Бланк в делопроизводстве

Бланк в делопроизводстве.

Статьи по теме
Искать по теме

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 " Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

1. Понятие бланка в делопроизводстве

Бланк документа – это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:

расположению реквизитов;

по автору документа;

виду документа.

Бланк в делопроизводстве

Классификация бланков документа

Для изготовления бланков документов используются два формата бумаги – А4 и А5. Форматы бумаги установлены ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы" и имеют размеры (в мм):

А4-210x297;

А5- 148x210.

ГОСТ Р 6.30–2003 устанавливает, что бланки документов должны иметь поля не менее (мм):

левое – 20;

правое -10:

верхнее – 20

нижнее – 20.

Бланки документов могут изготавливаться типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники. В последнем случае достаточно иметь электронный шаблон бланка и использовать его при изготовлении документа.

Реквизиты могут размещаться на бланке документа одним из двух способов:

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает три вида бланков:

- общий;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используется для изготовления любых документов, кроме писем.

Бланки разрабатываются для организации в целом, ее структурных подразделений, должностных лиц. В первом случае реквизит "Наименование организации" включает только официальное название организации, во втором – наименование организации и название структурного подразделения, в третьем – название организации и наименование должности лица или наименование территории и название должности лица.

Бланки структурных подразделений и должностных лиц применяются в том случае, если руководитель подразделения и должностное лицо имеют право издавать документы.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов включает следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации), эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

- наименование организации;

- место составления или издания документа, а также отметки для реквизитов:

- дата документа;

- регистрационный номер документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов включает следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации;

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- наименование организации,

- справочные данные об организации, а также при необходимости может содержать ограничительные отметки для реквизитов:

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- адресат;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов включает следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации), эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для размещения реквизитов:

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле.

На бланках субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного языка язык субъекта Федерации, реквизиты "Наименование организации", "Справочные данные об организации", "Место составления или издания документа" печатают на двух языках – русском (слева) и национальном (справа).

Документы могут изготавливаться любым способом: на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств персональных компьютеров. Отдельные внутренние документы (заявления., объяснительные записки и др.) допускается писать от руки пастой или чернилами черного или синего цвета.

При изготовлении документов более чем на двух страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля листа без проставления дополнительных знаков (точек, дефисов и пр.).

При изготовлении документов может использоваться и оборотная сторона листа.

Бланк в делопроизводстве


2. История бланка в России

Бланки начали широко использоваться в делопроизводстве российских учреждений с XIX в. Первоначально они были рукописные, их писали каллиграфы и они заготовлялись впрок "для ускорения хода дел и уменьшения занятий канцелярских работников.

Затем бланки стали изготовлять методом гравирования, а вслед за этим получили распространение бланки, набранные в типографии. В это время бланки использовались только для переписки, они включали наименование учреждения, одного или нескольких структурных подразделений, место для даты и регистрационного индекса, местонахождение учреждения. Примеры таких бланков даны на рис. 1 и 2. Адрес учреждения – автора документа в бланке не помещали. Внедрение в практику делопроизводства бланков избавило служащих от необходимости многократно переписывать одни и те же сведения об учреждении. В это же время начинают создаваться бланки, содержащие обозначение должности автора управленческого документа, которые в настоящее время принято называть должностными.

Бланки относятся к тем элементам документирования, которые в числе первых были упорядочены в первые годы советской власти. Еще в 1918 г. специальное постановление правительства2 определило состав реквизитов бланка государственных учреждений РСФСР – название ведомства, учреждения, должностного лица, дата, номер, адрес учреждения-автора.

Рисунок 1 СЗРИ. Спб, 1832, т.2. № 546.

Рисунок 2 Постановление СНК РСФСР "О форме бланков государственных учреждений" СУ РСФСР, 1918, № 29, ст. 309.

Бланк в делопроизводстве

Первые советские стандарты, регламентирующие правила составления и оформления управленческих документов, были созданы в 1920-е годы. В одном из них3 была закреплена форма бланка письма, установлен состав обязательных реквизитов, их расположение на листе бумаги. Действовал стандарт до начала Великой Отечественной войны.

Стандартизация документов в нашей стране была возобновлена как одно из направлений совершенствования документов управления только в 1 970-е годы и в числе первых стандартов были разработаны требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов, в числе которых были и требования к бланкам документов.

Согласно терминологическому стандарту, бланк документа – это "набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа." Бланк даёт сведения об авторе документа, позволяющие его идентифицировать как создателя официального письменного документа.

3. Требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков

Гербовые бланки документов, т.е. бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, является полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Изготовление гербовых банков производят по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений, определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации и соответств4ующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Гербовые бланки в организациях подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости – и серии этих номеров.

Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации.

В случае обнаружения нарушений комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья.

Законом установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант, одноцветный варианта геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита. Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте, а также его воспроизведение без геральдического щита в виде главной фигуры – двуглавого орла.

Государственный герб Российской Федерации (многоцветный вариант) помещается на бланках:

- федеральных конституционных законов и федеральных законов;

- указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

- постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

- решений Конституционного Суда Российской Федерации;

- решений Верховного.Суда Российской Федерации

- решений Высшего Арбитражного суда Российской Федерации;

- Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- Правительства Российской Федерации;

- Конституционного Суда Российской Федерации;

- Верховного Суда Российской Федерации;

- Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации; в одноцветном варианте помещается на бланках:

- Администрации Президента Российской Федерации;

- Полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

- Федеральных органов исполнительной власти;

- Генеральной Прокуратуры Российской Федерации;

- Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

- Счетной палаты Российской Федерации;

- Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

- Центрального банка Российской Федерации/

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещают на бланках:

- Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

- органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

- органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

- федеральных судов;

- органов прокуратуры Российской Федерации;;

- консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

Изображения герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Изображение герба рекомендуется делать диаметром не более 20 мм.

Выводы

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать. Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона.

Несмотря на то, что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

Литература

1. Чуковенков А.Ю. Янковская В.Ф. Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). Требования к оформлению документов". М., "Проспект". 2004.

2. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления организацией на основе ГОСТ Р 6.30-2003): 100 экзаменационных ответов. Экспресс-справочник для студентов вузов. М.- Ростов на Дону. "МарТ". 2007

3. Басаков М.И. Современное делопроизводство, М.: Ростов-на-Дону Феникс 2007

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Главархив СССР, 1991

5. Наумов И.Н.Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов Пензенский государственный университет. 2007г