Бухгалтерский учет и анализ расчетов с подотчетными лицами

Бухгалтерский учет и анализ расчетов с подотчетными лицами.

Статьи по теме
Искать по теме

Нормативное обеспечение, основные понятия, порядок расчетов с подотчетными лицами

В хозяйственно-финансовой деятельности предприятия возникают операции, связанные с покупкой материальных ценностей, оплатой услуг за наличный расчет, требующих для их осуществления расходование наличных денежных средств подотчетными лицами. Перечень подотчетных лиц утверждается руководителем предприятия и является составной частью учетной политики предприятия. Кроме того, рабочим выезжающих в командировки выдаются наличные для оплаты соответствующих расходов, но эти рабочие не считаются подотчетными.

В Положении о ведении кассовых операций употреблен термин "подотчетное лицо" и предусмотрено, что подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию предприятия Отчет о расходовании полученных в кассе сумм в следующие сроки:

- по командировкам – в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки в течение десяти рабочих дней со дня выдачи наличных под отчет;

- на все другие производственные (хозяйственные) нужды – следующего рабочего дня после выдачи наличности под отчет [6].

Вместе с тем Положение о ведении кассовых операций не дает определения "подотчетного лица". Некоторые авторы дают следующее определение понятия "подотчетные лица": работники предприятия, которым поручено выполнять определенные производственные задачи с привлечением наличных средств (покупка товарно-материальных ценностей, оплата услуг), которые обязаны отчитаться об их использовании, но при этом предприятие обеспечивает подотчетное лицо средствами (авансом).

Работники, получающие денежные средства под отчет, называются подотчетными лицами.

Исходя из вышеприведенного термины "подотчетное лицо" и "лицо, которое выезжает в служебные командировки" имеют непохожие сущность и назначение. На предприятиях такие расходы, как правило, оплачиваются через подотчетных лиц, которые получают на эти цели средства из кассы предприятия (рисунок 1.1).

Бухгалтерский учет и анализ расчетов с подотчетными лицами

Рисунок 1.1 – Структура расходов, оплачиваемых через подотчетных лиц

К нормативным документам, определяющим правила совершения операций с подотчетными лицами, составляют документы, регулирующие порядок совершения операций с наличными денежными средствами в целом:

– Положение ЦБ РФ от 5 января 1998 г. N 4-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" (далее – Положение ЦБ РФ N 14-П);

– Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее – Порядок ведения кассовых операций);

В соответствии с этими документами все предприятия, организации и учреждения независимо от организационно – правовой формы обязаны:

– приходовать полученные наличные средства в кассу, хранить свободные денежные средства в учреждениях банков [17, п.14];

– производить платежи по своим обязательствам перед другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами – в пределах установленной ЦБ РФ суммы.

– для осуществления наличных расчетов иметь кассу и кассовую книгу, хранить в кассе наличные деньги в пределах установленного банком лимита [17, п.2.5].

Условия выдачи наличных денег под отчет приведены в п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.

Так, организации могут выдавать работникам из кассы наличные денежные средства под отчет на:

– командировочные расходы;

– хозяйственно – операционные нужды;

– расходы экспедиций, геологоразведочных партий;

– расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации.

При этом предприятия должны учитывать следующие требования Порядка ведения кассовых операций:

1) подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который деньги выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

2) выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

3) передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (ст.166 ТК РФ).

Таким образом, в командировку могут быть направлены только работники, состоящие с данной организацией в трудовых соглашениях, т.е. те, для которых она является либо основным местом работы, либо местом работы по совместительству, так как только такие работники должны подчиняться распоряжениям руководителя и внутреннему трудовому распорядку в целом.

Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Для правильного отражения организацией в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами при направлении их в командировки необходимо учитывать следующее:

– цель командировки;

– кто направляется в командировку;

– место командировки;

– срок командировки;

– какие расходы допускается нести работнику в служебной командировке;

– условия командировки за пределы России;

– порядок оформления командировки;

– порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Цель командировки определяет ее классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого, командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Право на компенсацию командировочных расходов имеют только работники предприятия. Компенсация командировочных расходов лицам, не работающим на предприятии или работающим в соответствии с гражданско-правовыми договорами, законодательством не предусмотрена. Однако не существует и закрытого перечня лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по ним списываются за счет целевых источников финансирования или на уменьшение прибыли организации. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием и передачей объектов непроизводственного назначения, и т.п.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, а именно:

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя [1, ст.167].

При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется в той организации, которая его командировала.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых из федерального бюджета [1, ст.167].

В настоящее время Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 г. № 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории российской федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов российской федерации, федеральных государственных учреждений" действуют нормы возмещения командировочных расходов в размере:

– оплата найма жилого помещения по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами – не более 550 руб./сут.;

– оплата найма жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов – 12 руб./сут.;

– оплата суточных за каждый день нахождения в командировке – 100руб.;

– оплата проезда к месту командировки и обратно – без ограничений.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый деньнахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке".

При расчете налоговой базы по налогу на прибыль суточные учитываются в размере 100 руб.

В случае временной нетрудоспособности находящегося в командировке работника, удостоверенной в установленном порядке, кроме пособия по временной нетрудоспособности, возмещаются расходы по найму жилья и суточные. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

При направлении в командировки работников других организаций и иных физических лиц такие командировки не признаются служебными и расходы по ним производятся организацией за счет использования прибыли.

Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия -день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. При этом в случае отправления транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. То же относится и ко дню приезда.

Перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания (на оплату проезда, найма жилого помещения, суточных и т.п.). Организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае данный работник в составе авансового отчета не представляет документы, подтверждающие его расходы по командировке.

По возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней представить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов.

По утверждению отчета руководителем он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованных сумм.

Оформление командировок за границу регулируется Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран".

По зарубежным командировкам работнику возмещаются следующие расходы:

– по получению загранпаспорта;

– по получению виз;

– по прописке загранпаспорта;

– по покупке в банке валюты страны командировки или обмену чека на иностранную валюту;

– по найму жилого помещения, подтвержденные документально;

– на провоз багажа;

– суточные за каждый день пребывания в командировке.

При направлении работника в служебную командировку за границу ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы в зависимости от реальных потребностей в стране пребывания с учетом непредвиденных расходов в пути и по прибытии к месту назначения. Наличные средства в иностранной валюте могут быть сняты со счета не ранее чем за три банковских дня до убытия работника в зарубежную командировку, или приобретены в обменном пункте. Снятые средства выдаются работнику под отчет. В случае невыдачи эти средства должны быть возвращены в полном объеме на тот же текущий валютный счет в течение трех банковских дней с момента их снятия.

Для покрытия расходов, связанных с загранкомандировкой, вместо наличной иностранной валюты может быть куплен банковский или дорожный чек в валюте.

Документально подтвержденные расходы по найму жилья и суточные возмещаются в пределах, установленных действующим законодательством.

Суточные выплачиваются в рублях или в валюте этих государств (если они не используют рубль в качестве платежного средства) по соотношению рубля с национальной валютой в данном государстве.

Размеры выплаты суточных и Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран установлены Приложением к Приказу Минфина России от 02.08.2004 N 64н.

За день до выезда в командировку суточные выплачиваются в размере100% (в рублях, если пересечение границы не совпадает с днем отъезда, в валюте, если граница пересекается в день отъезда, дата пересечения границы определяется по отметкам контрольно-пограничных пунктов в загранпаспорте). Работникам, выехавшим в командировку за границу и возвратившимся оттуда в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы. Если во время пребывания в командировке работников обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона не выплачивает суточные этим лицам.

Если принимающая сторона не оплачивает личные расходы, но предоставляет за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30% нормы. В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней суточные выплачиваются начиная с 61-го дня в размерах, установленных для работников заграничных учреждений Российской Федерации.

При принятии к учету авансовых отчетов и проверке гостиничных счетов следует учитывать, что за рубежом отели обычно предоставляют постояльцам целый комплекс услуг, стоимость которых включается в общую стоимость счета. Суммы, уплаченные за питание в гостиничных барах, кафе и ресторанах, а также другие личные услуги, включенные в счет по найму жилого помещения, оплачиваются за счет суточных. При условии, если предоставлено бесплатное жилое помещение, возмещение работнику расходов за проживание не производится. В приказе о командировании, издаваемом руководителем организации, должны быть оговорены все условия пребывания работника в командировке с приложением приглашения принимающей стороны.

Порядок, установленный для оплаты проезда к месту загранкомандировки и обратно, немного отличается от порядка, установленного по командировкам внутри страны.

Так, в зависимости от должности направляемого в командировку за границу сотрудника лимитирован класс проезда. Руководителям организаций и их заместителям проезд воздушным, железнодорожным и водным транспортом оплачивается по тарифу первого класса, всем остальным – по тарифу второго класса; при этом на самолетах – по тарифу экономического класса, на судах – по тарифу туристического класса.

Возмещаются расходы по проезду на вокзал, аэродром, пристань и от них в местах отправления, назначения, пересадок. Кроме того, подлежат оплате аэродромные, страховые и комиссионные сборы, а также провоз багажа (30кг – независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым пользуется работник).

Наряду с командировочными расходами работники организации могут получать в кассе наличные денежные средства на:

– хозяйственно – операционные расходы;

– представительские нужды.

При этом необходимо учитывать следующее:

– наличные денежные средства выдаются работникам в размере 10-дневной потребности и на срок не более 15 рабочих дней;

– платежи наличными производятся в пределах лимита, установленного Банком России для расчетов наличными средствами между юридическими лицами, а именно 100 000 руб. по одному договору (сделке);

– лимит устанавливается на один платеж, под которым понимается платеж по одному документу или платеж в один день по нескольким документам;

– платежи должны вноситься в кассу организации – продавца;

– при совершении покупки товаров у физических лиц сделки должны быть совершены в письменной форме и заверены нотариально, если это предусмотрено законодательством или соглашением сторон [2, ст.163];

– при совершении покупки у физического лица сделка оформляется договором купли – продажи, который содержит данные физического лица – продавца товара;

– при покупке сельхозпродукции у населения составляется закупочный акт, который должен содержать обязательные реквизиты (паспортные данные, место жительства продавца, наименование продуктов и т.п.).

Бухгалтерский учет расчетов подотчетных лиц

Выдача наличных денег из касс предприятий подотчетным лицам производится по расходным кассовым ордерам или надлежащим образом оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно – хозяйственные расходы, применяется унифицированная форма "Авансовый отчет" (форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55), которая составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных УММ в установленном порядке.

В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 г. N 26 при направлении работников в командировки и по возвращении из них должны использоваться следующие унифицированные формы:

N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

NТ-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";

N Т-10 "Командировочное удостоверение";

N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".

Указанные унифицированные формы обязаны применять юридические лица всех форм собственности [19].

Форма N Т-9 применяется для оформления и учета направления работника в командировку, а форма N Т-9а применяется для оформления и учета при направлении работников в командировку. Они отличаются лишь тем, что форма N Т-9 предполагает одно командированное лицо, а форма N Т-9а оформляется на нескольких лиц (комиссию, бригаду), направляемых в командировку. В приказе (распоряжении) указывается фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, профессия, должность, а также цель, время и место командировки. Готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы (при отсутствии в организации кадровой службы – другое уполномоченное лицо), а подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку.

Постановлением N 26 не установлено оформление определенного количества экземпляров приказов. На практике копии приказов (распоряжений) о направлении в командировку изготавливаются в необходимом количестве, в соответствии со схемой документооборота и структурным делением предприятия. Небольшое предприятие может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре – в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в Книге приказов.

Крупные предприятия обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя предприятия (канцелярии), второй – для отдела кадров, третий – для бухгалтерии, четвертый остается в структурном подразделении (цехе, отделе, филиале, представительстве), в котором работают командированные лица.

При направлении в командировку нескольких работников организации одновременно для выполнения общих целей в составе комиссии, бригады, для коллективного участия в семинарах, учебе и т.п. оформляется Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (унифицированная форма N Т-9а).

Работник кадровой службы должен подготовить приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (унифицированная форма N Т-9а).

В качестве наиболее распространенного основания для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку в формах N N Т-9 и Т-9а указывается служебное задание (форма N Т-10а) [20].

Унифицированная форма N Т-10а применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также служит отчетом о его выполнении. Без этого документа издание приказа и выписка командировочного удостоверения (форма N Т-10) не должны производиться. По возвращении из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с "Командировочным удостоверением" (форма N Т-10) и авансовым отчетом.

Таким образом, служебное задание является и завершающим документом в комплекте первичных документов, составляемых командированным лицом. После утверждения авансового отчета производится либо возврат остатка подотчетных сумм в кассу предприятия, либо возмещение работнику предприятия понесенных расходов (в случае, если они превысили ранее выданный аванс).

Проверка целесообразности расходования денежных средств и результатов командировки выполняется руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации. Для оценки качества и полноты выполнения командировочного задания и применяется унифицированная форма N Т-10а.

Командировочное удостоверение (форма N Т-10) выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9) и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него.

Командировочное удостоверение должно обязательно содержать отметки о прибытии и выбытии работника, заверенные подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью. Если работник командируется в разные населенные пункты, то соответствующие отметки должны заверяться печатью предприятия, отправляющего и принимающего работника. При этом фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него.

Командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные.

Общий порядок отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций предприятий с использованием наличных денежных средств, в том числе расчетов с подотчетными лицами, устанавливает План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкция по его применению, утвержденные Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 34н [8].

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно – хозяйственные и операционные расходы, предназначен активно-пассивный счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных норм суточных и квартирных. Факт обоснованной выдачи наличных денег подотчетному лицу сопровождается бухгалтерской записью:

Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" К-т 50 "Касса".

Расходы, оплачиваемые из подотчетных сумм, списывают согласно утвержденному авансовому отчету и предъявленным документам следующим образом:

Д-т 10 "Материалы", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей", 41 "Товары", К-т 71 Расчеты с подотчетными лицами" – оприходованы соответствующие материальные ценности;

Д-т 20 "Основное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу", К-т 71"Расчеты с подотчетными лицами" – отражены соответствующие расходы.

Возврат остатка неиспользованных сумм в кассу оформляют следующей записью: Д-т 50 "Касса", К-т 71 "Расчетные счета".

Важным элементом внутреннего контроля за денежными суммами, выданными под отчет, является порядок отражения в учете подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки. Эти суммы отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем они списываются: со счета 94 в дебет счета 70 – если онимогут быть удержаны из оплаты труда работника, или в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" – когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника.

Учет расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте целесообразно вести на отдельных субсчетах к счету 71 в определенного вида валютах.

Например, субсчет 71-1 предназначен для учета расчетов в рублях, субсчет71-2 – в долларах США, 71-3 – в евро и т.д. Так же поступают при открытии субсчетов к счету 50 "Касса".

Учет движения валютных средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте сопровождается бухгалтерскими записями:

1) Д-т 50, субсчет 2 "Касса в долларах США", К-т 52 "Валютные счета"- на сумму долларов США, полученных в кассу организации, согласно представленной в кредитное учреждение заявке и кассовому чеку;

2) Д-т 71, субсчет 2 "Расчеты с подотчетными лицами в долларах США", К-т 50, субсчет 2, – на сумму выданного командируемому лицу аванса в долларах США.

Денежные средства могут быть выданы работнику на представительские расходы. Их состав установлен п.2 ст.264 НК РФ. Состав представительских расходов организация определяет при утверждении сметы общехозяйственных расходов на отчетный (налоговый) период. В течение отчетного (налогового) периода представительские расходы включаются в состав прочих расходов по норме, установленной п.2 ст.264 НК РФ. Размер расходов не должен превышать 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный(налоговый) период. При превышении установленной нормы сумма налогооблагаемой прибыли увеличивается для целей налогообложения.

Названные операции отражаются в учете следующими записями:

Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами", К-т 50 "Касса" – выданыденежные средства под отчет на представительские расходы;

Д-т 26 "Общехозяйственные расходы",

К-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" – отражены представительские расходы в составе затрат;

Д-т 19 "НДС по приобретенным ценностям"

К-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" – отражен НДС;

Д-т 50 "Касса"

К-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" – возвращена неиспользованная часть денежного аванса согласно авансовому отчету;

Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

К-т 50 "Касса" – выданы деньги в перерасход по авансовому отчету;

Д-т 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)"

К-т 68 "Расчеты по налогам и сборам" – восстанавливается сумма НДС, приходящаяся на перерасход в случае превышения фактических расходов над нормируемыми.

В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить авансовые отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Так, в течение трех дней по возвращении должны быть представлены отчеты по командировкам. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются в учете следующей проводкой:

Д-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

К-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

В дальнейшем эти суммы списывают со счета 94. Если эти суммы могут быть удержаны из заработной платы, оформляется следующая проводка:

Д-т 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

К-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

Если подотчетные суммы не могут быть удержаны из оплаты труда работника, делается следующая проводка:

Д-т 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет"Расчеты по возмещению материального ущерба", К-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Если предприятие своей учетной политикой определило сверхнормативные компенсационные выплаты по командировочным расходам как расходы по обычным видам деятельности, их учет должен осуществляться с применением счета 91 "Прочие доходы и расходы" с последующим отражением на счете 99 "Прибыли и убытки" и включением суммы расходов в налогооблагаемую базу для исчисления единого социального налога [12].

Методика анализа расчетов с подотчетными лицами

Методика анализа – это четкая последовательность действий, представленная в виде инструкции, и применяемая для изучения сущности, закономерности и тенденций развития какого-либо процесса.

В экономическом анализе методика представляет собой совокупность аналитических способов и правил исследования экономики предприятия, определенным образом подчиненных достижению цели анализа.

Общую методику понимают как систему исследования, которая одинаково используется при изучении различных объектов экономического анализа в различных отраслях национальной экономики.

Частные методики конкретизируют общую относительно к определенным отраслям экономики, к определенному типу производства или объекту исследования.

Любая методика анализа представляет собой методологические советы (инструкции) по исполнению аналитического исследования и содержит следующие моменты:

- задачи и формулировки целей анализа;

- объекты анализа;

- системы показателей, с помощью которых будет исследоваться каждый объект анализа;

- советы по последовательности и периодичности проведения аналитического исследования;

- описание способов исследования изучаемых объектов;

- источники данных, на основании которых производится анализ;

- указания по организации анализа (какие лица, службы будут проводить отдельные части исследования);

- технические средства, которые целесообразно использовать для аналитической обработки информации;

- характеристика документов, которыми лучше всего оформлять результаты анализа;

- потребители результатов анализа.

Рассмотрим указанные этапы применительно к методике анализа расчетов с подотчетными лицами.

Анализ расчетов с подотчетными лицами нацелен на разработку мероприятий по совершенствованию учета с подотчетными лицами на предприятии.

Задачи анализа расчетов с подотчетными лицами:

- контроль за соответствием положениям нормативных актов порядка, размеров и условий выдачи сумм подотчет;

- выявление фактов нарушения порядка выдачи подотчетных сумм, нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами;

- разработка мероприятий по устранению недостатков в учете и отчетности по расчетам с подотчетными лицами.

Объект анализа – данные аналитического учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами", где собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

В процессе анализа расчетов с подотчетными лицами необходимо учитывать положения следующих документов:

- Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете";

- Письмо ЦБ РФ от 15.02.2012 № 36-3/25 "О лимите кассы";

- Положение ЦБ РФ от 24.04.2008 № 318-П О порядке ведения кассовых операций;

- инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 "О служебных командировках в пределах СССР";

- письмо Банка России от 29 сентября 1997 г. № 525 "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами", принятое в соответствии с Федеральным законом от 2 декабря 1990 г. № 394-1 (в редакции от 28 апреля 1997 г.);

- постановление Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (с изменениями от 13 мая 2005 г.); других документов бухгалтерского учета.

Анализ расчетов с подотчетными лицами должен проводиться ежемесячно.

В процессе анализа учета расчетов с подотчетными лицами используется метод группировки, сравнения, относительных величин.

При проведении анализа учета расчетов с подотчетными лицами используются:

- локальные нормативные акты (приказы (распоряжения) о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9, № Т-9а);

- командировочные удостоверения (форма № Т-10);

- служебные задания для направления в командировку и отчеты о его выполнении (форма № Т-10а);

- документы, подтверждающие произведенные расходы (кассовые и товарные чеки, накладные, счета, акты закупки, проездные билеты, счета гостиниц и т.д.);

- авансовые отчеты (форма № АО-1);

- приказы по предприятию об утверждении списка лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

- обороты по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами";

- аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами";

- бухгалтерский баланс (форма № 1).

Порядок проведения анализа включает в себя следующие этапы:

1) анализируется динамика кредиторской задолженности предприятия с подотчетными лицами на основе данных бухгалтерского баланса;

2) анализируется доля задолженности подотчетных лиц в общей сумме кредиторской задолженности предприятия и ее динамика на основе данных бухгалтерского анализа;

3) изучается состав подотчетных лиц на основании данных аналитического учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами";

4) изучаются направления расходования средств по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" на основе данных аналитического учета;

5) изучаются первичные и отчетные документы, подтверждающие правильность отражения операций на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами";

6) выявляются недостатки организации учета расчетов с подотчетными лицами;

7) разрабатываются мероприятия по устранению недостатков и совершенствованию учета расходов с подотчетными лицами.

Анализ расчетов с подотчетными лицами проводится бухгалтерской, аудиторской службой, финансовым или планово-экономическим отделом.

Результаты анализа используются бухгалтерской службой предприятия, руководством предприятия.

Методика проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

Целью аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами, как составной частью внутрихозяйственных расчетов, является формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности в части показателей, отражающих обязательства по внутренним расчетным операциям, и о соответствии применяемой методики учета и налогообложения действующим нормативным документам.

Объектами аудита расчетов с подотчетными лицами являются показатели отчетности, отражающие состояние внутренних расчетов, в частности с подотчетными лицами (табл. 1.1).

Таблица 1.1 Объекты аудита расчетов с подотчетными лицами

Показатели отчетной формы

Показатели учетных регистров (главная книга и т.п.)

Наименование

Показатель

1

Баланс (форма № 1)

Прочие дебиторы

Дебетовое сальдо счетов 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 73 "Расчеты с персоналом по прочим операция"

2

Баланс (форма № 1)

Прочие кредиторы

Кредитовое сальдо счетов 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

В аудиторском заключении следует указывать, что ответственностью аудитора является выражения мнения о финансовой отчетности на основе результатов аудиторской проверки, для противопоставления ее ответственности управленческого персонала за подготовку и достоверное отражение информации в финансовой отчетности.

Основным источником сбора информации при проверке расчетов с подотчетными лицами являются следующие первичные документы и учтенные регистры (табл. 1.1).

Таблица 1.2 – Учетные регистры – источники информации при проведении внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами

Номер синтетического балансового счета

Регистры журнально-ордерной формы, в которых отражаются операции:

по дебету счета 71

по кредиту счета 71

Счет 71

журнал – ордер N 1,

журнал – ордер N 7

ведомость N 7

журнал- ордер N 7

счет 71

журнал – ордер N 3

журнал – ордер N 3

Номер синтетического балансового счета

Учетные регистры, в которых отражаются операции:

по дебету счета 76

по кредиту счета 76

счет 76

"Ведомость учета расчетов и прочих операций" Форма N В-5

Форма N В-5

"Ведомость учета расчетов прочих операций"

К источникам информации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами относятся также:

- Авансовые отчеты;

- Командировочные удостоверения;

- Журналы учета работников, прибывающих и выбывающих в командировки;

- Инвентаризационная опись по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами";

- Машинограммы по счету 71 (карточка счета, анализ счета);

- Журнал-ордер № 7;

- Бухгалтерские справки по расчету сверхнормативной величины командировочных расходов;

- Главная книга.

Поскольку аудит любой организации – это сложный процесс, требующий существенных затрат времени на его организацию, целесообразно в каждой аудиторской фирме постоянно проводить работу, направленную на максимальное сокращение времени проверок, не снижая при этом их качества и не увеличивая аудиторский предпринимательский риск.

Основной путь решения этой проблемы – это выработка и постоянное совершенствование методики проверки каждого раздела или участка бухгалтерского учета. Задача состоит в том, чтобы разработать необходимые конкретные процедуры и дать подробное описание порядка их проведения.

Методики выполнения аудиторских проверок, разрабатываемые специалистами аудиторских организаций, являются их коммерческой тайной, их"ноу-хау".

Каждый аудитор самостоятельно выбирает последовательность своей работы исходя из особенностей проверяемого предприятия и условий договоров с клиентом. Применение апробированных методик аудиторской проверки позволяет минимизировать аудиторский риск и проводить проверку в более сжатые сроки. Разработка практических методик для проверки каждого раздела или объекта учета – дело весьма трудоемкое.

Рассмотрим подробное описание порядка проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами.

Последовательность работ при проведении аудиторской проверки операций по расчетам с подотчетными лицами можно разделить на 3 этапа:

Этап 1 – Ознакомительный

Этап 2 – Основной

Этап 3 – Заключительный

Каждый этап аудиторской проверки включает в себя соответствующие вопросы, которые должен изучить аудитор.

1 -и этап. Ознакомительный.

1. Изучение приказа об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы.

2. Проверка наличия журналов учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих в командировки.

3. Проверка наличия в учетной политике или других распорядительных документах по организации сроков, на которые выдаются авансы на хозяйственно-операционные расходы, периодичности и сроков проведения инвентаризации расчетов.

4. Установление объема и состава документов, подлежащих проверке всоответствии с установленной материальностью и рабочим планом проверки.

2-й этап. Основной.

1. Аудит оформления первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами.

2. Аудит тождественности показателей бухгалтерской отчетности и регистров бухгалтерского учета.

3. Проверка правильности проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

4. Проверка соответствия записей по выдаче, использованию и возврату подотчетных сумм данным журнала-ордера № 7 или другого учетного регистра по счету 71.

5. Установление фактов выдачи денежных средств под отчет при наличии остатка неизрасходованного предыдущего аванса.

6. Проверка своевременности возврата неизрасходованных подотчетных сумм, выданных на командировочные.

7. Аудит правильности отнесения на себестоимость операционно-хозяйственных расходов из подотчетных сумм и оприходования приобретенных через подотчетных лиц материальных ценностей.

8. Аудит обоснованности предъявления бюджету НДС по приобретенным материальным ценностям, оплаченным работам и услугам через подотчетных лиц.

9. Аудит правильности отнесения на себестоимость расходов по командировкам, в том числе ведение раздельного учета произведенных затрат в соответствии с установленными нормами и сверхнормативных расходов.

10. Аудит правомерности включения в совокупный доход работников для целей налогообложения сумм, превышающих расходы в пределах установленных норм (кроме сверхнормативных расходов по найму жилого помещения), а также расходов на личные нужды.

11. Проверка правильности расчетов с лицами, не работающими в организации, по служебным поездкам за счет проверяемой организации.

12. Аудит обоснованности предъявления бюджету НДС по транспортным документам, счетам гостиниц, за пользование постельными принадлежностями.

13. Проверка правильности ведения раздельного учета расчетов с подотчетными лицами в валюте и параллельно в рублях.

14. Аудит правильности учета разниц по расчетам с подотчетными лицами в иностранной валюте.

15. Проверка правомерности получения в банке валюты на командировочные расходы через уполномоченных организации, своевременности и полноты ее оприходования и выдачи в подотчет.

16. Проверка своевременности и полноты возврата неизрасходованной валюты в кассу организации и ее зачисления на текущий валютный счет.

3-й этап.Заключительный.

1. Формирование пакета документов, передаваемых другим аудиторам для последующего анализа и обработки.

2. Составление аудиторского отчета и представление его совместно срабочей документацией руководителю группы.

Исходя из практики, можно выделить основные моменты, которыедолжны быть включены в методику детальной проверки какого-либо раздела бухгалтерского учета:

- перечень нормативных документов, регулирующих порядок отражения хозяйственных операций по данному бухгалтерскому счету;

- описание альтернативных учетных решений, выбор которых предоставлен экономическому субъекту нормативными документами, отражаемых в учетной политике;

- состав первичных документов по счету;

- регистры аналитического учета по счету;

- регистры синтетического учета по счету;

- бухгалтерская отчетность, в которой находит отражение раздел (участок, бухгалтерский счет);

- классификатор возможных нарушений по разделу (участку, бухгалтерскому счету);

- перечень типовых нарушений по разделу (участку, бухгалтерскому счету);

- перечень вопросов (вопросник) для проведения типовых вопросов на этапе планирования аудиторской проверки;

- перечень аудиторских процедур, применяемых при проверке оборотови остатков по счету;

- последовательность выполнения аудиторских процедур;

- методы сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке;

- особенности проведения аудита в условиях использования ПЭВМ;

- применение методов экономического анализа.

При проведении проверки выявленные несоответствия и отклонения отражаются в рабочих документах аудитора. Документирование аудита является одним из важнейших условий его квалифицированного проведения.

Трудно представить бухгалтера, который при отсутствии первичных бухгалтерских документов составляет баланс (отчет) организации. И если даже такое случиться, то достоверность составленного им отчета будет вызывать глубокие сомнения.

Для аудитора, составляющего отчет о результатах проведенного аудита, рабочие документы (файлы) с подробным описанием планирования проверки, ее хода, анализа системы внутреннего контроля и учета, выводов по результатам проверки отдельных разделов и документов, их подтверждающих, являются такими же первичными документами, при отсутствии которых подготовка достоверного отчета (заключения) не возможна.

На основании рабочей документации аудиторская фирма может отстаивать свои интересы в суде в случае претензий клиентов по поводу низкого качества проведенного аудита.

Рабочие документы должны обеспечивать документальное подтверждение того, что проверка проведена надлежащим образом (глубоко и качественно), раскрывать методы аудита, объем проверенных документов и подтверждать полноту и качество аудиторского заключения.

Правило (стандарт) аудиторской деятельности "Планирование аудита"[27] дает примерный перечень документов, которые могут быть включены в состав рабочей документации аудиторской организации:

1. Информация относительно организационно-правовой формы и организационной структуры экономического субъекта.

2. Извлечение или копии учредительных документов экономического субъекта, а также иных важных его юридических документов (договоров, контрактов, протоколов и т.п.).

3. Материалы, свидетельствующие о планировании аудита, и программы аудита.

4. Записи об изучении и оценке систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля (описания, вопросники, схемы документооборота или комбинация их).

5. Анализ хозяйственных операций и остатков по счетам бухгалтерского учета.

6. Анализ существенных показателей и тенденций деятельности экономического субъекта.

7. Записи о характере, дате проведения и объеме проведенных аудиторских процедур и результатах таких процедур.

8. Материалы, свидетельствующие о том, что работа, выполненная не аудиторами, контролировалась аудиторами.

9. Сведения о том, кем и когда выполнялись аудиторские процедуры.

10. Копии переписки с другими аудиторскими организациями, экспертами и прочими лицами в связи с проводимым аудитом экономического субъекта.

11. Копии переписки или записи обсуждений во время встреч с экономическим субъектом по поводу вопросов, возникших в процессе аудита, включая условия проведения аудита.

12. Письма-подтверждения, полученные от экономического субъекта.

13. Выводы, сделанные аудиторской организацией по результатам аудита.

14. Копии бухгалтерской или финансовой документации экономического субъекта.

Однако, это далеко не полный перечень возможных рабочих документов. Более широкий и подробный их перечень должен определяться каждой аудиторской организацией своими внутрифирменными стандартами.

В аудиторской организации целесообразно рабочие документы подразделять на типы. К четырем основным типам документов можно отнести:

1. Комплект документов сверки, который содержит:

-входящее сальдо по счетам от предыдущего периода;

-сальдо и обороты по счетам за текущий период;

-соответствие сальдо и оборотов по каждому счету главной книги;

-корректировочные исправления, внесенные в ходе аудита;

-корректировочные исправления, внесение которых требуется по результатам аудита;

-окончательное сальдо по счетам за текущий период в тех случаях, когда его определение возможно.

2. Комплект документов проверки – изучение расхождений в остатке на счете, определявшимся по разным источникам, т.е. соответствие данных первичных документов данным главной книга. В этот комплект входят все документы (таблицы и т.п.) составляемые в ходе аудита правильности, правомерности и достоверности совершенных операций и их соответствия законодательным и нормативным документам РФ.

3. Анализ сальдо на конец периода – в этом комплекте документов подытоживаются компоненты сальдо на конец периода и проверяется его достоверность.

4. Комплект документов по анализу финансового состояния организации – в этом комплекте документов должны быть собраны в виде таблиц и расчетов все аналитические показатели необходимые и связанные с проведением экспресс-анализа и детального анализа финансового состояния баланса организации.

Таким образом, учет и аудит расчетов с подотчетными лицами проводится в соответствии с требованиями законодательных актов и нормативных документов, регулирующих порядок осуществления и отражения в учете данной группы внутрихозяйственных расчетов.

Литература

1. Налоговый кодекс РФ, правовая система "Гарант", по состоянию на 01.01.2013 г.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Части I и II. – М. проспект, 2010 г.

3. Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.11 N 402-ФЗ, правовая система ""Консультант Плюс", по состоянию на 31.01.2013 г.

4. Федеральный закон "Об аудиторской деятельности" от 30.12.2008г. №307-ФЗ.

5. Федеральный закон "О валютном регулировании и валютном контроле" от 10.12.2003 173-ФЗ.

6. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению. Утверждены приказом Минфина РФ от 31.10. 2000 г. № 94н.

7. Постановление Правительства Российской Федерации от 13.10.2008г.

№ 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".

8. Положение ЦБР от 12 октября 2011г. №373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации".

9. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Минфина РФ от29.07.98 г. № 34н (в ред. Приказа Минфина РФ от 24.03. 2010 г. № 31н).

10. Басаков М.И. Азы бухгалтерского учета: практическое пособие. – Ростов н/Д.:Феникс, 2012 – 158 с.

11. Бычкова С.М., Бадмаева Д.Г.Бухгалтерский финансовый учет: Уч. пособие. – М.: Эксмо, 2008. – 528 с. (Серия: Высшее экономическое образование)

12. Илышева Н.Н., Крылов С.И. Анализ финансовой отчетности: учебное пособие для студентов вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – 431 с.

13. Касьянова Г.Ю. Главная книга бухгалтера (5-е изд., перераб. и доп.). – М.:АБАК, 2013. – 864с.

14. Касьянова Г.Ю.Расчеты с подотчетными лицами: 2-е изд.- М.: АБАК, 2011. – 88 с.

15. Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие для студентов вузов. – М.: 2009. – 592с.

16. Рогуленко Т.М. Бухгалтерский финансовый учет: учебник – М.: КНОРУС, 2011. – 288с.

17. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. Учебник (5-е изд.). – М.: "Инфра – М", 2009. – 536с.