Внутренее делопроизводство

Внутренняя регламентация делопроизводства организации.

Статьи по теме
Искать по теме

Система делопроизводства в организации

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.). К нему относятся процессы создания документов, а также такие операции, как получение, обработка, регистрация, контроль сроков исполнения, хранения документов.

При этом под документом понимается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Общие нормы и правила делопроизводства устанавливаются государством, закрепляются в законодательных актах или нормативно-методических документах межотраслевого действия. Таким образом, документирование во многих случаях является обязательным.

Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их оформление и сохранность несет руководить образовательного учреждения.

Непосредственная работа по делопроизводству выполняется секретарем или иным должностным лицом, на которое возлагается работа с документами.

Основной целью делопроизводства, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

– совершенствование форм и методов работы с документами;

– обеспечение единого порядка документирования;

– обеспечение единого порядка работы с документами;

– контроль за исполнением документов;

– хранение документов;

– унификация форм документов;

– сокращение по возможности документооборота;

– методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

– внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.

К технологическим функциям относятся:

– осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки поступающих документов;

– регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов;

– ведение информационно-справочной работы по документам организации;

– машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

– копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

– разработка и проектирование бланков документов;

– подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяются:

– подготовка к докладу руководству поступающих документов;

– организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

– регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

– организация хранения документов в структурных подразделениях;

– организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

– повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;

– организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

– организация делопроизводства по обращениям граждан;

– разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

– контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. отправляемых и внутренних документов);

– контроль за сроками исполнения документов;

– осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

– организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

– обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

– обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

– разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

– проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

– проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Деятельность Учреждения фиксируется в разных видах документов – это устав, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу Организационные документы.

Организационные документы: состав и характеристика, соответствие нормативным актам.

Организационные документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и сотрудников.

Внутренние документы в организационной части включают: положения, устав, штатная численность, штатное расписание, инструкции, должностные инструкции и договоры.

Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы.

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование организации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:

- Общие положения.

- Цели и задачи.

- Функции.

- Права и обязанности.

- Руководство.

- Взаимоотношения с другими подразделениями (служебные связи).

В разделе "Общие положения" указываются точное наименование структурного подразделения, степень его самостоятельности, подчиненность – орган управления (или должностное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение. Дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение.

В разделе "Цели и задачи" в обобщенном виде формулируется главная цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи.

Раздел "Функции" – основной раздел положения, он должен включать всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения, подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение основных задач.

В разделе "Права и обязанности" перечисляются права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач. При изложении прав подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым документам Правительства, вышестоящих органов управления и документам, регламентирующим деятельность данной организации.

Раздел "Руководство" содержит наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стажу практической работы. Должностные обязанности руководителя не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в данном разделе обязанности руководителя выделяют отдельно, в их числе, как правило, указывают функции координации деятельности структурного подразделения, планирование его работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения и др. Для разграничения прав подразделения и его руководителя в разделе устанавливают персональные права руководителя. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников подразделения (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения и взыскания и т.д. В разделе "Руководство" перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы (структурного подразделения), за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами, а также за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным Положением.

В разделе "Взаимоотношения с другими подразделениями" определяются взаимосвязи с другими подразделениями, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой деятельности, фиксируются документные связи – наименования документов, периодичность их представления, сроки, устанавливаются взаимные обязательства, определяется состав документов, разрабатываемых структурным подразделением совместно с другими структурными подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения.

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.

Устав относится к обязательным внутренним документам, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:

- наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

- местонахождение (почтовый адрес);

- предмет и цель деятельности;

- порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

- порядок распределения прибыли;

- порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;

- органы управления (внутренняя организационная структура).

- для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

- для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;

- для бирж – сведения о максимальном составе членов, порядке их приема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров;

Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом.

Форма документа унифицирована Госкомстатом РФ (форма Т-3). Документ имеет следующие реквизиты: формы по ОКУД и ОКПО, наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись. Текст составляется в виде таблицы, где указывается наименование должностей и структурных подразделений, количество штатных единиц, тарифная ставка или должностной оклад, надбавки и полная оплата в месяц, примечание. Составляет и подписывает документ главный бухгалтер.

Говорить о том, что в организации существует система делопроизводства, можно, в том случае, если:

- между работниками организации распределены функции управления документами (создание, обработка, хранение и использование документов) и определена ответственность за их несоблюдение;

- организован документооборот, т.е. движение документов с момента их создания или поступления в организацию до завершения исполнения, отправки документа и/или передачи в дело на хранение;

- налажена система регистрации (учета) документов (поступающих, внутренних, исходящих) и обеспечивается поиск документов;

- исполненные документы помещаются на хранение в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Документооборот – сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

При организации документооборота необходимо руководствоваться следующими принцами:

- движение документа должно быть оперативным;

- каждое перемещение документа должно быть оправданным, исключающим возвратные перемещения, дублирование, прохождение лишних инстанций;

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Выделяют три документопотока, имеющих свои правила обработки и направления движения:

- входящие (поступающие) документы (документы вышестоящих организаций, других внешних организаций, письма и заявления граждан);

- исходящие (отправляемые) документы (передают информацию вышестоящим организациям, другим внешним организациям или отдельным гражданам);

- внутренние документы (обеспечивают решение задач в пределах организации).

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяют этапы:

- прием и первичная обработка поступающих документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация;

- контроль за исполнением документов (составление);

- отправка.

Документы могут быть получены по почте, по факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем.

Прием и обработка входящих документов

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания и отправления или получения. Документы в образовательном учреждении регистрируются в журналах (книгах) регистрации либо в базах данных, в которых отражается последовательность операций, производимых с документом. Прием и первичная обработка входящих документов осуществляется секретарем образовательного учреждения. Задачей первичной обработки поступивших документов является проверка правильности доставки и целостности вложений, учет поступивших документов и подготовка их к передаче по назначению.

Все конверты с документами, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции, адресованной профсоюзной организации, вскрываются; документы извлекаются

Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников (см. прилож. 4.1-4.3).

К документам по личному составу относятся:

- заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;

- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

- трудовые книжки;

- личные дела;

- личные карточки формы Т-2;

- лицевые счета по заработной плате и др.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника.

Прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. оформляются приказами по личному составу.

На основании ст. 65 нового Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

В трудовом договоре указываются:

фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

- место работы (с указанием структурного подразделения);

- дата начала работы;

- наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;

- права и обязанности работника;

- права и обязанности работодателя;

- характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

- режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

- виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

В случае заключения срочного трудового договора в нем указываются срок его действия и обстоятельство (причина), послужившее основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Трудовые договоры могут заключаться:

1) на неопределенный срок;

2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

В случае если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

Трудовой договор, заключенный на определенный срок при отсутствии достаточных к тому оснований, установленных органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства.

Штатное расписание.

Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 "Штатное расписание" (приложение) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Ее заполнение следует начинать с наименования образовательного учреждения, которое необходимо указывать в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах.

В графах 1 и 2 указываются наименования структурных подразделений, а также их коды.

Графа 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации" заполняется в строгом соответствии с наименованиями должностей (профессий), работников, предусмотренных в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, а также Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих, утверждаемых в порядке, установленном Правительством РФ[1]. Такая необходимость вызвана тем, что с выполнением работ по определенным должностям, профессиям и специальностям связано предоставление работникам преимуществ, компенсаций и льгот либо наличие ограничений. В частности, от наименования должностей педагогических работников зависит продолжительность ежегодного удлиненного оплачиваемого отпуска, право на досрочную трудовую пенсию, продолжительность рабочего времени и т. д.

При установлении штатного расписания необходимо обращать внимание на то, что отдельные наименования должностей работников согласно квалификационным характеристикам могут предусматриваться только в определенных типах образовательных учреждений. К примеру, должность старшего мастера может быть только в образовательных учреждениях (подразделениях) начального и/или среднего профессионального образования, должность инструктора-методиста – в образовательных учреждениях (отделениях образовательных учреждений) спортивной направленности, должность дежурного по режиму – в специальных учебно-воспитательных учреждениях для детей с девиантным поведением, а должность логопеда – в учреждениях здравоохранения и социального обслуживания.

Графа 4 называется "Количество штатных единиц". При ее заполнении количество штатных единиц по тем должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, указывается в соответствующих долях, например: 0,25; 0,5; 0,75. Здесь же можно указать вакантные должности, поскольку принимать новых работников в образовательное учреждение можно только на имеющиеся в штатном расписании должности, которые никем не заняты.

В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указываются оклады (должностные оклады), ставки заработной платы (тарифные ставки) по должностям (профессиям), являющиеся фиксированными размерами оплаты труда работников за исполнение ими должностных обязанностей определенной сложности за календарный месяц либо за определенную норму часов педагогической работы за ставку заработной платы без учета компенсационных и стимулирующих выплат.

В графах 6–8 (9) указываются стимулирующие и компенсационные выплаты (надбавки, доплаты) к окладам (ставкам), установленные законодательством (например, "северные" надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению учреждения (например, связанные с режимом или условиями труда).

В случае если работодатель не имеет возможности заполнить данные графы в рублях, например в связи с тем, что надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, то в соответствующих графах допускается указание выплат в процентах или коэффициентах. При этом проценты или коэффициенты, с помощью которых образуется новый размер оклада (ставки), в данной графе не указывается, поскольку с учетом таких процентов или коэффициентов размеры окладов (ставок) указываются в графе 5.

Если размер процентов и коэффициентов изменяется, то в соответствующих графах могут быть проставлены прочерки, а в графе 10 сделана ссылка на документ, который регулирует порядок их установления (изменения). В унифицированной форме штатного расписания не могут отражаться премии и иные стимулирующие выплаты, имеющие переменный характер, определение которых осуществляется по результатам работы.


Совершенствование организации делопроизводства.

Главная фигура делопроизводственного процесса в учреждении – секретарь-делопроизводитель. Его важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций, – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени.

Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителя, в значительной мере определяется качеством труда секретаря-делопроизводителя, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-делопроизводитель ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления, выполняя при этом функции секретаря руководителя. Труд секретаря-делопроизводителя характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь-делопроизводитель в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь-делопроизводитель помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря-делопроизводителя, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инструкции.

Следует определить требования не только к профессиональной грамотности секретаря- делопроизводителя, но и к его профессиональному умению (например, печатать, оформлять документы, пользоваться множительной техникой, владеть компьютером и т.д.).

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации.

Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики его работы. Основой для их составления служат Типовые инструкции, а также действующие государственные нормативно-методические документы.

Структура Инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения.

Инструкция по делопроизводству должна включать в себя следующие положения:

- перечень внутренних документов, действующих в учреждении;

- порядок создания внутренних документов;

- перечень организационных документов учреждении;

- порядок заполнения типовых форм документов;

- ответственные лица;

- порядок оформления и регистрации исходящей корреспонденции;

- порядок регистрации входящей корреспонденции;

- документооборот внутри учреждения (порядок прохождения служебных, докладных и объяснительных записок);

- ответственность;

- предоставление документов на подпись руководителю и т.д.

основным внутренним нормативным документом организации, устанавливающим требования к созданию документов и технологиям их обработки, является инструкция по делопроизводству. В ней устанавливаются:

– принципы организации делопроизводства,

– правила составления и оформления основных видов документов,

– общие правила предварительного рассмотрения и маршрутизации документов и особенности их обработки в зависимости от документопотоков, деятельность руководства по рассмотрению документов, проставлению резолюций и установлению сроков исполнения, работа исполнителя с документами и т.п.

К инструкции прилагаются:

– образцы и формы документов,

– учетно-регистрационные формы (все виды карточек),

– справочники и классификаторы,

В процессе разработки инструкций по делопроизводству необходимо руководствоваться Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

В разделе "Общие положения" устанавливают сферу распространения Инструкции (например, "Инструкция распространяется на все документы", "... на административные документы", "....кроме конфиденциальных документов" и др.), ответственность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в учреждении в целом и в ее структурных подразделениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела "Документирование", где определяются:

- вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;

- виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

- общие правила подготовки и оформления документов;

- правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

- порядок изготовления и размножения документов;

- правила оформления и заверения копий и приложений;

- порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

- порядок работы исполнителей с документами. Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих правила подготовки документов коллегиального органа, а также заместителей руководителя. Некоторые организации выделяют все перечисленные вопросы в самостоятельный организационный документ типа Правил (или Регламента) подготовки и оформления документов.

Раздел "Организация документооборота" включает:

- порядок приема, обработки, распределения входящих документов;

- организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

- основные инстанции движения документов;

- порядок подготовки и отправки исходящих документов;

- порядок учета объема документооборота.

Раздел "Регистрация документов" устанавливает организацию регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, сроки, формы и методы регистрации, дает описание принятой технологии и порядок индексации документов.

В разделе "Организация справочной работы" устанавливаются принципы построения информационно-справочной работы в организации, даются описание справочных массивов, их доступности для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и классификации справочной информации, технология информационно-поисковой работы.

Раздел "Организация контроля за исполнением документов" устанавливает категории документов, подлежащие обязательному контролю, порядок постановки на контроль, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине, использование форм и отметок на документах.

Раздел "Оперативное хранение документов" содержит правила хранения документов в службе документации, в структурных подразделениях и устанавливает ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.

В раздел "Подготовка документов к сдаче в архив" включены порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В Инструкции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция – регламентирующий документ не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку Инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

Правовая основа составления должностных инструкций

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, утвержденным постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, должностная инструкция относится к организационно-распорядительной документации.

У каждого работодателя есть пакет документов, регулирующих отношения с работниками. В этот пакет, как правило, входят и должностные инструкции, с которыми работники знакомятся под роспись.

На данный момент законодательно утвержденных требований к должностным инструкциям не существует. В действующих квалификационных справочниках даются лишь рекомендации об уточнении трудовых обязанностей и прав должностными инструкциями, принимаемыми работодателем в качестве локальных нормативных актов. Так, согласно постановлению Минтруда России от 09.02.2004 № 9 "Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих" квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации труда и управления, а также прав, ответственности и компетентности работников.

Следует заметить, что законодательство не устанавливает обязанность работодателя иметь должностные инструкции для своих работников. Это отличает должностные инструкции, например, от трудового договора, который нужно обязательно составлять в соответствии с требованиями, утвержденными Трудовым кодексом Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (далее – ТК РФ).

Работодатель имеет право разработать и принять не должностные инструкции, а иные документы, устанавливающие права и обязанности работников. Это может быть как документ, регулирующий всю совокупность прав и обязанностей работника по должности (например, должностной регламент), так и документ, регулирующий отдельные аспекты осуществления работником своих должностных обязанностей (например, порядок ведения документации или порядок приема и передачи товарно-материальных ценностей).

Необходимость составления должностных инструкций

Несмотря на то, что наличие должностной инструкции не предусматривается законодательством в качестве обязательного условия трудовых отношений, из общих принципов трудового права при применении аналогии законодательства могут быть выведены некоторые требования к ее составлению, при соблюдении которых руководитель получит эффективный инструмент организации работы в коллективе.

Так, например, в трудовом договоре трудовая функция работника чаще всего определяется как работа по названной должности и специальности в общем виде. Однако зачастую необходимо не просто определить трудовую функцию, а полно и четко описать все аспекты возлагаемых на работника обязанностей. В трудовой договор вносить такие детали нецелесообразно, поскольку они часто меняются, и работодателю придется каждый раз по одной и той же должности составлять договор для нового работника. Лучше такую информацию указать в должностной инструкции.

Четкое закрепление в документе того, что обязан делать работник, важно как для работодателя, так и для самого работника. Если возникнет спор относительно того, какие меры должен был предпринимать работник в конкретной ситуации, что входило в его должностные обязанности, а что нет, стороны должны иметь возможность доказать свою позицию, опираясь на правовой документ.

Иными словами, если речь идет не об очевидных обязанностях (учитель должен учить, а уборщик служебных помещений – убирать), необходимо иметь локальные документы, закрепляющие эту обязанность за работником. Иначе сложно будет доказать, что, например, в обязанности учителя входило сохранение имущества обучающегося, а в обязанности уборщицы – проведение уборки в определенное время дня.

Можно привести массу примеров, когда суды восстанавливали на работе работника, уволенного за неисполнение своих должностных обязанностей, потому что данная конкретная обязанность не была предусмотрена в его должностной инструкции.

Однако должностная инструкция – это не только документ, который, случись что, поможет доказать, что работник допустил четко прописать не только то, нарушение. С грамотно составленной должной инструкцией новичку будет проще освоиться на работе и не допускать ошибок по недоразумению.

В должностной инструкции можно четко прописать не только то, что работник обязан делать, но и то, как он должен это делать: в какое время, в каком порядке, с помощью каких средств и т. д.

Должностная инструкция может также послужить основанием для отказа в приеме на работу, например, если в учреждении предъявляются повышенные, по сравнению с квалификационными характеристиками, требования к кандидату на должность. Кроме того, положения данного документа могут использоваться для оценки деятельности работника, находящегося на испытательном сроке, и принятия решения по вопросам аттестации, поощрения и награждения.

Требования к содержанию должностной инструкции

К сожалению, многие работодатели, в т. ч. руководители образовательных учреждений, подходят к разработке и утверждению должностных инструкций формально, переписывая в них положения квалификационных характеристик из Единого квалификационного справочника (ЕКС) или Единого тарифно-квалификационного справочника (ЕТКС). Принимать такой документ бессмысленно. Должностная инструкция должна конкретизировать права, обязанности и ответственность работника. Если же инструкция не содержит ничего нового по сравнению с ЕКС и ЕТКС, она бесполезна как с управленческой, так и с юридической точки зрения.

Очевидно, что в ЕКС и ЕТКС даны описания должностных обязанностей в самой широкой форме, поэтому применение содержащихся в них формулировок на практике затруднительно. Так, например, в квалификационной характеристике воспитателя, которая входит в раздел "Квалификационные характеристики должностей работников образования" Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих*, говорится, что он "осуществляет деятельность по воспитанию детей в образовательных учреждениях и их структурных подразделениях, иных учреждениях и организациях.

Осуществляет изучение личности обучающихся, их склонностей, интересов, содействует росту их познавательной мотивации и становлению их учебной самостоятельности, формированию компетентностей; организует подготовку домашних заданий. Проводит наблюдения (мониторинг) за здоровьем, развитием и воспитанием обучающихся, воспитанников, в том числе с помощью электронных форм. Разрабатывает план (программу) воспитательной работы с группой обучающихся, воспитанников. Совместно с органами самоуправления обучающихся, воспитанников ведет активную пропаганду здорового образа жизни. Работает в тесном контакте с учителями, педагогом-психологом, другими педагогическими работниками, родителями (лицами, их заменяющими) обучающихся, воспитанников".

Как и что конкретно должен делать воспитатель, выполняя обязанности по воспитанию детей, изучению личности обучающихся, проведению наблюдения (мониторинга) за здоровьем обучающихся, каким образом он будет разрабатывать план (программу) воспитательной работы, взаимодействовать с органами самоуправления – эти вопросы, если работодатель не прояснит их в других документах, будут решаться работником по его усмотрению.

Часто можно встретить в должностных инструкциях разделы о правах и ответственности работника, которые содержат лишь положения, переписанные из ТК РФ. Подобные разделы излишни, поскольку права работнику уже предоставлены, а ответственность установлена, и внесение в должностную инструкцию подобной информации ничего не изменит.

Распространенным аргументом в пользу существования таких "пустых" разделов является тот факт, что он предусмотрен ЕКС.

Однако, поскольку официально утвержденных требований к должностным инструкциям нет, этот раздел можно вполне из них исключить, особенно в том случае, если никаких дополнительных прав работнику работодатель не предоставляет.

Текст должностной инструкции не должен служить целям воспитания, мотивации и образования работников. Должностная инструкция может быть значима и полезна только в случае, если она отражает специфику труда работника.

Наличие в должностных инструкциях переписанных из нормативных актов положений об ответственности (в т. ч. уголовной) нередко объясняют тем, что надо заранее проинформировать работника о том, что его ждет за неправомерное поведение. Иными словами, должностную инструкцию используют как инструмент дисциплинарного воздействия. Однако она для этого не предназначена – гораздо эффективнее сделать для работников отдельные памятки или подготовить информационное письмо с подробными пояснениями.

Требования к структуре должностной инструкции

Должностные инструкции составляются для каждой должности имеют обезличенный характер. Несмотря на то что некоторые должности по определению занимает только одно лицо, инструкция составляется для должности, а не для конкретного работника.

Если несколько работников занимают одну и ту же должность, их должностная инструкция, как правило, едина. В принципе можно разграничить обязанности работников, занимающих одну и ту должность путем разработки нескольких инструкций. Однако в этом случае вводятся дополнительные характеристики должности: например, заместитель по учебно-воспитательной работе, заместитель по административно-хозяйственной деятельности и т. д.

Обычно должностная инструкция включает:

1. точное наименование должности, а также наименование подразделения, в которое входит работник, занимающий эту должность; квалификационные требования, предъявляемые к образованию, стажу работы, наличию определенных навыков и умений (например, умение работать на компьютере), знанию определенных нормативных документов и т. п.;

2. сведения о том, кому непосредственно подчиняется работник, кто подчиняется ему, а также о том, какие функции по замещению выполняет работник в случае отсутствия других работников;

3. перечень нормативных документов, которые составляют правовую основу деятельности работника;

4. порядок взаимодействия работника с другими работниками;

5. цели и задачи работы;

6. права работника, в т. ч. по отношению к другим работникам (например, право запрещать определенные действия, давать распоряжения и т. п.);

7. трудовые обязанности работника и требования к их выполнению;

8. перечень инструментов, материалов, оборудования, используемых работником в своей работе;

9. требования к выполнению работником санитарных и иных подобных норм;

10. требования к поведению работника в чрезвычайных ситуациях;

11. порядок отчетности; особенности ответственности работника.

Требования к оформлению должностной инструкции

При оформлении должностной инструкции следует учитывать требования Государственного стандарта Российской Федерации "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003", введенного в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

Должностная инструкция утверждается грифом "Утверждаю" / "Утверждена" за подписью руководителя или со ссылкой на приказ руководителя. Гриф утверждения проставляется на первой странице в правом верхнем углу и включает дату и расшифровку подписи руководителя (при утверждении инструкции путем подписания). В случае необходимости согласования текста на должностной инструкции проставляется также гриф согласования.

Во избежание риска подмены части должностной инструкции ее страницы можно пронумеровать, прошить и опечатать. Другой вариант гарантирования подлинности должностной инструкции – это так называемое парафирование, т. е. проставление на каждом листе подписи ответственного лица – секретаря либо руководителя образовательного учреждения.

Учет законодательных норм

Особое внимание при составлении должностных инструкций следует обращать на следующие моменты.

1. Некоторые должности предполагают наличие льгот или ограничений в соответствии с трудовым и пенсионным законодательством. Наименования таких должностей и относящиеся к ним должностные инструкции должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, утвержденным постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367, а также требованиям, установленными квалификационными справочниками. В противном случае работник не сможет воспользоваться установленными для него льготами и преимуществами.

2. Положения инструкций не должны нарушать права работника на рабочее место, соответствующее требованиям охраны труда, на отдых в течение установленного законом времени и др., а также содержать требования, для выполнения которых ему придется нарушать права иных лиц (например, нельзя обязать работника передавать персональные данные обучающихся в порядке, противоречащем законодательству). Кроме того, положения инструкции не должны ужесточать материальную и дисциплинарную ответственность, установленную законодательством. Посредством должностной инструкции положение работника, предусмотренное законодательством, может быть улучшено, но не ухудшено. Это значит, что инструкция может вводить некоторые права (например, на дополнительные перерывы для отдыха), устанавливать случаи, когда за совершение дисциплинарного проступка к работнику не будут применяться меры ответственности (например, работник не будет наказан за опоздание в пределах пяти минут), вводить поощрение за те или иные действия. Лишать же работника предоставленных законодательством прав и ужесточать его ответственность нельзя.

3. Если какие-либо требования к деятельности работника установлены законом (например, соблюдать права ребенка, вести свою работу с учетом действующих санитарных норм и т. п.), желательно отразить их в должностной инструкции в виде отсылки к соответствующим нормам. Допустимо в разумном объеме цитировать отдельные положения нормативных актов.

4. Иногда работнику вменяется в обязанность столько различных обязанностей, что выполнить их все в рамках установленного законом рабочего времени невозможно. Установление подобных требований недопустимо и не несет практического смысла, т. к. в случае возникновения спорной ситуации суд не примет положения инструкции во внимание.

5. Если для учреждения актуальна задача оптимизации налогообложения, то при составлении должностной инструкции следует учесть возможные последствия в налоговой сфере. Наличие или отсутствие того или иного указания в инструкции может использоваться при обосновании определенных расходов (выплат компенсаций за использование личного имущества, затрат на повышение квалификации работников, выплат по гражданско-правовым договорам с внештатными специалистами и т. д.).

Правильность составления должностных инструкций можно проверить путем установления следующих фактов:

1. в учреждении нет такой работы, которая не была бы распределена между работниками;

2. обязанности работников не пересекаются без необходимости;

3. права руководителя корреспондируют с обязанностями подчиненного и наоборот;

Введение должностных инструкций в действие

Важнейшим критерием правомерности применения должностных инструкций является правильный порядок введения их в действие.

Должностная инструкция – это вид локального нормативного акта, и утверждается она как локальный нормативный акт – приказом руководителя. Если в коллективном договоре или соглашении определено, что в данном конкретном учреждении должностные инструкции утверждаются по согласованию с представительным органом работников, то в соответствии со ст. 8 ТК РФ должно быть проведено такое согласование.

Коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников.

Существенным требованием, вытекающим из трудового законодательства, является требование ознакомить работника с должностной инструкцией. Чтобы исключить споры о том, был ли работник с ней знаком, лучше это сделать под роспись.

Знакомить работника с должностной инструкцией следует не только при заключении трудового договора, но и при переводе на другую должность или временном переводе на другую работу. В трудовом договоре, соглашении (приказе о переводе) необходимо указать, что работник при осуществлении трудовой функции руководствуется требованиями должностной инструкции, либо проще: работник обязан исполнять инструкцию.

Требования, установленные в должностной инструкции, действительны лишь с того момента, когда работник был с ней ознакомлен. До этого, несмотря на то что документ уже подписан работодателем, использовать его при определении особенностей труда работника нельзя, за исключением случаев, когда это делается в интересах работника (например, если в соответствии с новой инструкцией работнику выдадут премию, несмотря на то что основание для ее выдачи возникло до его ознакомления с инструкцией).

Рекомендуется выдать работнику копию должностной инструкции. В этом случае после получения росписи работника в том, что он ознакомлен с инструкцией, нужно получить вторую роспись в том, что копия инструкции получена им на руки.

Следует помнить, что в любом случае, в соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Если работник отказывается расписаться в ознакомлении или получении должностной инструкции, необходимо зафиксировать этот отказ актом, составленным в присутствии незаинтересованных свидетелей, а также зафиксировать факт ознакомления работника с содержанием инструкции в иной форме, например зачитать ее вслух.

В случае если должностными инструкциями устанавливаются нормы труда, то необходимо учитывать дополнительные требования законодательства. Нормы труда (нормы выработки, времени, нормативы численности и др.) устанавливаются в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации производства и труда. В соответствии со ст. 162 ТК РФ локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников. О введении новых норм труда работники должны быть извещены не позднее чем за два месяца.

Нужно также недвусмысленно указать работнику на то, что требования должностной инструкции являются для него обязательными. Сделать это можно в трудовом договоре (включить в него фразу о том, что работник при осуществлении трудовой функции руководствуется требованиями должностной инструкции), а также в самой инструкции.

Соотношение должностной инструкции и трудового договора

Важным моментом, который должен знать руководитель образовательного учреждения и от которого зависит порядок изменения должностных инструкций, является соотношение должностной инструкции и трудового договора.

Разница между трудовым договором и должностной инструкцией состоит в том, что в договоре описывается работа по названной трудовой функции, а в инструкции указывается конкретное содержание работы.

При решении вопроса о том, какие требования и условия будут закреплены в должностной инструкции, а какие – в трудовом договоре, следует учитывать порядок изменения данных документов.

Вопросы изменения условий трудового договора довольно жестко регулируются законодательством. В частности, ст. 72 ТК РФ устанавливает, что изменение определенных сторонами условий трудового договора, в т. ч. перевод на другую работу, допускается только по соглашению обеих сторон (за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ). При этом соглашение об изменении условий трудового договора заключается в письменной форме.

Основанием прекращения трудового договора является отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора.

Четких требований к изменению должностной инструкции законодательство не устанавливает – этот вопрос руководитель образовательного учреждения решает самостоятельно. В зависимости от обстоятельств в его распоряжении есть два варианта изменения должностной инструкции: с согласия работника либо в соответствии с процедурой, предусмотренной ст. 74 ТК РФ для изменения организационных или технологических условий труда (без изменения трудовой функции работника). Данная процедура предполагает заблаговременное извещение работника о планируемых изменениях не менее чем за два месяца. Если сотрудник не согласен с новыми условиями труда, ему предлагаются иные имеющиеся в учреждении вакансии, соответствующие его квалификации. В случае отказа от других вакансий, работник может быть уволен в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Нередко должностная инструкция является приложением к трудовому договору и уточняет условия труда для каждого конкретного работника. В этом случае речь идет не о самостоятельном документе, а о способе оформления трудового договора (например, можно выделить отдельные вопросы в виде приложений, а можно все включить их в текст договора). На подобную индивидуальную должностную инструкцию будут также распространяться правила ст. 72 ТК РФ.

Хранение должностных инструкций

Правила хранения должностных инструкций содержатся в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденных приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Согласно данному документу положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц подлежат постоянному хранению по месту разработки и/или утверждения, а также в других организациях в течение трех лет после их замены новыми. Индивидуальные (персональные) инструкции работников хранятся 75 лет. (Дата публикации: 24.04.2012 Раздел: Должностные обязанности

Количество просмотров: 2569 Автор: Вавилова А.А. Источник: Журнал "Справочник руководителя образовательного учреждения" №5, 2012 год Номер журнала: №5 (май) )

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел необходима для качественного формирования документального фонда организации. Документальный фонд организации составляют документы, образовавшиеся в ее деятельности, как созданные в организации, так и поступившие из других организаций. Номенклатура дел позволяет формировать документы в дела таким образом, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять эффективный поиск документов, если возникает потребность в их использовании. Кроме того, номенклатура дел выполняет еще одну важнейшую функцию – устанавливает сроки хранения документов.

В разработке номенклатуры дел кроме отдела делопроизводства принимают участие все структурные подразделения организации. Точнее сказать, сначала структурные подразделения организации разрабатывают номенклатуры дел подразделений, затем отдел делопроизводства формирует так называемую сводную номенклатуру дел, т.е. номенклатуру дел организации. Номенклатуру дел лучше вводить в действие с 1 января наступившего года, поскольку делопроизводство в организациях ведется по годам.

Номенклатура дел является основой для систематизации документов и организации их последующего хранения до передачи в архив организации или уничтожения по истечении установленных сроков хранения.

Экспертная комиссия.

Это постоянно действующий совещательный орган при руководстве, который занимается экспертизой ценности документов, а также принимает решение по уничтожению, постоянному или временному хранению документов. Создается экспертная комиссия руководителем предприятия на основе приказа о создании экспертной комиссии. В составе постоянно действующей комиссии должно быть не менее трех сотрудников.

Перейдем к оформлению бланка приказа о создании экспертной комиссии для уничтожения документов.

В шапке прописывается полное (сверху) и сокращенное наименование организации, номер, дата и место издания приказа. Затем указывается обоснование формирования приказа (в нашем случае обоснованием служит уничтожение документов) и прописываются все члены экспертной комиссии (сначала указывается должность сотрудника, затем фамилия и инициалы).

Заверяется приказ визами руководителя предприятия и членов экспертной комиссии. Затем приказ отдается в отдел кадров.