договоре.

Оценка материально-производственных запасов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка Российской Федерации, действующему на дату принятия запасов к бухгалтерскому учету. Материальные ценности отражаются на синтетических счетах по фактической себестоимости их приобретения.

Сырье и материалы поступают от поставщиков (приложение Ж и З), подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и собственного производства.. Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. Принятые товары начальник АХО доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства оформляют одно – или многострочными требованиями-накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений. Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли, у других организаций или у населения за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом.

Материалы отпускают со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды. Порядок документального оформления отпуска материалов зависит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска (Приложение И, К). Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами. Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают подразделению, другой – складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте подразделения. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе. Лимитно-заборная карта может выписываться в одном экземпляре. В этом случае получатель расписывается в получении материалов непосредственно в карте складского учета, а в лимитно-заборной карте расписывается лицо, ответственное за отпуск материалов со склада. Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной на замену (дополнительный отпуск материалов). Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют одно – или многострочными требованиями-накладными на отпуск материалов, которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе; второй, с распиской получателя, – у кладовщика. Для учета движения материалов внутри предприятия применяют одно или многострочные требования-накладные (приложение Л), которые составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.. Списание материалов вследствие их непригодности оформляют актом на списание материалов, который составляется специально созданной комиссией с участием материально ответственного лица. Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов. С этой целью представители подразделений расписываются в получении материалов в самих карточках, которые становятся в связи с этим оправдательными документами.

Синтетический учет производственных запасов ведется на синтетическом счете 10 "Материалы".Перечень субсчетов, которые открыты к счету 10 "Материалы", приведен выше. На синтетических счетах учет материальных ценностей ведут по фактической себестоимости. При учете материалов по фактической себестоимости в дебет материальных счетов относят все расходы по их приобретению.

При поступлении материалов делают следующие бухгалтерские записи:

Поступление материалов от поставщиков:

Дт10 "Материалы"

Кт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",

где счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" – на стоимость поступивших материалов по ценам поставщиков со всеми наценками сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительными расходами. дается следующая проводка:

– Дт 19/3 "НДС по приобретенным материально-производственным запасам".

– Кт 60 — на сумму НДС,

где сумма НСД составляет 866 руб. 30 коп (Приложение Ж). А также дебетуют материальный счет 10 "Материалы" и кредитуют следующие счета:

– 71 "Расчеты с подотчетными лицами" – на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;

Материальные ценности, полученные от разборки списанных основных средств, и излишки материалов, выявленные при инвентаризации, оценивают по рыночной стоимости и приходуют по дебету счета 10 с кредита счета 91 "Прочие доходы и расходы".

Материалы, полученные безвозмездно, принимаются на учет по рыночной стоимости по дебету счета 10 с кредита счета 98 "Доходы будущих периодов". По мере списания безвозмездно полученных материалов на счета учета затрат и по другим причинам выбытия (на счета 20, 23, 25, 26, 97 и др. с кредита счета 10) их стоимость списывается со счета 98 в кредит счета 91. Отпущенные в производство и на другие нужды материалы списывают с кредита материальных счетов в дебет соответствующих счетов издержек производства и на другие счета в течение месяца по учетным ценам. При этом составляют следующую бухгалтерскую проводку:

– Дебет счета 20 "Основное производство" (материалы отпущены основному производству);

– Дебет других счетов в зависимости от направления расходов материалов(25, 26 и др.)

– Кредит счета 10 "Материалы"

При списании материалов вследствие непригодности их фактическая себестоимость списывается со счета 10 "Материалы" в дебет счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

В зависимости от конкретных причин списания со счета 84 списанные материалы относят на счета учета затрат на производство и издержек обращения, расчетов по возмещению материального ущерба (счет 76) или финансовых результатов (счет 91). Акт на списание приведен в (приложении М).

По истечении месяца определяют разницу между фактической себестоимостью израсходованных материалов и стоимостью их по учетным ценам. Разницу списывают на те же счета затрат, на которые были списаны материалы по учетным ценам (счета 20, 25, 26 и др.).

Инвентаризация материалов

Инвентаризация (от лат. inventarium – нахожу, обнаруживаю) – один из обязательных приемов бухгалтерского учета, проведение которого в России регламентируется Федеральным законом о бухгалтерском учете № 129-ФЗ, Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Инвентаризация на предприятии проводится с целью сопоставления с данных фактического наличия товаров с данными бухгалтерского учета. Объектами проведения инвентаризации определены все имущество экономического субъекта независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств

– дебиторская и кредиторская задолженность,

– кредиты банков,

– займы и резервы.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственным лицам. Количество, дата проведения, объекты инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя назначается постоянно действующая комиссия, в состав которой входят представители администрации, работники бухгалтерии, инженерно-технический персонал.

Различают полную, частичную и выборочную инвентаризацию.

Полная – охватывает все категории средств (как принадлежащих предприятию, так и принятых на ответственное хранение, переработку и пр.), прав и обязательств; частичная – отдельные категории (денежная наличность в кассе, товары).

По периодичности проведения они бывают текущие и перманентные (постоянные, непрерывные).

По перечню решаемых вопросов различают комплексные и тематические инвентаризации.

Инвентаризация является одним из методов бухгалтерского учета и заключается в установлении на определенную дату фактических средств в натуральном и денежном выражении и источников их образования путем непосредственного пересчета (снятия остатков) инвентаризуемого объекта в натуре и сличения фактических остатков с данными бухгалтерского учета.

Результаты инвентаризации находят свое отражение на счетах. Периодическое обобщение информации по годовой инвентаризации отражается в годовом бухгалтерском отчете, а текущие – в отчетности того месяца, в котором была окончена инвентаризация.

Основными задачами инвентаризации являются:

– проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетном, валютном и других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, дебиторской и кредиторской задолженности и других статей баланса.

– контроль за сохранностью этих средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

– выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т. п.;

– выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

– проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

Таким образом, с помощью инвентаризации:

– проверяются полнота и достоверность данных бухгалтерского учета,

– выявляются ошибки, допущенные в учете,

– принимаются на учет неучтенные товары,

– контролируется сохранность хозяйственных средств,

– контролируется работа материально-ответственных лиц

Кроме того, инвентаризация занимает важное место в процессе осуществления экономического анализа. Значение инвентаризации заключается ещё и в том, что её осуществляют сами работники предприятия, поэтому она выступает одним из методов контроля работников за деятельностью предприятия.

Количество инвентаризаций в отчётном году, порядок и сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливается руководителем предприятия. Периодичность инвентаризаций предусмотрена Положением о бухгалтерском учете и отчетности Российской Федерации, например:

– денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности, не реже одного раза в месяц;

– расчетов по платежам в бюджет – не менее одного раза в квартал;

– расчетов с дебиторами и кредиторами – не менее двух раз в год;

– готовой продукции на складах, сырья и прочих материальных ценностей, незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки – не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

Организацию, проведение и контроль за проведением инвентаризации осуществляют две комиссии: постоянно действующая и рабочая. Кроме того, в межинвентаризационный период проверки и выборочные инвентаризации осуществляются работниками инвентаризационных групп, состоящих в штате предприятия. Персональный состав инвентаризационных комиссий и групп утверждается приказом руководителя предприятия (Приложение Н).

В состав постоянно действующей комиссии входят:

– Заместитель руководителя (председатель комиссии);

– Главный бухгалтер;

– начальники структурных подразделений (отделов);

Постоянно действующие комиссии выполняют следующие функции:

– заслушивают на своих заседаниях руководителей структурных подразделений по вопросам сохранности товарно-материальных ценностей;

– организуют проведение инвентаризаций и осуществляют инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;

– производят контрольно-проверочные и выборочные инвентаризации;

– рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу, порчу ценностей или другие нарушения, и дают предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных с целью сокрытия недостач, растрат или излишков подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.

План инвентаризаций составляется главным бухгалтером по согласованию с руководителем предприятия. Проведение инвентаризаций планируется на год с разбивкой по месяцам, ежемесячно план работы уточняется и при необходимости корректируется.

При этом важное значение имеет правильное установление очерёдности инвентаризаций: в первую очередь – у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу, а также у недостаточно квалифицированных работников.

Основанием проведения инвентаризации является приказ (распоряжение) (приложение Н), который вручается членам инвентаризационных комиссий. В приказе указывается состав инвентаризационной комиссии, конкретные объекты инвентаризации, сроки начала завершения работ, сдачи материалов инвентаризации в бухгалтерию.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей, инвентаризационная группа обязана:

– получить от материально ответственных лиц расписку в том, что у них нет неоприходованных и не списанных в расход ценностей, а также последние товарно-денежные отчёты и расписку о их сдаче, тщательно проверить их и проставить даты и подписи председателя;

– получить от кассира и проверить последний кассовый отчёт с выведенными в нём остатками денег в кассе;

– снять остаток наличия денежных средств в кассе, записать его в инвентаризационную опись;

– опломбировать места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;

– проверить исправность всех весоизмерительных приборов;

– в местах хранения вывесить ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей.

Проверка фактических остатков производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного пересчета, взвешивания, обмера непосредственно в местах хранения имущества.

Инвентаризация расчётов проводится путём сопоставления выписок из лицевых счетов с бухгалтерскими записями по счетам. Кроме того, комиссия высылает дебиторам или кредиторам выписки из счетов и просит подтвердить в кратчайшие сроки

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок оформляется актом, где отмечаются фактические суммы инвентаризации и контрольной проверки и фиксируются расхождения (Приложение О, П). Из акта о результатах инвентаризации на предприятии не выявлено недостачи материально-производственных запасов.

Все недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, независимо от причин возникновения, списывают с кредита соответствующих счетов (01, 10,15,50.) в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (по счёту 01 и 04 через счета 47 и 48). Со счёта 94 суммы недостач относят по назначению в следующем порядке:

Убыль ценностей в пределах установленных норм естественной убыли определяется после зачёта излишками по пересортице*. В том случае, если после зачёта по пересортице всё же оказалась недостача ценностей, нормы естественной убыли применяются только по тому виду ценностей, по которому осталась недостача, например:

Дт 20,26,44 Кт 94

Где недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли, утвержденных в установленном законодательством порядке, списываются с кредита счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" на издержки производства и обращения.

При отсутствии норм естественной убыли вся убыль рассматривается как недостача сверх нормы. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, порчу сверх норм естественной убыли, а также превышение стоимости недостающих ценностей над оказавшимися в излишке, возникающее при пересортице, относят на виновных лиц и оформляют бухгалтерской записью:

Дт 73/2 Кт 94, где

– дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба";

– кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Если в случае недостачи установленны виновные лица, то делается следующая бухгалтерская запись:

Дт 50 Кт 73/2 — в кассу организации;

Дт 70 Кт 73/2 — удержания из заработной платы.

Если бы на предприятии материальные ценности оказались в излишке, то материальные ценности подлежат оприходованию с отнесением на доходы организации в этом случае делается следующая бухгалтерская запись:

Дт 10 Кт 91/1

В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списывают со счёта 94 в дебет счёта 99"Прибыли и убытки", субсчёт 3 "Финансовые результаты от внереализационных операций".

3 Аудиторская проверка состояния учета материалов

Цель аудиторской проверки учета материально- производственных запасов. План и программа аудита.

Материально-производственные запасы (МПЗ), наряду с основными средствами и нематериальными активами, играют важнейшую роль в хозяйственной деятельности каждого предприятия. С их помощью осуществляется большинство известных на сегодняшний день производственных процессов, и они же служат первостепенной основой для создания конечного продукта, реализуемого организациями.

В качестве признаков, характеризующих актив, как МПЗ обычно указываются следующие:

– использование в производственном процессе для обеспечения функциональной деятельности организации.

– срок полезного использования (расходования) для объекта чаще всего не устанавливается свыше одного года

– конечное назначение объекта может состоять в последующей его перепродаже.

Соответственно, к материально-производственным запасам можно отнести готовое сырьё, источники сырья, расходные и строительные материалы, офисные принадлежности и так далее.

Программа аудита определяет тот комплекс задач, который предстоит разрешить аудитору в целях выражения независимого и объективного мнения о состоянии бухгалтерской отчётности и результатах финансово-хозяйственной деятельности аудируемого лица.

Применительно к аудиту материально-производственных запасов такими задачами являются:

– Проверка документации, оформляющей поступление МПЗ на предприятие.

– Проверка документации, оформляющей движение и выбытие МПЗ.

– Проверка сводного бухгалтерского учёта МПЗ.

– Установление соответствия расходования МПЗ установленным нормативам.

Собственно, данные задачи, в конечном счете, и определяют план аудиторской проверки.

Таблица 2 План аудиторской проверки

Наименование работ

1

Ознакомление с учетной политикой на предприятии

2

Проверка оформление поступления МПЗ

3

Ознакомление с бухгалтерской отчетностью

4

Проверка оборотных ведомостей по расчетам с поставщиками

5

Проверка списания МПЗ

Методика проведения аудита товарно-материальных ценностей

В начале работы аудитору необходимо ознакомиться с тем, каким образом на предприятии организована учётная политика и как работает система внутриорганизационного контроля.

Большое значение здесь имеют методы, применяемые предприятием в целях бухгалтерского учёта приобретаемых МПЗ, их движения, а также списания.

На ошибки в учётной политике указывают такие факты, как, например, отсутствие формального положения о ежегодной инвентаризации, непроведение аналитического учёта движения МПЗ внутри предприятия, равно как и несистематичность сверок такого движения в бухгалтерской документации.

Грубейшим случаем нарушения финансового контроля на предприятии выступает отсутствие в трудовых соглашениях складских работников положения о материальной ответственности.

Проведение инвентаризации проводится с целью установления наличия МПЗ на предприятии.

Инвентаризация может проводиться как по требованию аудитора бухгалтерскими работниками предприятия, так и самим аудитором по его усмотрению на любой стадии проверки.

Истребование и изучение бухгалтерской документации, отражающей поступление, движение и остаток МПЗ на учётных счетах.

Произвести пересчёт, то есть произвести повторный расчёт численных показателей, содержащихся в первичной учётной документации и сравнить с данными содержащимися в регистрах бухгалтерского учёта – главной книге, журналах-ордерах.

В случае, если у аудитора возникают сомнения в правильности и своевременности учёта, производимого бухгалтерией предприятия, необходимо прибегнуть к инспектированию, состоящему в контроле за учётной деятельностью бухгалтерских работников и проверить своевременность и полноту отражения в регистрах бухгалтерского учёта поступления и убытия МПЗ и правильность их оценки.

Основными источниками информации для аудитора здесь служат доверенности, приходные ордера, накладные, в том числе и накладные на отпуск материалов на сторону, акты об оприходовании материально-производственных ценностей, а также лимитно-заборные карты, служащие для документарного отражения отпуска материалов, постоянно применяемых в производственном процессе.

Данная документация должна быть проверена аудитором с целью подтверждения учётных данных об оприходовании и движении производственных запасов и на предмет выявления несоответствия требованиям, установленным законодательством РФ.

Вслед за аудитом учёта поступлением МПЗ, происходит комплексная проверка аналитического учёта движения материальных средств внутри организации.

Алгоритм действий аудитора при этом напрямую зависит от конкретного способа финансового учёта, применяемого организацией для отражения такого движения. При применении карточного или сальдового метода возникает необходимость сопоставления данных приходных, расходных и сальдовых ведомостей, а также карт складского учёта в случае использования документационного метода.

Сводный учёт МПЗ проверяется аудитором на основании данных главной книги, инвентаризационной документации, журнала-ордера и ведомостей по формам № 10, 10с, 11, и 14.

В случаях обнаружения хищения, недостачи и тому подобных фактов утраты ценностей, аудитором должен быть проведён контроль правильности списания объектов МПЗ. Отражение списания недостач и хищений происходит по кредиту счёта 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и дебету соответствующих счетов – 91, 73 и других. Когда недостача образуется в результате виновных действий работников предприятия, аудитор в обязательном порядке проверяет соблюдение при списании сумм недостачи требований трудового законодательства.